# Automaattiset asiakasviestit: 10 esimerkkiä valmentajalle

> Kymmenen muokattavaa seurantaviestiä valmentajalle: ensimmäinen päivä, kolmas päivä, viikoittainen muistutus, puuttuva viikkoraportti, paluu tauolta ja ohjelman päättyminen. Jokaiselle viestille on lähetysaika, kanava ja ohje siihen, milloin sinun kannattaa vastata itse.

*Author: Trainera Team  |  Published: 2026-09-27  |  Reading time: 8 min*

## Mitä automaattiset asiakasviestit sisältävät ja milloin ne kannattaa lähettää?

Hyvät automaattiset asiakasviestit ovat lyhyitä, kuulostavat sinulta, pyytävät yhtä asiaa ja saapuvat ennakoitavaan aikaan: tervetuloviesti ensimmäisenä päivänä, lyhyt kysymys kolmantena päivänä, muistutus viikkoraportin palautuspäivänä, pieni muistutus seuraavana päivänä, jos raportti jäi palauttamatta, ja ennakkotieto ennen ohjelman päättymistä. Asiakkaan ei pitäisi erottaa itse kirjoittamiasi viestejä automaattisesti lähetetyistä. Kun hän vastaa, vastauksen pitää tulla sinulta.

Alla on 10 viestiä, jotka voit kopioida ja muokata omaan käyttöösi. Jokaiselle on ehdotettu käynnistävä tapahtuma, lähetysaika ja kanava. Sen jälkeen käsittelemme viestien personointia, robottimaisen sävyn välttämistä ja tilanteita, joissa sinun täytyy vastata itse.

## Kaikki 10 seurantaviestiä yhdellä silmäyksellä

Taulukko auttaa valitsemaan viestit, joita oikeasti tarvitset. Useimmat valmentajat aloittavat kolmella tai neljällä viestillä: tervetuloviestillä, viikoittaisella muistutuksella, puuttuvan viikkoraportin muistutuksella ja ohjelman päättymisestä kertovalla viestillä. Loput voi lisätä myöhemmin.

| #  | Viesti                                                 | Käynnistävä tapahtuma                                  | Lähetysaika                                 | Ehdotettu kanava                       |
| -- | ------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------ | ------------------------------------------- | -------------------------------------- |
| 1  | Tervetuloa ja ensimmäisen viikkoraportin palautuspäivä | Uusi asiakas                                           | Ensimmäisenä päivänä, muutamassa minuutissa | Sovelluksen keskustelu + sähköposti    |
| 2  | Ohjelma on valmis                                      | Ohjelma osoitetaan asiakkaalle                         | Heti ohjelman osoittamisen jälkeen          | Push-ilmoitus + sovelluksen keskustelu |
| 3  | Kolmannen päivän kuulumiset                            | Uusi asiakas + kolmen päivän odotus                    | Kolmannen päivän aamuna                     | Sovelluksen keskustelu                 |
| 4  | Viikoittainen muistutus viikkoraportista               | Määrittämäsi aikataulu                                 | Viikkoraportin palautuspäivänä klo 9.00     | Push-ilmoitus                          |
| 5  | Puuttuva viikkoraportti, ensimmäinen muistutus         | Viikkoraportti jää palauttamatta                       | Seuraavana aamuna                           | Sovelluksen keskustelu                 |
| 6  | Puuttuva viikkoraportti, toinen muistutus              | Raportti puuttuu edelleen odotusajan jälkeen           | 2-3 päivää palautuspäivän jälkeen           | WhatsApp tai tekstiviesti              |
| 7  | Viikkoraportti vastaanotettu, palaute tulossa          | Viikkoraportti on palautettu mutta käsittelemättä      | Muutaman tunnin kuluttua palautuksesta      | Sovelluksen keskustelu                 |
| 8  | Hiljainen viikko                                       | Treenejä jää väliin tai toimintaa ei ole               | 5-7 hiljaisen päivän jälkeen                | Sovelluksen keskustelu                 |
| 9  | Paluu tauolta                                          | Ensimmäinen suoritettu treeni hiljaisen jakson jälkeen | Samana päivänä                              | Sovelluksen keskustelu                 |
| 10 | Ohjelma päättyy                                        | Ohjelma on päättymässä                                 | 7 päivää ennen päättymistä                  | Sovelluksen keskustelu + sähköposti    |

Myöhäisiä iltoja vältetään tarkoituksella. Klo 22.30 saapuva muistutus on nopein tapa saada asiakas mykistämään ilmoitukset.

