Receptionssystem för gym: incheckning, kassa och försäljning

Vad är ett receptionssystem för gym?

Ett receptionssystem för gym är receptionens vy i gymsystemet: ett live-flöde för incheckningar, sökning på medlemmar, status för medlemskap och betalningar och ett sätt att registrera kontant-, kort- och överföringsbetalningar under passet. Rätt verktyg låter en enda receptionist sköta inpassering, förnyelser och medlemmarnas frågor utan att hoppa mellan kalkylark, en logg från kortterminalen och en separat bokningsapp. Det är till för gym och studior som har bemannad reception åtminstone en del av dagen.

Väljer du fortfarande hela systemet? Börja med vår guide till gymsystem. Den här sidan handlar om receptionen.

Vad gör receptionen egentligen under ett pass?

Receptionen gör fem saker om och om igen: släpper in medlemmar, stoppar dem som inte ska in, tar betalt, säljer eller förnyar medlemskap och svarar på frågor. Alla de uppgifterna bygger på samma medlemspost. Därför ska receptionssystemet inte vara en separat produkt.

Live-flödet för incheckningar: receptionens huvudskärm

Ett live-flöde för incheckningar är en lista som uppdateras när medlemmar kommer in och visar vem som kom och när. Receptionen har den öppen hela dagen, eftersom den besvarar de vanligaste frågorna med en blick: är personen här, gick skanningen igenom, hur fullt är det i lokalen.

Det här gör flödet användbart i receptionen:

• Alla inpasseringar i samma lista. QR-skanningar vid disken och inpasseringar genom vändkorset ska synas tillsammans, så att personalen inte behöver titta på två skärmar.
• Nekade inpasseringar syns. Om en skanning nekas för att medlemskapet har gått ut eller medlemmen kommer utanför sina tider ska receptionen se varför.
• En reservlösning när mobilen är död. Ett medlemsnummer som personalen kan skriva in håller kön i rörelse när QR-koden inte kan visas.

För hårdvaran (vändkors, snabbgrindar, läsare, surfplattor vid disken) kan du läsa vår guide till passersystem för gym, och för reglerna bakom varje skanning vår guide om incheckning och passersystem för gym.

Hur ska receptionen hantera ett utgånget medlemskap?

Det är systemet som ska upptäcka det utgångna medlemskapet vid skanningen, inte receptionisten. Då börjar samtalet med ett faktum på skärmen i stället för med minnet, och det blir kort och vänligt.

Ett enkelt manus som fungerar i receptionen:

1. Visa statusen. "Ditt medlemskap gick ut den 3:e. Vill du förnya i dag?"
2. Erbjud den snabbaste vägen. Betala kontant i receptionen, vilket receptionen registrerar, eller förnya med kort i medlemsappen.
3. Registrera betalningen på medlemmen, så att nästa skanning går igenom.
4. Lämna skulder vidare, förhandla inte om dem vid disken. Finns det en äldre obetald skuld, anteckna den och lämna den till chefen.

Det är bättre att förebygga den pinsamma situationen. En lista över medlemskap som går ut inom 14 dagar gör att receptionen kan påminna medlemmar en vecka innan, när de ändå står vid disken.

Ta betalt i receptionen: kontant, kort och överföring

Receptionssystemet måste registrera varje betalningssätt som gymmet tar emot i samma logg, även kontanter. Om kontanterna står i ett anteckningsblock och korten i en betalpanel blir skulder liggande utan att någon märker det.

• Kontant och överföring: registreras på medlemmen med datum och belopp.
• Kort: helst inbetalt till gymmets eget betalkonto, inte hållet av leverantören.
• Export: en CSV-fil av loggen till din redovisningskonsult.

Avgifterna skiljer sig mycket mellan leverantörer, och skillnaden mellan en plattformsavgift och en avgift för kortinlösen spelar roll. Vår guide om betalningssystem för gym förklarar båda.

Sälja ett medlemskap i receptionen

En försäljning i receptionen ska ta ett par minuter: välj paket, skapa medlemmen, ta eller registrera betalningen och ge tillgång. Det fungerar bara om paketen redan är upplagda med pris, betalningsintervall, tider och inpasseringsgränser, så att receptionen inte hittar på villkor vid disken.

Håll paketlistan så kort att den går att förklara i ett andetag, och be den nya medlemmen installera appen innan hen lämnar disken, så att QR-kortet är klart. Hur du bygger upp paketen tar vi upp i vår guide till medlemshantering för gym.

Svara på medlemmarnas frågor utan att lämna disken

De flesta frågor i receptionen handlar om bokningar, medlemskortet, en tränare eller appen. Syns medlemmens bokningar, status och tränare i en och samma vy svarar receptionen på några sekunder i stället för att skicka i väg folk.

