Receptionssystem til fitnesscentre: check-in og betaling

Hvad er et receptionssystem til fitnesscentre?

Et receptionssystem til fitnesscentre er receptionens visning i centrets software: et live check-in-feed, opslag på medlemmer, status på medlemskab og betaling og en måde at registrere kontant-, kort- og overførselsbetalinger på i løbet af vagten. Med det rigtige værktøj kan én receptionist klare adgang, fornyelser og medlemmernes spørgsmål uden at skifte mellem regneark, en log fra kortterminalen og en separat bookingapp. Det er til fitnesscentre og studier, der har bemandet skranke i hvert fald en del af dagen.

Er du stadig ved at vælge hele systemet? Start med vores guide til software til fitnesscentre. Denne side handler om skranken.

Hvad laver receptionen egentlig i løbet af en vagt?

Skranken gør fem ting igen og igen: lukker medlemmer ind, stopper dem, der ikke skal ind, tager imod penge, sælger eller fornyer medlemskaber og svarer på spørgsmål. Alle fem opgaver bygger på den samme medlemspost. Derfor bør receptionssystemet ikke være et separat produkt.

Det live check-in-feed: skrankens hovedskærm

Et live check-in-feed er en liste, der opdateres, når medlemmer kommer ind, og viser, hvem der kom, og hvornår. Receptionen har det åbent hele dagen, fordi det besvarer de almindelige spørgsmål med ét blik: er personen inde, virkede scanningen, hvor travlt er der i salen.

Det gør feedet brugbart i skranken:

• Alle indgange i én liste. QR-scanninger ved skranken og adgang gennem drejekorset skal vises sammen, så personalet ikke skal holde øje med to skærme.
• Afviste adgange er synlige. Hvis en scanning afvises, fordi medlemskabet er udløbet, eller medlemmet kommer uden for sine adgangstider, skal receptionen kunne se hvorfor.
• En reserveløsning, når telefonen er død. Et medlemsnummer, som personalet kan taste ind, holder køen i gang, når QR-koden ikke kan vises.

Om hardwaren (drejekors, speedgates, læsere, tablets ved skranken) kan du læse vores guide til adgangskontrol i fitnesscentre, og om reglerne bag hver scanning vores guide om check-in og adgangskontrol til fitnesscentre.

Hvordan skal skranken håndtere et udløbet medlemskab?

Det er systemet, der skal fange det udløbne medlemskab ved scanningen, ikke receptionisten. Så starter samtalen med et faktum på skærmen i stedet for med hukommelsen, og den bliver kort og venlig.

En enkel drejebog, der virker i skranken:

1. Vis status. "Dit medlemskab udløb den 3. Vil du forny i dag?"
2. Tilbyd den hurtigste vej. Betal kontant i skranken, hvilket receptionen registrerer, eller forny med kort i medlemsappen.
3. Registrer betalingen på medlemmet, så den næste scanning går igennem.
4. Send gæld videre, forhandl den ikke ved skranken. Er der en ældre ubetalt saldo, så notér den og giv den videre til lederen.

Det er bedre at forebygge den pinlige situation. En liste over medlemskaber, der udløber inden for 14 dage, gør det muligt for skranken at minde medlemmerne om det en uge før, mens de alligevel står ved skranken.

Betaling i skranken: kontant, kort og overførsel

Receptionssystemet skal registrere alle de betalingsformer, centret tager imod, i den samme oversigt, også kontanter. Hvis kontanterne står i en notesbog og kortene i et betalingsdashboard, opdager ingen, når der opstår gæld.

• Kontant og overførsel: registreres på medlemmet med dato og beløb.
• Kort: helst betalt ind på centrets egen betalingskonto, ikke holdt af leverandøren.
• Eksport: en CSV-fil af oversigten til din bogholder.

Gebyrerne varierer meget mellem leverandører, og forskellen på et platformsgebyr og et gebyr for kortindløsning betyder noget. Vores guide om betalingssystemer til fitnesscentre forklarer begge dele.

Salg af medlemskab i skranken

Et salg i skranken bør tage et par minutter: vælg pakken, opret medlemmet, tag imod eller registrer betalingen, og giv adgang. Det virker kun, hvis pakkerne allerede er sat op med pris, betalingsperiode, adgangstider og adgangsgrænser, så receptionen ikke skal finde på vilkår ved skranken.

Hold pakkelisten så kort, at den kan forklares i ét åndedrag, og få det nye medlem til at installere appen, før vedkommende går fra skranken, så QR-kortet er klar. Hvordan du bygger pakkerne op, gennemgår vi i vores guide til medlemsstyring i fitnesscentre.

Svar på medlemmernes spørgsmål uden at forlade skranken

De fleste spørgsmål i skranken handler om bookinger, medlemskortet, en træner eller appen. Kan man se medlemmets bookinger, status og træner i én visning, svarer receptionen på få sekunder i stedet for at sende folk videre.

Flyt med tiden rutinespørgsmålene over i medlemsappen. Når medlemmerne kan se deres bookinger, kort og program på telefonen, bruger skranken mindre tid på "er jeg booket på torsdag?".

