Messaggi di check-in automatici: 10 esempi

Cosa devono dire i messaggi di check-in automatici e quando inviarli?

Un buon messaggio di check-in automatico è breve, suona come te, chiede una sola cosa e arriva a un orario prevedibile: benvenuto il giorno 1, una domanda veloce il giorno 3, promemoria il giorno del check-in, un sollecito il giorno dopo un check-in saltato e un avviso prima della fine del piano. Il cliente non dovrebbe capire quali hai scritto tu e quali sono partiti da soli, finché non risponde e trova te.

Qui sotto trovi 10 messaggi da copiare e adattare, ognuno con evento di partenza, tempi e canale. Poi: come personalizzarli, come non sembrare un bot e quando devi rispondere tu.

I 10 messaggi a colpo d'occhio

Quasi tutti i trainer partono con tre o quattro (benvenuto, promemoria settimanale, check-in saltato, fine del piano) e aggiungono gli altri dopo.

Le sere sono evitate apposta. Un promemoria alle 22:30 è il modo più veloce per farti silenziare.

Dieci messaggi da adattare

I campi da sostituire sono tra parentesi quadre. Mettici le variabili del tuo software, o una frase fissa se non ne ha.

1. Giorno 1: benvenuto e primo check-in

Quando: appena il cliente entra. Canale: chat nell'app, con lo stesso testo via email per ritrovarlo dopo.

"Ciao [nome], benvenuto/a! Il tuo primo check-in è [giorno del check-in]. Ci vogliono cinque minuti: peso, qualche foto se ti va e com'è andata la settimana. Ogni check-in lo leggo io. Se prima hai dubbi, scrivimi qui."

"Lo leggo io" è la frase che fa la differenza. Chi sa che dall'altra parte c'è una persona compila con sincerità.

2. Il tuo piano è pronto

Quando: subito dopo aver assegnato il primo piano di allenamento o alimentare. Canale: push e chat.

"[Nome], il piano è nell'app. Inizia con [primo allenamento] quando ti è comodo questa settimana. Segna i carichi mentre ti alleni, anche a occhio, così al primo check-in abbiamo dati su cui lavorare."

3. Giorno 3: come va

Quando: giorno 3, mattina. Canale: chat.

"Domanda veloce, [nome]: le prime sedute com'erano? Troppo facili, troppo dure o giuste? Basta una parola."

È il messaggio a cui si risponde più facilmente. Qualunque cosa scrivano, rispondi tu.

4. Promemoria settimanale di check-in

Quando: il giorno del check-in, verso le 09:00 ora del cliente. Canale: push, che apre direttamente il modulo.

"Oggi c'è il check-in, [nome]. Cinque minuti adesso e la prossima settimana non andiamo alla cieca. [Link o pulsante del check-in]"

Il più corto di tutti: arriva ogni settimana e quello che è lungo viene saltato.

5. Check-in saltato: primo sollecito

Quando: la mattina dopo la scadenza. Canale: chat.

"Ehi [nome], ieri non mi è arrivato il check-in. Tranquillo/a, mandalo oggi se riesci. Se la settimana è stata storta, scrivimi solo questo. Mi serve anche quello."

Nota la via d'uscita: basta una frase invece del modulo intero. Spesso il check-in manca perché il cliente pensa di non avere niente di buono da dire.

6. Check-in saltato: secondo sollecito

Quando: 2-3 giorni dopo la scadenza, solo se manca ancora. Canale: WhatsApp o SMS, perché l'app non la sta aprendo.

"[Nome], sono [tuo nome]. Questa settimana non ti ho visto nell'app e volevo sapere se è tutto a posto. Ci sentiamo cinque minuti o preferisci scrivermi?"

Dopo questo, ferma l'automazione e mettiti un'attività in lista. Un terzo sollecito automatico sa di recupero crediti.

7. Check-in ricevuto, revisione in arrivo

Quando: qualche ora dopo l'invio, se non l'hai ancora rivisto. Canale: chat.

"Ricevuto il check-in, [nome], grazie. Lo guardo con calma entro [giorno] e ti mando le mie note."

Prometti solo un giorno che rispetti e aggiungi nello stesso flusso un'attività per te. Il messaggio ti dà tempo, non sostituisce la revisione.

8. Settimana silenziosa

Quando: dopo 5-7 giorni senza allenamenti registrati. Canale: chat.

"[Nome], ho visto che il diario è vuoto questa settimana. Il piano adesso non si incastra con i tuoi orari? Se vuoi, accorcio le sedute per un paio di settimane."

Offrire un piano più leggero funziona meglio che ripetere l'obiettivo. Il cliente sa già di essere indietro.

9. Ritorno dopo una pausa

Quando: il giorno in cui completa il primo allenamento dopo il periodo di silenzio. Canale: chat.

"Che bello vedere [nome allenamento] nel diario, [nome]. Fai le prossime due sedute un po' più leggere di prima della pausa e dimmi come ti senti."

In un editor di flussi di solito è un passo di attesa: dopo il messaggio della settimana silenziosa, aspetti il prossimo allenamento completato e mandi questo.

