Kuntosalin hallintaohjelmisto: kattava opas

Aloita jäsenen koko asiointipolusta

Kuntosalin hallintaohjelmisto yhdistää jäsentiedot, jäsenyydet, varaukset, käyntitiedot, henkilökunnan käyttöoikeudet ja maksut. Arvioi ohjelmistoa seuraamalla yhden henkilön polkua liittymisestä ensimmäiseen käyntiin ja jäsenyyden uusimiseen. Ominaisuusluettelo on hyödyllinen, mutta se ei kerro, pystyykö vastaanoton henkilökunta selvittämään vanhentuneeseen pakettiin, peruttuun varaukseen tai maksuun liittyvän kysymyksen kiireisen työvuoron aikana.

Tämän oppaan julkaisija on Trainera. Opas esittelee käytännön vertailutavan Suomen kuntosaleille ja liikuntastudioille sekä kertoo, millaisiin tarpeisiin alustamme voi sopia. Se ei ole riippumaton paremmuusjärjestys, eikä ohjelmisto yksin takaa jäsenten pysyvyyttä tai liiketoiminnan kasvua. Valitse toiminnot, jotka sopivat tiloihisi, henkilökunnallesi ja jäsenyysehtoihisi.

Kartoita jäsenyydet ja jäsentiedot

Luettele tuotteet, joita todella myyt: kuukausijäsenyys, määräaikainen paketti, sarjakortti, päivälippu tai tuntipaketti. Määritä kullekin alkamis- ja päättymisajankohta, sallitut käynnit, varausoikeudet ja mahdolliset tauotusehdot. Pyydä palveluntarjoajaa näyttämään juuri näiden ehtojen toiminta pelkän rajattoman esimerkkijäsenyyden luomisen sijaan.

Pidä jäsentiedot henkilökunnalle selkeinä. Vastaanotto voi tarvita jäsenyyden tilan ja maksuviitteen, kun taas valmentaja voi tarvita henkilölle osoitetun treeniohjelman. Varmista kunkin roolin käyttöoikeudet ennen kuin keräät enemmän tietoja kuin rooli tarvitsee. Yhteinen alusta ei saa tarkoittaa, että jokainen työntekijä näkee kaikki valmennusmuistiinpanot tai edistymiskuvat.

Muuta jäsenyyttä esittelyn aikana ja tarkista tulos sekä henkilökunnan näkymästä että jäsensovelluksesta. Tarkista, mitä tapahtuu, kun paketti vanhenee tai sen käyntikerrat on käytetty. Kirjaa, mitkä toiminnot tapahtuvat automaattisesti ja mitkä vaativat henkilökunnan päätöksen, etenkin jos poikkeustilanteet kuuluvat arkeesi.

Erota maksujen veloittaminen maksujen kirjaamisesta

Korttimaksu, henkilökunnan kirjaama tilisiirto ja käteismaksun kirjaaminen ovat erilaisia työnkulkuja. Maksun kirjaaminen ei itsessään veloita rahaa pankkitililtä. Myöskään paketin kertamyynti ei ole sama asia kuin jatkuvan tilauksen automaattinen veloittaminen. Varmista tarkasti, mitä veloitus- ja uusimistapoja tarvitset.

Trainera tukee kuntosalipakettien verkko-ostoja kuntosalin liitetyn Stripe-tilin kautta sekä tuettujen verkon ulkopuolisten maksutapojen kirjaamista henkilökunnan toimesta. Tutustu ajantasaiseen maksujen yleiskatsaukseen ja pyydä esittely tilillesi suunnitellusta toteutuksesta. Pidä kuntosalin oma Trainera-tilaus erillään jäsenten maksamista maksuista.

Vertaa ohjelmistotilausta, alustamaksuja ja maksupalveluntarjoajan maksuja erikseen. Kysy, miten maksunpalautukset, epäonnistuneet maksut ja maksujen täsmäytys hoidetaan. Käytä arvioinnissa selvästi merkittyjä esittelymaksuja ja sovi palveluntarjoajan kanssa hallitusta oikean maksun kokeilusta ennen käyttöönottoa. Varmista, minkä raportin kirjanpitäjäsi saa ja mitä tietoja se sisältää.

