Automatizacija za personalne trenere: šta automatizovati

Šta personalni trener treba automatizovati, a šta mora ostati lično?

Automatizuj poruke koje svakom klijentu šalješ na isti način: dobrodošlicu, obavijest da je plan spreman, podsjetnike za propušten trening ili check-in, kraj plana, neplaćenu fakturu, rođendan i molbu za recenziju. Lično ostaje sve što traži procjenu: bol, povrede, promjene programa, loše vijesti i žalbe.

Moje pravilo je jednostavno. Ako bih poruku kopirao i zalijepio, može ići automatski. Ako moram razmisliti prije odgovora, odgovara čovjek.

Ovo je praktičan pregled teme automatizacija za personalne trenere iz ugla trenera: šta automatizovati, primjer toka s If/Else granom, pravila koja te čuvaju od spama i šta dozvoljava koji Trainera plan.

Zašto automatizacija postaje bitna kako raste broj klijenata

S pet klijenata pamtiš sve. Znaš ko je preskočio utorak, kome plan ističe u petak i ko ima rođendan sljedeće sedmice. U nekom trenutku to pamćenje popusti, a prve ispadaju sitnice: kratka poruka nakon propuštenog treninga, podsjetnik za check-in.

Upravo te sitnice klijent primijeti. Propušten check-in bez ikakve reakcije klijentu govori da niko ne prati. Iz onoga što viđam kod klijenata, otkazivanje rijetko počne velikom žalbom, češće s dvije-tri tihe sedmice. Širu sliku o tome imaš u tekstu zadržavanje klijenata u coachingu.

Automatizacija ne zamjenjuje tvoju pažnju. Ona osigura da rutinski kontakti stignu na vrijeme, da bi tvoje vrijeme otišlo na razgovore u kojima si stvarno potreban.

Osam trenutaka koje vrijedi automatizovati

Oko ovih trenutaka su napravljeni Trainera šabloni za trenere. Tabela pokazuje šta pokreće tok i šta obično ide klijentu.

Dva od ovih zaslužuju posebnu napomenu. Propušten check-in je prvi koji bih uključio, jer check-in koji niko ne traži polako navikne klijenta da ga preskače. Primjere poruka i tajming imaš u vodiču za automatske check-in poruke klijentima. Drugi je automatski odgovor na novi upit: ljudi koji traže trenera često pišu dvojici ili trojici odjednom, pa prvi odgovor mnogo znači. Cijelu sekvencu opisujemo u tekstu o automatizaciji follow-upa za potencijalne klijente.

Šta nikad ne treba automatizovati

Neke poruke izgledaju rutinski, a nisu. Ove ostaju tebi:

• Odgovori na bol ili povredu. "Boli me koljeno nakon čučnja" traži pitanje nazad, možda izmjenu plana, možda upućivanje fizioterapeutu. Šablon to ne može sigurno odraditi.
• Promjena programa bez pregleda. Tok smije dodijeliti pripremljen plan na kraju bloka, ali samo onaj koji si već pogledao za tog klijenta. Nikad ne prepuštaj sistemu izbor opterećenja i vježbi.
• Loše vijesti. Poskupljenje, otkazan termin jer si bolestan, kraj saradnje. To piši sam.
• Žalbe i nezadovoljstvo. Automatsko "hvala na povratnoj informaciji" nezadovoljnom klijentu samo pogorša stvar.
• Poruka nakon duge tišine kad ne znaš razlog. Klijent koji je nestao na mjesec dana možda ima bolest ili porodični problem. Vesela poruka za povratak tada ne sjeda dobro. Umjesto nje napravi zadatak sebi.

Korisna zaštita u Traineri: blagi podsjetnici se preskaču ako si ti ili neko iz tima pisao toj osobi u zadnja 24 sata. Ako si upravo imao pravi razgovor s klijentom, automatska poruka se povuče.

Primjer toka s If/Else granom

Evo toka za propušten sedmični check-in, onako kako bih ga ja postavio. Ima čekanje, granu i timski korak.

1. Okidač: check-in propušten.
2. Pošalji u chat u aplikaciji i kao push: "Hej [ime], tvoj sedmični check-in je još otvoren. Dvije minute su dovoljne, čak i ako je sedmica bila haotična." Ime ide iz varijable.
3. Čekaj 2 dana.
4. If/Else: da li je check-in poslan?
   • Da: kraj toka. Vidiš check-in i odgovaraš kao i obično.
   • Ne: napravi zadatak za tebe: "Javi se lično [ime] zbog ove sedmice." Nema drugog automatskog podsjetnika.

Grana je najvažniji dio. Automatizacija rješava lak slučaj, kad je klijent samo zaboravio. Težak slučaj, kad se nešto dešava, završi kod tebe kao zadatak, a ne kao još jedan podsjetnik. Sistem juri, ti treniraš.

