# Check-in-Nachrichten automatisch: 10 Vorlagen (Schweiz) > Zehn Check-in-Nachrichten zum Anpassen, jeweils mit Auslöser, Uhrzeit und Kanal. Dazu: Variablen richtig einsetzen, Bot-Ton vermeiden, wann du selbst antwortest und wie du Gesundheitsdaten nach revDSG behandelst. *Author: Trainera Team | Published: 2026-10-11 | Reading time: 8 min* ## Automatische Check-in-Nachrichten: was drinsteht und wann sie kommen Eine automatische Check-in-Nachricht funktioniert, wenn sie kurz ist, nach dir klingt, um genau eine Sache bittet und zu einer festen Zeit eintrifft. Die bewährte Reihenfolge: Begrüssung an Tag 1, eine kurze Frage an Tag 3, Erinnerung am Check-in-Tag, ein Nachfassen am Morgen nach einem verpassten Check-in und ein Hinweis eine Woche vor Planende. Ob du eine Nachricht selbst getippt hast, merkt der Klient erst, wenn er antwortet und du zurückschreibst. Für Coaches in der Schweiz kommt ein Punkt dazu: Check-ins enthalten Gewicht, Fotos und oft Angaben zu Schmerzen oder Krankheit. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1.9.2023) zählt Gesundheitsdaten zu den besonders schützenswerten Personendaten ([fedlex.admin.ch](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de)). Wie du das in deinen Abläufen berücksichtigst, steht weiter unten. Zuerst die zehn Vorlagen mit Auslöser, Timing und Kanal. ## Zehn Nachrichten, ein Überblick Für den Anfang reichen drei oder vier: Begrüssung, wöchentliche Erinnerung, verpasster Check-in und Planende. Den Rest ergänzt du später. | # | Nachricht | Auslöser | Timing | Kanal | | -- | --------------------------------------- | ------------------------------- | --------------------- | -------------------- | | 1 | Willkommen und erster Check-in-Termin | Neuer Klient | Tag 1, sofort | In-App-Chat + E-Mail | | 2 | Dein Plan ist bereit | Plan zugewiesen | Gleich danach | Push + Chat | | 3 | Kurze Frage an Tag 3 | Neuer Klient + 3 Tage warten | Tag 3, morgens | Chat | | 4 | Wöchentliche Erinnerung | Dein fixer Zeitplan | Check-in-Tag, 09:00 | Push | | 5 | Verpasster Check-in, erstes Nachfassen | Check-in verpasst | Folgender Morgen | Chat | | 6 | Verpasster Check-in, zweites Nachfassen | Fehlt immer noch | 2-3 Tage nach Frist | WhatsApp oder SMS | | 7 | Check-in angekommen | Eingereicht, noch nicht geprüft | Einige Stunden später | Chat | | 8 | Stille Woche | Keine Trainings eingetragen | Nach 5-7 Tagen | Chat | | 9 | Wieder dabei | Erstes Training nach der Pause | Am selben Tag | Chat | | 10 | Plan läuft aus | Planende | 7 Tage vorher | Chat + E-Mail | Abends spät verschickst du nichts. Wer um halb elf eine Erinnerung bekommt, schaltet sie schnell stumm. ## Die zehn Vorlagen Was in eckigen Klammern steht, ersetzt du durch die Variablen deiner Software oder durch festen Text. ### 1\. Tag 1: Willkommen **Wann:** beim Start des Klienten. **Kanal:** In-App-Chat, gleicher Text per E-Mail. "Hoi \[Vorname\], schön, bist du dabei. Dein erster Check-in ist am \[Check-in-Tag\] und braucht rund fünf Minuten: Gewicht, Fotos falls du magst, und ein paar Sätze zur Woche. Jeden Check-in lese ich persönlich. Fragen vorher? Schreib mir einfach hier." Der Satz mit dem persönlichen Lesen ist der wichtigste. Wer weiss, dass ein Mensch liest, füllt