Fitnessstudio-Software kostenlos: Was gratis 2026 wirklich leistet

Gibt es kostenlose Fitnessstudio-Software?

Ja, aber für ein Studio heißt „kostenlos“ fast immer eines von vier Dingen: eine Excel-Tabelle mit Online-Formularen, ein Gratis-Tarif mit Grenzen, ein Open-Source- oder Desktop-Programm, das du selbst betreibst, oder eine Testphase, die endet. Jede Variante trägt eine Weile, und jede scheitert an einer bestimmten Stelle, sobald du einen Eingang, einen Kursplan und Mitglieder mit Monatsbeitrag hast.

Dieser Leitfaden zeigt, wo, was kostenlos wirklich kostet und ab wann ein bezahlter Tarif günstiger ist. Zu den bezahlten Preismodellen: Was kostet Fitnessstudio-Software?

Vier Arten von kostenlos und wo jede scheitert

Die Art von kostenlos zählt mehr als der Preis, denn jede verschiebt die Kosten: auf deine Zeit, deine Mitglieder oder deine Daten.

Das Problem beginnt, wenn ein System für 30 Mitglieder ein Studio mit 200 führt.

Acht Punkte, die du vor einem Gratis-Setup prüfen solltest

Prüfe dein Setup mit dieser Checkliste. Jedes „Nein“ kostet Zeit, Umsatz oder Sicherheit.

• Mitgliederlimit. Endet ein Gratis-Tarif bei einer festen Mitgliederzahl, erzwingt Wachstum das Upgrade, oft im stärksten Monat.
• Online-Kartenzahlung und Gebühren. Viele Gratis-Lösungen verkaufen keine Mitgliedschaft online, andere schlagen eine eigene Transaktionsgebühr auf die Kartengebühr.
• Regeln am Eingang. Eine Tabelle stoppt kein Mitglied mit abgelaufener Mitgliedschaft. Echte Check-in- und Zutrittssoftware prüft Laufzeit, Zugangszeiten und Besuchslimits bei jedem Scan.
• Mitglieder-App. Mitglieder erwarten Ausweis, Buchungen und Nachrichten auf dem Handy. Eine WhatsApp-Gruppe ist keine Buchungssoftware.
• Backup und Export. Frag, wie deine Daten als CSV herauskommen und wer die Backups macht. Beim Programm auf dem Empfangs-PC bist das du.
• Datenschutz. Mitgliederdaten enthalten Namen, Telefonnummern und manchmal Gesundheitsangaben. Nach der DSGVO verantwortet das Studio, wo diese Daten liegen und wer sie öffnen kann.
• Support. Fällt der Check-in montags um 7 Uhr aus, ist ein Forum kein Support.
• Deine Zeit. Der größte Posten, den niemand in Rechnung stellt. Jede manuelle Verlängerung und jede Nachricht „Ist um 18 Uhr noch Platz?“ fehlt dir im Verkauf und auf der Fläche.

Was kostenlos wirklich kostet

Kostenlose Software hat keine Rechnung, aber monatliche Kosten. Setz für jede Zeile eine grobe Zahl ein, dann kennst du den echten Preis.

Ein einfacher Break-even-Test

Ein bezahlter Tarif ist günstiger als kostenlos, sobald Stunden und Lecks deines Gratis-Setups pro Monat mehr wert sind als der Tarifpreis. So geht der Test:

1. Erfasse eine normale Woche Verwaltung und multipliziere mit vier.
2. Multipliziere die Stunden mit dem Wert deiner Stunde.
3. Addiere die Lecks: späte Verlängerungen und abgelaufene Mitglieder, die trainiert haben, mal Monatsbeitrag.
4. Addiere Transaktionsgebühren und Hosting.
5. Vergleiche die Summe mit einem festen Monatstarif ohne Gebühr pro Mitglied.

Ein Rechenbeispiel, kein Branchenwert: Die Inhaberin eines Studios mit 150 Mitgliedern verbringt vier Stunden pro Woche mit Verlängerungen und Buchungsnachrichten, rund 16 Stunden im Monat. Bei 30 € pro Stunde sind das 480 €. Drei Mitglieder pro Monat trainieren nach Ablauf oder verlängern spät, bei 45 € Beitrag weitere 135 €. Kostenlos kostet hier rund 615 € im Monat. Trainera Core kostet in Deutschland 109 € im Monat, mit unbegrenzten Mitgliedern. Bei jährlicher Zahlung kostet Core 1.090 € im Jahr (zwei Monate gratis). Selbst wenn Software nur die Hälfte der Stunden und keines der Lecks einsparen würde, rechnet sich der Tarif. Liegt deine Summe darunter, bleib bei kostenlos. Zähl nur Stunden, die Software wirklich einspart.

