תוכנת דלפק קבלה לחדר כושר: צ׳ק־אין, תשלומים ומכירות

מה זו תוכנת דלפק קבלה לחדר כושר?

תוכנת דלפק קבלה היא המסך של הקבלה בתוך מערכת ניהול חדר הכושר: פיד צ׳ק־אין חי, חיפוש מנויים, סטטוס מנוי ותשלום, ודרך לרשום תשלומים במזומן, בכרטיס ובהעברה במהלך המשמרת. הכלי הנכון מאפשר לאדם אחד בקבלה לטפל בכניסות, בחידושים ובשאלות של המנויים בלי לקפוץ בין גיליונות אלקטרוניים, יומן של מסוף האשראי ואפליקציית הזמנות נפרדת. הוא מיועד לחדרי כושר וסטודיו שיש בהם דלפק מאויש לפחות בחלק מהיום.

עדיין בוחרים את המערכת כולה? כדאי להתחיל במדריך לתוכנה לניהול חדר כושר. העמוד הזה עוסק בדלפק.

מה בעצם עושים בקבלה במהלך משמרת?

בדלפק עושים חמישה דברים שוב ושוב: מכניסים מנויים, עוצרים את מי שלא אמור להיכנס, גובים כסף, מוכרים או מחדשים מנויים ועונים על שאלות. כל אחת מהמשימות האלה נשענת על אותה רשומת מנוי, ולכן תוכנת הקבלה לא צריכה להיות מוצר נפרד.

פיד הצ׳ק־אין החי: המסך הראשי של הדלפק

פיד צ׳ק־אין חי הוא רשימה שמתעדכנת כשמנויים נכנסים ומראה מי נכנס ומתי. בקבלה משאירים אותו פתוח כל היום, כי הוא עונה במבט אחד על השאלות הנפוצות: האם האדם הזה בפנים, האם הסריקה עבדה, כמה עמוס באולם.

מה הופך את הפיד לשימושי בדלפק:

• כל מקורות הכניסה ברשימה אחת. סריקות QR בדלפק וכניסות דרך הקרוסלה צריכות להופיע יחד, כדי שהצוות לא יצטרך לעקוב אחרי שני מסכים.
• כניסות שנדחו גלויות. אם סריקה נדחתה כי המנוי פג או כי המנוי הגיע מחוץ לשעות הכניסה שלו, הקבלה צריכה לראות למה.
• פתרון גיבוי כשהסוללה בטלפון נגמרה. מספר מנוי שהצוות יכול להקליד שומר על התור בתנועה כשאי אפשר להציג את קוד ה־QR.

על צד החומרה (קרוסלות, שערים מהירים, קוראים, טאבלטים בדלפק) אפשר לקרוא במדריך לחומרת בקרת כניסה לחדרי כושר, ועל הכללים שמאחורי כל סריקה במדריך למערכת צ׳ק־אין ובקרת כניסה לחדר כושר.

איך הדלפק צריך לטפל במנוי שפג תוקפו?

המערכת היא זו שצריכה לתפוס את המנוי שפג בזמן הסריקה, לא איש הקבלה. כך השיחה מתחילה מעובדה שמופיעה על המסך ולא מהזיכרון, והיא נשארת קצרה ונעימה.

תסריט פשוט שעובד בדלפק:

1. מציגים את הסטטוס. "המנוי הסתיים ב־3 לחודש. לחדש היום?"
2. מציעים את הדרך הכי מהירה. תשלום במזומן בדלפק, שהקבלה רושמת, או חידוש בכרטיס אשראי באפליקציית המנויים.
3. רושמים את התשלום על המנוי, כדי שהסריקה הבאה תעבור.
4. מעבירים חובות הלאה ולא מתמקחים עליהם בדלפק. אם יש יתרת חוב ישנה, רושמים אותה ומעבירים למנהל.

עדיף למנוע את הרגע המביך מראש. רשימה של מנויים שפוקעים ב־14 הימים הקרובים מאפשרת לדלפק להזכיר למנויים שבוע לפני, כשהם ממילא עומדים מול הדלפק.

