Comment suivre vos demandes de coaching sans CRM

Comment suivre vos demandes de coaching sans CRM ?

Mettez chaque personne intéressée dans une seule liste à six colonnes : nom, provenance, statut, étape suivante, date de relance et issue. Ajoutez chaque personne le jour où elle vous contacte, relisez la liste 15 minutes une fois par semaine, et au bout de 30 jours vous verrez où les gens cessent d'avancer vers une conversation, au lieu de le deviner. Un tableur gratuit suffit. L'habitude compte plus que l'outil.

Ce que je vois chez les coachs qui se sentent bloqués, c'est rarement un coaching faible. Le plus souvent, les échanges sont éparpillés entre messages Instagram, WhatsApp, e-mails et une note sur le téléphone, et personne, coach compris, ne sait ce qu'est devenue chaque personne. Un tableau simple, à créer dès ce soir, règle cela.

Pourquoi perdre le fil des demandes vous coûte des clients ?

Quand les personnes intéressées ne sont pas au même endroit, les relances passent à la trappe et vous jugez votre activité de mémoire, qui retient les conversations bruyantes et oublie les discrètes.

En pratique, cela ressemble à ceci :

• Vous vous souvenez que quelqu'un a demandé le coaching il y a quelques semaines, mais vous ne retrouvez plus la conversation.
• Vous ne relancez que les personnes qui vous réécrivent d'elles-mêmes.
• Vous ne savez pas combien de personnes ont demandé le coaching le mois dernier, ni où elles vous ont trouvé.
• Vous passez la semaine dans les messages, mais les clients arrivent par à-coups.
• Vous avez promis « je vous envoie les détails demain », et demain est devenu deux semaines.

La rapidité compte aussi. Une étude publiée dans la Harvard Business Review sur les demandes commerciales en ligne a montré que la plupart des entreprises répondent beaucoup trop lentement, et qu'une réponse rapide change vraiment la suite de l'échange. Impossible de répondre vite à des gens que vous avez oubliés.

Le suivi est l'un des six endroits où la croissance d'un coaching en ligne bloque le plus souvent, et l'article sur pourquoi votre coaching en ligne ne décolle pas couvre les cinq autres. Si vous n'êtes pas sûr que le suivi soit votre point faible, trouvez le domaine concerné en moins de 3 minutes avec le test gratuit CoachScan. Il pose 8 questions courtes, ne donne aucun score et montre quelle partie de votre chemin vers de nouveaux clients en ligne demande votre attention en premier, et par quoi commencer. Il a été conçu par Advencio, le partenaire de croissance de Trainera.

Quelles sont les six colonnes indispensables ?

Six colonnes suffisent : chacune vous évite de répondre de mémoire plus tard.

Gardez la liste de statuts fixe. Si vous vous autorisez « peut-être », « chaud », « intéressé ? » et « à relancer », la colonne ne veut plus rien dire. Une liste déroulante aide, et dans Google Sheets vous pouvez trier et filtrer vos données pour que toutes les relances du jour apparaissent en haut.

Si vous voulez une septième colonne, faites-en un champ de notes d'une ligne, comme « veut s'entraîner à la maison, travaille de nuit ». Le reste vit dans la conversation.

Comment ajouter les gens sans que ça devienne une corvée ?

Ajoutez une ligne dès que quelqu'un montre un vrai intérêt, pas en fin de semaine quand la moitié des détails a disparu.

Un vrai intérêt, c'est une question sur le prix, sur le fonctionnement de votre coaching, ou l'envie d'être aidé sur un objectif. Un like, une flamme sur une story ou un « top ! » en commentaire ne sont pas encore une demande.

1. Gardez le tableau à portée de main sur votre téléphone, à côté des applications où l'on vous écrit.
2. Ajoutez la ligne avant de répondre. Cela prend moins d'une minute.
3. Avant de fermer la conversation, remplissez l'étape suivante et la date de relance.
4. Quand quelque chose change, comme un appel réservé ou un non clair, mettez le statut à jour le jour même.

Vos réponses peuvent fixer l'étape suivante pour vous. Quelques phrases à envoyer telles quelles :

• « Merci pour votre message. Je peux vous poser deux questions rapides pour vous dire honnêtement si mon coaching vous convient ? Quel est votre objectif principal pour les trois prochains mois, et qu'est-ce qui vous a freiné jusqu'ici ? »
• « On devrait en parler. Mardi ou mercredi soir, ça vous irait pour un court appel ? Choisissez et je vous envoie le lien. »
• « Je vous avais dit que je reviendrais vers vous aujourd'hui. Pensez-vous toujours commencer ce mois-ci, ou ce n'est pas le bon moment ? Les deux réponses me vont très bien. »

Les questions de qualification de cette première réponse comptent beaucoup, et comment qualifier vos prospects de coaching détaille lesquelles utiliser. Si les gens se taisent juste après votre première réponse, lisez pourquoi les prospects ne répondent plus avant l'appel.

