# Näin seuraat valmennuskyselyitä ilman CRM-järjestelmää

> Yksinkertainen tapa seurata jokaista valmennuksesta kysyvää: kuusi saraketta, 15 minuutin viikoittainen katsaus, valmiit jatkoviestit ja 30 päivän merkinnät, joista näet, missä mahdolliset asiakkaat jäävät matkalle.

*Author: Trainera Team  |  Published: 2026-10-12  |  Reading time: 7 min*

## Miten valmennuskyselyiden seuranta onnistuu ilman CRM-järjestelmää?

Valmennuskyselyiden seuranta alkaa yhdestä listasta, jossa on kuusi saraketta: nimi, yhteydenoton lähde, tila, seuraava toimenpide, yhteydenoton päivämäärä ja lopputulos. Lisää jokainen kiinnostunut henkilö listaan samana päivänä, kun hän ottaa yhteyttä. Käy lista läpi 15 minuutissa kerran viikossa. Kun olet tehnyt tätä 30 päivää, näet arvailun sijaan, missä vaiheessa ihmiset eivät enää etene kohti keskustelua. Ilmainen taulukkolaskentaohjelma riittää. Tavasta on enemmän hyötyä kuin työkalusta.

Kun valmentaja kokee olevansa jumissa, syy on harvoin valmennuksen laadussa. Useammin keskustelut ovat hajallaan Instagramin yksityisviesteissä, WhatsAppissa, sähköpostissa ja puhelimen muistiinpanoissa. Silloin kukaan, valmentaja mukaan lukien, ei osaa sanoa, mitä kunkin ihmisen kanssa tapahtui. Tässä artikkelissa näytän, miten ratkaiset asian yksinkertaisella taulukolla, jonka voit tehdä jo tänä iltana.

## Miksi kyselyiden unohtuminen maksaa asiakkaita?

Kun kiinnostuneiden yhteystiedot eivät ole yhdessä paikassa, jatkoviestit unohtuvat. Alat myös arvioida yrityksesi tilannetta muistin varassa: mieleen jäävät aktiivisimmat keskustelut, mutta hiljaisemmat unohtuvat.

Käytännössä se näyttää tältä:

* Muistat jonkun kysyneen valmennuksesta muutama viikko sitten, mutta et löydä keskustelua.
* Palaat asiaan vain niiden kanssa, jotka lähettävät sinulle ensin uuden viestin.
* Et osaa sanoa, kuinka moni kysyi valmennuksesta viime kuussa tai mistä he löysivät sinut.
* Viestit pitävät sinut kiireisenä koko viikon, mutta uusia asiakkaita tulee epätasaisesti.
* Lupasit jollekulle: "Lähetän tiedot huomenna." Huomisesta tulikin kaksi viikkoa.

Myös nopeudella on merkitystä. [Harvard Business Review'ssa julkaistussa verkkokyselyitä koskevassa tutkimuksessa](https://hbr.org/2011/03/the-short-life-of-online-sales-leads) havaittiin, että useimmat yritykset vastaavat aivan liian hitaasti ja nopea vastaus vaikuttaa merkittävästi siihen, eteneekö keskustelu. Et voi vastata nopeasti ihmiselle, jonka olet unohtanut.

Yhteydenottojen seuranta on yksi kuudesta kohdasta, joissa verkkovalmennuksen kasvu usein pysähtyy. Katsaus siihen, [miksi verkkovalmennuksesi ei kasva](/blogs/verkkovalmennuksen-kasvattaminen), käsittelee viisi muuta. Jos et ole varma, onko seuranta juuri sinun heikko kohtasi, voit selvittää alle kolmessa minuutissa, mihin alueeseen kannattaa tarttua, ilmaisen [CoachScanin](/fi/testi-personal-trainereille) avulla. Se kysyy kahdeksan lyhyttä kysymystä, ei anna pisteitä ja näyttää, mikä osa matkasta kohti uusia verkkovalmennusasiakkaita kaipaa huomiota ensin ja mitä kannattaa tehdä ensimmäiseksi. Sen on tehnyt [Advencio](/fi/markkinointi-personal-trainereille), Traineran kasvukumppani valmentajille, jotka haluavat lisää verkkoasiakkaita.