## Kymmenen muokattavaa viestipohjaa

Muuttujien paikkamerkit ovat hakasulkeissa. Korvaa ne ohjelmistosi tarjoamilla muuttujilla tai kiinteällä ilmauksella, jos muuttujia ei ole käytettävissä.

### 1\. Ensimmäinen päivä: tervetuloa ja ensimmäisen viikkoraportin palautuspäivä

**Milloin:** heti asiakkaan liityttyä. **Kanava:** sovelluksen keskustelu ja sama teksti sähköpostitse, jotta se löytyy helposti myöhemminkin.

"Hei \[etunimi\], tervetuloa mukaan! Ensimmäisen viikkoraporttisi palautuspäivä on \[viikkoraportin palautuspäivä\]. Sen täyttämiseen menee noin viisi minuuttia: paino, muutama kuva, jos kuvaaminen tuntuu sinusta luontevalta, ja omat fiilikset viikosta. Luen jokaisen raportin itse. Jos jokin mietityttää jo ennen sitä, vastaa tähän viestiin."

Lauseella "Luen jokaisen raportin itse" on merkitystä. Se kertoo asiakkaalle, että raportin vastaanottaa ihminen. Juuri siksi asiakas myös haluaa täyttää sen rehellisesti.

### 2\. Ohjelma on valmis

**Milloin:** heti ensimmäisen treeniohjelman tai ravintosuunnitelman osoittamisen jälkeen. **Kanava:** push-ilmoitus ja sovelluksen keskustelu.

"\[Etunimi\], ohjelmasi löytyy nyt sovelluksesta. Aloita treenistä \[ensimmäisen treenin nimi\] tällä viikolla silloin, kun sinulle sopii. Kirjaa käyttämäsi painot treenin aikana, vaikka vain suuntaa antavasti, jotta minulla on tietoa ensimmäistä viikkoraporttiasi varten."

### 3\. Kolmas päivä: miten on lähtenyt sujumaan?

**Milloin:** kolmannen päivän aamuna. **Kanava:** sovelluksen keskustelu.

"Pikainen kysymys, \[etunimi\]: miltä ensimmäiset treenit tuntuivat? Liian helpoilta, liian raskailta vai sopivilta? Yksikin sana riittää."

Kokemukseni mukaan tähän viestiin vastataan eniten, koska siihen on helppo vastata. Vastauksesta riippumatta vastaa asiakkaalle henkilökohtaisesti.

### 4\. Viikoittainen muistutus viikkoraportista

**Milloin:** viikkoraportin palautuspäivänä noin klo 9.00 asiakkaan aikavyöhykkeen mukaan. **Kanava:** push-ilmoitus, josta lomake avautuu suoraan.

"Tänään on viikkoraportin aika, \[etunimi\]. Viisi minuuttia nyt, niin ensi viikolla ei tarvitse arvailla. \[Linkki tai painike viikkoraporttiin\]."

Pidä tämä viesti kaikista lyhyimpänä. Asiakas näkee sen joka viikko, joten pidempi teksti tulee helposti vain silmäiltyä.

### 5\. Puuttuva viikkoraportti: ensimmäinen muistutus

**Milloin:** palautuspäivää seuraavana aamuna. **Kanava:** sovelluksen keskustelu.

"Moi \[etunimi\], viikkoraporttisi ei tullut eilen perille. Ei paineita, lähetä se tänään, jos ehdit. Jos viikko oli hankala, voit myös vain kertoa siitä. Sekin on hyödyllistä tietoa."

Huomaa vaihtoehtoinen tapa vastata: asiakas voi kirjoittaa yhden lauseen koko lomakkeen täyttämisen sijaan. Viikkoraportti jää usein palauttamatta siksi, että asiakas kokee, ettei hänellä ole mitään hyvää kerrottavaa.

### 6\. Puuttuva viikkoraportti: toinen muistutus

**Milloin:** 2-3 päivää palautuspäivän jälkeen, vain jos viikkoraportti puuttuu edelleen. **Kanava:** WhatsApp tai tekstiviesti, koska asiakas ei selvästikään avaa sovellusta.