ehrlicher aus. ### 2\. Dein Plan ist bereit **Wann:** sofort nach dem ersten Trainings- oder Ernährungsplan. **Kanal:** Push und Chat. "\[Vorname\], dein Plan ist jetzt in der App. Starte diese Woche mit \[erstes Training\], wann es für dich passt. Notier die Gewichte, auch ungefähr. So haben wir beim ersten Check-in etwas Konkretes." ### 3\. Tag 3: kurze Frage **Wann:** am dritten Morgen. **Kanal:** Chat. "\[Vorname\], wie fühlen sich die ersten Einheiten an: zu leicht, zu streng oder genau richtig? Ein Wort genügt." Auf diese Frage antworten Klienten am ehesten. Was auch immer zurückkommt, du antwortest selbst. ### 4\. Wöchentliche Erinnerung **Wann:** Check-in-Tag, etwa 09:00 Ortszeit des Klienten. **Kanal:** Push, der das Formular direkt öffnet. "Heute ist Check-in, \[Vorname\]. Fünf Minuten jetzt, und nächste Woche planen wir mit echten Zahlen. \[Link zum Check-in\]" Sie ist die kürzeste der zehn, weil sie jede Woche kommt. ### 5\. Verpasster Check-in, erstes Nachfassen **Wann:** am Morgen nach der Frist. **Kanal:** Chat. "Hoi \[Vorname\], dein Check-in von gestern ist noch nicht da. Kein Problem, schick ihn heute, wenn es geht. Falls die Woche streng war, reicht mir auch ein Satz dazu." Der kleine Ausweg ist gewollt. Oft fehlt ein Check-in, weil der Klient denkt, er habe nichts Gutes zu berichten. ### 6\. Verpasster Check-in, zweites Nachfassen **Wann:** 2-3 Tage nach der Frist, nur wenn er weiter fehlt. **Kanal:** WhatsApp oder SMS, weil die App gerade nicht geöffnet wird. "\[Vorname\], hier ist \[dein Name\]. Ich habe dich diese Woche nicht in der App gesehen. Ist alles in Ordnung? Lieber kurz telefonieren oder schreiben?" Danach hört die Automatik auf, und du notierst dir eine Pendenz. Eine dritte automatische Erinnerung liest sich wie eine Mahnung. ### 7\. Check-in angekommen **Wann:** einige Stunden nach dem Einreichen, falls du noch nicht reingeschaut hast. **Kanal:** Chat. "Danke, \[Vorname\], dein Check-in ist da. Bis \[Tag\] schaue ich ihn in Ruhe an und schicke dir meine Rückmeldung." Nenn nur einen Tag, den du sicher einhältst, und leg im selben Ablauf eine Aufgabe für dich an. Die Nachricht gibt dir Zeit, die Auswertung machst trotzdem du. ### 8\. Stille Woche **Wann:** nach 5-7 Tagen ohne eingetragenes Training. **Kanal:** Chat. "\[Vorname\], diese Woche steht nichts im Log. Passt der Plan gerade schlecht in deinen Alltag? Dann mache ich die Einheiten für ein paar Wochen kürzer." ### 9\. Wieder dabei **Wann:** am Tag des ersten erledigten Trainings nach der Pause. **Kanal:** Chat. "Super, \[Trainingsname\] im Log, \[Vorname\]. Nimm die nächsten zwei Einheiten etwas leichter als vor der Pause und gib mir Bescheid, wie es läuft." Technisch ist das meist ein Warteschritt nach Nachricht 8: warten, bis das nächste Training erledigt ist, dann senden. ### 10\. Plan läuft aus **Wann:** 7 Tage vor Ende. **Kanal:** Chat und E-Mail. "\[Vorname\], dein Plan läuft am \[Enddatum\] aus. Schreib mir beim nächsten Check-in, was du als Nächstes willst: mehr Kraft, mehr Ausdauer oder weiter wie bisher. Dann baue ich den neuen Block." Die Verlängerung wirkt so wie Planung, nicht wie ein Verkaufsgespräch. ## Personalisieren mit Variablen Feldnamen unterscheiden