Kuntosaliohjelmisto: mitä tarvitset varausten ja aikataulutuksen lisäksi

Pelkkä varausohjelmisto jättää aukkoja, jotka tulevat yleensä esiin muutaman kuukauden kuluttua

Useimmat kuntosalin tai studion omistajat aloittavat ohjelmistonhaun ratkaisemalla näkyvimmän ongelman – tuntien ja tapaamisten saaminen varattaviksi verkossa puhelimen tai taulukkolaskennan sijaan – ja se on järkevä lähtökohta. Aukko tulee esiin myöhemmin, kun varaukset toimivat hyvin, mutta omistaja huomaa, että useat muut liiketoiminnan osat eivät edelleenkään ole katettuina: maksun kerääminen luotettavasti, jäsenten kanssa viestiminen laajassa mittakaavassa, henkilökunnan palkanmaksun hallinta, jäsenten pitkäaikaisen sitoutumisen ylläpito ja selkeiden lukujen näkeminen siitä, miten liiketoiminta oikeasti menestyy. Näiden tarkistaminen ennen alustaan sitoutumista säästää maksamasta toisesta järjestelmästä tai elämästä manuaalisten kiertoteiden kanssa muutaman kuukauden kuluttua.

Jäsenviestintä

Varausohjelmisto kertoo jäsenelle, milloin hänen tuntinsa on; se ei aina hoida kuntosalin tarvitsemaa laajempaa viestintää: automaattisia tuntimuistutuksia, tapaa viestiä suoraan yksittäiselle jäsenelle jostain tietystä asiasta, tai yksinkertaista tapaa ilmoittaa aikataulumuutoksesta tai studion sulkemisesta kaikille kerralla. Ilman tätä sisäänrakennettuna omistajat päätyvät usein tekstaamaan tai sähköpostittamaan jäseniä manuaalisesti, mikä ei skaalaudu kovin hyvin pientä studiota suuremmaksi. Kannattaa tarkistaa: tukeeko alusta sekä kaikille lähetettäviä viestejä että suoria henkilökohtaisia viestejä, ja voivatko jäsenet oikeasti vastata samassa järjestelmässä?

Automaattinen laskutus ja maksujen perintä

Aikataulutus ja laskutus ovat toisiinsa liittyviä mutta eri ongelmia. Alusta voi hoitaa varaukset hyvin ja silti jättää laskutuksen manuaaliseksi, kömpelöksi prosessiksi – vanhentuneen kortin takia perään soittamista jäsenille, epäonnistuneiden veloitusten manuaalista uudelleenajoa tai sen seuraamista taulukkolaskennassa, kuka on maksuissa jäljessä. "Dunning" on termi automaattiselle prosessille, jossa epäonnistuneita maksuja yritetään uudelleen ja jäsenelle ilmoitetaan, kun veloitus ei mene läpi; se kuulostaa pieneltä ominaisuudelta, kunnes teet sitä manuaalisesti kymmenille jäsenille joka kuukausi. Kannattaa tarkistaa: yrittääkö alusta automaattisesti epäonnistuneen maksun uudelleen ja ilmoittaako se jäsenelle, vai jääkö epäonnistunut veloitus vain lojumaan, kunnes henkilökunta huomaa sen?

Tuntien kapasiteetti ja jonotuslistat

Peruvarausjärjestelmä hoitaa jäsenen paikan varaamisen. Mitä se ei aina hoida hyvin, on se, mitä tapahtuu, kun tunti on täynnä: tarjoaako järjestelmä jonotuslistan, ja siirtääkö se automaattisesti seuraavan jonossa olevan ja ilmoittaako hänelle, jos peruutuksesta vapautuu paikka? Ilman kunnollista jonotuslistan hallintaa suositut tunnit joko pysyvät keinotekoisesti tyhjinä (koska järjestelmä näyttää "täynnä" ja torjuu ihmisiä, jotka olisivat ottaneet viime hetken vapaan paikan) tai henkilökunnan on hallinnoitava jonotuslistaa manuaalisesti puhelimitse tai tekstiviestein, mikä ei skaalaudu tuntimäärän kasvaessa.

Henkilökunnan palkanmaksu ja provisioiden seuranta

Moni studio maksaa ohjaajille tai valmentajille pidettyjen tuntien, suoritettujen tapaamisten tai pakettimyynnin provision perusteella kiinteän palkan sijaan. Varausohjelmistolla ei usein ole tästä käsitystä lainkaan – se tietää, että tunti pidettiin, mutta ei sitä, mitä ohjaajalle kuuluu siitä maksaa. Ilman automaattista seurantaa palkanlaskennasta tulee manuaalinen, virhealtis tehtävä jokaisella palkkajaksolla, varsinkin kun studiolla on useita ohjaajia erilaisin palkkarakentein. Kannattaa tarkistaa: laskeeko alusta ohjaajan tai valmentajan palkan suoraan toteutuneista tunneista tai tapaamisista, vai joutuuko joku kokoamaan sen käsin varauskalenterista?

Jäsenten sitouttamis- ja pysyvyystyökalut

Tunnin varaaminen ja pitkäaikaiseksi jäseneksi jääminen ovat eri asioita. Pysyvyystyökalut – niiden jäsenten merkitseminen, joiden käyntitiheys on laskenut, automaattinen yhteydenotto katkenneen käyntiputken jälkeen, yksinkertainen virstanpylväiden tunnistus – auttavat huomaamaan irtautumassa olevat jäsenet ennen peruutusta, sen sijaan että asia selviäisi vasta peruutuksen tapahduttua. Puhtaalla varaustyökalulla ei ole tähän lainkaan näkyvyyttä; se tietää vain toteutuneet varaukset, ei sitä mallia, jossa joku varaa hiljalleen yhä vähemmän.

