Personal trainer in Italië: partita IVA en forfettario

Heb je een partita IVA nodig om in Italië personal trainer te zijn?

Train je klanten doorlopend als zelfstandige, dan wel: de meeste personal trainers openen een partita IVA (het Italiaanse btw-nummer, vergelijkbaar met een inschrijving als zzp'er) en kiezen het regime forfettario, een vereenvoudigd forfaitair stelsel dat in 2026 geldt tot 85.000 € aan ontvangen honoraria (boven 100.000 € val je er meteen uit). Sinds 1 januari 2024 moeten alle forfettari een e-factuur via SdI (Sistema di Interscambio, het Italiaanse e-factuursysteem) uitgeven, zonder minimumdrempel. In het gewone regime vallen personal trainingsdiensten onder 22% btw (IVA).

Dit artikel is voor wie in Italië traint of erheen verhuist, en zet op een rij wat je echt nodig hebt: regime, btw, facturen, samenwerking met ASD en SSD, contracten, privacy, tarieven en tools. Het is geen fiscaal advies: je eigen situatie (sociale premies, ATECO-code, samenwerkingen) laat je altijd controleren door een commercialista, de Italiaanse belastingadviseur.

Forfettario of ordinario: de cijfers voor 2026

De keuze van het regime bepaalt hoeveel administratie je hebt en hoe je je prijzen opbouwt. De drempels hieronder zijn die voor 2026 volgens Fiscoly en Legge in chiaro.

De grens werkt op kasbasis: het telt wanneer je het geld ontvangt, niet wanneer je factureert. Een trainer die in december pakketten voor januari laat betalen, houdt daar rekening mee, zeker als hij dicht bij de grens zit.

Ter oriëntatie: personal trainers openen hun partita IVA meestal als zelfstandig sportinstructeur, bijna altijd in het forfettario, zoals Taxman uitlegt. De juiste ATECO-code en de pensioenregeling bij het INPS (de Italiaanse sociale verzekeringsinstantie) hangen af van hoe je werkt: kies ze met je commercialista voordat je opent, want later wijzigen kost tijd.

Btw van 22% en de situatie bij ASD en SSD

Sportdiensten van commerciële partijen, personal training inbegrepen, vallen onder het algemene tarief van 22%, meldt Fiscosport. Bij amateursportorganisaties ligt het anders.

Met de Italiaanse sporthervorming (D.Lgs. 36/2021 en bijbehorende decreten) gaan sinds 1 januari 2026 veel diensten van ASD en SSD (amateursportverenigingen en amateursportvennootschappen) van "buiten de btw" naar "vrijgesteld van btw", en de vrijstelling kan ook diensten aan derden betreffen, volgens TeamSystem. Sommige vakbronnen schrijven dat deze transacties nu als vrijgesteld geregistreerd en gedocumenteerd moeten worden, met factuur of kassabon. Hierover vonden we geen circulaire van de Agenzia delle Entrate (de Italiaanse belastingdienst), dus werk je samen met een vereniging, controleer het dan met hun adviseur.

De e-factuur: zo regel je het zonder uren kwijt te zijn

Vanaf 1 juli 2022 gold de plicht voor forfettari boven 25.000 €, sinds 1 januari 2024 voor iedereen, zoals Fatture in Cloud uitlegt. In de praktijk moet elke sessie, elk pakket of elke maand coaching die een klant betaalt, gefactureerd worden via het Sistema di Interscambio.

Er zijn twee mogelijke tools: de gratis dienst van de Agenzia delle Entrate of betaalde facturatiesoftware. Met weinig klanten is de gratis dienst genoeg. Heb je maandabonnementen die automatisch verlengen, dan is een programma handig dat bijhoudt wie betaald heeft en wat je nog moet factureren.

Een fout die ik vaak zie: de trainer ontvangt online per kaart en beschouwt het betaalbewijs van de provider als geldig document. Dat is het niet. Het bewijs van Stripe, PayPal of de bank zegt alleen dat de betaling is gedaan; de e-factuur maak je zelf.