## Mitkä kuusi saraketta kyselyiden seurantataulukko tarvitsee?

Kuusi saraketta riittää, sillä jokainen niistä vastaa kysymykseen, johon joutuisit muuten myöhemmin etsimään vastauksen muististasi.

| Sarake                            | Mitä kirjoitat                                                                                                               | Miksi se on tärkeä                                                                   |
| --------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| Nimi                              | Etunimi ja käyttäjätunnus, puhelinnumero tai sähköpostiosoite                                                                | Löydät keskustelun uudelleen sekunneissa                                             |
| Lähde                             | Mistä hän löysi sinut: julkaisusta, tarinaan annetusta vastauksesta, asiakkaan suosituksesta, Googlesta tai verkkosivuiltasi | Näet, mitkä kanavat tuovat aidosti kiinnostuneita ihmisiä pelkkien tykkäysten sijaan |
| Tila                              | Yksi ennalta määritellyistä vaihtoehdoista: uusi, vastattu, puhelu varattu, puhelu käyty, asiakas, ei nyt, ei                | Näet yhdellä silmäyksellä, kuka odottaa sinulta vastausta                            |
| Seuraava toimenpide               | Yksi konkreettinen tehtävä, kuten "lähetä alkukartoituksen kysymykset" tai "vahvista torstain puhelu"                        | Nimilistasta tulee tehtävälista                                                      |
| Seuraavan yhteydenoton päivämäärä | Tarkka päivä, jolloin otat häneen seuraavan kerran yhteyttä                                                                  | "Lähetän viestin myöhemmin" muuttuu sovituksi päiväksi                               |
| Lopputulos                        | Asiakas, ei nyt (syyn kanssa), valmennus ei sovi, ei vastausta                                                               | Kielteisten vastausten syyt ovat hyödyllisimpiä tietoja, joita keräät                |

Pidä tilavaihtoehdot samoina. Jos alat kirjoittaa tilaksi "ehkä", "lupaava", "kiinnostunut?" tai "palaa asiaan", sarake menettää merkityksensä. Pudotusvalikko auttaa. Google Sheetsissä voit myös [lajitella ja suodattaa tietoja](https://support.google.com/docs/answer/3540681) niin, että tänään yhteydenottoa odottavat näkyvät ylimpänä.

Jos haluat seitsemännen sarakkeen, tee siitä lyhyt muistiinpanokenttä yhdelle taustatietoriville, esimerkiksi "haluaa treenata kotona, tekee yövuoroja". Pidemmät muistiinpanot kuuluvat itse keskusteluun.

## Miten lisäät ihmiset taulukkoon ilman, että siitä tulee taakka?

Lisää rivi heti, kun joku osoittaa aitoa kiinnostusta. Viikon lopussa puolet yksityiskohdista on jo unohtunut.

Aito kiinnostus tarkoittaa, että henkilö kysyy hintaa tai valmennuksesi toimintatapaa tai kertoo haluavansa apua tavoitteeseensa. Tykkäys, tarinaan lähetetty tulireaktio tai "hienoa!"-kommentti ei vielä ole valmennuskysely.

1. Pidä taulukko puhelimessasi yhden napautuksen päässä niiden sovellusten vieressä, joissa ihmiset lähettävät sinulle viestejä.
2. Lisää rivi ennen kuin vastaat. Se vie alle minuutin.
3. Ennen kuin suljet keskustelun, täytä seuraava toimenpide ja yhteydenoton päivämäärä.
4. Kun tilanne muuttuu, esimerkiksi puhelu varataan tai henkilö sanoo selvästi ei, päivitä tila samana päivänä.

