Automatisk opfølgning af leads for personlige trænere

Hvordan skal en personlig træner følge op på et nyt lead?

Svar på hver ny forespørgsel om coaching inden for få minutter med et kort autosvar. Hvis personen derefter bliver stille, sender du tre opfølgninger fordelt over den næste uge (dag 1, dag 3 og dag 7), og i det øjeblik personen svarer, tager du selv over. Automatisér påmindelserne, aldrig samtalen.

Resten af indlægget er detaljerne: beskederne, spørgeskemaet, kanalerne og samtykket.

Hvorfor svartiden afgør så mange leads

Den, der sender en forespørgsel om coaching, er motiveret i dag. Noget fik personen til at skrive netop nu: et billede, de ikke kunne lide, en bemærkning fra lægen, et bryllup om fire måneder. Den motivation falmer, og hurtigere, når ingen svarer.

Folk spørger også sjældent kun én coach. De skriver til to eller tre og taler så med den, der svarer først og lyder som et menneske. Jeg vil ikke give dig en procentsats, for jeg har ikke set et ærligt tal, der gælder for alle coaches. Det, jeg ser hos trænere, er enkelt: dem, der svarer inden for en time, får flere af de samtaler videre til et opkald end dem, der svarer næste aften.

Problemet er timingen. Forespørgsler kommer, når du har travlt: midt i en session, ude på gulvet i fitnesscentret, klokken 23:00, når du sover. Et autosvar svarer på få minutter og giver dig tid til at skrive ordentligt senere samme dag.

Opfølgning er ikke kvalificering. Opfølgningen får personen til en samtale. Kvalificeringen afgør i samtalen, om I passer sammen, og det gennemgår vi i sådan kvalificerer du leads til coaching.

Autosvaret på en ny forespørgsel om coaching

Den første besked har tre opgaver: bekræfte, at du har fået forespørgslen, sige, hvornår et menneske svarer, og give et lille næste skridt. Den skal ikke sælge.

Et eksempel, du kan tilpasse:

"Hej [fornavn], tak for din besked om coaching. Jeg er sammen med en klient lige nu og svarer dig personligt i dag. Så jeg kan forberede mig: kan du skrive i én linje, hvad du helst vil ændre de næste tre måneder?"

Hvorfor det virker:

• Et rigtigt navn nederst. Folk svarer en person, ikke "teamet".
• Ét spørgsmål, ikke ti. En lang formular i den første besked giver tavshed.

I Trainera er "ny forespørgsel om coaching" en af udløserne, og den færdige skabelon til autosvar på forespørgsler og velkomstuge dækker det første svar. Den kan gå ud som chat i appen og push-besked, fordi en person, der sender en forespørgsel om coaching, allerede har en Trainera-konto. Du skriver teksten med dine egne ord, skabelonen giver dig kun strukturen. Automatiske beskeder overholder som standard stille timer fra 21:00 til 08:00, og svar på en besked, personen lige har sendt, går ud med det samme.

En opfølgning på dag 1, dag 3 og dag 7

For leads, der bliver stille, holder en kort sekvens døren åben, uden at du jagter dem. Tre beskeder over en uge er nok. Flere føles som pres.

Et par bemærkninger. Beskeden på dag 1 fjerner en beslutning: ét link, én mulighed og en nem udvej for den, der hellere vil skrive. Beskeden på dag 3 er den, de fleste coaches gør forkert. "Ville lige høre, hvordan det går" giver personen ingenting, en praktisk idé giver dem en grund til at svare. Farvellet på dag 7 er tit den besked, folk endelig svarer på, fordi det fjerner presset.

Efter dag 7 stopper du. Hvis personen bad dig om at skrive igen senere, så sæt en påmindelse til dig selv, ikke endnu en automatisk besked.

Den samme sekvens som et flow

1. Udløser: ny forespørgsel om coaching.
2. Send autosvaret.
3. Vent 1 dag.
4. If/Else: har personen svaret i dette flow? Hvis ja: stop og opret en opgave til dig. Hvis nej: send beskeden til dag 1.
5. Vent 2 dage, samme tjek, derefter beskeden til dag 3.
6. Vent 4 dage, samme tjek, derefter beskeden til dag 7.
7. Teamtrin: skift leadets status og opret en opfølgning til dig om en måned, hvis personen bad om det.

Et booket opkald er ikke en betingelse i flowet: du ser bookingen og håndterer den selv, og når I først taler sammen, holder svartjekket påmindelserne væk. I Trainera er ventetider, If/Else-forgreninger og teamtrin (opgave, opfølgning, leadstatus) en del af den visuelle builder, som er inkluderet i trænerplanerne Business og Enterprise. På Starter og Pro arbejder du ud fra de færdige skabeloner. Automatiseringer findes på alle betalte trænerplaner, med 1 aktiv automatisering på Starter, 3 på Pro, 10 på Business og ubegrænset på Enterprise. Det store billede af, hvad du ellers kan automatisere, finder du i vores hovedindlæg om automatisering for personlige trænere.

Når et menneske tager over

Reglen er kort: i det øjeblik leadet skriver tilbage, træder automatiseringen til side, og du svarer. Konkret tager du over, når personen:

• svarer hvad som helst, også "ikke nu" eller en enkelt emoji;
• booker et opkald eller beder om et;
• spørger til pris, afdragsordning eller rabat;
• nævner smerter, en skade, graviditet, en medicinsk tilstand eller en fortid med spiseforstyrrelser (det kræver din dømmekraft og nogle gange en læge først);
• stiller et spørgsmål, din skabelon ikke svarer på;
• siger nej. Så takker du og stopper, og der bliver ikke sendt mere.