U toku možeš koristiti i druge korake: čekanje do datuma ili do događaja, npr. završenog treninga, dodjelu plana, check-ina, navike ili upitnika, dodavanje klijenta u grupu i follow-up. Postoji više od 70 okidača, a možeš sačuvati i svoje, npr. "datum početka plus 30 dana".

Pravila protiv spama

Automatizacija krene po zlu kad klijent u jednoj večeri dobije četiri poruke iz tri različita toka. Trainera po defaultu primjenjuje ova pravila:

• Tihi sati od 21:00 do 08:00, uz mogućnost izmjene sati i dana slanja. Odgovor na poruku koju je osoba upravo poslala ide odmah.
• Najviše 2 automatske poruke dnevno i 6 sedmično po osobi od jednog pošiljaoca.
• Marketinška poruka čeka ako je osoba dobila takvu u zadnjih 12 sati.
• STOP odgovor se poštuje u chatu, na WhatsAppu, SMS-u i Viberu, a emailovi imaju link za odjavu. Ljudi mogu odjaviti sve automatske poruke ili samo marketing.
• Vlasnik može jednim klikom pauzirati sve ili koristiti hitno zaustavljanje. Osoblje to ne može.
• Odobrenje prije slanja po izboru: nikad, samo marketing ili svaka poruka.
• Novi računi prvih 7 dana šalju najviše 50 automatskih poruka dnevno.

Moja dodatna pravila: jedan tok po trenutku, nikad dva toka na isti okidač. Svaku poruku napiši tako da ima smisla i ako je klijent pročita u lošem trenutku. I jednom sedmično pogledaj dnevnik aktivnosti: vidiš svako pokretanje i razlog zašto je korak poslan, preskočen ili odgođen, plus dnevni pregled u 08:00.

Koji kanal koristiti

Chat u aplikaciji i push rade od prvog dana, bez ikakvog povezivanja, i za većinu trenerskih podsjetnika su dovoljni. Email ide preko tvog SMTP-a ili email servisa, SMS preko tvog Twilio računa, Viber preko Viber Business računa, a WhatsApp preko tvog WhatsApp Business broja povezanog kroz Metu ili kao pripremljena poruka koju pošalješ jednim dodirom. Trainera ne naplaćuje ništa po poruci, važe cijene tvog provajdera. Ako nisi siguran koji kanal za koju poruku, pogledaj push, SMS, email ili WhatsApp za podsjetnike.

Limiti automatizacije po Trainera planu

Automatizacije su uključene u svaki plaćeni plan za trenere. Cijene ispod su mjesečne cijene za Bosnu i Hercegovinu na trainera.fit/cijene.

"Aktivne automatizacije" su sekvence koje rade; jednokratne potvrde se ne računaju. Ako pređeš na manji plan, sekvence iznad novog limita se pauziraju, ne brišu. TRAI, ugrađeni asistent, na Enterprise planu može sam napisati nacrt toka i poruka unutar automatizacija. Sve detalje imaš na stranici cijene.

Poređenja radi: Everfit svoje Autoflow automatizacije prodaje kao plaćeni dodatak, od $29 mjesečno za 30 klijenata, a Trainerize ima automatske poruke u planovima. Aktuelne detalje provjeri na njihovim stranicama s cijenama.

Kako krenuti sa šablonima za jednu sedmicu

Najčešća greška koju viđam: sve se uključi prvi dan. Kreni polako:

1. Izaberi jedan šablon. Na Starter planu to je tvoja jedina aktivna automatizacija, pa uzmi trenutak koji te najviše boli. Kod većine trenera to je propušten check-in ili sedmica dobrodošlice.
2. Prepiši svaku poruku svojim riječima. Pročitaj je naglas. Ako zvuči kao banka, mijenjaj.
3. Uključi odobrenje za svaku poruku prve sedmice. Vidiš svaku poruku prije slanja i možeš popraviti ton ili vrijeme.
4. Nakon par dana pogledaj dnevnik. Gledaj šta je preskočeno i zašto. Preskok jer si već pisao klijentu je dobar znak.
5. Drugi trenutak dodaj tek kad prvi radi bez problema. Na Pro planu dobra kombinacija su dobrodošlica, propušten check-in i kraj plana.
6. Pređi na builder na Business planu kad ti šablon skoro odgovara, ali treba ti grana, npr. drugačiji put za klijente koji su završili trening.

Tvoje prve tri automatizacije, redom

Ako iz ovog teksta uzmeš samo jedno: automatizuj dobrodošlicu, zatim propušten check-in s granom koja teške slučajeve vraća tebi, pa kraj plana. Bol, promjene programa i loše vijesti ostaju lični. Tihi sati i limiti po osobi ostaju uključeni. Tako pokriješ follow-upe koji prvi ispadnu, a klijent se ne osjeća kao da ga vodi bot. Ako radiš i s teretanom, pogledaj i kako smanjiti odliv članova teretane.

Šablone, builder i sigurnosna pravila pogledaj na stranici Trainera automatizacija, ili otvori trenerski račun.