Tarkista Suomen maksuvaatimukset erikseen

Käytä tarjousten vertailussa eurohintoja ja samaa laskutuskautta sekä varmista, että verokohtelu on ilmoitettu selvästi. Luettele jäsenten nykyisin käyttämät maksutavat, myös liikuntaetujen tarjoajat, jos ne ovat toimipaikallesi olennaisia. Pyydä esittely varsinaisesta maksu- ja täsmäytysprosessista.

Älä oleta, että korttimaksujen hyväksyminen tarkoittaa integraatiota Epassiin, Smartumiin tai Edenrediin. Tämä opas ei lupaa näitä integraatioita Traineraan. Jos jokin palveluntarjoaja on toiminnallesi välttämätön, hanki ennen ohjelmiston valintaa täsmällinen vastaus sen tuesta, mahdollisista manuaalisista vaiheista ja siitä, miten maksu näkyy jäsentiedoissa.

Sovita varaukset toimipaikan käytäntöihin

Kokeile ryhmäliikuntatunnin, yksilöajan ja mahdollisen yhteisen tilan tai muun tarvitsemasi resurssin varaamista. Tarkista paikkamäärät, varausajat, peruutusehdot ja henkilökunnan saatavuus. Jos jonotuslista tai toistuva varaus on välttämätön, pyydä näyttämään kyseinen toiminto arvioitavassa tilauspaketissa sen sijaan, että päättelet sen sisältyvän ajanvaraukseen.

Pyydä henkilökunnan jäsentä luomaan varaus ja jäsentä tekemään toinen varaus puhelimella. Peru sitten toinen varaus tai siirrä sen ajankohtaa ja tarkista molemmat näkymät. Tarkista ilmoitukset, sovellettavat jäsenyyden varausoikeudet ja se, mitä vapautuvalle paikalle tapahtuu. Ulkoisen kalenterin synkronointi on esiteltävä juuri tarvitsemallasi kalenterilla ja synkronointisuunnalla.

Käsittele kulunvalvontaa laite- ja ohjelmistoprojektina

Trainera tarjoaa QR-koodiin perustuvan sisäänkirjautumisen ja liitettäviä kulunvalvontaratkaisuja, joita kuvataan sen kulunvalvontasivulla. Varmista ennen ostoa yhteensopivuus juuri kyseisen oven, pyöröportin tai portin kanssa sekä asennusvastuut ja jatkuva tuki.

Pyydä näyttämään sisäänpääsy voimassa olevalla jäsenyydellä, vanhentuneella jäsenyydellä ja tilanteessa, jossa sallitut ehdot eivät täyty. Sovi, miten henkilökunnan tulee toimia laitteen tai yhteyden vikaantuessa. Älä oleta, että käytettävissä on verkkoyhteydetön kulunvalvonta tai että kaikki asennetut ohjaimet voidaan käyttää uudelleen. Kirjaa toimintaohjeet ja kunkin tukiasian vastuuhenkilö.

Käyntitiedot auttavat ymmärtämään käyntimääriä, mutta ne eivät selitä, miksi henkilö lopetti käymisen. Käytä käyntitottumusten muutoksia syynä selvittää jäsenen tilanne. Älä pidä jokaista poissa olevaa jäsentä mahdollisena jäsenyyden irtisanojana ottamatta huomioon taukoja, matkustamista, sairautta tai paketin ehtoja.

Päätä, miten valmennus kuuluu jäsensovellukseen

Jotkin toimipaikat tarvitsevat jäsenkortin ja varaukset, kun taas toiset tarjoavat myös yksilöllisiä ohjelmia, ryhmäohjelmia, ravitsemustukea tai kursseja. Määritä, mitä palveluja myyt ja ketkä henkilökunnastasi toteuttavat ne. Valmennustoiminto on hyödyllinen, kun se kuuluu todelliseen jäsenpalveluun, ei vain siksi, että se pidentää vertailutaulukkoa.

Trainera yhdistää kuntosalin toiminnan hallinnan, treeni- ja ravintosuunnittelun, jäsenten edistymisen seurannan ja viestinnän. Tutustu kuntosalien yleiskatsaukseen ja sopivaan tilauspakettiin. Tarkista tekoälytoimintojen käyttörajat ja se, ketkä saavat käyttöoikeuden. Tekoälyn luoman suunnitelman tai ruoka-arvion tulee olla tarkistettavissa ja muokattavissa. Tekoälyn mukanaolo ei osoita, että jokainen sen tuotos sopii jäsenelle.