Contracten, automatische verlengingen en privacy

Pakketten en abonnementen die verlengen

Verkoop je abonnementen met een vaste looptijd en automatische verlenging, dan verplicht art. 65-bis van de Italiaanse consumentenwet (Codice del Consumo), ingevoerd met wet 214/2023, een schriftelijke melding 30 dagen voor het einde. Zonder die melding kan de klant op elk moment zonder boete opzeggen. De regel geldt voor contracten die vanaf 15 januari 2024 zijn getekend, en sportscholen worden als voorbeeld genoemd, zoals Villa e Associati uitlegt. Voor een PT met automatische maandschema's loont het om een herinnering voor de verlenging in te stellen.

Gezondheidsgegevens van klanten

Anamnese, blessures, medicijnen, lichaamsmaten: het zijn gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie onder art. 9 van de AVG. Verzamel alleen wat je nodig hebt om veilig te trainen, leg de klant uit waarom je het vraagt en bewaar de gegevens op een beveiligde plek, niet in een chat op je telefoon.

Open je ooit een studio, denk dan aan de beslissing van de Garante nr. 127 van 29 maart 2012 (de Italiaanse privacytoezichthouder): toegang tot een sportschool met vingerafdruk werd onrechtmatig geacht omdat het onevenredig was, want een badge of pas volstond. Een QR-code of pas is de veilige keuze.

Verzekering

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering beschermt jou en de klant als er tijdens een sessie iets misgaat. Werk je samen met een sportschool, vraag dan of die er een eist en met welke verzekerde bedragen. Vergelijk dekking en uitsluitingen, vooral als je buiten of aan huis traint.

Wat je vraagt: tarieven van personal trainers in Italië

Kijk naar de markt voordat je je prijs vastlegt. De cijfers hieronder komen van platforms die klanten en professionals met elkaar verbinden, dus het zijn indicatieve bandbreedtes en geen officiële statistieken.

Trek van die bedragen belasting, premies, verzekering, software en huur van ruimte af, en je ziet wat er echt overblijft. Voor een bredere vergelijking lees je wat een personal trainer kost per stad en, als je op afstand werkt, wat een online personal trainer kost.

Betalingen en software: waar Trainera past

Eerst de grens: Trainera geeft geen Italiaanse e-facturen via SdI uit en is geen telematische kassa (registratore telematico). De facturen maak je met de gratis dienst van de Agenzia delle Entrate of met je eigen facturatiesoftware.

Trainera gebruik je voor het werk met klanten en voor betalingen:

• trainings- en voedingsschema's, check-ins, gewoontes en chat, met een bibliotheek van meer dan 1.800 oefeningen met video en meer dan 1.100 recepten;
• intakevragenlijsten in elk abonnement, ook Free, handig voor de anamnese;
• betaalmodellen: alleen aanvraag (prijs buiten de app afgesproken), maandabonnement met kaart, Apple Pay en Google Pay, betaling per schema en contante betalingen; daarnaast zijn er PayPal en bankoverschrijving;
• een gratis klantenapp voor iOS en Android, een eigen website en de AI-assistent TRAI.

Satispay is in Italië erg populair, maar wordt bij Stripe niet ondersteund in abonnementen: voor maandelijkse verlengingen blijven de kaart en, met andere tools, SEPA-incasso over. Trainera biedt geen Satispay en geen SEPA-incasso.

Prijzen op trainera.fit/pricing voor Italië; een jaarabonnement kost ongeveer 10 maanden. Een werkwijze die werkt: de klant betaalt het abonnement in Trainera, en jij maakt aan het eind van de dag of de week de SdI-facturen voor de ontvangen betalingen. Wil je weten hoe apps met ingebouwde betalingen zich tot elkaar verhouden, lees dan de gids over personal trainer-apps met betalingen.

Checklist om te openen en te starten in de eerste maand

1. Praat met een commercialista: regime, ATECO-code, INPS-regeling, samenwerking met eventuele ASD's.
2. Open de partita IVA en activeer het kanaal voor e-facturen (gratis dienst of software).
3. Sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af.
4. Maak een intakevragenlijst en een duidelijke privacyverklaring voor gezondheidsgegevens.
5. Leg je prijslijst en pakketten vast op basis van de marktbandbreedtes en je echte kosten.
6. Verkoop je abonnementen met automatische verlenging, stel dan de melding 30 dagen voor het einde in.
7. Bepaal hoe je ontvangt (kaart, contant, overboeking) en factureer elke betaling.
8. Houd je ontvangsten in de gaten ten opzichte van de grens van 85.000 €.

Beheer klanten, schema's en betalingen in één app met de software voor personal trainers van Trainera, te beginnen met het gratis abonnement.