Betaalsoftware voor de sportschool: kosten, Stripe en contant

Wat doet betaalsoftware voor een sportschool?

Betaalsoftware voor de sportschool neemt het geld van leden aan, online per kaart of contant aan de balie, koppelt elke betaling aan het juiste lidmaatschap en laat zien wie heeft betaald, wie achterloopt en wiens lidmaatschap binnenkort afloopt. De abonnementsprijs van de software is daarbij maar een deel van de kosten: net zo belangrijk is wat er bij elke betaling wordt ingehouden en op wiens rekening het geld terechtkomt.

Welke kosten gelden er op contributie van leden?

Er zijn vier kostenlagen, en die tellen bij elkaar op. Alleen de eerste is bij kaartbetalingen onvermijdelijk, de andere drie hangen volledig af van de software. Zoek je sportschoolsoftware zonder verborgen kosten, dan moet je ze alle vier kennen.

Een rekenvoorbeeld laat zien waarom de tweede laag telt. Een sportschool met 250 leden van elk € 50 per maand ontvangt € 12.500 per maand. Platformkosten van 1 % bovenop de kaartkosten kosten dan € 125 per maand, dus € 1.500 per jaar, voor precies dezelfde betalingen. Bij 3 % is dat € 4.500 per jaar. Kosten van € 1 per lid tellen daar nog € 3.000 per jaar bij op en stijgen met elke inschrijving.

Bij Trainera lopen online kaartbetalingen via je eigen Stripe-account, met 0 % platformkosten. De kosten van Stripe zelf worden zoals bij elke kaartbetaling apart gerekend. De abonnementen hebben onbeperkt leden, zonder kosten per lid en zonder inrichtingskosten. Wat de software zelf kost, lees je in ons overzicht wat sportschoolsoftware kost.

Waarom maakt het uit op wiens Stripe-account het geld binnenkomt?

Wie het account heeft, beheert de betaalrelatie en de transactiegeschiedenis en bepaalt daarmee hoe makkelijk je later overstapt. Er zijn twee gangbare modellen:

• Eigen account bij de betaalprovider. Je opent een Stripe-account op naam van je sportschool en koppelt het aan de software. Elke betaling, terugbetaling en kostenpost zie je zelf, en het account blijft van jou als je van software wisselt.
• Een account dat de aanbieder beheert. Betalingen lopen via een verwerking die de softwareaanbieder heeft ingericht en geprijsd. Starten gaat snel, maar de aanbieder bepaalt het tarief, kan er een marge in stoppen die nergens staat en houdt de betaalrelatie in handen. Vraag wat er bij een overstap gebeurt met opgeslagen betaalgegevens, want dat is vaak lastig.

Voor een sportschool die nooit een betaaldashboard wil openen, kan de oplossing van de aanbieder gemakkelijk zijn. Wil je elke transactie kunnen doorzien en netjes kunnen overstappen, dan zit je veiliger met een eigen account. Stripe is niet in elk land beschikbaar: controleer vooraf of je sportschool in het land van vestiging een account kan openen.

Hoe breng je kaartbetalingen en contant geld aan de balie samen in één systeem?

Accepteer allebei, maar registreer allebei op dezelfde plek. Anders spreken kasboek, spreadsheet en ledenlijst elkaar al snel tegen.

Bij Trainera kopen leden hun lidmaatschap in de app via je eigen Stripe-account of betalen ze contant aan de balie, waar de betaling wordt geregistreerd, zodat kaart en contant in één transactiejournaal staan. Elk pakket bevat jouw prijs, jouw valuta, de betaalcyclus, toegangstijden en bezoeklimieten, dus het systeem dwingt precies af wat er is betaald. Meer over pakketten in de gids over ledenadministratie in de sportschool.

Hoe zie je wie heeft betaald en wie nog openstaat?

Je hebt drie dingen nodig: een lijst met openstaande bedragen, een lijst met lidmaatschappen die binnenkort aflopen en een deur die verlopen leden tegenhoudt. Anders vallen achterstanden pas weken later op.