Voit sopia seuraavan toimenpiteen jo vastauksessasi. Tässä muutama viesti, jonka voit lähettää sellaisenaan:

* "Kiitos viestistä! Voinko kysyä kaksi nopeaa kysymystä, jotta voin kertoa rehellisesti, sopiiko valmennukseni sinulle? Mikä on tärkein tavoitteesi seuraavien kolmen kuukauden aikana, ja mikä on tähän asti ollut sen tiellä?"
* "Kuulostaa siltä, että meidän kannattaa jutella. Sopiiko sinulle lyhyt puhelu tiistai- vai keskiviikkoiltana? Valitse toinen, niin lähetän linkin."
* "Lupasin palata asiaan tänään. Harkitsetko edelleen aloittamista tässä kuussa, vai eikö nyt ole oikea aika? Kumpikin vastaus sopii hyvin."

Ensimmäisessä vastauksessa esittämäsi taustakysymykset ovat tärkeitä. Artikkeli [miten tunnistat valmennukseen sopivat yhteydenottajat](/blogs/valmennusliidien-sopivuuden-arviointi-ja-myyntipuhelut) käsittelee tarkemmin, mitä kannattaa kysyä. Jos ihmiset hiljenevät heti ensimmäisen vastauksesi jälkeen, lue [miksi mahdolliset asiakkaat lakkaavat vastaamasta ennen puhelua](/blogs/asiakas-ei-vastaa-viesteihin-ennen-valmennuspuhelua).

## Mitä 15 minuutin viikoittaisessa katsauksessa tehdään?

Lajittele taulukko kerran viikossa seuraavan yhteydenoton päivämäärän mukaan, käy läpi kaikki ajankohtaiset ja myöhässä olevat yhteydenotot ja kirjoita muistiin yksi havaintosi.

1. Suodata pois rivit, joiden tila on asiakas tai ei, ja lajittele loput yhteydenoton päivämäärän mukaan.
2. Jos yhteydenotto on myöhässä, lähetä jatkoviesti nyt tai merkitse lopputulokseksi "ei vastausta" ja lisää tämän päivän päivämäärä.
3. Jos seuraava toimenpide puuttuu, lisää sellainen, vaikka se olisi "viimeinen yhteydenotto 20\. päivä".
4. Laske tämän viikon uudet rivit ja merkitse, mistä yhteydenotot tulivat.
5. Lue lopputulossarakkeesta syyt, joita ihmiset antoivat sille, etteivät he aloittaneet.
6. Kirjoita taulukon alkuun yksi lause: "Tällä viikolla huomasin..."

Merkitse katsaus kalenteriisi samalla tavalla kuin asiakastapaaminen. Sunnuntai-ilta tai maanantaiaamu sopii hyvin, koska saat viikon käyntiin. Jos jatkoviestit kasaantuvat katsauksesta huolimatta, osan muistutuksista voi automatisoida. Artikkeli [mahdollisten asiakkaiden jatkoviestien automatisoinnista personal trainereille](/blogs/liidien-automaattinen-seuranta-personal-trainerille) näyttää, mitä kannattaa automatisoida ja mikä pitää henkilökohtaisena.

## Mitä 30 päivän seuranta kertoo?

Kuukauden jälkeen taulukko on muutakin kuin tehtävälista. Siitä näet, missä vaiheessa kiinnostuneet ihmiset lakkaavat etenemästä kohti keskustelua tai päätöstä.