À quoi ressemble une revue hebdomadaire de 15 minutes ?

Une fois par semaine, triez par date de relance, traitez toutes les personnes à relancer ou en retard, et notez une chose que vous avez remarquée.

1. Masquez les lignes au statut client ou non, puis triez par date de relance.
2. Les personnes en retard : envoyez la relance maintenant, ou clôturez en « sans réponse » avec la date du jour.
3. Les lignes sans étape suivante : donnez-leur-en une, même si c'est « dernière relance le 20 ».
4. Comptez les nouvelles lignes de la semaine et notez d'où elles viennent.
5. Lisez dans la colonne issue les raisons données pour ne pas commencer.
6. Écrivez une phrase en haut du tableau : « Cette semaine, j'ai remarqué... »

Bloquez cette revue dans votre agenda comme une séance client, par exemple le dimanche soir ou le lundi matin. Si les relances s'accumulent malgré la revue, une partie des rappels peut être automatisée, et la relance automatique des prospects pour coach sportif montre quoi automatiser et quoi garder personnel.

Que vous apprendront 30 jours de suivi ?

Au bout d'un mois, le tableau n'est plus une liste de tâches mais une preuve : il montre où les personnes intéressées cessent d'avancer vers une conversation ou une décision.

Regardez des chiffres simples, pas des ratios : combien de personnes vous ont contacté, combien vous correspondaient, combien ont réservé un appel, combien sont venues et combien sont devenues clientes. Puis comparez avec les schémas ci-dessous.

Si ce sont les appels qui bloquent, que faire quand un prospect dit « je vais réfléchir » couvre la conversation et la relance. Pour aller plus loin avec les chiffres, les indicateurs du premier contact au client expliquent chaque décompte et comment le lire dans le temps. Et si beaucoup de personnes ne vous correspondent pas, le problème se situe peut-être dans la façon dont votre offre de coaching en ligne est construite.

Tableur ou logiciel de coaching : que choisir ?

Pour les personnes simplement intéressées, un tableur suffit généralement. Un logiciel de coaching prend tout son sens une fois qu'elles deviennent clientes.

Un tableau est gratuit, marche sur téléphone et se partage plus tard avec un assistant. Il atteint ses limites quand plusieurs personnes répondent à vos messages, ou quand il vous faut des rappels qui ne dépendent pas de l'ouverture du fichier.

Si vous coachez avec Trainera, tout ce qui suit le oui peut se trouver dans un seul compte : programmes d'entraînement et de nutrition, bilans, messagerie et paiements, et les questionnaires d'accueil sont inclus dans toutes les formules, Free comprise. Une organisation simple consiste à garder le tableau pour les personnes intéressées et à passer chaque personne dans Trainera le jour où elle commence.

Quel que soit l'outil, vous détenez les coordonnées d'autres personnes. Le guide de la FTC Protecting Personal Information se résume à savoir ce que vous détenez, ne garder que le nécessaire et le protéger. Pour un tableau de demandes, cela veut dire aucune donnée de santé, un mot de passe solide sur le compte et un partage limité aux personnes qui en ont besoin.

Les erreurs qui rendent le tableau inutile

• Trop de colonnes. L'âge, le poids, les objectifs et l'alimentation vont dans vos questions d'accueil, pas dans une liste que vous devez parcourir en quelques secondes.
• Ne noter que les personnes prometteuses. Celles qui ont dit non ou se sont tues vous en apprennent le plus.
• « Plus tard » au lieu d'une date. Chaque ligne ouverte a besoin d'une vraie date de relance.
• Supprimer des lignes. Clôturez plutôt une ligne avec une issue. Quelqu'un qui a dit « pas maintenant » au printemps sera peut-être prêt à l'automne.
• Ne faire la revue que quand c'est calme. Elle est la plus utile les semaines chargées, quand des gens passent entre les mailles.
• Changer les colonnes chaque mois. Gardez la même structure au moins 30 jours pour pouvoir comparer.

Mettez en place votre suivi des demandes en une soirée

Ouvrez un nouveau tableau et ajoutez les six colonnes. Puis reprenez vos messages, WhatsApp et e-mails des deux ou trois derniers mois et ajoutez chaque personne qui a demandé le coaching, avec une issue honnête pour chacune. Si vous ne savez pas ce qu'il est advenu de plusieurs d'entre elles, vous avez votre réponse sur le suivi, et la revue hebdomadaire commence ce dimanche.

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