Kuntosalin maksujärjestelmä: kulut, oma Stripe-tili ja käteismaksut

Mitä kuntosalin maksujärjestelmä tekee käytännössä?

Kuntosalin maksujärjestelmä vastaanottaa jäsenten maksut verkossa kortilla tai vastaanotossa käteisellä, yhdistää jokaisen maksun oikeaan jäsenyyteen ja näyttää, kuka on maksanut, kenellä on maksamattomia maksuja ja kenen jäsenyys päättyy pian. Tilaushinta on vain osa kustannuksia. Yhtä paljon merkitsee se, kuinka paljon ohjelmisto veloittaa jokaisesta maksusta ja kenen tilille rahat päätyvät.

Mitä kuluja kuntosali maksaa jäsenten maksuista?

Kuluja voi tulla neljästä lähteestä, ja ne kasvattavat kokonaiskustannusta. Vain ensimmäinen on väistämätön, kun jäsenet maksavat kortilla. Muut kolme riippuvat valitsemastasi ohjelmistosta.

Kuvitteellinen esimerkki näyttää, miksi toiseen kuluerään kannattaa kiinnittää huomiota. Kuntosali, jolla on 250 jäsentä ja jonka jäsenet maksavat 50 dollaria kuukaudessa, kerää 12 500 dollaria kuukaudessa. Korttimaksujen käsittelykulujen päälle lisättävä 1 prosentin alustamaksu maksaa 125 dollaria kuukaudessa eli 1 500 dollaria vuodessa samoista korttimaksuista. Kolmen prosentin maksulla vuosikulu on 4 500 dollaria. Yhden dollarin jäsenkohtainen maksu lisää vuosikuluja 3 000 dollarilla ja kasvaa jokaisen uuden jäsenen myötä.

Trainerassa verkossa tehdyt korttiostot kulkevat kuntosalisi oman Stripe-tilin kautta, ja alustamaksu on 0 %. Stripen omat käsittelykulut veloitetaan erikseen, kuten muissakin korttimaksuissa. Kuntosalipaketeissa on rajaton määrä jäseniä, eikä niihin kuulu jäsenkohtaista maksua tai käyttöönottomaksua. Tilaushintoja vertaillaan oppaassamme kuntosalin hallintaohjelmiston kustannuksista.

Miksi sillä on väliä, kenen Stripe-tilille rahat päätyvät?

Tilin haltija hallitsee maksusuhdetta ja tapahtumahistoriaa. Se vaikuttaa myös siihen, kuinka helppoa ohjelmiston vaihtaminen myöhemmin on. Tavallisia järjestelyjä on kaksi:

• Oma maksunvälittäjän tili. Avaat Stripe-tilin kuntosalisi nimiin ja yhdistät sen ohjelmistoon. Näet itse jokaisen veloituksen, hyvityksen ja kulun, ja tili pysyy sinulla, vaikka vaihtaisit ohjelmistoa.
• Toimittajan hallinnoima tili. Maksut käsitellään ohjelmistoyhtiön järjestämän ja hinnoitteleman palvelun kautta. Käyttöönotto on nopeaa, mutta toimittaja määrittää hinnan, voi sisällyttää siihen erittelemättömän katteen ja hallitsee maksusuhdetta. Kysy, mitä tallennetuille korteille tapahtuu, jos lähdet, sillä niiden siirtäminen on usein vaikeaa.

Kumpikaan järjestely ei ole automaattisesti huono, ja toimittajan hallinnoima ratkaisu voi sopia kuntosalille, joka ei halua käyttää maksunvälittäjän hallintanäkymää. Jos kuitenkin haluat tietää jokaisen tapahtuman kulut ja säilyttää mahdollisuuden vaihtaa palvelua sujuvasti, oma tili on turvallisempi lähtökohta. Stripe toimii vain tukemissaan maissa, joten tarkista ensin, voiko kuntosalisi avata tilin rekisteröintimaassaan.

Miten kortti- ja käteismaksut hoidetaan samassa järjestelmässä?

Hyväksy molemmat maksutavat, mutta kirjaa ne samaan paikkaan. Jos verkossa maksettuja korttimaksuja ja vastaanotossa maksettua käteistä ei yhdistetä, päädyt muistivihkoon, taulukkoon ja jäsenluetteloon, joiden tiedot eivät täsmää.

Trainerassa jäsenet ostavat jäsenyytensä sovelluksessa kuntosalin oman Stripe-tilin kautta tai maksavat käteisellä vastaanotossa, joka kirjaa maksun. Näin kortti- ja käteismaksut näkyvät samassa tapahtumaluettelossa. Jokaiselle paketille määritetään hinta, valuutta, laskutusjakso, sisäänpääsyajat ja käyntirajat, joten järjestelmä valvoo myös sitä, mitä jäsen on ostanut. Lue lisää paketeista oppaastamme kuntosalin jäsenyyksien hallintaohjelmistoon. Suuressa osassa Balkania, Itä-Eurooppaa ja Persianlahden aluetta maksaminen vastaanotossa on edelleen tavallista. Ohjelmisto, joka tuntee vain kortilla maksetut tilaukset, palauttaa henkilökunnan paperikirjanpidon pariin.

