Come tracciare le richieste di coaching senza un CRM

Come si tracciano le richieste di coaching senza un CRM?

Metti ogni persona interessata in un unico elenco con sei colonne: nome, fonte, stato, prossimo passo, data di follow-up ed esito. Aggiungi ogni persona il giorno in cui ti scrive, rivedi l'elenco per 15 minuti una volta a settimana e dopo 30 giorni vedrai dove le persone smettono di avvicinarsi a una conversazione, invece di tirare a indovinare. Basta un foglio di calcolo gratuito. Conta più l'abitudine dello strumento.

Quello che vedo con i coach che si sentono bloccati raramente è un coaching debole. Più spesso le conversazioni sono sparse tra DM di Instagram, WhatsApp, email e una nota sul telefono, e nessuno, coach compreso, sa dire cos'è successo a ogni persona. Qui trovi come rimediare con un foglio semplice che puoi preparare stasera.

Perché perdere il filo delle richieste ti costa clienti?

Quando le persone interessate non stanno in un unico posto, i follow-up saltano e finisci per giudicare la tua attività a memoria, che ricorda le conversazioni rumorose e dimentica quelle silenziose.

In pratica succede questo:

• Ricordi che qualcuno ha chiesto del coaching qualche settimana fa, ma non trovi più la chat.
• Ricontatti solo chi ti riscrive per primo.
• Non sai dire quante persone hanno chiesto del coaching il mese scorso, né dove ti hanno trovato.
• Ti senti pieno di messaggi tutta la settimana, eppure i nuovi clienti arrivano a ondate casuali.
• Hai promesso a qualcuno "domani ti mando i dettagli" e domani è diventato due settimane.

Conta anche la velocità. Una ricerca pubblicata su Harvard Business Review sulle richieste di vendita online ha rilevato che la maggior parte delle aziende risponde troppo lentamente, e che una risposta rapida fa una vera differenza sul fatto che una conversazione vada da qualche parte. Non puoi rispondere in fretta a persone che hai dimenticato.

Il tracciamento è uno dei sei punti in cui di solito si blocca la crescita del coaching online, e la panoramica su perché il tuo coaching online non cresce copre gli altri cinque. Se non sei sicuro che il tracciamento sia davvero il tuo punto debole, puoi scoprire in quale area si trova il problema in meno di 3 minuti con il CoachScan gratuito. Fa 8 domande brevi, non dà nessun punteggio e ti mostra quale parte del percorso verso nuovi clienti di coaching online richiede attenzione per prima e cosa fare per primo. L'ha creato Advencio, il partner di crescita di Trainera per i coach che vogliono più clienti online.

Quali sono le sei colonne che servono a ogni elenco di richieste?

Sei colonne bastano, perché ognuna risponde a una domanda a cui altrimenti dovresti rispondere a memoria più avanti.

Tieni fisso l'elenco degli stati. Se ti permetti di scrivere "forse", "caldo", "interessato?" e "da risentire" come stati, la colonna smette di avere senso. Un menu a tendina aiuta, e in Google Fogli puoi ordinare e filtrare i dati così chi va ricontattato oggi finisce in cima.

Se vuoi una settima colonna, che sia un breve campo note per una riga di contesto, tipo "vuole allenarsi a casa, fa i turni di notte". Tutto ciò che è più lungo va nella conversazione stessa.

Come aggiungere le persone senza che diventi un peso?

Aggiungi una riga nel momento in cui qualcuno mostra un interesse reale, non a fine settimana quando metà dei dettagli sono spariti.

Interesse reale significa che ha chiesto il prezzo, ha chiesto come funziona il tuo coaching o ha detto che vuole aiuto per un obiettivo. Un like, una reazione a una storia o un commento "top!" non sono ancora una richiesta.

1. Tieni il foglio a un tocco di distanza sul telefono, accanto alle app dove le persone ti scrivono.
2. Aggiungi la riga prima di rispondere. Ci vuole meno di un minuto.
3. Prima di chiudere la chat, compila il prossimo passo e la data di follow-up.
4. Quando qualcosa cambia, come una call fissata o un no chiaro, aggiorna lo stato il giorno stesso.

Le tue risposte possono fissare il prossimo passo al posto tuo. Qualche frase che puoi mandare così com'è:

• "Grazie per avermi scritto. Posso farti due domande veloci, così ti dico onestamente se il mio coaching fa per te? Qual è il tuo obiettivo principale per i prossimi tre mesi, e cosa ti ha frenato finora?"
• "Mi sa che dobbiamo sentirci. Ti va bene martedì o mercoledì sera per una call breve? Scegli tu e ti mando il link."
• "Ti avevo detto che ti avrei riscritto oggi. Stai ancora pensando di iniziare questo mese, o non è il momento giusto? Va benissimo in entrambi i casi."