sich von Tool zu Tool. Diese Platzhalter lohnen sich: * \[Vorname\], immer. Vor- und Nachname zusammen klingt nach Rechnung. * \[Check-in-Tag\] oder \[Frist\], damit die Erinnerung konkret wird. * \[Planname\] oder \[erstes Training\], damit klar ist, dass es um seinen Plan geht. * \[Enddatum\] für die Nachricht zum Planende. * \[dein Name\] bei WhatsApp und SMS, falls deine Nummer nicht gespeichert ist. Plane leere Felder ein. "Hoi ," sieht kaputt aus. Gib einen Standardwert vor oder formuliere so, dass der Satz auch ohne Variable stimmt. Noch persönlicher wird es mit einer Verzweigung. Hat jemand den Check-in verpasst, aber dreimal trainiert, darf Nachricht 5 nicht klingen, als sei er abgetaucht. Ein If/Else auf "Training in den letzten 7 Tagen" ergibt zwei Fassungen. ## Damit es nicht nach Bot klingt * **Schreib wie du sprichst.** Lies den Text laut. Würdest du das so im Studio sagen? * Kein Behördendeutsch. "Ihre wöchentliche Auswertung steht noch aus" ist ein Bot, "dein Check-in fehlt mir noch" bist du. * Pro Nachricht eine Bitte, keine Werbung in der Erinnerung. * Variiere die wöchentliche Erinnerung oder schreib sie alle paar Monate neu. * Hast du heute schon persönlich geschrieben, hält sich die Automatik zurück. * Antworte rasch, wenn jemand zurückschreibt. Dass eine Erinnerung automatisch kommt, stört kaum jemanden. Was stört, ist eine Antwort, auf die niemand reagiert. ## Hier antwortest du selbst Die Erinnerung darf automatisch sein, die Einschätzung nie. Persönlich übernimmst du bei: * Schmerzen, Verletzung, Krankheit oder Arztbesuchen; * einer harten Woche, gedrückter Stimmung oder Essverhalten, das dich beunruhigt; * Reklamationen, Preisfragen, Wunsch nach Pause oder Kündigung; * grossen Fortschritten. Ein eigener Satz zum ersten Klimmzug wirkt mehr als jede Vorlage. ## Check-ins und Datenschutz in der Schweiz Check-in-Formulare sammeln genau die Daten, die das revDSG besonders schützt: Gesundheit, Gewicht im Gesundheitskontext, Verletzungen. Ist für solche Daten eine Einwilligung nötig, muss sie nach Art. 6 revDSG ausdrücklich erfolgen. Als Coach bist du Verantwortlicher für die Daten deiner Klienten. In der Praxis heisst das: * Im Onboarding klar sagen, welche Angaben du im Check-in willst und wofür, und die Einwilligung ausdrücklich einholen. * Nur fragen, was du für den Plan brauchst. Fotos bleiben freiwillig, wie in Vorlage 1. * Gesundheitsangaben nicht in WhatsApp-Gruppen oder per SMS diskutieren. Die Erinnerung kann über diese Kanäle gehen, die Antwort auf Schmerzen gehört in den Chat oder ins Telefonat. * Deine Datenschutzerklärung nennt die Software-Anbieter, die du nutzt (Art. 19 revDSG). Bei Verstössen gegen Informations- und Sorgfaltspflichten sieht das revDSG Bussen bis CHF 250'000 gegen private Personen vor. Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung, Stand Oktober 2026\. Prüf Details beim [EDÖB](https://www.edoeb.admin.ch/) oder mit einer Fachperson. ## Sicherheitsregeln für Check-in-Abläufe Kein Ablauf verschickt so viele Nachrichten wie der Check-in. Trainera hat deshalb Schutzmechanismen eingebaut: Ruhezeiten (standardmässig 21:00 bis 08:00), ein Limit pro Person (standardmässig höchstens 2 automatische Nachrichten am Tag und 6 pro Woche vom selben Absender), das Auslassen sanfter Erinnerungen, wenn du in den letzten 24 Stunden selbst geschrieben hast, und STOP-Antworten. Mehr dazu im Beitrag [Automatisierung für Personal Trainer](/blogs/automatisierung-fuer-personal-trainer), und welcher Kanal wofür passt, im Vergleich [Push, SMS, E-Mail oder WhatsApp](/blogs/kundenerinnerungen-push-sms-email-whatsapp-vergleich). ## So setzt du es in Trainera um [Trainera Automatisierung](/de/automatisierung) enthält Coaching-Vorlagen für die Begrüssungswoche, das erste Training, verpasste Trainings und Check-ins, Inaktivität und das Planende. Als Auslöser stehen unter anderem Check-in eingereicht, verpasst oder nicht geprüft zur Verfügung. In-App-Chat und Push laufen sofort. E-Mail, SMS, WhatsApp und Viber verschickst du über deine eigenen Konten, Trainera verlangt keine Gebühr pro Nachricht. Automatisierungen sind in jedem bezahlten Trainer-Plan dabei: Starter ab CHF 19.90 pro Monat auf trainera.fit/pricing für die Schweiz mit 1 aktiven Automatisierung, Pro (CHF 49.90) mit 3, Business (CHF 99) mit 10 und dem visuellen Builder mit If/Else. Mit Starter fängst du am besten beim verpassten Check-in an. Zur Bindung passt der Beitrag [Kundenbindung für Coaches](/blogs/kundenbindung-fuer-coaches), die Sicht neuer Klienten zeigt [dein erster Monat Online-Coaching](/blogs/erster-monat-online-coaching-was-erwartet). ## Dein Start in dieser Woche Nimm die Vorlagen 1, 4, 5 und 10, formuliere sie in deinen Worten, setz \[Vorname\] und ein echtes Datum ein, terminiere sie auf den Morgen und schalte sie zuerst für neue Klienten frei. Nach einem Monat liest du die Antworten durch und ergänzt Tag 3 und die stille Woche. _Check-ins automatisieren und trotzdem persönlich bleiben? [So funktioniert Trainera Automatisierung](/de/automatisierung)._ ## FAQ ### Was gehört in eine automatische Check-in-Erinnerung? Was du brauchst, bis wann und warum es für den Plan wichtig ist. Dazu der Vorname, höchstens drei Sätze und eine klare Aktion, etwa der Link zum Check-in-Formular. ### Wie oft soll ich an den Check-in erinnern? Eine Erinnerung am Check-in-Tag und eine am Folgetag, falls er noch fehlt, genügt bei den meisten Klienten. Alles darüber fühlt sich wie Hinterherrennen an. ### Push, E-Mail oder WhatsApp für die Erinnerung? Beginne mit Push oder In-App-Chat. Das kostet nichts und erreicht den Klienten dort, wo er trainiert. WhatsApp oder SMS eignen sich für das zweite Nachfassen, E-Mail für längere Nachrichten wie das Planende. ### Darf ich in der Schweiz Gesundheitsdaten im Check-in abfragen? Ja, aber das revDSG zählt Gesundheitsdaten zu den besonders schützenswerten Personendaten. Ist eine Einwilligung nötig, muss sie ausdrücklich erfolgen. Informiere klar, frag nur das Nötige ab und nenne deine Software-Anbieter in der Datenschutzerklärung. Keine Rechtsberatung, Stand Oktober 2026. ### Wann darf die Antwort auf einen Check-in nicht automatisch sein? Bei Schmerzen, Verletzung, Krankheit, einer harten Woche, Reklamationen oder einem Kündigungswunsch. Automatisiere die Erinnerung, nie die Antwort auf das, was der Klient schreibt. --- Source: https://trainera.fit/blogs/automatische-check-in-nachrichten-klienten-vorlagen-ch