Kokeile esittelytilillä yhtä kokonaista valmennuskierrosta: osoita jäsenelle treeni, kirjaa se jäsenenä ja etsi tulos valmentajana. Jos tarjoat kursseja, toista sama yhdellä oppitunnilla ja sen suoritusmerkinnällä. Varmista tarvitsemasi toiminnot ennen kuin lupaat ne osaksi maksullista jäsenyyttä.

Erota yhteinen jäsensovellus omalla brändillä varustetusta sovelluksesta

Traineran Core-pakettia käyttävien kuntosalien jäsenet käyttävät Trainera-sovellusta, kun taas White Label- ja Studio-paketteihin sisältyy kuntosalin omalla brändillä varustettu sovellus. Tarkista ajantasainen tilauspakettien vertailu, julkaisujärjestelyt ja suunniteltuun toteutukseen tarvittavat lisäosat. Logo olemassa olevan sovelluksen sisällä ja erillinen sovelluskauppasivu ovat eri asioita.

Kysy, kuka toimittaa kuvakaappaukset, kuvaukset ja brändimateriaalit, kuka julkaisee päivitykset ja miten jäsenet saavat tukea. Tarkista mahdollinen kellosovelluksen tarve erikseen. Omalla brändillä varustettu sovellus voi tukea brändiäsi, mutta se ei takaa latauksia, arvosteluja tai jäsenyyksien uusimista. Sisällytä projektiin jäsenviestintä ja käyttöönottoon liittyvä työ.

Käy suomenkielinen asiointipolku läpi henkilökunnan ja jäsenten kanssa

Suorita rekisteröityminen, jäsenyyden osto, varaus, saapuminen ja tukipyynnön lähettäminen suomeksi. Lue virhe- ja ilmoitusviestit sekä valikoiden nimet. Tarkista päivämäärämuodot, desimaaliluvut ja valuutan esitystapa. Käännetty etusivu on vain yksi osa käyttökokemusta.

Tarkista omien pakettikuvaustesi, henkilökunnan viestien ja treeniohjeiden kieli erikseen. Kysy osallistujilta, mitä seuraava toiminto tarkoittaa, selittämättä ensin käyttöliittymää. Kirjaa epäselvät termit, etenkin erot tilille kirjautumisen, kuntosalikäynnin kirjaamisen ja valmennuksen seurantakyselyyn vastaamisen välillä.

Suunnittele tietojen siirto ja ensimmäinen toimintaviikko

Laadi luettelo aktiivisista jäsenistä, paketeista, jäljellä olevista käynneistä, olennaisista maksuviitteistä ja tulevista varauksista. Varmista tuetut vienti- ja tuontimuodot molemmilta palveluntarjoajilta. Älä oleta, että jäsentietojen tuonti siirtää samalla toistuvien maksujen valtuutukset, liitteet tai kaikki aiemmat käyntitiedot.

Tuo ensin pieni otos ja täsmäytä se alkuperäisiin tietoihin. Käy poikkeustilanteet läpi niitä käsittelevän henkilökunnan kanssa. Sovi, milloin uusien tietojen kirjaaminen vanhaan järjestelmään lopetetaan, missä seuraavan päivän varaukset ovat ja miten jäsenet saavat käyttöoikeuden. Nimeä selkeä tukiyhteyshenkilö ensimmäiselle viikolle ja vältä jäsenen veloittamista kahdesti siirtymän aikana.

Tee päätös osoitetun toimivuuden ja kokonaiskustannusten perusteella

Käytä vertailutaulukkoa, johon merkitset tarvittavan tehtävän, esittelyn tuloksen, tarvittavan tilauspaketin tai lisäosan, vastuuhenkilön ja avoimen kysymyksen. Lisää mukaan tilausmaksu, laitteet, asennus, maksuliikenteen kulut ja oma tietojen siirtotyösi. Vertaa samanpituisia ajanjaksoja ja vastaavia palvelutasoja.

Valitse alusta, jolla olennaiset työnkulkusi onnistuvat hyväksyttävillä kustannuksilla. Voit aloittaa Traineran arvioinnin kuntosalillesi ja tutustua tällä hetkellä tarjolla olevaan kokeiluun ja tilauspaketteihin ennen sitoutumista. Tee ostopäätös vasta, kun jäsenen asiointipolku ja toiminnan poikkeustilanteet on esitelty käytännössä.