Trainera toont de betaalstatus, openstaande bedragen en lidmaatschappen die in de komende 14 dagen aflopen. Bij de deur worden verlopen lidmaatschappen, toegangstijden en bezoeklimieten bij elke QR-scan gecontroleerd, aan de balie of bij het gekoppelde poortje (tot 10 apparaten in Core). Een eenvoudige weekroutine:

1. Openstaande bedragen doorlopen en elk ervan oplossen of opvolgen.
2. Alle leden benaderen van wie het lidmaatschap in de komende 14 dagen eindigt, voordat het afloopt.
3. De rest aan de deur overlaten, zodat de balie geen nee hoeft te verkopen.

De regels bij de deur lees je in onze gids over check-in en toegangscontrole, en het verlengingsgesprek hoort bij elk plan tegen ledenverloop.

Wat heeft je boekhouder elke maand nodig?

Een nette export van alle transacties, kaart en contant, plus de bijbehorende documenten. Moet je boekhouder de maand reconstrueren uit bankafschriften en kasboek, dan betaal je de boekhouding dubbel.

Trainera houdt een transactiejournaal bij met CSV-export, zodat de maand als één bestand naar je boekhouder gaat. Voor contracten, facturen en personeelsdossiers heb je 10 GB documentopslag in Core en 50 GB in White Label.

Wat moet je controleren dat Trainera niet dekt?

Veel sportscholen innen contributie via automatische incasso (SEPA), en dat moet je bij elke aanbieder controleren, ook bij Trainera. De gepubliceerde sportschoolfuncties van Trainera omvatten kaartbetalingen via je eigen Stripe-account en contant geld dat de balie registreert. Niet vermeld zijn:

• Automatische incasso (SEPA) voor maandelijkse lidmaatschappen.
• Automatische nieuwe pogingen en aanmaningen bij mislukte betalingen.

Int je contributie nu via incasso, bijvoorbeeld met Magicline, vraag het dan na in een demo en laat het antwoord schriftelijk bevestigen. Opties vergelijken we in het artikel over de beste alternatieven voor Magicline. Betalen leden met een kaart in de app of contant aan de balie, dan dekt de opzet hierboven het dagelijks werk.

Checklist: vragen aan elke aanbieder

Stel elke aanbieder deze acht vragen voordat je tekent.

• Rekent u platform- of transactiekosten op contributie, en hoeveel?
• Komt het geld op mijn eigen account, met zichtbare kosten per transactie?
• Kan de balie contante betalingen bij het lid registreren, in hetzelfde journaal als kaartbetalingen?
• Zijn er kosten per lid, een ledengrens of inrichtingskosten?
• Zie ik achterstanden en contracten die binnenkort aflopen, en houdt de deur verlopen leden automatisch tegen?
• Kan ik alle transacties als CSV exporteren?
• Ondersteunt u automatische incasso (SEPA), nieuwe betaalpogingen en aanmaningen?
• Wat gebeurt er bij een overstap met opgeslagen betaalgegevens en de geschiedenis?

Wat kost Trainera voor een sportschool?

De sportschoolabonnementen hebben openbare prijzen, vast per land en maandelijks per kaart afgerekend, met onbeperkt leden en zonder kosten per lid of inrichtingskosten. Core kost in Nederland en België € 139,99 per maand plus € 39 per trainer per maand en start met een proefperiode van 7 dagen. White Label voegt je eigen app met je merk voor iOS en Android toe, kost € 279,99 per maand plus € 29 per trainer en wordt in een gesprek afgesproken. Details op de prijspagina en in het overzicht voor sportscholen. Bij een overstap worden leden, pakketten en vervaldata gratis overgenomen uit je export.

Kaartbetalingen van je leden rechtstreeks op je eigen Stripe-account met 0 % platformkosten, en contant geld dat de balie registreert: bekijk Trainera voor sportscholen of start de proefperiode van 7 dagen voor Core.

Verder lezen

• Wat kost sportschoolsoftware in 2026?
• Ledenadministratie voor sportscholen: de complete gids 2026
• Sportschoolsoftware voor Nederland en België
• Beste sportschoolsoftware 2026