Software pagamenti palestra: commissioni, Stripe e contanti

Cosa fa davvero un software per i pagamenti in palestra?

Un software per i pagamenti in palestra incassa i soldi dagli iscritti, con carta online o in contanti alla reception, collega ogni pagamento all'abbonamento giusto e ti mostra chi ha pagato, chi deve ancora pagare e a chi scade presto l'abbonamento. Il prezzo del software è solo una parte del costo: quanto il software trattiene su ogni pagamento, e su quale account finiscono i soldi, contano altrettanto.

Quali commissioni paga una palestra sui pagamenti degli iscritti?

Ci sono quattro livelli di commissione, e si sommano. Solo il primo è inevitabile quando gli iscritti pagano con carta; gli altri tre dipendono interamente dal software che scegli.

Un esempio ipotetico mostra perché il secondo livello merita attenzione. Una palestra con 250 iscritti che pagano $50 al mese incassa $12,500 al mese. Una commissione della piattaforma dell'1% oltre all'elaborazione costa $125 al mese, cioè $1,500 all'anno, per gli stessi identici pagamenti con carta. Al 3% diventano $4,500 all'anno. Un costo di $1 per iscritto aggiunge $3,000 all'anno e cresce a ogni nuova iscrizione.

In Trainera le vendite online con carta passano dal tuo account Stripe con una commissione della piattaforma dello 0%. Le commissioni di elaborazione di Stripe restano e si pagano a parte, come con qualsiasi pagamento con carta. I piani per palestre hanno iscritti illimitati, nessun costo per iscritto e nessun costo di attivazione. I modelli di prezzo degli abbonamenti al software sono confrontati nella nostra guida a quanto costa un gestionale per palestre.

Perché conta su quale account Stripe arrivano i soldi?

Perché chi è titolare dell'account controlla il rapporto di pagamento, lo storico delle transazioni e, più avanti, quanto sarà facile andarsene. Le configurazioni più comuni sono due:

• Il tuo account presso il processore. Apri un account Stripe a nome della tua palestra e lo colleghi al software. Vedi di persona ogni addebito, rimborso e commissione, e l'account resta tuo se cambi software.
• Un account controllato dal fornitore. I pagamenti passano da un'elaborazione che la software house ha configurato e prezzato. L'avvio è rapido, ma è il fornitore a fissare la tariffa, può inserire un margine che non vedrai mai dettagliato e tiene il rapporto di pagamento. Chiedi cosa succede alle carte salvate se te ne vai, perché spostarle è spesso difficile.

Nessuna delle due è sbagliata in automatico, e una configurazione gestita dal fornitore può andare bene a una palestra che non vuole mai aprire la dashboard di un processore. Ma se vuoi sapere quanto costa ogni transazione e tenerti una via d'uscita pulita, il tuo account è la scelta predefinita più sicura. Stripe funziona solo nei paesi che supporta, quindi verifica prima che la tua palestra possa aprire un account dove è registrata.

Come gestire in un unico sistema pagamenti con carta e contanti alla reception?

Accettali entrambi, ma registrali entrambi nello stesso posto. Carte online e contanti alla reception senza nulla che li colleghi finiscono in un quaderno, un foglio di calcolo e un elenco iscritti che non tornano mai.

In Trainera gli iscritti acquistano l'abbonamento nell'app tramite il tuo account Stripe oppure pagano in contanti alla reception, che li registra, così carte e contanti finiscono in un unico registro delle transazioni. Ogni pacchetto porta con sé il tuo prezzo, la tua valuta, il tuo ciclo di fatturazione, gli orari di accesso e i limiti di ingresso, quindi ciò che un iscritto ha pagato è anche ciò che il sistema fa rispettare. Approfondisci i pacchetti nella nostra guida al software per la gestione degli abbonamenti in palestra. In gran parte dei Balcani, dell'Europa orientale e del Golfo pagare alla reception è ancora la norma, e un software che conosce solo gli abbonamenti con carta rimanda lo staff alla carta e penna.

Come sai chi ha pagato e chi deve pagare?

Ti servono tre cose: un elenco di chi ha debiti, un elenco degli abbonamenti in scadenza e una porta che blocca gli iscritti scaduti. Senza queste, i debiti emergono con settimane di ritardo e gli iscritti scaduti si allenano gratis.