תשלומים בדלפק: מזומן, כרטיס והעברה

תוכנת הקבלה חייבת לרשום כל אמצעי תשלום שהמכון מקבל באותו יומן, כולל מזומן. אם המזומן רשום במחברת והכרטיסים בלוח בקרה של חברת סליקה, חובות עוברים בלי שאף אחד שם לב.

• מזומן והעברה: נרשמים על המנוי עם תאריך וסכום.
• כרטיס: עדיף שהכסף ייכנס לחשבון התשלומים של המכון עצמו ולא יוחזק אצל הספק.
• ייצוא: קובץ CSV של היומן בשביל רואה החשבון.

העמלות משתנות מאוד בין ספקים, וההבדל בין עמלת פלטפורמה לעמלת סליקה חשוב. המדריך למערכת תשלומים לחדר כושר מסביר את שתיהן.

מכירת מנוי בדלפק

מכירה בדלפק צריכה לקחת כמה דקות: בוחרים חבילה, יוצרים את המנוי, גובים או רושמים את התשלום ונותנים גישה. זה עובד רק אם החבילות כבר מוגדרות עם מחיר, מחזור חיוב, שעות כניסה ומכסות כניסה, כך שבקבלה לא ממציאים תנאים מול הלקוח.

כדאי לשמור על רשימת חבילות קצרה מספיק כדי להסביר אותה בנשימה אחת, ולבקש מהמנוי החדש להתקין את האפליקציה לפני שהוא עוזב את הדלפק, כדי שכרטיס ה־QR יהיה מוכן. איך לבנות את החבילות מוסבר במדריך לניהול מנויים בחדר כושר.

לענות על שאלות של מנויים בלי לעזוב את הדלפק

רוב השאלות בדלפק עוסקות בהזמנות, בכרטיס המנוי, במאמן או באפליקציה. אם ההזמנות, הסטטוס והמאמן של המנוי מופיעים בתצוגה אחת, הקבלה עונה תוך שניות במקום לשלוח אנשים למקום אחר.

עם הזמן כדאי להעביר את השאלות השגרתיות לאפליקציית המנויים. כשמנויים רואים בטלפון את ההזמנות, הכרטיס והתוכנית שלהם, הדלפק מבזבז פחות זמן על "אני רשום ליום חמישי?".

הרשאות צוות: מה הקבלה צריכה לראות?

הרשאות ברמת הדף פירושן שהבעלים מחליטים, דף אחרי דף, מה כל איש צוות יכול לפתוח. הקבלה צריכה בדרך כלל צ׳ק־אין, מנויים, הזמנות ורישום תשלומים, ובדרך כלל לא צריכה דוחות הכנסות או הגדרות של המכון.

תנו לכל אדם כניסה משלו (בלי חשבון "קבלה" משותף, כדי שתדעו מי רשם איזה תשלום), ובדקו את ההרשאות מחדש כשתפקידים משתנים. המדריך לניהול צוות בחדר כושר עוסק גם בתפקידים מעבר לדלפק.

רשימת בדיקה: בחירת תוכנת קבלה לחדר כושר

השתמשו בשאלות האלה בכל הדגמה. כלי שנכשל בארבע הראשונות ייצור עבודה נוספת בדלפק כל יום.

API לצ׳ק־אין הוא חיבור שמאפשר לקרוסלה, למחסום או לסורק לשאול את תוכנת המכון אם מנוי רשאי להיכנס, ולרשום את הכניסה כשהוא נכנס.

איך Trainera מטפלת בדלפק הקבלה

ב־Trainera הקבלה היא תפקיד צוות בתוך אותה מערכת שבה משתמשים הבעלים, המאמנים והמנויים. אנשי צוות מוזמנים במייל ורואים רק את הדפים שהבעלים מאפשרים, הקבלה רושמת תשלומים במזומן, ופיד הצ׳ק־אין החי מראה מי נכנס ברגע שזה קורה.