"Moi \[etunimi\], tässä \[oma nimesi\]. Sinua ei ole näkynyt sovelluksessa tällä viikolla, ja halusin kysyä, onko kaikki kunnossa. Haluaisitko jutella pikaisesti puhelimessa vai kertoa viestillä, miten menee?"

Pysäytä automaatio tämän jälkeen ja lisää asia omalle tehtävälistallesi. Kolmas automaattinen muistutus alkaa tuntua perinnältä.

### 7\. Viikkoraportti vastaanotettu, palaute tulossa

**Milloin:** muutaman tunnin kuluttua asiakkaan palautuksesta, jos et ole vielä käsitellyt raporttia. **Kanava:** sovelluksen keskustelu.

"Sain viikkoraporttisi, \[etunimi\], kiitos! Käyn sen kunnolla läpi viimeistään \[päivä\] ja lähetän sinulle palautteeni."

Lupaa vain päivä, josta pystyt pitämään kiinni. Lisää samaan automaatioketjuun itsellesi tehtävä tai muistutus, jotta raportti tulee myös käsiteltyä. Viesti antaa sinulle lisäaikaa, mutta ei korvaa raportin läpikäyntiä.

### 8\. Hiljainen viikko

**Milloin:** kun kirjattuja treenejä ei ole 5-7 päivään. **Kanava:** sovelluksen keskustelu.

"\[Etunimi\], huomasin, että treenipäiväkirjassa on ollut tällä viikolla hiljaista. Onko ohjelmaa vaikea sovittaa tämänhetkiseen aikatauluusi? Voin tarvittaessa lyhentää treenejä pariksi viikoksi."

Kevennetyn ohjelman tarjoaminen toimii paremmin kuin alkuperäisen tavoitteen toistaminen. Asiakas tietää jo olevansa jäljessä.

### 9\. Paluu tauolta

**Milloin:** samana päivänä, kun asiakas tekee ensimmäisen treeninsä hiljaisen jakson jälkeen. **Kanava:** sovelluksen keskustelu.

"Hienoa nähdä \[treenin nimi\] taas kirjattuna, \[etunimi\]. Tee seuraavat kaksi treeniä hieman kevyemmin kuin ennen taukoa ja kerro, miltä ne tuntuvat."

Automaation rakentajassa tämä toteutetaan usein odotusvaiheella: odota hiljaisen viikon viestin jälkeen seuraavaa suoritettua treeniä ja lähetä sitten tämä viesti.

### 10\. Ohjelma päättyy

**Milloin:** 7 päivää ennen ohjelman päättymistä. **Kanava:** sovelluksen keskustelu sekä sähköposti asiakkaille, jotka suunnittelevat asioita sähköpostinsa kautta.

"\[Etunimi\], nykyinen ohjelmasi päättyy \[päättymispäivä\]. Kerro seuraavassa viikkoraportissa, mitä toivot seuraavalta jaksolta: lisää voimaa, parempaa kuntoa vai jatkoa nykyiseen tapaan. Rakennan ohjelman sen pohjalta."

Näin jatkaminen näyttäytyy seuraavan jakson suunnitteluna eikä myyntiviestinä. Samalla seuraava viikkoraportti saa selkeän tarkoituksen.

## Automaattisten viestien personointi muuttujilla

Useimmissa valmennusohjelmistoissa viestiin voi lisätä tietokenttiä. Niiden nimet ja merkintätavat vaihtelevat, joten tarkista oman ohjelmistosi käytäntö. Näitä paikkamerkkejä kannattaa käyttää:

* \[etunimi\], aina. Älä käytä koko nimeä, sillä se saa viestin kuulostamaan laskulta.
* \[viikkoraportin palautuspäivä\] tai \[määräpäivä\], jotta muistutus on konkreettinen.
* \[ohjelman nimi\] tai \[ensimmäisen treenin nimi\], joka osoittaa viestin koskevan juuri asiakkaan ohjelmaa.
* \[päättymispäivä\], kun ohjelma on päättymässä.
* \[oma nimesi\], etenkin WhatsAppissa tai tekstiviestissä, sillä asiakkaalla ei välttämättä ole numeroasi tallennettuna.

Myös puuttuvaan tietoon pitää varautua. Jos kenttä on tyhjä, "Hei ," näyttää virheeltä. Määritä joko oletusteksti tai kirjoita lause niin, että se toimii ilman muuttujaakin.