Rettigheder til personalet: hvad skal receptionen se?

Rettigheder på sideniveau betyder, at ejeren bestemmer, side for side, hvad hver medarbejder kan åbne. Receptionen har som regel brug for check-ins, medlemmer, bookinger og registrering af betalinger, men sjældent omsætningsrapporter eller centrets indstillinger.

Giv hver person sit eget login (ingen fælles "reception"-konto, så du ved, hvem der registrerede hvilken betaling), og gennemgå rettighederne, når nogen skifter rolle. Vores guide til personalestyring i fitnesscentre dækker roller ud over skranken.

Tjekliste: vælg receptionssystem til dit fitnesscenter

Brug spørgsmålene i hver demo. Et værktøj, der ikke klarer de første fire, skaber ekstra arbejde i skranken hver dag.

Et check-in-API er en forbindelse, der lader et drejekors, en bom eller en scanner spørge centrets software, om et medlem må komme ind, og logge adgangen, når det sker.

Sådan håndterer Trainera skranken

I Trainera er receptionen en personalerolle i det samme system, som ejeren, trænerne og medlemmerne bruger. Personalet inviteres via e-mail og ser kun de sider, ejeren tillader, receptionen registrerer kontantbetalinger, og det live check-in-feed viser, hvem der kommer ind, mens det sker.

• Adgang: hvert medlem har et QR-kort i appen og et medlemsnummer; drejekors og scannere tilsluttes via check-in-API'et (op til 10 enheder på Core).
• Regler: udløbne, suspenderede eller inaktive medlemskaber og opbrugte adgangsgrænser afvises ved hver scanning.
• Betaling: kort via centrets egen Stripe-konto med 0 % platformsgebyr, PayPal, kontant eller bankoverførsel, alt i en transaktionsoversigt med CSV-eksport.
• Ejerens overblik: medlemmer, omsætning, check-ins, personale, leads, betalingsstatus, gæld og medlemskaber, der udløber inden for 14 dage.
• Pris: Core har en offentlig pris pr. land (for eksempel 119 USD om måneden i USA, og i Danmark vises prisen også i amerikanske dollar) med ubegrænset antal medlemmer, intet gebyr pr. medlem og intet oprettelsesgebyr, og starter med 7 dages prøveperiode. White Label koster næsten det dobbelte af Core og tilføjer centrets egen medlemsapp til iOS og Android.

Hvad hver rolle får på hver plan, gennemgår vi i Trainera til fitnesscentre: Core eller White Label, og de aktuelle priser for dit land står på prissiden.

Når skranken er tom: drejekors og døre

Til de stille timer kan Trainera også sørge for indgangen. Trainera anbefaler et trearmet drejekors, en speedgate, en svinglåge med en bred tilgængelig passage eller et el-slutblik eller en magnetlås på den eksisterende dør med en QR-læser på væggen, får det installeret, kobler det til centrets konto og tester det med rigtige medlemskort.

Hver scanning ved lågen lander i det samme live check-in-feed som skranken, med medlemmets foto, pakke, udløbsdato og eventuel ubetalt saldo. Receptionen tjekker selv medlemmer ind med en USB-2D-scanner eller via medlemsnummer, navn eller e-mail og arbejder videre offline mod den gemte medlemsliste og synkroniserer senere. Lågen kræver internet, så centret beslutter før installationen, om den skal åbne eller forblive låst, hvis forbindelsen falder ud.

Forbindelsen dækker op til 10 låger, læsere eller døre pr. center på alle planer for fitnesscentre, og hardware og installation prissættes pr. indgang. Læs mere om drejekors og dørstyring på trainera.fit.

Passer bedst til, og hvornår Trainera ikke passer

Passer bedst til: fitnesscentre og studier med bemandet skranke (fuld tid eller deltid), som vil have check-in, medlemskaber, kontant- og kortbetalinger, bookinger og medlemsappen i ét system, hvor receptionen kun ser de sider, den har brug for.

Passer ikke, hvis:

• din skranke primært er en butik eller en café, og du har brug for et kassesystem med lagerstyring; Trainera har ikke det, så planlæg et separat værktøj;
• du har brug for en kortterminal ved skranken, der er koblet til centrets software; kortbetalinger i Trainera går via centrets Stripe-konto, så tjek det i en demo;
• du vil have en gratis plan til dit center; Traineras planer til fitnesscentre er betalte, med 7 dages prøveperiode på Core.

Se, hvordan skranken, ejerens dashboard og medlemsappen hænger sammen på siden Trainera til fitnesscentre, eller start 7 dages prøveperiode på Core.

Læs også

• QR-check-in i fitnesscentret: scan ind og følg fremmødet
• Ubemandet fitnesscenter 24/7: regler, hardware og software
• CRM til fitnesscentre: gør henvendelser til medlemmer
• De ugentlige nøgletal, som enhver ejer af et fitnesscenter bør følge
• Sådan skifter du software til dit fitnesscenter uden nedetid