Påmindelser til klienter: push, sms, e-mail eller WhatsApp?

Hvad er den bedste måde at sende påmindelser til klienter på: push, sms, e-mail eller WhatsApp?

For de fleste coaches og fitnesscentre er det bedste udgangspunkt chat i appen eller push først. Det koster ingenting pr. besked og lander i den samme app, som klienten træner i. Brug e-mail til alt med detaljer, links eller kvitteringer, og sms, WhatsApp eller Viber til de få beskeder, der virkelig skal ses: en betaling, der er forfalden, en opfølgning på en udeblivelse eller en ændring i skemaet samme dag.

Herunder finder du en sammenligningstabel, et valg for hver type besked og en rækkefølge at falde tilbage på.

De fem kanaler side om side

Hver kanal har en pris for dig som afsender, en indsats for at komme i gang og et spørgsmål om samtykke.

Jeg har bevidst ladet udbydernes priser være ude. De ændrer sig ofte og er forskellige fra land til land, så tjek prissiden hos din sms-, e-mail- og WhatsApp-udbyder, før du planlægger en udsendelse til 500 medlemmer.

Hvilken kanal du skal bruge til hver type påmindelse

Den fejl, jeg oftest ser, er at vælge én kanal til alt. En bookingpåmindelse og et tilbud, der skal vinde en tidligere klient tilbage, er forskellige beskeder med forskellig vægt, så de fortjener forskellige kanaler.

Påmindelse om booking eller træning

Push først, chatten som dokumentation. En påmindelse et par timer før træningen er nok, eller aftenen før ved tidlige morgentider. For coaches, der træner klienter fysisk, og hvis klienter ikke bruger en app, virker en WhatsApp-besked eller en sms dagen før bedre end en mail, de først åbner efter træningen.

Mistet træning eller manglende check-in

Chat i appen. Det er en coachingbesked, ikke en meddelelse fra kontoret. Den skal lyde som dig, invitere til et svar og ligge ved siden af træningshistorikken. Hvis klienten stadig er tavs to eller tre dage senere, er en ny besked på WhatsApp eller sms rimelig. Derefter stopper du automatikken og skriver selv. Vores eksempler på automatiske check-in-beskeder viser, hvordan du formulerer dem uden at lyde som en robot.

Betaling, fornyelse og afvist betaling

E-mail plus push eller chat. Mailen indeholder beløbet, datoen og betalingslinket, og det er der, folk leder efter kvitteringer. En kort push eller en chatbesked sørger for, at den ikke drukner. Hvis betalingen stadig er forfalden efter en påmindelse eller to, går du over til sms eller WhatsApp, og i et fitnesscenter giver du den også videre til receptionen som en opgave.

Markedsføring og tilbagevinding

E-mail, eller WhatsApp og sms kun med samtykke. E-mail med et afmeldingslink er det sikre udgangspunkt. Hvis nogen udtrykkeligt har sagt ja til at høre om tilbud på WhatsApp, kan du bruge det, men spred beskederne ud: én besked om at komme tilbage med nogle ugers mellemrum er rigeligt, og ingen bør få en kampagne samme dag som en betalingspåmindelse.

Akut ændring i skemaet

Sms eller WhatsApp, plus push. Et hold, der aflyses en time før start, er det eneste tilfælde, hvor rækkevidden betyder mere end prisen. Send det gennem den kanal, der virker uden at åbne en app, og læg det også i appen, så dem, der kigger der, ser det. Sker det tidligt om morgenen, sender du det selv i stedet for at vente på en automatisering.

Brug en fast rækkefølge, ikke alle kanaler på én gang

At sende den samme påmindelse på push, e-mail, sms og WhatsApp i samme øjeblik føles som at blive råbt ad. En fast rækkefølge er roligere og billigere:

1. Send i chatten eller som push først. Det er gratis, og det er der, klienten allerede er.
2. Vent på det, du faktisk vil have: bookingen bekræftet, check-in sendt, fakturaen betalt.
3. Hvis det ikke er sket efter en rimelig ventetid, sender du én besked gennem en tilsluttet kanal, for eksempel WhatsApp, sms eller e-mail.
4. Hvis der stadig ikke sker noget, tager et menneske over: dig, en coach på dit hold eller receptionen.

