Bytte system på treningssenteret uten nedetid: steg for steg
En praktisk plan for eiere av treningssentre som bytter system: eksporter riktige data, kjør begge systemene parallelt, velg en rolig dag for overgangen, informer medlemmer og ansatte, og bytt døren til slutt så ingen blir stående i resepsjonen.
Hvordan bytter man system på treningssenteret uten nedetid?
Du bytter system uten nedetid ved å kjøre det gamle og det nye systemet side om side i to til fire uker, importere medlemskapstyper, medlemmer og utløpsdatoer først og flytte betalingene og døren til slutt, på en rolig dag du velger på forhånd. Senteret stenger aldri: medlemmene trener videre med det kortet de har, til det nye fungerer, og de ansatte lærer det nye systemet før de er avhengige av det.
Guiden er for eiere og ledere av treningssentre, studioer og treningsklubber som går fra ett system (Gymmaster, Glofox, Mindbody, et regneark eller noe annet) til et nytt. Er du personlig trener og flytter nettklienter, er risikoen en annen. Les heller hvordan du bytter coachingplattform uten å miste klienter.
Hva gjør et bytte av system risikabelt?
Tre ting går i stykker når et bytte går galt: medlemmer blir stoppet i døren, betalinger uteblir eller blir trukket to ganger, og resepsjonen mister oversikten over hvem som skylder hva. Hvert steg nedenfor finnes for å hindre en av disse tre.
- Adgang. Hvis rotasjonsporten leser fra det nye systemet før medlemmene har fått det nye kortet, blir den travleste timen din en kø.
- Penger. Hvis begge systemene belaster det samme medlemmet i samme måned, eller ingen av dem gjør det, bruker du uker på tilbakebetalinger og ubehagelige samtaler.
- Data. Hvis utløpsdatoer eller utestående beløp ikke blir med over, kan ikke resepsjonen svare på det enkleste spørsmålet: får denne personen komme inn?
To begreper er viktige her. En parallellkjøring er perioden der begge systemene er i bruk og du sammenligner dem. Overgangen er det ene øyeblikket da det nye systemet blir det som gjelder, og det gamle bare kan leses.
Steg 1: Hva skal du eksportere fra det gamle systemet?
Eksporter alle medlemmer med et aktivt eller nylig utløpt medlemskap, pluss dataene som avgjør om de får komme inn og hva de skylder. Eksporter to ganger: én gang i starten for en testimport og én gang til kvelden før overgangen, så ingenting som er endret i mellomtiden, går tapt.
| Data | Hvorfor det betyr noe | Tips |
|---|---|---|
| Medlemmer og kontaktinformasjon | Hvem som får en invitasjon og kan logge inn | Ta med e-post og telefon, og slå sammen duplikater før eksporten |
| Medlemskapstyper | Pris, betalingsperiode, adgangstider, grenser for antall besøk | Skriv ned reglene for hver medlemskapstype for seg |
| Utløpsdatoer | Avgjør hvem som kommer inn på dag én | Eksporter den nøyaktige datoen, ikke bare aktiv eller inaktiv |
| Betalingsstatus og gjeld | Resepsjonen trenger det den første morgenen | Kjør en egen rapport, og sjekk at summene stemmer |
| Trenere og medlemmene deres | Avtaler om personlig trening holder | Noter hvilken trener som har hvilket medlem |
| Treningsprogrammer | Medlemmene beholder programmet de har nå | Eksporter eller samle dem inn trener for trener |
| Timeplan for gruppetimer | Bestillinger forsvinner ikke | List opp faste timer med antall plasser og instruktør |
| Betalingshistorikk | Regnskap og tvister | Blir som regel i det gamle systemet, last ned rapportene før tilgangen stenges |
Spør den nåværende leverandøren hvor lenge du har lesetilgang etter oppsigelsen, og hvilken oppsigelsestid avtalen har. De to datoene setter yttergrensene for tidsplanen din.
Steg 2: Sett opp det nye systemet og kjør en testimport
Bygg strukturen før du flytter folk: medlemskapstypene og reglene deres først, deretter medlemmene inn i dem. Et medlem som importeres uten riktig medlemskapstype, får feil svar i døren allerede på dag én.
- Lag hver medlemskapstype på nytt med pris, valuta, betalingsperiode, adgangstider og grenser for antall besøk.
- Importer den første eksporten, og sjekk minst 20 medlemmer for hånd: medlemskapstype, utløpsdato, saldo og tildelt trener.
