Automatisering for personlige trænere: hvad giver mening

Hvad skal en personlig træner automatisere, og hvad skal forblive personligt?

Automatiser de beskeder, du sender på samme måde til alle klienter: velkomsten, beskeden "dit program er klar", påmindelser om en misset træning eller et misset check-in, programmer der er ved at slutte, forfaldne fakturaer, fødselsdage og anmodninger om anmeldelser. Hold alt, der kræver en vurdering, personligt: smerter, skader, ændringer i programmet, dårlige nyheder og klager.

Min regel er enkel. Hvis jeg ville kopiere og indsætte beskeden, kan den automatiseres. Hvis jeg skal tænke mig om, før jeg svarer, svarer et menneske.

Det her er en praktisk guide til automatisering for personlige trænere, skrevet fra trænerens side: hvad du skal automatisere, et eksempel på et flow med en If/Else-forgrening, reglerne der forhindrer dig i at spamme folk, og hvad hver Trainera-plan giver adgang til.

Hvorfor automatisering betyder mere, jo flere klienter du har

Med fem klienter husker du alt. Du ved, hvem der sprang tirsdagen over, hvis program slutter på fredag, og hvem der har fødselsdag i næste uge. Efter et vist punkt holder hukommelsen ikke længere, og det første, der glipper, er de små opfølgninger.

Det er netop de små opfølgninger, klienterne lægger mærke til. Et misset check-in uden svar fortæller klienten, at ingen holder øje. I praksis er mange af de opsigelser, jeg har set, startet med to eller tre stille uger, ikke med en stor klage. Vil du have det store billede, gennemgår vores indlæg om fastholdelse af klienter for coaches de vaner, der får klienter til at blive længere.

Automatisering erstatter ikke din opmærksomhed. Den sørger for, at de faste kontaktpunkter sker til tiden, så den tid, du har, går til de samtaler, der har brug for dig.

Otte klientøjeblikke, der er værd at automatisere

Det er de øjeblikke, Traineras coachingskabeloner er bygget op omkring. Tabellen viser, hvad der starter hvert øjeblik, og hvad der typisk bliver sendt.

To af dem fortjener en kommentar. Det missede check-in er det, jeg ville slå til først, fordi et check-in, som ingen følger op på, langsomt lærer klienten at springe det over. Formuleringer og timing finder du i vores guide til automatiske check-in-beskeder til klienter. Den anden er autosvaret på nye henvendelser: folk, der spørger om coaching, spørger ofte to eller tre coaches på én gang, og det første svar betyder noget. Hele forløbet står i vores indlæg om automatisk opfølgning på leads for personlige trænere.

Det skal du aldrig automatisere

Nogle beskeder ser rutineprægede ud, men er det ikke. De her bliver hos dig:

• Svar om smerter eller skader. "Mit knæ gør ondt efter squat" kræver et modspørgsmål, måske en ændring i programmet, måske en henvisning. En skabelon kan ikke gøre det på en sikker måde.
• Programændringer uden gennemgang. En automatisering må gerne tildele et forberedt program, når en blok slutter, men kun et, du allerede har kigget på for netop den klient. Lad aldrig et flow vælge belastning eller øvelser på egen hånd.
• Dårlige nyheder. En prisstigning, en aflyst session fordi du er syg, afslutningen på et coachingforløb. Skriv dem selv.
• Klager og frustration. Hvis en klient er utilfreds, gør et automatisk "tak for din feedback" det kun værre.
• Alt efter en lang stilhed, hvor du ikke ved hvorfor. En klient, der har været væk i en måned, kan slås med sygdom eller noget i familien. En munter besked, der skal vinde klienten tilbage, kan lande skævt. Opret hellere en opgave til dig selv.

En nyttig sikring i Trainera: bløde påmindelsestrin springes over, når du eller dit personale selv har skrevet til personen inden for de seneste 24 timer. Har du lige haft en rigtig samtale med en klient, træder det automatiske skub altså et skridt tilbage.

Et eksempel på et flow med en If/Else-forgrening

Her er et flow for et misset ugentligt check-in, sådan som jeg ville sætte det op. Det bruger en ventetid, en forgrening og et teamtrin.

1. Trigger: check-in misset.
2. Send i chatten i appen og som push: "Hej [fornavn], dit ugentlige check-in er stadig åbent. To minutter er nok, også selvom ugen var rodet." (Navnet kommer fra en variabel.)
3. Vent 2 dage.
4. If/Else: er check-in sendt ind?
   • Ja: stop. Du ser check-in og svarer som normalt.
   • Nej: opret en opgave til dig: "Skriv personligt til [fornavn] om ugen." Ingen anden automatisk påmindelse.

Forgreningen er det vigtige. Automatiseringen klarer det nemme tilfælde, hvor klienten bare glemte det. Det svære tilfælde, hvor der foregår noget, ender hos dig som en opgave og ikke som endnu en påmindelse. Det er den balance, du vil have: systemet følger op, du coacher.

Andre trin, du kan bruge i et flow: vent til en dato eller til en hændelse som en gennemført træning, tildel et program, et check-in, en vane eller et spørgeskema, føj klienten til en gruppe eller opret en opfølgning. Flowet kan starte på mere end 70 triggere, og du kan gemme dine egne triggere, for eksempel "startdato plus 30 dage", og genbruge dem.