10. Fine del piano

Quando: 7 giorni prima della fine. Canale: chat, più email per chi si organizza dalla casella di posta.

"[Nome], il tuo piano attuale finisce il [data di fine]. Al prossimo check-in dimmi cosa vuoi dal blocco successivo: più forza, più resistenza o continuiamo così. Lo costruisco su quello."

Il rinnovo diventa la preparazione del blocco successivo, non una vendita, e il check-in dopo ha uno scopo preciso.

Personalizzare con le variabili

Quasi tutti gli strumenti per trainer permettono di inserire campi nei messaggi. Nomi e sintassi cambiano, quindi controlla il tuo. Quelli che vale la pena usare:

• [nome], sempre. Mai nome e cognome, sembra una fattura.
• [giorno del check-in] o [scadenza], per un promemoria concreto.
• [nome del piano] o [primo allenamento], che dimostra che si parla del suo piano.
• [data di fine] per la fine del piano.
• [tuo nome], soprattutto su WhatsApp e SMS, dove magari il tuo numero non è salvato.

Pensa ai campi vuoti. "Ciao ," sembra rotto. Imposta un valore predefinito o scrivi la frase in modo che funzioni anche senza variabile.

La personalizzazione più forte però è la diramazione. Se il cliente ha saltato il check-in ma si è allenato tre volte, il messaggio non deve far pensare che sia sparito. Un If/Else su "allenamento registrato negli ultimi 7 giorni" ti dà due versioni del messaggio 5: "impegnato ma si allena" e "sparito dai radar".

Come non sembrare un bot

• Scrivi come parli. Leggi il messaggio ad alta voce. Se in palestra non lo diresti così, riscrivilo.
• Niente linguaggio da ufficio. "Abbiamo rilevato che non ha completato la valutazione settimanale" è un bot. "Ieri non mi è arrivato il check-in" sei tu.
• Una richiesta per messaggio. Un promemoria che intanto pubblicizza un nuovo programma non ottiene né l'uno né l'altro.
• Cambia quello che si ripete. Scrivi più versioni del promemoria settimanale e alternale se lo strumento lo consente, oppure riscrivilo ogni due o tre mesi.
• Fermati se vi siete già sentiti. Se oggi gli hai scritto tu, il sollecito automatico deve farsi da parte.
• Rispondi in fretta quando ti scrivono. L'automazione si giudica da quello che succede dopo.

Quello che vedo con i clienti: a nessuno dà fastidio che un promemoria sia automatico. Dà fastidio quando la risposta finisce nel vuoto.

Quando deve rispondere una persona

Automatizza il promemoria, mai il giudizio. Intervieni tu quando un check-in o una risposta parla di:

• dolore, infortunio, malattia o una visita medica;
• una settimana pesante al lavoro o a casa, umore basso o un rapporto col cibo che ti preoccupa;
• un reclamo, una domanda sul prezzo, la voglia di fare una pausa o disdire;
• un grande progresso. Una frase personale per la prima trazione vale più di qualsiasi modello.

Le regole di sicurezza, in breve

I flussi di check-in inviano più messaggi di qualsiasi altra automazione. In Trainera sono già inclusi le ore di silenzio (dalle 21:00 alle 08:00 di default), un limite per persona (di default al massimo 2 messaggi automatici al giorno e 6 a settimana dallo stesso mittente), il salto dei solleciti leggeri se hai scritto al cliente nelle ultime 24 ore e il rispetto delle risposte STOP. L'articolo principale sull'automazione per personal trainer le spiega nel dettaglio, e quello su push, SMS, email o WhatsApp ti dice quale canale usare per quale messaggio.

Come impostarlo in Trainera

Le automazioni di Trainera hanno modelli per trainer: settimana di benvenuto, primo allenamento e piano pronto, allenamento e check-in saltati, inattività e fine del piano. Tra gli eventi di partenza ci sono check-in inviato, saltato o non rivisto, e un flusso può aspettare un certo tempo, fino a una data o fino a un evento come un allenamento completato. Chat e notifiche push funzionano dal primo giorno. Email, SMS, WhatsApp e Viber passano dai tuoi account, senza costi per messaggio da parte di Trainera.

Le automazioni sono in ogni piano a pagamento per trainer: Starter (19,99 € al mese in Italia) con 1 automazione attiva, Pro con 3, Business con 10 più l'editor visuale con rami If/Else. Su Starter, parti dal modello del check-in saltato.

Per il quadro generale leggi come fidelizzare i clienti, e per il punto di vista del cliente il primo mese di coaching online.

Il tuo kit di partenza per questa settimana

Prendi i messaggi 1, 4, 5 e 10. Riscrivili con parole tue, aggiungi [nome] e una data vera, programmali di mattina e attivali prima per i nuovi clienti. Dopo un mese leggi le risposte che hanno portato e aggiungi il giorno 3 e la settimana silenziosa.

Check-in in automatico senza perdere il tocco personale? Scopri come funzionano le automazioni di Trainera.