- Inviter eieren, lederne, resepsjonen og trenerne så de kan begynne å øve.
- Bygg opp timeplanen igjen som faste serier med maksimalt antall deltakere.
Rett hull i eksportfilen, ikke for hånd i det nye systemet, så blir den siste importen ren. Guiden til system for medlemshåndtering på treningssenter viser hvordan du setter opp medlemskapstyper og fornyelser.
Steg 3: Hvor lenge skal du kjøre begge systemene parallelt?
Kjør begge systemene i to til fire uker, helst slik at minst én hel betalingsperiode er med, så hver type fornyelse skjer én gang mens du ser på. Under parallellkjøringen er det gamle systemet fortsatt det som gjelder. Det nye sjekkes mot det.
- Sammenlign medlemskap som snart utløper, én gang i uken: begge systemene skal vise de samme navnene.
- Legg inn hvert nytt salg i begge systemene, eller vent med å lansere nye medlemskapstyper til etter overgangen.
- La resepsjonen ta noen ekte innsjekkinger og kontantbetalinger i det nye systemet på hver vakt.
Dobbel registrering tar tid i resepsjonen og gir rom for feil. Derfor slutter parallellkjøringen på en fast dato, ikke når alle føler seg klare.
Steg 4: Velg dagen for overgangen og følg en sjekkliste
Velg ukens roligste dag, og unngå de første dagene i måneden, når de fleste fornyelser og betalinger kommer. Selve overgangen tar en kveld og en morgen hvis parallellkjøringen har gjort jobben sin.
| Når | Oppgave | Hvem |
|---|---|---|
| 7 dager før | Første melding til medlemmene: hva som endres, hva de må gjøre, og hvilken dato | Eier eller leder |
| 2 dager før | Påminnelse med lenke til appen, bekreft montøren for døren om det trengs | Leder |
| Kvelden før | Stopp nytt salg i det gamle systemet, siste eksport, siste import, stikkprøver | Leder |
| Morgenen for overgangen | Bytt betalinger og dør, resepsjonen åpner med reservelisten klar | Resepsjon og leder |
| De første 7 dagene | Daglig gjennomgang av avviste skanninger, mislykkede betalinger og spørsmål fra medlemmer | Leder |
| Omtrent 30 dager etter | Det gamle systemet til bare lesing, siste rapporter lastet ned, deretter oppsigelse | Eier |
Steg 5: Hvordan forteller du medlemmene om byttet?
Si fra to ganger, en uke og to dager før overgangen, med enkle ord: hva som endres, hva de må gjøre, og hva som blir som før.
Fra mandag går vi over til en ny medlemsapp. Medlemskapet ditt og utløpsdatoen din er nøyaktig som før. Åpne lenken nedenfor, logg inn med denne e-postadressen og sjekk at kortet ditt vises. Det gamle kortet fungerer til og med søndag. Spørsmål? Spør i resepsjonen.
Om lagrede kort kan flyttes, avhenger av den gamle betalingsleverandøren, så spør før du skriver meldingen. Kan de ikke flyttes, legger medlemmene inn kortet én gang i den nye appen, og det må meldingen si. Hold den gamle leverandøren aktiv til den siste perioden den belastet, er gjort opp, så ingen blir trukket to ganger. Gebyrer og alternativer finner du i guiden til betalingssystem for treningssenter.
Steg 6: Bytt rotasjonsporten eller døren til slutt
Bytt adgangskontrollen til slutt, når medlemmene har det nye kortet på telefonen. Fram til da følger døren det gamle systemet.
Et innsjekkings-API er koblingen som lar en rotasjonsport, en bom eller en skanner spørre systemet om et skannet kort får slippe inn. Spør hardwareleverandøren før overgangen om enheten kan kobles til et eksternt system, og bestill montøren til morgenen for overgangen hvis noe må endres. Test deretter med tre tilfeller: et aktivt medlem, et medlem med utløpt medlemskap og et medlem som har brukt opp besøkene sine. Resepsjonen har en reserveløsning den første uken, for eksempel å sjekke medlemsnummeret, så et tomt mobilbatteri aldri stenger døren. Mer om dette står i guiden til innsjekking og adgangskontroll på treningssenter.