Muuttujien lisäksi tehokkain personointikeino on haarautuminen. Jos asiakas jätti viikkoraportin palauttamatta mutta treenasi tällä viikolla kolme kertaa, viestin ei pitäisi antaa ymmärtää, että hän on kadonnut kokonaan. Yksinkertainen jos/muuten-ehto "kirjannut treenin viimeisten 7 päivän aikana" antaa viestistä 5 kaksi versiota: yhden kiireiselle mutta treenaavalle asiakkaalle ja toisen asiakkaalle, josta ei ole kuulunut mitään.

## Näin automaattinen asiakasseuranta kuulostaa ihmiseltä

* **Kirjoita omalla tavallisella tyylilläsi.** Lue jokainen viesti ääneen. Jos et sanoisi sitä asiakkaalle kuntosalilla, kirjoita se uudelleen.
* Jätä virastokieli pois. "Havaitsimme, että viikoittainen arviointinne on täyttämättä" kuulostaa robotilta. "En saanut viikkoraporttiasi eilen" kuulostaa sinulta.
* Pyydä vain yhtä asiaa viestiä kohden. Muistutus, jossa samalla mainostetaan uutta ohjelmaa, ei saa kumpaakaan asiaa hoidettua.
* Vaihtele toistuvia viestejä. Kirjoita viikoittaisesta muistutuksesta kolme tai neljä versiota ja vuorottele niitä, jos ohjelmistosi sallii sen, tai uudista teksti parin kuukauden välein.
* Jätä muistutus lähettämättä, jos olette jo jutelleet. Jos olet kirjoittanut asiakkaalle itse tänään, automaattisen muistutuksen pitää väistyä.
* Vastaa nopeasti, kun asiakas vastaa. Automaation toimivuutta arvioidaan sen perusteella, mitä asiakkaan vastauksen jälkeen tapahtuu.

Olen huomannut asiakkaiden kanssa tämän: ketään ei haittaa, että muistutus on automaattinen. Se haittaa, jos oma vastaus katoaa tyhjyyteen.

## Milloin ihmisen täytyy vastata itse?

Automatisoi muistutus, älä harkintaa. Ota keskustelu henkilökohtaisesti hoitaaksesi, kun viikkoraportissa tai vastauksessa mainitaan:

* kipu, vamma, sairaus tai lääkärikäynti;
* raskas viikko kotona tai töissä, alakulo tai jokin syömiseen liittyvä asia, joka huolestuttaa sinua;
* reklamaatio, hintakysymys tai toive pitää taukoa tai lopettaa;
* merkittävä edistysaskel. Henkilökohtainen viesti ensimmäisestä leuanvedosta merkitsee enemmän kuin mikään viestipohja.

Lue myös asiakkaan viikkoraportti itse ennen kuin ohjelmaan lähetetään muutoksia. Automaattinen "ohjelmasi on päivitetty" sellaisen raportin jälkeen, jota et ole edes lukenut, murentaa luottamuksen.

## Muutama tärkeä suojaraja

Viikkoraportteihin liittyvät automaatioketjut lähettävät enemmän viestejä kuin muut automaatiot, joten rajoilla on merkitystä. Trainerassa on sisäänrakennettuina hiljaiset ajat (oletuksena klo 21.00-8.00), henkilökohtainen viestimäärän raja (oletuksena samalta lähettäjältä 2 automaattista viestiä päivässä ja 6 viikossa), kevyiden muistutusten ohittaminen, jos olet kirjoittanut asiakkaalle viimeisten 24 tunnin aikana, sekä STOP-vastausten käsittely. Näitä sääntöjä käsitellään tarkemmin [valmentajan automaatioita](/blogs/personal-trainerin-automaatio) käsittelevässä pääartikkelissa. Artikkeli [push-ilmoituksista, tekstiviesteistä, sähköpostista ja WhatsAppista muistutuskanavina](/blogs/asiakasmuistutukset-push-tekstiviesti-sahkoposti-whatsapp) puolestaan auttaa valitsemaan kullekin viestille sopivan kanavan.