Flytta med tiden rutinfrågorna till medlemsappen. När medlemmarna ser sina bokningar, sitt kort och sitt program i mobilen lägger receptionen mindre tid på "är jag bokad på torsdag?".

Behörigheter för personal: vad ska receptionen se?

Behörigheter på sidnivå betyder att ägaren bestämmer, sida för sida, vad varje anställd kan öppna. Receptionen behöver oftast incheckningar, medlemmar, bokningar och registrering av betalningar, men sällan intäktsrapporter eller gymmets inställningar.

Ge varje person en egen inloggning (inget delat konto för "receptionen", så att du vet vem som registrerade vilken betalning) och se över behörigheterna när någon byter roll. Vår guide om personalhantering för gym tar upp roller utöver receptionen.

Checklista: välja receptionssystem för gym

Använd frågorna i varje demo. Ett verktyg som inte klarar de fyra första skapar extra arbete i receptionen varje dag.

Ett inchecknings-API är en koppling som låter ett vändkors, en bom eller en skanner fråga gymsystemet om en medlem får komma in, och logga inpasseringen när hen gör det.

Så sköter Trainera receptionen

I Trainera är receptionen en personalroll i samma system som ägaren, tränarna och medlemmarna använder. Personal bjuds in via e-post och ser bara de sidor som ägaren tillåter, receptionen registrerar kontantbetalningar och live-flödet visar vem som kommer in medan det händer.

• Inpassering: varje medlem har ett QR-kort i appen och ett medlemsnummer; vändkors och skannrar ansluts via inchecknings-API:t (upp till 10 enheter på Core).
• Regler: utgångna, pausade eller inaktiva medlemskap och förbrukade inpasseringsgränser nekas vid varje skanning.
• Betalningar: kort via gymmets eget Stripe-konto med 0 % plattformsavgift, PayPal, kontant eller banköverföring, allt i en transaktionslogg med CSV-export.
• Ägarens vy: medlemmar, intäkter, incheckningar, personal, leads, betalningsstatus, skulder och medlemskap som går ut inom 14 dagar.
• Pris: Core har ett offentligt pris per land (till exempel 119 USD i månaden i USA, och i Sverige visas priset också i US-dollar) med obegränsat antal medlemmar, ingen avgift per medlem och ingen startavgift, och börjar med 7 dagars provperiod. White Label kostar nästan dubbelt så mycket som Core och lägger till gymmets egen medlemsapp för iOS och Android.

Vad varje roll får på varje plan går vi igenom i Trainera för gym: Core eller White Label, och aktuella priser för ditt land finns på prissidan.

När receptionen är tom: vändkors och dörrar

För de lugna timmarna kan Trainera ordna entrén också. Trainera rekommenderar ett trearmat vändkors, en snabbgrind, en svänggrind med bred tillgänglig passage eller ett elslutbleck eller magnetlås på den befintliga dörren med en QR-läsare på väggen, ser till att det installeras, kopplar det till gymmets konto och testar det med riktiga medlemskort.

Varje skanning vid grinden hamnar i samma live-flöde som disken, med medlemmens foto, paket, slutdatum och eventuell obetald skuld. Receptionen checkar själv in medlemmar med en USB-2D-skanner eller via medlemsnummer, namn eller e-post, och fortsätter att arbeta offline mot den sparade medlemslistan och synkar senare. Grinden behöver internet, så gymmet bestämmer före installationen om den ska öppna eller förbli låst om uppkopplingen försvinner.

Kopplingen omfattar upp till 10 grindar, läsare eller dörrar per gym på alla gymplaner, och hårdvara och installation offereras per entré. Läs mer om vändkors och dörrstyrning på trainera.fit.

Passar bäst för, och när Trainera inte passar

Passar bäst för: gym och studior med bemannad reception (heltid eller deltid) som vill ha incheckning, medlemskap, kontant- och kortbetalningar, bokningar och medlemsappen i ett system, där receptionen bara ser de sidor den behöver.

Passar inte om:

• din reception främst är en butik eller ett kafé och du behöver ett kassasystem med lagerhantering; Trainera har inte det, så planera för ett separat verktyg;
• du behöver en kortterminal vid disken som är kopplad till gymsystemet; kortbetalningar i Trainera går via gymmets Stripe-konto, så kontrollera det i en demo;
• du vill ha en gratis gymplan; Traineras gymplaner är betalda, med 7 dagars provperiod på Core.

Se hur receptionen, ägarens panel och medlemsappen hänger ihop på sidan Trainera för gym, eller starta 7 dagars provperiod på Core.

Läs också

• QR-incheckning på gym: skanna in och följ närvaron
• Obemannat gym 24/7: regler, hårdvara och programvara
• Leadhantering och CRM för gym: från förfrågan till medlem
• Veckans nyckeltal som varje gymägare bör följa
• Så byter du gymsystem utan avbrott