Trainera mostra stato dei pagamenti, debiti e abbonamenti in scadenza nei prossimi 14 giorni. All'ingresso, abbonamenti scaduti, orari di accesso e limiti di ingresso vengono verificati a ogni scansione del QR, alla reception o su un tornello collegato (fino a 10 dispositivi su Core). Una semplice routine settimanale:

1. Scorri l'elenco dei debiti e chiudi o sollecita ogni importo aperto.
2. Contatta ogni iscritto il cui abbonamento scade nei prossimi 14 giorni, prima che scada e non dopo.
3. Lascia che la porta faccia il resto, così non è la reception a dover dire di no.

Le regole di accesso sono spiegate nella nostra guida agli accessi e al controllo degli ingressi in palestra, e la conversazione sul rinnovo fa parte di qualsiasi piano per ridurre gli abbandoni degli iscritti.

Cosa deve ricevere ogni mese il tuo commercialista?

Un'esportazione pulita di ogni transazione, con carta e in contanti, più i documenti che la giustificano. Se il tuo commercialista deve ricostruire il mese partendo dagli estratti conto e da un registro di cassa, paghi due volte la stessa contabilità.

Trainera tiene un registro delle transazioni con esportazione in CSV, così il mese arriva al commercialista in un unico file. Conserva anche contratti, fatture e documenti del personale: 10 GB di spazio per i documenti su Core e 50 GB su White Label.

Cosa devi verificare che Trainera non copre?

Alcuni requisiti sui pagamenti dipendono dal tuo mercato, quindi verificali con qualsiasi fornitore, Trainera compresa. Le funzioni per palestre pubblicate da Trainera coprono vendite con carta tramite il tuo account Stripe e contanti registrati alla reception. Non comprendono:

• Addebito diretto, come il SEPA nell'area euro, che molte palestre europee usano per i contratti mensili.
• Nuovi tentativi automatici e solleciti, cioè tentativi ripetuti su una carta rifiutata più email di promemoria.

Se la tua palestra lavora con contratti in addebito diretto o si affida ai nuovi tentativi automatici, chiedilo in una demo e fatti dare la risposta per iscritto. Dove gli iscritti pagano con carta nell'app o in contanti alla reception, la configurazione descritta sopra copre la gestione quotidiana. Per il quadro generale leggi come scegliere il software per una palestra piccola o boutique.

Checklist: le domande da fare a qualsiasi fornitore di software per i pagamenti in palestra

Fai le stesse otto domande a ogni fornitore prima di firmare, e confronta le risposte scritte una accanto all'altra.

• Trattenete una commissione della piattaforma o sulle transazioni sui pagamenti degli iscritti, e quanto?
• I soldi arrivano sul mio account presso il processore, con la commissione visibile su ogni transazione?
• La reception può registrare i contanti su un iscritto, nello stesso registro dei pagamenti con carta?
• C'è un costo per iscritto, un limite di iscritti o un costo di attivazione?
• Posso vedere debiti e scadenze in arrivo, e la porta blocca in automatico gli iscritti scaduti?
• Posso esportare ogni transazione in CSV?
• Supportate addebito diretto, nuovi tentativi e solleciti, se il mio mercato ne ha bisogno?
• Se me ne vado, cosa succede ai dati di pagamento salvati e allo storico?

Quanto costa Trainera per una palestra?

I piani per palestre hanno prezzi pubblici, fissi per paese e fatturati mensilmente con carta, con iscritti illimitati e nessun costo per iscritto o di attivazione. Core costa $149 al mese negli Stati Uniti, 139.99 € in Germania e nell'area euro occidentale e 129.99 € in Spagna e nell'area euro meridionale, con una prova di 7 giorni. White Label aggiunge la tua app iOS e Android con il tuo marchio, costa circa il doppio e si definisce durante una call. Consulta la pagina prezzi per il tuo paese e la panoramica delle funzioni per palestre per entrambi i piani. Stai cambiando software? Iscritti, pacchetti e date di scadenza vengono importati gratuitamente dalla tua esportazione.

Incassa i pagamenti con carta degli iscritti sul tuo account Stripe con una commissione della piattaforma dello 0% e registra i contanti alla reception: scopri Trainera per le palestre oppure inizia la prova di 7 giorni del piano Core.

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