Katso lukumääriä, älä suhdelukuja: kuinka moni otti yhteyttä, kuinka monelle valmennus sopi, kuinka moni varasi puhelun, kuinka moni osallistui siihen ja kuinka monesta tuli asiakas. Vertaa sitten havaintojasi alla oleviin tilanteisiin.

| Mitä taulukossa näkyy                                                    | Todennäköinen kehityskohde                    | Ensimmäinen askel                                                                            |
| ------------------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Hyvin vähän uusia rivejä koko kuukauden aikana                           | Uusien mahdollisten asiakkaiden tavoittaminen | Selvitä, mistä ne muutamat aidosti kiinnostuneet tulivat, ja panosta siihen kanavaan enemmän |
| Paljon rivejä, mutta vähän varattuja puheluita                           | Siirtyminen kiinnostuksesta keskusteluun      | Ehdota ensimmäisessä tai toisessa vastauksessa yhtä selkeää seuraavaa askelta                |
| Paljon puheluita, vähän asiakkaita ja paljon "mietin vielä" -vastauksia  | Myyntikeskustelut ja jatkoyhteydenotot        | Sovi jokaisen puhelun lopussa tarkka päivä, jolloin palaat asiaan                            |
| Paljon "valmennus ei sovi" -lopputuloksia                                | Valmennustarjonta                             | Kerro selvemmin, keitä autat ja mitä tulosta he voivat odottaa                               |
| Lähdesarake on enimmäkseen tyhjä ja yhteydenotot myöhästyvät joka viikko | Seuranta ja järjestelmällisyys                | Kysy ensimmäisessä vastauksessa "mistä löysit minut?" ja jatka viikoittaista katsausta       |

Jos eteneminen pysähtyy puheluihin, artikkeli [mitä tehdä, kun mahdollinen asiakas sanoo "mietin vielä"](/blogs/asiakas-haluaa-miettia) käsittelee keskustelua ja jatkoyhteydenottoa. Jos haluat tarkastella lukuja tarkemmin, [mitä seurata ensimmäisestä yhteydenotosta asiakkuuteen](/blogs/valmennuksen-myyntisuppilon-mittarit-liidista-asiakkaaksi) selittää jokaisen luvun ja sen tulkinnan ajan mittaan. Jos taas moni ei sovi valmennukseen, ongelma voi olla siinä, [miten verkkovalmennustarjontasi on rakennettu](/blogs/nain-rakennat-verkkovalmennuksen-palvelukokonaisuuden).

## Taulukko vai valmennusohjelmisto: kumpaa kannattaa käyttää?

Kun ihminen on vasta kiinnostunut, taulukko yleensä riittää. Valmennusohjelmistosta on hyötyä, kun kiinnostuneista tulee asiakkaita.

Taulukko on ilmainen, toimii puhelimessa ja sen voi myöhemmin jakaa avustajalle. Sen käyttö vaikeutuu, jos viesteihin vastaa useampi henkilö tai tarvitset muistutuksia, jotka toimivat ilman, että avaat tiedoston.

Jos valmennat Traineran avulla, kaikki myönteisen päätöksen jälkeen tarvittava voi olla samalla tilillä: treeniohjelmat ja ravintosuunnitelmat, seurantakeskustelut, viestit ja maksut. Alkukartoituskyselyt sisältyvät kaikkiin tilauksiin, myös maksuttomaan. Yksinkertainen toimintatapa on pitää kiinnostuneet ihmiset seurantataulukossa ja siirtää heidät Traineraan sinä päivänä, kun he aloittavat.

Mitä tahansa työkalua käytätkin, säilytät muiden ihmisten yhteystietoja. Yhdysvaltain kuluttajansuojaviranomaisen FTC:n opas [Protecting Personal Information](https://www.ftc.gov/business-guidance/resources/protecting-personal-information-guide-business) kehottaa selvittämään, mitä tietoja säilytät, pitämään vain tarvittavat tiedot ja suojaamaan ne. Kyselytaulukossa se tarkoittaa, ettei siihen kirjata terveystietoja, tilillä käytetään vahvaa salasanaa ja taulukko jaetaan vain sitä tarvitseville.