Le domande di qualificazione che fai nella prima risposta contano molto, e come qualificare i lead nel coaching approfondisce quali usare. Se le persone spariscono subito dopo la tua prima risposta, leggi perché i potenziali clienti spariscono prima della call.

Com'è una revisione settimanale di 15 minuti?

Una volta a settimana ordini per data di follow-up, ti occupi di tutti quelli in scadenza o in ritardo e scrivi una cosa che hai notato.

1. Escludi le righe con stato cliente o no, poi ordina per data di follow-up.
2. Chi è in ritardo: mandagli il follow-up adesso, oppure chiudi la riga come "nessuna risposta" con la data di oggi.
3. Chi non ha un prossimo passo: dagliene uno, anche se è "ultimo messaggio il 20".
4. Conta le righe nuove della settimana e annota da dove arrivano.
5. Leggi nella colonna esito i motivi per cui le persone non hanno iniziato.
6. Scrivi una frase in cima al foglio: "Questa settimana ho notato che..."

Metti la revisione in agenda come una sessione con un cliente. La domenica sera o il lunedì mattina vanno bene, perché impostano la settimana. Se i follow-up si accumulano anche con la revisione, alcuni promemoria si possono automatizzare, e il follow-up automatico dei lead per personal trainer mostra cosa automatizzare e cosa tenere personale.

Cosa ti mostrano 30 giorni di registrazione?

Dopo un mese il foglio smette di essere una lista di cose da fare e diventa una prova: mostra dove le persone interessate smettono di avvicinarsi a una conversazione o a una decisione.

Guarda numeri semplici, non rapporti: quante persone ti hanno contattato, quante erano adatte, quante hanno fissato una call, quante si sono presentate e quante sono diventate clienti. Poi confronta quello che vedi con gli schemi qui sotto.

Se le cose si fermano alle call, cosa fare quando un cliente dice "ci devo pensare" copre la conversazione e il follow-up. Se vuoi andare più a fondo con i numeri, le metriche dalla prima richiesta al cliente spiegano ogni conteggio e come leggerlo nel tempo. E se molte persone non sono adatte, il problema può stare in come è costruita la tua offerta di coaching online.

Foglio di calcolo o software di coaching: cosa usare?

Per le persone che sono solo interessate, di solito basta un foglio di calcolo. Il software di coaching diventa utile quando le persone diventano clienti.

Un foglio è gratuito, funziona sul telefono e più avanti puoi condividerlo con un assistente. Comincia a stare stretto quando più persone rispondono ai tuoi messaggi, o quando ti servono promemoria che non dipendano dal fatto che tu apra il file.

Se lavori con Trainera, tutto quello che viene dopo il sì può stare in un unico account: piani di allenamento e alimentazione, check-in, chat e pagamenti, e i questionari iniziali sono inclusi in tutti i piani, Free compreso. Una soluzione semplice è tenere il foglio per chi è interessato e spostare la persona in Trainera il giorno in cui inizia.

Qualunque strumento usi, stai custodendo i contatti di altre persone. La guida della FTC statunitense Protecting Personal Information si riduce a questo: sapere cosa conservi, tenere solo quello che ti serve e proteggerlo. In Italia valgono anche le regole europee sulla privacy, ma l'abitudine è la stessa. Per un elenco di richieste significa niente dati sulla salute, una password robusta sull'account e condivisione solo con chi ne ha bisogno.

Errori comuni che rendono inutile il foglio

• Troppe colonne. Età, peso, obiettivi e dieta vanno nel questionario iniziale, non in un elenco che devi scorrere in pochi secondi.
• Registrare solo le persone promettenti. Quelle che hanno detto no o sono sparite ti insegnano di più.
• "Più avanti" invece di una data. Ogni riga aperta ha bisogno di una vera data di follow-up.
• Cancellare le righe. Chiudi la riga con un esito. Chi ha detto "non ora" in primavera potrebbe essere pronto in autunno.
• Fare la revisione solo quando le cose vanno piano. È più utile nelle settimane piene, quando le persone ti sfuggono.
• Cambiare le colonne ogni mese. Tieni la stessa struttura per almeno 30 giorni, così puoi confrontare.

Prepara il tuo elenco di richieste in una serata

Apri un nuovo foglio e aggiungi le sei colonne. Poi ripercorri DM, WhatsApp ed email degli ultimi due o tre mesi e aggiungi ogni persona che ha chiesto del coaching, con un esito onesto per ciascuna. Se per diverse persone non sai dire cos'è successo, hai già la tua risposta sul tracciamento, e la revisione settimanale comincia questa domenica.

Non sei sicuro che il tracciamento sia la tua lacuna più grande? Fai il CoachScan gratuito: 8 domande, meno di 3 minuti, e ti mostra quale area del percorso verso nuovi clienti online richiede attenzione per prima.