Mistä tiedät, kuka on maksanut ja kenen maksu erääntyy?

Tarvitset kolme asiaa: luettelon maksamattomista maksuista, luettelon pian päättyvistä jäsenyyksistä ja oven, joka estää päättyneen jäsenyyden käytön. Ilman niitä velat huomataan viikkoja myöhässä ja jäsenet, joiden jäsenyys on päättynyt, voivat treenata maksutta.

Trainera näyttää maksujen tilan, velat ja seuraavan 14 päivän aikana päättyvät jäsenyydet. Ovella järjestelmä tarkistaa jokaisella QR-koodin lukukerralla, onko jäsenyys päättynyt tai käyntiraja täyttynyt. Tarkistus toimii vastaanotossa tai yhdistetyllä kulkuportilla, joita Core-paketissa voi olla enintään 10. Yksinkertainen viikoittainen toimintatapa:

1. Käy velkaluettelo läpi ja selvitä jokainen avoin summa tai muistuta jäsentä siitä.
2. Ota yhteyttä jokaiseen jäseneen, jonka jäsenyys päättyy seuraavan 14 päivän aikana, ennen sen päättymistä.
3. Anna oven hoitaa loput, jotta vastaanoton ei tarvitse evätä sisäänpääsyä.

Oven säännöistä kerrotaan kuntosalin sisäänkirjautumisen ja kulunvalvonnan oppaassamme, ja uusimisesta keskusteleminen kuuluu jokaiseen suunnitelmaan, jolla pyritään vähentämään kuntosalin jäsenkatoa.

Jäsenyyden päättyessä sisäänpääsyn estävä ovi tarvitsee laitteiston, joka tarkistaa tiedon ohjelmistosta eikä tulostetusta luettelosta. Trainera voi järjestää myös tämän osan: se suosittelee kolmivartista kulkuporttia, nopeaa kulkuporttia tai nykyiseen oveen asennettavaa sähkölukkoa. Paikallinen asentaja asentaa laitteen, minkä jälkeen Trainera yhdistää sen kuntosalin tiliin ja testaa sen oikeilla jäsenkorteilla. Yhdistäminen sisältyy kaikkiin kuntosalipaketteihin, mutta laitteisto ja asennus hinnoitellaan sisäänkäyntikohtaisesti. Katso kulkuportit ja ovien kulunvalvonta.

Mitä kirjanpitäjän pitäisi saada joka kuukausi?

Selkeä vientitiedosto kaikista kortti- ja käteistapahtumista sekä niihin liittyvät asiakirjat. Jos kirjanpitäjän täytyy koota kuukausi uudelleen tiliotteista ja kassakirjasta, maksat samasta kirjanpitotyöstä kahdesti.

Trainera säilyttää tapahtumaluettelon, jonka voi viedä CSV-tiedostona, joten voit toimittaa kuukauden tapahtumat kirjanpitäjälle yhtenä tiedostona. Se tallentaa myös sopimuksia, laskuja ja henkilöstöasiakirjoja. Core-paketissa asiakirjoille on 10 Gt tallennustilaa ja White Label -paketissa 50 Gt.

Mitä tarpeita Trainera ei kata ja jotka kannattaa tarkistaa?

Osa maksuvaatimuksista riippuu markkinasta, joten varmista ne jokaiselta toimittajalta, myös Traineralta. Traineran julkaistuihin kuntosaliominaisuuksiin kuuluvat korttiostot kuntosalin oman Stripe-tilin kautta ja vastaanotossa kirjattavat käteismaksut. Ominaisuuksiin eivät kuulu:

• Suoraveloitus, kuten euroalueen SEPA-suoraveloitus, jota monet eurooppalaiset kuntosalit käyttävät kuukausisopimuksissa.
• Automaattiset uudet veloitusyritykset ja maksumuistutukset, eli epäonnistuneen korttiveloituksen uusiminen ja muistutussähköpostit.

Jos kuntosalisi käyttää suoraveloitussopimuksia tai tarvitsee automaattisia uusia veloitusyrityksiä, ota asia esiin esittelyssä ja pyydä vastaus kirjallisesti. Kun jäsenet maksavat sovelluksessa kortilla tai vastaanotossa käteisellä, edellä kuvattu järjestely kattaa päivittäisen maksuliikenteen. Laajemman kuvan saat oppaastamme pienen tai boutique-kuntosalin ohjelmiston valintaan.

