Resepsjonssystem for treningssenter: innsjekk og betaling

Hva er et resepsjonssystem for treningssenter?

Et resepsjonssystem for treningssenter er resepsjonens visning i senterets programvare: en live innsjekkingsfeed, oppslag på medlemmer, status for medlemskap og betaling og en måte å registrere kontant-, kort- og overføringsbetalinger på i løpet av vakten. Med riktig verktøy kan én resepsjonist håndtere adgang, fornyelser og spørsmål fra medlemmene uten å bytte mellom regneark, en logg fra kortterminalen og en egen bookingapp. Det er laget for treningssentre og studioer som har bemannet skranke i hvert fall en del av dagen.

Holder du fortsatt på å velge hele systemet? Start med guiden vår til programvare for treningssenter. Denne siden handler om skranken.

Hva gjør resepsjonen egentlig i løpet av en vakt?

Skranken gjør fem ting om og om igjen: slipper inn medlemmer, stopper dem som ikke skal inn, tar imot penger, selger eller fornyer medlemskap og svarer på spørsmål. Alle fem oppgavene bygger på den samme medlemsposten. Derfor bør ikke resepsjonssystemet være et eget produkt.

Den live innsjekkingsfeeden: skrankens hovedskjerm

En live innsjekkingsfeed er en liste som oppdateres når medlemmer kommer inn, og som viser hvem som kom og når. Resepsjonen har den åpen hele dagen, fordi den svarer på de vanlige spørsmålene med ett blikk: er personen inne, gikk skanningen gjennom, hvor travelt er det i salen.

Dette gjør feeden nyttig i skranken:

• Alle innganger i én liste. QR-skanninger ved skranken og passeringer gjennom adgangsporten skal vises sammen, så de ansatte slipper å følge med på to skjermer.
• Avviste passeringer er synlige. Hvis en skanning blir avvist fordi medlemskapet har gått ut eller medlemmet kommer utenfor sine adgangstider, skal resepsjonen se hvorfor.
• En reserveløsning når telefonen er tom. Et medlemsnummer som de ansatte kan taste inn, holder køen i gang når QR-koden ikke kan vises.

Om utstyret (adgangsporter, speedgates, lesere, nettbrett ved skranken) kan du lese guiden vår om adgangskontroll for treningssenter, og om reglene bak hver skanning guiden om innsjekk og adgangskontroll for treningssenter.

Hvordan skal skranken håndtere et utløpt medlemskap?

Det er systemet som skal oppdage det utløpte medlemskapet ved skanningen, ikke resepsjonisten. Da begynner samtalen med et faktum på skjermen i stedet for med hukommelsen, og den blir kort og vennlig.

Et enkelt manus som fungerer i skranken:

1. Vis statusen. "Medlemskapet ditt gikk ut den 3. Vil du fornye i dag?"
2. Tilby den raskeste veien. Betal kontant i skranken, som resepsjonen registrerer, eller forny med kort i medlemsappen.
3. Registrer betalingen på medlemmet, slik at neste skanning går gjennom.
4. Send gjeld videre, ikke forhandle om den ved skranken. Finnes det en eldre ubetalt saldo, noter den og gi den videre til lederen.

Det er bedre å forebygge den pinlige situasjonen. En liste over medlemskap som går ut i løpet av de neste 14 dagene, gjør at skranken kan minne medlemmene på det en uke før, mens de likevel står ved skranken.

Betaling i skranken: kontant, kort og overføring

Resepsjonssystemet må registrere alle betalingsmåtene senteret tar imot i den samme oversikten, også kontanter. Hvis kontantene står i en notatbok og kortene i et betalingsdashbord, blir gjeld liggende uten at noen merker det.

• Kontant og overføring: registreres på medlemmet med dato og beløp.
• Kort: helst betalt inn til senterets egen betalingskonto, ikke holdt av leverandøren.
• Eksport: en CSV-fil av oversikten til regnskapsføreren din.

Gebyrene varierer mye mellom leverandører, og forskjellen mellom et plattformgebyr og et gebyr for kortinnløsning betyr noe. Guiden vår om betalingsløsninger for treningssenter forklarer begge deler.

Salg av medlemskap i skranken

Et salg i skranken bør ta et par minutter: velg pakke, opprett medlemmet, ta imot eller registrer betalingen og gi adgang. Det fungerer bare hvis pakkene allerede er satt opp med pris, betalingsintervall, adgangstider og adgangsgrenser, slik at resepsjonen ikke må finne på vilkår ved skranken.

Hold pakkelisten så kort at den kan forklares i ett åndedrag, og få det nye medlemmet til å installere appen før vedkommende går fra skranken, slik at QR-kortet er klart. Hvordan du bygger opp pakkene, går vi gjennom i guiden vår til medlemsstyring for treningssenter.

Svar på spørsmål fra medlemmene uten å forlate skranken

De fleste spørsmålene i skranken handler om bookinger, medlemskortet, en trener eller appen. Hvis medlemmets bookinger, status og trener vises i én visning, svarer resepsjonen på noen sekunder i stedet for å sende folk videre.