Det afgørende er trin 2. Du venter ikke på at se, om beskeden blev læst, du venter på resultatet. En klient, der betalte efter pushen, har ikke brug for sms'en.

I værktøjer med betingelser og ventetider er det én gren: "hvis check-in stadig mangler efter 2 dage, så send WhatsApp-versionen, ellers gør ingenting".

Samtykke, stille timer og hyppighed

Valget af kanal er kun den ene halvdel. Den anden halvdel er ikke at irritere folk:

• Stille timer. Intet automatisk sent om aftenen eller før morgenmaden. En påmindelse klokken 22:00 får folk til at slå notifikationerne fra.
• Et loft pr. dag og pr. uge for hver person. Flere automatiseringer kan ramme den samme klient på samme dag: mistet træning, check-in der skal sendes, fornyelse. Uden et loft hober de sig op.
• Træk dig, når et menneske har skrevet. Hvis du skrev til klienten i morges, skal det automatiske "hvordan går det?" ikke sendes i eftermiddag.
• Respektér STOP overalt. På sms, WhatsApp og Viber skal et svar med STOP stoppe de automatiske beskeder, og hver mail skal have et link til afmelding.
• Hold markedsføring og service adskilt. Nogle klienter vil gerne have påmindelser, men ingen tilbud. Lad dem vælge.

For WhatsApp gælder der ekstra regler om erhvervsnumre, skabeloner og samtykke. Dem gennemgår vi i WhatsApp for fitnesscentre og personlige trænere.

Sådan fungerer det i Trainera

I Trainera Automations virker chat i appen og push fra første dag, uden at du skal forbinde noget. E-mail går gennem din egen SMTP eller e-mailudbyder, sms gennem din egen Twilio-konto, Viber gennem din egen Viber Business-konto, og WhatsApp gennem dit eget WhatsApp Business-nummer forbundet via Meta, eller som færdige beskeder, du selv sender med ét tryk. Trainera lægger intet gebyr pr. besked oven i; din udbyders egne priser gælder.

Sikkerhedsreglerne ovenfor er indbygget: stille timer fra 21:00 til 08:00 som standard (kan redigeres, og svar på en besked, personen lige har sendt, går ud med det samme), højst 2 automatiske beskeder om dagen og 6 om ugen pr. person fra én afsender som standard, 12 timer mellem markedsføringsbeskeder, og bløde påmindelsestrin springes over, når du eller dit personale har skrevet til personen inden for de seneste 24 timer. Svar med STOP respekteres i chat, WhatsApp, sms og Viber, og folk kan fravælge alle automatiske beskeder eller kun markedsføring.

Push hjælper kun, hvis klienterne åbner appen, så det er værd at læse hvad du skal sende som pushnotifikationer, og hvor tit. Og påmindelser er kun én del af at fastholde folk; det store billede finder du i fastholdelse af klienter for coaches.

Livestreams bruger påmindelser helt uden opsætning: klienter, der er tilknyttet en stream, får påmindelser 24 timer, 1 time og 15 minutter før hver session og en notifikation, når coachen går live (trænerabonnementer fra Pro). Automatiseringer findes på alle betalte trænerabonnementer (1 aktiv sekvens på Starter, 3 på Pro, 10 med If/Else-byggeren på Business, ubegrænset på Enterprise) og for fitnesscentre på Studio og Enterprise eller som tilkøbet Automations på Core og White Label.

En opsætning du kan kopiere i denne uge

• Påmindelser om træning og check-in: push, med en chatbesked som dokumentation.
• Mistede træninger: chat med din egen stemme, én opfølgning på WhatsApp eller sms, derefter dig.
• Betalinger og fornyelser: e-mail med detaljerne, en push der peger på den, derefter en opgave til personalet.
• Tilbagevinding: e-mail, eller WhatsApp kun til dem, der har sagt ja.
• Akutte ændringer: sms eller WhatsApp plus et opslag i appen.

Start med chat og push, forbind først en ekstra kanal, når du har en besked, der har brug for den, og hav altid et menneske for enden af hver kæde.

Sæt påmindelser op med stille timer og grænser pr. person i Trainera Automations.