Программа для ресепшена фитнес-клуба: вход, оплата и продажа абонементов

Что такое программа для ресепшена фитнес-клуба?

Программа для ресепшена это рабочее место администратора в системе управления клубом: лента входов в реальном времени, поиск клиентов, статус абонемента и оплат, учёт наличных, карт и банковских переводов в течение смены. С правильным инструментом один администратор справляется со входом, продлениями и вопросами, не переключаясь между таблицами Excel, кассовой тетрадью и отдельным приложением для записи. Она нужна клубам и студиям, где стойка работает хотя бы часть дня.

Ещё выбираете систему целиком? Начните с нашего полного руководства по программам для управления залом; эта статья посвящена ресепшену.

Чем на самом деле занят ресепшен за смену?

Стойка снова и снова выполняет пять задач: пропускает клиентов, останавливает тех, кому нельзя, принимает оплату, продаёт или продлевает абонементы и отвечает на вопросы. Всё это завязано на одну карточку клиента, поэтому программа для ресепшена не должна быть отдельным продуктом.

Лента входов: главный экран ресепшена

Лента входов в реальном времени это список, который обновляется при каждом проходе и показывает, кто и когда вошёл. Администратор держит её открытой весь день, потому что она сразу отвечает на частые вопросы: этот человек уже в зале, прошло ли сканирование, сколько людей сейчас тренируется.

Что делает ленту полезной на стойке:

• Все входы в одном списке. QR-сканы на стойке и проходы через турникет должны быть вместе, чтобы не смотреть на два экрана.
• Отказы видны. Если скан отклонён из-за истёкшего абонемента или вне часов доступа, администратор должен видеть причину.
• Запасной вариант, если телефон сел. Номер клиента, который можно ввести вручную, не даёт образоваться очереди.

Про оборудование (турникеты, скоростные проходы, считыватели, планшеты на стойке) читайте наш гид по оборудованию для контроля доступа, а про правила за каждым сканированием статью ПО для регистрации и контроля доступа в зале.

Как ресепшену работать с просроченным абонементом?

Истёкший абонемент должна поймать система при сканировании, а не администратор. Тогда разговор начинается с факта на экране, а не с чьей-то памяти, и остаётся коротким и вежливым.

Простой сценарий, который работает:

1. Покажите статус. «Ваш абонемент закончился 3-го числа. Продлим сегодня?»
2. Предложите самый быстрый путь. Наличные на стойке, которые вносит администратор, или оплата картой в приложении.
3. Привяжите оплату к клиенту, чтобы следующее сканирование прошло.
4. Долг передавайте, а не обсуждайте на стойке. Если есть старая задолженность, отметьте её и передайте управляющему.

Лучше предотвратить неловкий момент. Список абонементов, истекающих в ближайшие 14 дней, позволяет напомнить клиенту за неделю, пока он всё равно стоит у стойки.

Оплата на стойке: наличные, карта и перевод

Программа для ресепшена должна записывать все способы оплаты клуба в один журнал, включая наличные. Если наличные живут в тетради, а карты в другой панели, долги остаются незамеченными.

• Наличные и перевод: вносятся в карточку клиента с датой и суммой.
• Карта: в идеале деньги идут напрямую на счёт клуба, а не хранятся у поставщика ПО.
• Выгрузка: CSV журнала для бухгалтера.

Комиссии у поставщиков сильно различаются, и важно отличать комиссию платформы от комиссии за обработку карт. Обе разобраны в статье приём оплаты абонементов в фитнес-клубе.

Продажа абонемента на стойке

Продажа на ресепшене должна занимать пару минут: выбрать пакет, создать клиента, принять или внести оплату, открыть доступ. Это работает, только если пакеты заранее настроены с ценой, периодом оплаты, часами доступа и лимитами посещений, и администратору не приходится придумывать условия на ходу.

Держите список пакетов настолько коротким, чтобы объяснить его одной фразой, и попросите нового клиента установить приложение ещё у стойки, чтобы QR-карта была готова. Как выстроить пакеты, рассказывает наше руководство по управлению абонементами.