Raportointi, jota oikeasti käytät

Lopuksi, perusvarausohjelmisto tarjoaa usein kalenterinäkymän ja ehkä yksinkertaisen osallistujamäärän, mutta ei sitä raportointia, jota omistaja oikeasti tarvitsee liiketoiminnan pyörittämiseen: liikevaihdon trendit ajan myötä, pysyvyys- ja poistumaprosentit, mitkä tuntityypit tai ajankohdat ovat tuottoisimpia, ja miten käyttöaste vertautuu eri päivien tai ohjaajien välillä. Ilman tätä omistajat päätyvät viemään raakadataa ja rakentamaan omia taulukkolaskelmiaan vastatakseen perusliiketoiminnan kysymyksiin – juuri sitä manuaalista työtä, jonka ohjelmiston piti poistaa.

Yksinkertainen tarkistuslista ennen sitoutumista

• Viestintä: Voitko viestiä jäsenille yksitellen ja lähettää viestejä kaikille suoraan alustan sisältä?
• Laskutus: Yrittääkö se automaattisesti uudelleen epäonnistuneita maksuja ja ilmoittaako jäsenille, ilman että henkilökunta joutuu perään soittamaan käsin jokaiselle?
• Jonotuslistat: Hallinnoiko ja ilmoittaako täysi tunti jonotuslistasta automaattisesti, vai joutuuko henkilökunta tekemään tämän käsin?
• Palkanlaskenta: Pystyykö se laskemaan, mitä ohjaajille tai valmentajille kuuluu maksaa, suoraan toteutuneista tunneista tai tapaamisista?
• Pysyvyys: Merkitseekö se jäsenet, joiden käyntitiheys laskee ennen peruutusta, vai näyttääkö se vain jo toteutuneet varaukset?
• Raportointi: Näetkö liikevaihdon, pysyvyyden ja käyttöasteen trendit ilman datan vientiä ja oman taulukkolaskelman rakentamista?

Mikään näistä aukoista ei tarkoita, että varausohjelmisto olisi huono lähtökohta – yleensä se on juuri sitä. Tarkoitus on tarkistaa loput tästä listasta ennen pitkäaikaiseen sopimukseen sitoutumista, sen sijaan että aukot löytyisivät yksi kerrallaan seuraavan vuoden aikana.

Miksi nämä aukot tulevat esiin ennustettavassa järjestyksessä

Omistajat huomaavat nämä aukot yleensä suunnilleen samassa järjestyksessä, mikä kannattaa tietää, koska se kertoo, mitä tarkistaa, vaikka ongelmaa ei olisi vielä ilmennyt. Laskutusongelmat tulevat yleensä esiin ensimmäisenä, usein jo ensimmäisten laskutusjaksojen aikana, koska epäonnistunut maksu näkyy välittömästi ja vaikuttaa suoraan liikevaihtoon. Viestintäaukot tulevat seuraavaksi, yleensä ensimmäisen aikataulumuutoksen tai sulkemisen yhteydessä, joka pitää saada nopeasti kaikkien tietoon. Palkanlaskennan ja provisioseurannan aukot tulevat yleensä esiin ensimmäisellä palkkajaksolla toisen tai kolmannen, erilaisella palkkarakenteella työskentelevän ohjaajan palkkaamisen jälkeen. Pysyvyys- ja raportointiaukot ilmaantuvat hitaimmin, usein vasta kuuden kuukauden tai vuoden kuluttua, kun omistaja huomaa, ettei pysty selittämään, miksi jäsenmäärän kasvu on pysähtynyt tai miksi tietty tunti menettää jatkuvasti osallistujia. Kaikkien näiden tarkistaminen etukäteen, sen sijaan että odotettaisiin kokevansa jokaisen erikseen, on se, mikä erottaa sujuvan ensimmäisen vuoden uudella alustalla turhauttavasta.

Miten tätä arvioidaan demon tai kokeilujakson aikana

Kun vertailet alustoja, kannattaa kysyä suoraan ja mielellään testata käytännössä myyntipuheen uskomisen sijaan: laukaiseeko epäonnistunut maksu oikeasti automaattisen uudelleenyrityksen ja jäsenilmoituksen, hallinnoiko täysi tunti oikeasti jonotuslistaa automaattisesti jonkun peruessa, ja voiko raportin "mitkä tunnit ovat oikeasti kannattavia tässä kuussa" tuottaa ilman taulukkolaskelmien manuaalista yhdistämistä. Toimittajan vahvistus "kyllä, tuemme sitä" myyntipuhelussa on järkevä lähtökohta, mutta ominaisuuden oikea klikkaaminen itse kokeilujakson aikana omalla todellisella tuntiaikataululla ja testitapahtumalla on ainoa tapa tietää, toimiiko se käytännössä tarvitsemallasi tavalla, ei vain teoriassa.

Kannattaa myös kysyä, mitä sisältyy juuri sinun hintatasoosi verrattuna siihen, mikä vaatii päivitystä, sillä osa alustoista markkinoi koko ominaisuusvalikoimaa laajasti mutta lukitsee laskutuksen automatisoinnin, palkanlaskennan tai edistyneen raportoinnin korkeamman hintatason taakse kuin se, josta sinulle alun perin tarjottiin. Selkeän, konkreettisen vastauksen saaminen tähän etukäteen välttää epämiellyttävän yllätyksen, kun huomaat ominaisuuden, jonka oletit sisältyvän, vaativankin lisämaksua, kun jo nojaat alustaan päivittäin.