Flytt rutinespørsmålene over til medlemsappen etter hvert. Når medlemmene ser bookingene, kortet og programmet sitt på telefonen, bruker skranken mindre tid på "er jeg booket på torsdag?".

Tilganger for ansatte: hva skal resepsjonen se?

Tilganger på sidenivå betyr at eieren bestemmer, side for side, hva hver ansatt kan åpne. Resepsjonen trenger som regel innsjekking, medlemmer, bookinger og registrering av betalinger, men sjelden inntektsrapporter eller senterets innstillinger.

Gi hver person sin egen innlogging (ingen felles "resepsjon"-konto, så du vet hvem som registrerte hvilken betaling), og gå gjennom tilgangene når noen bytter rolle. Guiden vår om personalstyring på treningssenter dekker roller utover skranken.

Sjekkliste: velg resepsjonssystem for treningssenteret

Bruk spørsmålene i hver demo. Et verktøy som ikke klarer de fire første, gir ekstra arbeid i skranken hver dag.

Et innsjekkings-API er en kobling som lar en adgangsport, en bom eller en skanner spørre senterets programvare om et medlem har adgang, og logge passeringen når medlemmet går inn.

Slik håndterer Trainera skranken

I Trainera er resepsjonen en rolle for ansatte i det samme systemet som eieren, trenerne og medlemmene bruker. Ansatte inviteres på e-post og ser bare sidene eieren tillater, resepsjonen registrerer kontantbetalinger, og den live innsjekkingsfeeden viser hvem som kommer inn mens det skjer.

• Adgang: hvert medlem har et QR-kort i appen og et medlemsnummer; adgangsporter og skannere kobles til via innsjekkings-API-et (opptil 10 enheter på Core).
• Regler: utløpte, suspenderte eller inaktive medlemskap og oppbrukte adgangsgrenser blir avvist ved hver skanning.
• Betaling: kort via senterets egen Stripe-konto med 0 % plattformgebyr, PayPal, kontant eller bankoverføring, alt i en transaksjonsoversikt med CSV-eksport.
• Eierens oversikt: medlemmer, inntekter, innsjekkinger, ansatte, leads, betalingsstatus, gjeld og medlemskap som går ut i løpet av de neste 14 dagene.
• Pris: Core har en offentlig pris per land (for eksempel 119 USD i måneden i USA, og i Norge vises prisen også i amerikanske dollar) med ubegrenset antall medlemmer, ingen avgift per medlem og ingen etableringsavgift, og starter med 7 dagers prøveperiode. White Label koster nesten det dobbelte av Core og legger til senterets egen medlemsapp for iOS og Android.

Hva hver rolle får på hver plan, går vi gjennom i Trainera for treningssentre: Core eller White Label, og gjeldende priser for landet ditt står på prissiden.

Når skranken er tom: adgangsporter og dører

For de rolige timene kan Trainera også ordne inngangen. Trainera anbefaler et dreiekors, en speedgate, en svingport med bred tilgjengelig passasje eller et elektrisk sluttstykke eller en magnetlås på den eksisterende døren med en QR-leser på veggen, sørger for at det blir installert, kobler det til senterets konto og tester det med ekte medlemskort.

Hver skanning ved porten havner i den samme live innsjekkingsfeeden som skranken, med medlemmets bilde, pakke, utløpsdato og eventuell ubetalt saldo. Resepsjonen sjekker selv inn medlemmer med en USB-2D-skanner eller via medlemsnummer, navn eller e-post, og jobber videre offline mot den lagrede medlemslisten og synkroniserer senere. Porten trenger internett, så senteret bestemmer før installasjonen om den skal åpne eller holde seg låst hvis forbindelsen faller ut.

Koblingen dekker opptil 10 porter, lesere eller dører per senter på alle planer for treningssentre, og utstyr og installasjon prises per inngang. Les mer om adgangsporter og dørstyring på trainera.fit.

Passer best for, og når Trainera ikke passer

Passer best for: treningssentre og studioer med bemannet skranke (heltid eller deltid) som vil ha innsjekking, medlemskap, kontant- og kortbetalinger, bookinger og medlemsappen i ett system, der resepsjonen bare ser sidene den trenger.

Passer ikke hvis:

• skranken din først og fremst er en butikk eller en kafé og du trenger et kassesystem med lagerstyring; Trainera har ikke det, så planlegg et eget verktøy;
• du trenger en kortterminal ved skranken som er koblet til senterets programvare; kortbetalinger i Trainera går via senterets Stripe-konto, så sjekk dette i en demo;
• du vil ha en gratis plan for senteret; Traineras planer for treningssentre er betalte, med 7 dagers prøveperiode på Core.

Se hvordan skranken, eierens dashbord og medlemsappen henger sammen på siden Trainera for treningssentre, eller start 7 dagers prøveperiode på Core.

Les også

• QR-innsjekk på treningssenteret: skann inn og følg oppmøtet
• Ubemannet treningssenter 24/7: regler, utstyr og programvare
• CRM for treningssenter: gjør henvendelser til medlemmer
• De ukentlige nøkkeltallene alle eiere av treningssentre bør følge
• Slik bytter du programvare for treningssenteret uten nedetid