• כניסה: לכל מנוי יש כרטיס QR באפליקציה ומספר מנוי; קרוסלות וסורקים מתחברים דרך ה־API של הצ׳ק־אין (עד 10 מכשירים ב־Core).
• כללים: מנויים שפג תוקפם, מושהים או לא פעילים, ומכסות כניסה שנוצלו, נדחים בכל סריקה.
• תשלומים: כרטיס דרך חשבון ה־Stripe של המכון עם 0% עמלת פלטפורמה, PayPal, מזומן או העברה בנקאית, הכול ביומן עסקאות עם ייצוא CSV.
• התצוגה של הבעלים: מנויים, הכנסות, צ׳ק־אין, צוות, לידים, סטטוס תשלומים, חובות ומנויים שפוקעים ב־14 הימים הקרובים.
• מחיר: ל־Core יש מחיר ציבורי לפי מדינה (למשל 119 דולר לחודש בארה״ב, ובישראל המחיר מוצג גם הוא בדולר אמריקאי), עם מספר מנויים בלתי מוגבל, בלי עמלה לכל מנוי ובלי דמי הקמה, ומתחיל בניסיון של 7 ימים. White Label עולה כמעט פי שניים מ־Core ומוסיף אפליקציית מנויים של המכון עצמו ל־iOS ול־Android.

מה כל תפקיד מקבל בכל תוכנית מפורט בTrainera לחדרי כושר: Core מול White Label, והמחירים העדכניים למדינה שלכם מופיעים בעמוד המחירים.

כשאין אף אחד בדלפק: קרוסלות ודלתות

לשעות השקטות Trainera יכולה לארגן גם את הכניסה. היא ממליצה על קרוסלת זרועות, שער מהיר, שער כנף עם מעבר רחב ונגיש, או מנעול חשמלי או מנעול מגנטי על הדלת הקיימת עם קורא QR על הקיר, דואגת להתקנה, מחברת את הכניסה לחשבון של המכון ובודקת אותה עם כרטיסי מנוי אמיתיים.

כל סריקה בשער נכנסת לאותו פיד צ׳ק־אין חי כמו בדלפק, עם התמונה של המנוי, החבילה, תאריך התפוגה ויתרת חוב אם יש. הקבלה עצמה מבצעת צ׳ק־אין למנויים עם סורק דו־ממדי בחיבור USB, או לפי מספר מנוי, שם או מייל, וממשיכה לעבוד גם בלי חיבור מול רשימת המנויים השמורה ומסנכרנת אחר כך. השער צריך אינטרנט, ולכן המכון מחליט לפני ההתקנה אם הוא נפתח או נשאר נעול כשהחיבור נופל.

החיבור כולל עד 10 שערים, קוראים או דלתות לכל מכון בכל תוכניות חדרי הכושר, והחומרה וההתקנה מתומחרות לפי כניסה. אפשר לקרוא עוד על קרוסלות ובקרת דלתות בtrainera.fit.

למי זה מתאים, ומתי Trainera היא לא הבחירה הנכונה

מתאים במיוחד ל: חדרי כושר וסטודיו עם דלפק מאויש (במשרה מלאה או חלקית) שרוצים צ׳ק־אין, מנויים, תשלומים במזומן ובכרטיס, הזמנות ואפליקציית מנויים במערכת אחת, כשהקבלה רואה רק את הדפים שהיא צריכה.

לא מתאים אם:

• הדלפק שלכם הוא בעיקר חנות או בית קפה ואתם צריכים מערכת קופה עם ניהול מלאי; Trainera לא מציעה את זה, אז כדאי לתכנן כלי נפרד;
• אתם צריכים מסוף אשראי בדלפק שמחובר לתוכנת המכון; תשלומים בכרטיס ב־Trainera עוברים דרך חשבון ה־Stripe של המכון, אז כדאי לבדוק את זה בהדגמה;
• אתם מחפשים תוכנית חינמית לחדר כושר; התוכניות של Trainera לחדרי כושר בתשלום, עם ניסיון של 7 ימים ב־Core.

אפשר לראות איך הדלפק, לוח הבקרה של הבעלים ואפליקציית המנויים עובדים יחד בעמוד Trainera לחדרי כושר, או להתחיל ניסיון של 7 ימים ב־Core.

לקריאה נוספת

• כניסה לחדר כושר עם QR: סורקים, נכנסים ועוקבים אחרי נוכחות
• חדר כושר 24/7 ללא צוות: כללי כניסה, חומרה ותוכנה
• ניהול לידים ו-CRM לחדר כושר: מפנייה למנוי
• המדדים השבועיים שכל בעל חדר כושר צריך לעקוב אחריהם
• איך מחליפים תוכנה לניהול חדר כושר בלי השבתה