Ответы на вопросы, не отходя от стойки

Большинство вопросов касаются записи, клубной карты, тренера или приложения. Если записи, статус и тренер клиента видны в одной карточке, администратор отвечает за секунды, а не отправляет человека искать ответ.

Со временем переносите типовые вопросы в приложение: когда клиент видит свои записи, карту и программу в телефоне, он реже спрашивает «я записан на четверг?».

Права персонала: что должен видеть ресепшен?

Права на уровне страниц означают, что владелец постранично решает, что может открыть каждый сотрудник. Ресепшену обычно нужны входы, клиенты, записи и внесение оплат, но не отчёты о выручке и не настройки клуба.

У каждого свой логин (никакого общего аккаунта «ресепшен», чтобы было видно, кто внёс какую оплату), а права пересматриваются при смене должности. Другие роли разобраны в статье управление персоналом фитнес-клуба.

Чек-лист: как выбрать программу для ресепшена

Задавайте эти вопросы на каждой демонстрации. Инструмент, который не проходит первые четыре пункта, будет добавлять стойке работы каждый день.

Check-in API это подключение, через которое турникет, шлагбаум или сканер спрашивает у программы клуба, можно ли клиенту войти, и записывает вход.

Как Trainera решает задачи ресепшена

В Trainera ресепшен это роль сотрудника в той же системе, которой пользуются владелец, тренеры и клиенты. Сотрудников приглашают по почте, и они видят только разрешённые страницы; администратор вносит наличные; лента входов показывает, кто вошёл, в момент входа.

• Вход: у каждого клиента QR-карта в приложении и номер клиента; турникеты и сканеры подключаются через check-in API (до 10 устройств на Core).
• Правила: истёкшие абонементы, часы доступа и лимиты посещений проверяются при каждом сканировании.
• Оплаты: карта через собственный аккаунт Stripe клуба с комиссией платформы 0%, PayPal, наличные или перевод, всё в журнале транзакций с выгрузкой в CSV.
• Панель владельца: клиенты, выручка, входы, персонал, лиды, статус оплат, долги и абонементы, истекающие в ближайшие 14 дней.
• Цена: у Core публичная цена, установленная для каждой страны (149 USD в месяц в США, эта же цена действует в России), без ограничения числа клиентов, без платы за клиента и за подключение, с 7-дневным пробным периодом. White Label стоит примерно вдвое дороже Core и добавляет собственное приложение клуба для iOS и Android.

Что получает каждая роль на каждом тарифе, описано в статье Trainera для фитнес-клубов: Core или White Label, а актуальные цены для вашей страны на странице тарифов.

Кому подходит и когда Trainera не лучший выбор

Подходит: клубам и студиям с работающим ресепшеном (весь день или по часам), которым нужны входы, абонементы, наличные и карты, записи и приложение для клиентов в одной системе, а ресепшен видит только нужные страницы.

Не подходит, если:

• ваша стойка это в основном магазин или бар и нужна касса с учётом остатков; в Trainera этого нет, запланируйте отдельный инструмент;
• нужен POS-терминал на стойке, напрямую связанный с программой клуба; оплаты картой в Trainera идут через аккаунт Stripe клуба, уточните это на демонстрации;
• вы ищете бесплатный тариф для клуба; тарифы для клубов в Trainera платные, на Core есть 7 дней пробного периода.

Как связаны ресепшен, панель владельца и приложение для клиентов, смотрите на странице Trainera для фитнес-клубов, или начните 7-дневный пробный период Core.

Читайте также

• QR-регистрация в зале: сканируйте, чтобы войти и учитывать посещаемость
• Круглосуточный фитнес-клуб без персонала: доступ, оборудование и ПО
• Управление лидами и CRM для тренажёрного зала
• Еженедельные KPI, которые стоит отслеживать владельцу клуба
• Как сменить программу клуба без простоя