Trainera hjælper her på to måder. Bløde påmindelsestrin springes over, når du eller dit personale selv har skrevet til personen inden for de seneste 24 timer, så en påmindelse ikke lander lige efter din personlige besked. Og du kan kræve din godkendelse, før der sendes: aldrig, kun for marketingbeskeder eller for alle beskeder.

Et kort spørgeskema før opkaldet

Med et spørgeskema kan opkaldet handle om personen i stedet for om at udfylde en formular. Seks eller syv spørgsmål er nok:

1. Hvad vil du gerne ændre de næste tre måneder?
2. Hvordan træner du lige nu, hvis du træner?
3. Hvilke dage og tidspunkter kan du realistisk træne?
4. Hvor kommer du til at træne: i fitnesscenter, hjemme, udendørs?
5. Har du skader, smerter eller helbredsproblemer, jeg bør kende til?
6. Hvad har du prøvet før, og hvad fik dig til at stoppe?
7. Hvordan foretrækker du at blive kontaktet?

Timingen betyder mere end spørgsmålene. Send spørgeskemaet, efter personen har booket et opkald, ikke i det første autosvar. Hvilke svar der peger på et godt match, er et kvalificeringsspørgsmål, og også her går vores indlæg om at kvalificere leads til coaching mere i dybden.

I Trainera er det at tildele et spørgeskema et af de coachingtrin, et flow kan indeholde, og TRAI, den indbyggede assistent, kan lave et udkast til spørgsmålene, som du så redigerer. Et flow kan også tjekke "spørgeskema indsendt", før det sender en påmindelse.

E-mail, WhatsApp eller chat i appen?

Den bedste kanal er som regel den, personen brugte til at kontakte dig. Skrev de på WhatsApp, så svar på WhatsApp. Udfyldte de en formular med en e-mailadresse, så start med e-mail.

Trainera lægger ikke et gebyr pr. besked på nogen kanal, udbyderens egne priser gælder. WhatsApp har flest regler af de fire, så vi har skrevet en separat guide: WhatsApp for fitnesscentre og personlige trænere.

Regler for samtykke: opt-in til marketing og STOP

Jeg er coach, ikke jurist, og reglerne er forskellige fra land til land (GDPR i EU, andre love andre steder), så tjek, hvad der gælder for dig. De praktiske principper er de samme næsten overalt:

• At svare på en forespørgsel er ikke det samme som marketing. Når nogen spørger dig om coaching, forventes et svar og et par opfølgninger om netop den forespørgsel. Nyhedsbreve, kampagner og beskeder om et "forårstilbud" er marketing og kræver et separat samtykke.
• Bed tydeligt om samtykke til marketing. Brug et afkrydsningsfelt, der ikke er sat på forhånd, til nyheder og tilbud på din forespørgselsformular. Notér, hvornår og hvordan personen gav samtykke.
• WhatsApp kræver opt-in. Meta kræver, at folk har sagt ja til at modtage virksomhedsbeskeder fra dig på WhatsApp.
• STOP skal virke. I Trainera bliver STOP-svar respekteret i chatten, på WhatsApp, via SMS og på Viber, og folk kan vælge mellem at stoppe alle automatiske beskeder eller kun marketing.
• Grænser beskytter også dig. Som standard får en person højst 2 automatiske beskeder om dagen og 6 om ugen fra dig, en marketingbesked venter, hvis personen fik en inden for de seneste 12 timer, og nye konti sender højst 50 automatiske beskeder om dagen i deres første 7 dage.

Fejl, der koster trænere leads

• Et autosvar, der lyder som en bank. "Din forespørgsel er modtaget" fortæller personen, at der ikke er nogen.
• Sekvensen kører videre, efter personen har svaret. Som regel mangler der en forgrening, eller to automatiseringer reagerer på den samme udløser. Ét flow pr. situation.
• Prisen som første besked. Uden sammenhæng er et tal bare en grund til at gå. Send den, når personen spørger, sammen med en forklaring.
• Du lukker aldrig sløjfen. Et lead, der for altid står som "nyt", roder listen til og skjuler dem, der betyder noget.

Opfølgning virker kun, hvis der kommer leads ind. Er det dér, flaskehalsen sidder, så start med marketingstrategier til at finde klienter.

Usikker på, hvilken del af vejen til nye klienter der holder dig tilbage? Den gratis CoachScan fra Advencio stiller 8 spørgsmål og viser på under 3 minutter, hvilket område der kræver opmærksomhed først, og hvad du skal gøre først, uden point.

Din opfølgning på leads, sat op på en eftermiddag

Skriv autosvaret først: bekræft, lov et tidspunkt, stil ét spørgsmål og skriv under med dit navn. Skriv derefter beskederne til dag 1, dag 3 og dag 7 med din egen stemme, med reglen om, at ethvert svar stopper flowet og giver personen videre til dig. Send først spørgeskemaet, når et opkald er booket. Svar på den kanal, folk brugte, og hold marketing adskilt fra svarene på deres forespørgsel, med et STOP, der virker, på hver kanal.

Trainera kører også livestreams for dine klienter på Pro og opefter: tilføj et YouTube-link og et ugentligt skema, klienterne går ind fra appen fra 15 minutter før hver session, får påmindelser 24 timer, 1 time og 15 minutter før, og du kan se, hvem der var med. På Business og Enterprise kan du bygge kurser med videolektioner, quizzer og certifikater og tildele eller sælge dem til dine klienter.

Se skabelonen til autosvar på forespørgsler, builderen og sikkerhedsreglerne på Traineras side om automatisering.