## Käyttöönotto Trainerassa

[Trainera Automations](/fi/automaatiot) sisältää valmennukseen tarkoitettuja malleja aloitusviikolle, ensimmäiselle treenille ja ohjelman valmistumiselle, väliin jääneelle treenille ja puuttuvalle viikkoraportille, passiivisuudelle sekä ohjelman päättymiselle. Käynnistäviä tapahtumia ovat esimerkiksi palautettu, puuttuva tai käsittelemätön viikkoraportti. Automaatioketju voi odottaa tietyn ajan, tiettyyn päivämäärään asti tai tapahtumaa, kuten suoritettua treeniä. Sovelluksen keskustelu ja push-ilmoitukset toimivat heti alusta lähtien. Sähköposti-, tekstiviesti-, WhatsApp- ja Viber-viestit kulkevat omien tiliesi kautta, eikä Trainera lisää viestikohtaista maksua.

Automaatiot sisältyvät kaikkiin maksullisiin valmentajapaketteihin: Starter (19,99 € kuukaudessa, Suomen hinnat osoitteessa trainera.fit/pricing) mahdollistaa yhden aktiivisen automaation, Pro kolme ja Business kymmenen. Business sisältää myös visuaalisen rakentajan, jossa on jos/muuten-haarat. Aloita Starterissa puuttuvan viikkoraportin mallista, sillä juuri siinä asiakkaiden ote usein ensimmäisenä herpaantuu.

Laajemman kuvan asiakkaiden sitouttamisesta saat artikkelista [asiakaspysyvyys valmennuksessa](/blogs/asiakkaiden-sitouttaminen-valmennukseen). Jos haluat ymmärtää, mitä uusi asiakas odottaa ensimmäisiltä viikoiltaan, [ensimmäinen kuukausi verkkovalmennuksessa](/blogs/verkkovalmennus-ensimmainen-kuukausi) on kirjoitettu asiakkaan näkökulmasta.

## Aloituspaketti tälle viikolle

Valitse viestit 1, 4, 5 ja 10\. Kirjoita ne omin sanoin, lisää \[etunimi\] ja oikea päivämäärä, ajoita ne aamuun ja ota ne ensin käyttöön uusille asiakkaille. Lue kuukauden kuluttua niiden saamat vastaukset ja lisää sitten kolmannen päivän ja hiljaisen viikon viestit.

_Haluatko automatisoida asiakasseurannan viestit ja säilyttää henkilökohtaisen otteen? [Katso, miten Trainera Automations toimii](/fi/automaatiot)._

## FAQ

### Mitä automaattisen viikkoraporttimuistutuksen pitäisi sisältää?

Kerro, mitä tarvitset, mihin mennessä ja miksi tieto on tärkeä asiakkaan ohjelman kannalta. Käytä asiakkaan etunimeä, pidä viesti alle kolmen lauseen pituisena ja päätä se yhteen selkeään toimintakehotukseen, kuten linkkiin viikkoraporttilomakkeelle.

### Kuinka usein asiakkaalle kannattaa lähettää muistutus viikkoraportista?

Useimmille asiakkaille riittää yksi muistutus palautuspäivänä ja toinen seuraavana päivänä, jos viikkoraportti puuttuu edelleen. Sitä useammat muistutukset alkavat tuntua perään kyselemiseltä.

### Kannattaako viikkoraportista muistuttaa push-ilmoituksella, sähköpostilla vai WhatsAppissa?

Aloita push-ilmoituksista tai sovelluksen keskustelusta, sillä ne eivät maksa mitään ja tavoittavat asiakkaan samassa paikassa, johon hän jo kirjaa treeninsä. Käytä WhatsAppia tai tekstiviestiä puuttuvan viikkoraportin toiseen muistutukseen ja sähköpostia pidempiin viesteihin, kuten ohjelman päättymisestä kertomiseen.

### Tunnistaako asiakas automaattiset asiakasviestit?

Tunnistaa, jos ne ovat liian yleisluonteisia. Kirjoita omalla tyylilläsi, viittaa johonkin juuri kyseistä asiakasta koskevaan asiaan ja vastaa henkilökohtaisesti aina, kun asiakas vastaa. Automaation tehtävä on aloittaa keskustelu, ei käydä sitä puolestasi.

### Milloin viikkoraporttiin vastaamista ei pidä automatisoida?

Kipu, vamma, sairaus, henkisesti raskas viikko, reklamaatio tai lopettamispyyntö vaatii aina henkilökohtaisen vastauksen. Automatisoi muistutus, älä vastausta siihen, mitä asiakas kertoo sinulle.

---
Source: https://trainera.fit/blogs/automaattiset-asiakasviestit-10-esimerkkia