Muistilista: kysymykset kuntosalin maksujärjestelmän toimittajalle

Esitä samat kahdeksan kysymystä jokaiselle toimittajalle ennen sopimuksen tekemistä ja vertaa kirjallisia vastauksia rinnakkain.

• Veloitatteko jäsenten maksuista alusta- tai tapahtumamaksun, ja kuinka suuren?
• Maksetaanko rahat omalle maksunvälittäjätililleni niin, että kulu näkyy jokaisen tapahtuman kohdalla?
• Voiko vastaanotto kirjata käteismaksun jäsenen tietoihin samaan tapahtumaluetteloon korttimaksujen kanssa?
• Onko käytössä jäsenkohtainen maksu, jäsenmäärän yläraja tai käyttöönottomaksu?
• Näenkö maksamattomat maksut ja pian päättyvät jäsenyydet, ja estääkö ovi päättyneen jäsenyyden käytön automaattisesti?
• Voinko viedä kaikki tapahtumat CSV-tiedostoon?
• Tuetteko suoraveloitusta, uusia veloitusyrityksiä ja maksumuistutuksia, jos markkinani tarvitsee niitä?
• Mitä tallennetuille maksutiedoille ja maksuhistorialle tapahtuu, jos vaihdan palvelua?

Kuntosalin maksut Isossa-Britanniassa, Australiassa ja Kanadassa: Bacs, BECS ja PAD

Näissä kolmessa maassa edellä mainitulla suoraveloituksella on omat nimensä: Isossa-Britanniassa Bacs Direct Debit, Australiassa BECS ja Kanadassa Pre-Authorized Debit (PAD). Kullakin järjestelmällä on omat ilmoitussääntönsä, ja jäsenillä on vahvat oikeudet riitauttaa veloitus. Stripe tukee kaikkia kolmea erilaisin rajoituksin.

Kaksi yksityiskohtaa yllättää kuntosaleja. Stripen kanadalainen PAD toimii Subscriptions- ja Invoicing-tuotteissa, mutta ei Checkoutin tilaustilassa eikä Payment Links -maksulinkeissä. Siksi Checkoutiin perustuva ohjelmisto ei voi vain ottaa sitä käyttöön. Lisäksi Bacs-maksuja keräävät brittiläiset kuntosaliohjelmistot veloittavat usein jokaisesta veloituksesta. Esimerkiksi ClubRight ilmoittaa hinnastossaan kuluksi 40-45 penniä.

Traineran osalta tilanne on selvä: GBP-, AUD- ja CAD-määräiset korttiostot kulkevat kuntosalin oman Stripe-tilin kautta 0 prosentin alustamaksulla, ja käteis- tai vastaanottomaksut kirjataan järjestelmään. Trainerassa ei ole sisäänrakennettua suoraveloitusta. Bacs-, BECS- tai PAD-maksuja haluava kuntosali käyttää omaa palveluntarjoajaansa tai pankkiaan ja kirjaa nämä jäsenyydet Traineraan. Täydellinen vertailu ilmoitus- ja peruutussääntöineen on oppaassa kuntosalin suoraveloituksesta Isossa-Britanniassa, Australiassa ja Kanadassa. Lisäksi löydät maakohtaiset oppaat Isoon-Britanniaan, Australiaan ja Kanadaan.

Mitä Trainera maksaa kuntosalille?

Kuntosalipakettien kuukausihinnat ovat julkisia ja määräytyvät maan mukaan. Jäseniä voi olla rajattomasti, eikä jäsenkohtaista maksua tai käyttöönottomaksua ole. Suomessa Core maksaa 109 € kuukaudessa, ja siihen kuuluu seitsemän päivän kokeilu. White Label tuo kuntosalille oman brändätyn iOS- ja Android-sovelluksen, maksaa Suomessa 199 € kuukaudessa ja sovitaan puhelussa. Katso oman maasi hinnat hinnastosivulta ja molempien pakettien ominaisuudet kuntosaliominaisuuksien esittelystä. Vaihdatko ohjelmistoa? Jäsenet, paketit ja päättymispäivät tuodaan vientitiedostostasi maksutta.

Ota jäsenten korttimaksut vastaan omalle Stripe-tilillesi 0 prosentin alustamaksulla ja kirjaa käteismaksut vastaanotossa: tutustu Traineraan kuntosaleille tai aloita Coren seitsemän päivän kokeilu.

Aiheeseen liittyvää luettavaa

• Mitä kuntosalin hallintaohjelmisto maksaa vuonna 2026?
• Kuntosalin jäsenyyksien hallintaohjelmisto: kattava opas vuodelle 2026
• Parhaat kuntosalin hallintaohjelmistot vuonna 2026
• Kuntosalin hallintaohjelmisto: kattava opas