Regler mod spam, som enhver coach bør beholde

Automatisering går galt, når en klient får fire beskeder på én aften fra tre forskellige flows. Trainera bruger disse regler som standard:

• Stille timer fra kl. 21.00 til 08.00, som du kan ændre, ligesom de dage, der sendes på. Svar på en besked, personen lige har sendt, går ud med det samme.
• Højst 2 automatiske beskeder om dagen og 6 om ugen per person fra samme afsender.
• En marketingbesked venter, hvis personen har fået en inden for de seneste 12 timer.
• STOP-svar respekteres i chat, WhatsApp, SMS og Viber, og e-mails har et afmeldingslink. Folk kan fravælge alle automatiske beskeder eller kun marketing.
• Ejeren kan sætte alt på pause med ét klik eller bruge nødstoppet. Det kan personalet ikke.
• Valgfri godkendelse før afsendelse: aldrig, kun marketing eller hver besked.
• Nye konti sender højst 50 automatiske beskeder om dagen i de første 7 dage.

Oven i det har jeg mine egne regler: én automatisering per øjeblik, aldrig to flows, der reagerer på samme trigger. Skriv hver besked, så den stadig giver mening, hvis klienten læser den på et dårligt tidspunkt. Og læs aktivitetsloggen én gang om ugen. Den viser hver kørsel og grunden til, at hvert trin blev sendt, sprunget over eller udskudt, plus et dagligt overblik kl. 08.00.

Hvilken kanal du skal bruge

Chat i appen og push virker fra første dag uden noget at forbinde, og til de fleste coachingpåmindelser er de nok. E-mail går gennem din egen SMTP-server eller e-mailudbyder, SMS gennem din egen Twilio-konto, Viber gennem en Viber Business-konto og WhatsApp gennem dit eget WhatsApp Business-nummer forbundet via Meta, eller som forberedte beskeder, du sender med ét tryk. Trainera lægger ikke et gebyr per besked oveni; udbyderens egne takster gælder. Er du i tvivl om, hvilken kanal der passer til hvilken besked, så læs push, SMS, e-mail eller WhatsApp til klientpåmindelser.

Grænser for automatisering på hver Trainera-plan

Automatiseringer er inkluderet i alle betalte trænerplaner. Priserne nedenfor er de amerikanske månedspriser på trainera.fit/pricing. Danmark hører til den zone, der ser priser i amerikanske dollar, så det er også de priser, du ser herfra; enkelte andre lande har deres egne faste priser.

"Aktive automatiseringer" betyder forløb, der kører; engangsbekræftelser tæller ikke med. Hvis du skifter til en lavere plan, bliver forløb over den nye grænse sat på pause, de bliver ikke slettet. TRAI, den indbyggede assistent, kan lave udkast til hele flows og deres beskeder direkte i Automatiseringer på Enterprise. Alle detaljer står på prissiden.

Til sammenligning sælger Everfit sine Autoflow-automatiseringer som et betalt tilkøb, fra $29 om måneden for 30 klienter, og Trainerize har automatiske beskeder med i sine planer. Tjek deres prissider for de aktuelle detaljer.

Trainera kører også livestreams for dine klienter på Pro og op: tilføj et YouTube-link og en ugentlig tidsplan, klienterne går med fra appen fra 15 minutter før hver session, får påmindelser 24 timer, 1 time og 15 minutter før, og du kan se, hvem der deltog. På Business og Enterprise kan du bygge kurser med videolektioner, quizzer og certifikater og tildele eller sælge dem til dine klienter.

Sådan kommer du i gang med skabeloner på en uge

Den fejl, jeg oftest ser, er at slå det hele til på dag ét. Start i det små:

1. Vælg én skabelon. På Starter er det din ene aktive automatisering, så vælg det øjeblik, der gør mest ondt. For de fleste coaches er det det missede check-in eller velkomstugen.
2. Omskriv hver besked med dine egne ord. Læs den højt. Hvis den lyder som en bank, så ret den.
3. Slå godkendelse af hver besked til den første uge. Du ser hver besked, før den går ud, og kan rette tone eller timing.
4. Tjek loggen efter et par dage. Se, hvad der blev sprunget over og hvorfor. Trin, der springes over, fordi du allerede har skrevet til klienten, er et godt tegn.
5. Tilføj det næste øjeblik først, når det første kører stille og roligt. På Pro er velkomstuge, misset check-in og programslut en god trio.
6. Gå over til flowbyggeren på Business, når en skabelon næsten passer, men du har brug for en forgrening, for eksempel en anden vej for klienter, der har gennemført deres træning.

Dine første tre automatiseringer, i rækkefølge

Hvis du kun tager én ting med fra det her indlæg: automatiser velkomsten, derefter det missede check-in med en forgrening, der sender de svære tilfælde tilbage til dig, og så programslut. Hold smerter, programændringer og dårlige nyheder personlige. Lad stille timer og grænserne per person være slået til. Den opsætning dækker de opfølgninger, der glipper først, uden at klienterne føler sig styret af en bot. For fitnesscentrets side af samme problem, se hvordan du mindsker medlemsfrafaldet i fitnesscentret.

Se skabelonerne, flowbyggeren og sikkerhedsreglerne på Traineras side om automatiseringer, eller opret en trænerkonto.