Wann kostenlos ehrlich reicht

Kostenlos ist die bessere Wahl, wenn das Studio klein und einfach ist und meist bar bezahlt wird. Bleib dabei, wenn das meiste hiervon zutrifft:

• Du hast ein paar Dutzend Mitglieder und kennst alle beim Namen.
• Es gibt kein Drehkreuz, und am Empfang ist immer jemand.
• Mitglieder zahlen bar oder per Überweisung, online verkaufst du nichts.
• Du testest das Konzept noch vor dem Mietvertrag (siehe Fitnessstudio eröffnen).

Für Personal Trainer ohne eigenes Studio gilt etwas anderes: Der Free-Tarif für Trainer bei Trainera umfasst bis zu 3 Kunden ohne Karte, und unser Vergleich kostenlose Personal-Trainer-Software zeigt die Optionen.

Was Trainera statt eines Gratis-Tarifs bietet

Trainera hat keinen kostenlosen Tarif für Fitnessstudios. Es ist bezahlte Software mit öffentlichem Preis und bietet stattdessen:

• 7 Tage Core-Testphase, die du selbst startest.
• Öffentlicher Preis, fest pro Land: Core kostet 109 € im Monat in Deutschland und der westlichen Eurozone, weitere Länder stehen auf der Preisseite. Bei jährlicher Zahlung kostet Core 1.090 € im Jahr (zwei Monate gratis).
• Unbegrenzte Mitglieder, keine Gebühr pro Mitglied, keine Einrichtungsgebühr, monatliche Abrechnung.
• Kostenloser Umzug: Du schickst deinen Export, das Team importiert Mitglieder, Pakete und Ablaufdaten sowie Trainer und Pläne.
• Eine App, die für Mitglieder kostenlos ist: Training mit dem Studio, Trainingsprotokoll, Ernährungstracking und Nachrichten kosten sie nichts.

Core schließt auch die Lücken der Checkliste: QR-Mitgliedsausweis, Drehkreuz oder Scanner am Eingang (bis zu 10 Geräte), Regeln bei jedem Scan geprüft, Online-Kartenzahlung über dein eigenes Stripe-Konto mit 0 % Plattformgebühr (die Stripe-Gebühr bleibt), Lead-CRM, Kursplaner, Personalkonten, Transaktionsjournal mit CSV-Export sowie Support per E-Mail und Chat. Mitglieder können auch bar am Empfang zahlen, der die Zahlung erfasst. Zieh Beiträge heute per SEPA-Lastschrift ein, prüfe in der Testphase, ob Karten- und Barzahlung zu deinem Ablauf passen. Eine eigene App unter deiner Marke gibt es im Tarif White Label. White Label funktioniert genauso für ein Gym vor Ort, ein Fitnessstudio oder ein reines Online-Gym: Du verwaltest alle Kunden wie in einem Gym, mit Mitgliedschaften, welcher Trainer mit wem arbeitet, wann sie trainieren und ihren Trainingsplänen. Details unter Trainera für Fitnessstudios. Nutze die Testphase mit echten Mitgliedern statt Demodaten und miss dabei deine Verwaltungszeit.

Zum Drehkreuz am Eingang: Die Anbindung ist auch in Core ohne Aufpreis enthalten, und Trainera organisiert auf Wunsch die Hardware dazu, vom Drehkreuz bis zum Türöffner mit QR-Leser. Bezahlt wird nur die Hardware samt Einbau, als Angebot pro Eingang. Mehr dazu unter Drehkreuze und Türzugang.

Wann kostenlose Studio-Software reicht

Kostenlose Fitnessstudio-Software gibt es, doch sie ist selten gratis, wenn du deine Stunden, verpasste Verlängerungen, Zusatzgebühren und das Risiko einer einzigen Tabelle mitrechnest. Nutze kostenlos, solange das Studio klein ist, rechne neu, wenn Drehkreuz oder Online-Verkauf dazukommen, und wechsle, wenn die Zahlen es sagen.

Sieh dir an, was Trainera für Fitnessstudios umfasst, oder starte die 7-tägige Core-Testphase und prüfe deine Zahlen mit deinen eigenen Mitgliedern.

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