Hvis den gamle rotasjonsporten skal bli stående, sjekker Trainera om kontrolleren kan kalle innsjekkings-API-et, eller om det trengs en liten modul mellom leseren og reléet, og bekrefter at leseren er en 2D-leser som kan lese QR-koder fra mobilskjermer. Er ny hardware det beste valget, anbefaler Trainera den og tester porten med ekte medlemskort før overgangen.
Steg 7: Lær opp de ansatte før de trenger det
Lær hver rolle de få oppgavene den gjør hver dag, under parallellkjøringen og ikke på morgenen for overgangen. Korte økter per rolle fungerer bedre enn én lang demo for alle.
- Resepsjonen: innsjekking, håndtering av et medlem med utløpt medlemskap, registrering av kontanter, salg av et medlemskap. Guiden til resepsjonssystem går gjennom den arbeidsflyten.
- Trenerne: finne medlemmene sine, lage programmer, sende meldinger.
- Lederne: betalingsstatus, medlemskap som snart utløper, daglige rapporter.
Utnevn én kontaktperson per vakt den første uken, og still inn tilgangene så hver person bare ser sidene de trenger. Guiden til personalstyring på treningssenter tar for seg roller og tilganger.
Vanlige feil som gir nedetid
Nesten alle mislykkede bytter skyldes at et steg blir tatt for tidlig:
- Overgangen legges til den første i måneden, når fornyelsene topper seg.
- Det gamle systemet blir sagt opp før den siste eksporten og de siste rapportene.
- Medlemmer blir importert før medlemskapstypene deres finnes.
- Døren byttes før medlemmene har det nye kortet.
- Ingen manuell reserveløsning i resepsjonen den første uken.
- Trenerne blir glemt og fortsetter å jobbe i det gamle systemet.
Hvordan foregår et bytte til Trainera?
Du sender en eksport fra Gymmaster, Glofox, Mindbody eller Excel, og Trainera importerer medlemmene, medlemskapstypene, utløpsdatoene, trenerne og programmene dine gratis. Core starter med en prøveperiode på 7 dager som du setter i gang selv, og koster 119 USD i måneden i USA, med ubegrenset antall medlemmer, uten gebyr per medlem og uten etableringsgebyr. White Label (219 USD i måneden i USA) legger til senterets egen medlemsapp for iOS og Android og avtales i en samtale. Prisene settes per land. Treningssentre i Norge ser priser i amerikanske dollar, se prissiden.
Etter byttet ser eieren medlemmer, inntekter, innsjekkinger, ansatte, leads, betalingsstatus og medlemskap som utløper innen 14 dager, i én oversikt. De ansatte blir invitert på e-post og ser bare sidene du gir tilgang til. Medlemmene får et QR-medlemskort og et medlemsnummer i appen, rotasjonsporter og skannere kobles til via innsjekkings-API-et (opptil 10 enheter på Core), og kortbetalinger går gjennom din egen Stripe-konto med 0 % plattformgebyr, ved siden av registrerte kontantbetalinger og bankoverføringer. Appen finnes på 27 språk, blant annet norsk. Sammenligningen av Trainera Core og White Label viser hva hver rolle får på hver plan.
Passer best for: treningssentre og studioer som vil ha medlemskap, innsjekking, gruppetimer, ansatte og en medlemsapp i ett system med offentlig pris og uten gebyr per medlem, og eiere som vil ha importen gjort for seg.
Passer ikke for: sentre som ser etter en gratisplan (Trainera har ingen for treningssentre), drift som avhenger av en integrasjon eller hardware Trainera ikke har på listen, og sentre som er bundet av en avtale med lang oppsigelsestid. Da er det som regel bedre å planlegge byttet til slutten av avtaleperioden.
Se hva senteret ditt får med Trainera for treningssentre, eller start prøveperioden på 7 dager med Core og send oss eksporten din for en gratis import.
Les også
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid tar det å bytte system på et treningssenter?
Kan man bytte system uten å stenge treningssenteret?
Mister medlemmene medlemskapet eller utløpsdatoen når senteret bytter system?
Hva skjer med faste kortbetalinger når man bytter system?
Kan jeg beholde rotasjonsportene når jeg bytter til Trainera?
Les videre
Driv treningssenteret ditt på Trainera
Medlemskap, innsjekking, ansatte og betalinger på ett sted
Innsjekking med QR-kode og adgangsport, medlemskapspakker, innlogging for ansatte og en nettside for senteret, uten avgift per medlem. Vi flytter medlemmene dine fra dagens system gratis.