## Yleiset virheet, jotka tekevät taulukosta hyödyttömän

* **Liikaa sarakkeita.** Ikä, paino, tavoitteet ja ruokavalio kuuluvat alkukartoitukseen, eivät kyselylistaan, joka pitää voida silmäillä sekunneissa.
* **Vain lupaavien ihmisten kirjaaminen.** Eniten opit niistä, jotka sanoivat ei tai lakkasivat vastaamasta.
* **"Myöhemmin" päivämäärän sijaan.** Jokaisella avoimella rivillä pitää olla todellinen yhteydenoton päivämäärä.
* **Rivien poistaminen.** Merkitse riville lopputulos sen sijaan. Keväällä "ei nyt" sanonut henkilö voi olla valmis syksyllä.
* **Taulukon läpikäynti vain hiljaisina aikoina.** Katsauksesta on eniten hyötyä kiireisinä viikkoina, jolloin ihmiset unohtuvat helpoimmin.
* **Sarakkeiden muuttaminen joka kuukausi.** Pidä rakenne samana vähintään 30 päivää, jotta voit vertailla tietoja.

## Ota valmennuskyselyiden seurantataulukko käyttöön yhdessä illassa

Avaa uusi taulukko ja lisää kuusi saraketta. Käy sitten läpi kahden tai kolmen viime kuukauden yksityisviestit, WhatsApp-keskustelut ja sähköpostit. Lisää jokainen valmennuksesta kysynyt henkilö ja merkitse kullekin rehellinen lopputulos. Jos et pysty selvittämään, mitä usealle heistä tapahtui, se kertoo sinulle seurannan tilanteen. Aloita viikoittainen katsaus tänä sunnuntaina.

_Etkö ole varma, onko seuranta suurin puutteesi? Tee ilmainen [CoachScan](/fi/testi-personal-trainereille): kahdeksan kysymystä, alle kolme minuuttia, ja näet, mikä osa matkasta kohti uusia verkkoasiakkaita kaipaa huomiota ensin._

## FAQ

### Miten mahdollisia valmennusasiakkaita voi seurata helpoiten ilmaiseksi?

Käytä ilmaista taulukkoa, kuten Google Sheetsiä, ja lisää kuusi saraketta: nimi, lähde, tila, seuraava toimenpide, seuraavan yhteydenoton päivämäärä ja lopputulos. Lisää jokainen henkilö samana päivänä, kun hän ottaa yhteyttä, ja käy taulukko läpi kerran viikossa.

### Mitä sarakkeita asiakaskyselyiden seurantataulukossa pitäisi olla?

Nimi, tieto siitä, mistä henkilö löysi sinut, ennalta määritelty tila, seuraava toimenpide, tarkka yhteydenoton päivämäärä sekä lopputulos perusteluineen. Voit lisätä lyhyen muistiinpanosarakkeen, mutta useammat sarakkeet vaikeuttavat taulukon käyttöä.

### Kuinka usein mahdolliseen valmennusasiakkaaseen kannattaa ottaa uudelleen yhteyttä?

Ota yhteyttä juuri sinä päivänä, josta sovitte. Jos päivää ei sovittu, päätä se itse ja lähetä yksi tai kaksi jatkoviestiä. Jos vastausta ei vieläkään tule, merkitse rivin lopputulokseksi "ei vastausta" sen sijaan, että jättäisit sen avoimeksi.

### Tarvitseeko personal trainer CRM-järjestelmän?

Ei aloittaessa. Taulukko riittää kiinnostuneiden seuraamiseen useimmille yksin toimiville valmentajille. Valmennusohjelmistosta tulee hyödyllinen, kun ihmiset ovat asiakkaita ja tarvitset treeniohjelmat, seurantakeskustelut, viestit ja maksut samaan paikkaan.

### Kuinka kauan valmennuskyselyitä pitäisi seurata ennen markkinoinnin muuttamista?

Kirjaa jokainen yhteydenotto samoihin sarakkeisiin vähintään 30 päivän ajan. Vertaa sitten, kuinka moni otti yhteyttä, varasi puhelun, osallistui siihen ja ryhtyi asiakkaaksi, ennen kuin muutat mitään.

---
Source: https://trainera.fit/blogs/valmennuskyselyiden-seuranta-ilman-crm