App voor personal trainers op locatie: wat moet erin?

Wat heeft een personal trainer op locatie nodig van een app?

Een personal trainer die klanten op locatie traint, heeft een app nodig voor drie dingen: het schema dat je op de vloer draait, de training van de klant tussen de sessies door en een overzicht van wie hoe betaalt, contant inbegrepen. Zalen boeken, strippenkaarten verkopen en een balie runnen is een ander vak, en daarvoor bestaat software voor studio's en sportscholen.

Dat onderscheid is belangrijk, want de meeste tools bedienen maar één kant. Apps voor online coaching gaan ervan uit dat je de klant nooit ziet. Studiosystemen gaan uit van een balie en een lesrooster. Een trainer die per week tien tot twintig mensen ziet in de sportschool, in een eigen studio of bij hen thuis, zit daar precies tussenin.

Waarom trainers op locatie vaak bij de verkeerde tool uitkomen

Bij trainers die op locatie werken zie ik bijna altijd hetzelfde patroon. Het schema staat in een notitieboekje of in de notities op je telefoon, de voortgang in je hoofd, de betalingen in de bankapp en de berichten verspreid over WhatsApp en sms. Met vijf klanten werkt dat. Met vijftien weet je niet meer wie vorige dinsdag wat heeft gedaan.

De gebruikelijke oplossing gaat een van twee verkeerde kanten op:

• Een groot studiosysteem, gekocht om de agenda, dat je daarna laat betalen voor lidmaatschappen, kassa en lesboekingen die je nooit gebruikt.
• Een app voor online coaching, die ervan uitgaat dat elke klant alleen traint en met de kaart betaalt. Je contante klanten en je sessies passen er nergens in.

Schrijf op hoe je week er echt uitziet voordat je tools vergelijkt. Die lijst is je boodschappenlijst.

Wat de app moet dekken, langs een gewone week

Voor de eerste sessie

Een intakevragenlijst: doelen, blessures, trainingservaring, beschikbaarheid. Je wilt de antwoorden binnen hebben voordat de klant binnenloopt, zodat het eerste uur over bewegen gaat en niet over papierwerk.

Tijdens de sessie

Het schema op je telefoon of tablet met sets, herhalingen, rust en je notities. Zit de sportschool in een kelder zonder bereik, dan moet het schema toch openen.

Tussen de sessies

Hier verliest training op locatie de meeste resultaten. Een klant die je twee keer per week ziet, is vijf dagen alleen. Die heeft huiswerk nodig, misschien een voedingsschema of een paar gewoontes, en een manier om je iets te vragen zonder je om tien uur 's avonds te bellen.

Voortgang

Gewichten, metingen, foto's en gelogde trainingen op één plek, zodat het voortgangsgesprek over data gaat en niet over wat jullie je herinneren.

Betalingen

De een betaalt contant na de sessie, de ander maandelijks met de kaart, een derde koopt een programma. De app moet die mix aankunnen in plaats van iedereen in één model te dwingen.

Zo werkt het in Trainera

Trainera is software voor personal trainers en online coaches, met een gratis klant-app voor iOS en Android. Zo passen de punten hierboven als je vooral op locatie traint.

Schema's met het formaat In-Person

Als je een schema maakt, kies je een sessieformaat: In-Person, Online, Hybrid of Self-Guided. Dat is een label dat het schema beschrijft; het blokkeert zelf niets. Handig zodra je twintig klanten hebt en in één oogopslag wilt zien wie met jou traint en wie alleen. Je bouwt het schema uit een bibliotheek van 1.800+ oefeningen met video, of uit je eigen oefeningen.

Scheduled only: de klant doet jouw sessie niet alvast alleen

In het profiel van elke klant staat de schakelaar Training access met twee standen. All workouts unlocked: de klant kan elke training uit het toegewezen schema op elk moment starten. Scheduled only: de klant kan een training alleen starten op de datum die jij hebt ingepland. Bij klanten op locatie voorkomt dat dat de fanatiekelingen de zware donderdagsessie al op woensdag thuis doen. Er moet wel een trainingsschema zijn toegewezen. De volledige vergelijking staat in alle trainingen open of alleen ingeplande.

Contant geld vastgelegd waar je het ziet

Trainera heeft vier betaalmodellen: Request only, Monthly subscription (kaart, met Apple Pay en Google Pay bij maandelijkse coachingabonnementen), Plan-based en Cash payments. Met Cash payments voeg je klanten handmatig toe en registreer je elke betaling in het tabblad Transactions. Je contante klanten hoeven niet meer in een apart spreadsheet.

Huiswerk, chat en voortgang in de broekzak van de klant

Elke klant, ook wie contant betaalt, krijgt de gratis app met zijn schema, het loggen van trainingen, chat met jou en zijn voortgang. Vragenlijsten zitten in elk trainersabonnement, ook het gratis, dus de intake gaat de deur uit voor de eerste sessie.

Trainen in een sportschool zonder bereik

Zit je op Pro, Business of Enterprise, dan kunnen je klanten een schema downloaden in de mobiele app en offline trainen: dagen, trainingen, sets, herhalingen, rust, notities en oefenafbeeldingen staan dan op de telefoon. Oefenvideo's hebben nog steeds internet nodig. Afgeronde sets blijven op de telefoon en synchroniseren zodra er weer verbinding is.

Gevonden worden in je eigen stad

Op de pagina personal trainer zoeken filteren klanten op specialisatie, stad, beschikbaarheid en afstand. Locatie telt alleen voor mensen die sessies op locatie willen, en dat is precies jouw doelgroep. Je zichtbaarheid hangt af van je abonnement: geen bij Free, basis bij Starter, uitgelicht bij Pro, met voorrang bij Business.

Wat het je kost als zelfstandige trainer

Trainersabonnementen gaan op het aantal actieve klanten. De prijzen hieronder zijn per maand en gelden in Nederland; op de pagina prijzen staan ze per land vast. Jaarlijks betaal je ongeveer de prijs van tien maanden.

Bij de meeste zelfstandige trainers begrenzen de uren in een week het aantal klanten lang voordat het abonnement dat doet. Trainen je klanten in een kelder of garage, dan is Pro het abonnement dat ze offline downloads geeft.

Wanneer Mindbody of studiosoftware beter past

Eerlijk is eerlijk: voor sommige bedrijven is een trainer-app het verkeerde gereedschap. Kies software voor een studio of sportschool als:

• je groepslessen geeft en mensen een plek boeken via een rooster;
• je een balie hebt die incheckt en lidmaatschappen of strippenkaarten verkoopt;
• meerdere trainers ruimtes en materiaal delen en je daaromheen moet plannen;
• het grootste deel van je omzet uit lidmaatschappen komt en niet uit individuele begeleiding.

Voor die wereld zijn Mindbody en vergelijkbare systemen gebouwd. Een overzicht van die categorie vind je in Mindbody alternatief: de beste opties. Trainera heeft ook abonnementen voor sportscholen met dashboard en check-ins, maar als je één trainer bent met je eigen klanten, heb je daar niets aan.

Een simpele test: zou je het lesrooster op dag één verwijderen, dan ben je geen klant voor studiosoftware.

Fouten bij het overzetten van klanten op locatie naar een app

• Iedereen tegelijk. Begin met twee of drie klanten die je eerlijk vertellen wat niet werkt.
• De app blijft buiten de sessie. Open het schema in de app terwijl jullie samen trainen. Zien klanten hem nooit in jouw handen, dan openen ze hem thuis ook niet.
• Geen huiswerk. Een app die alleen de gezamenlijke sessies toont, geeft de klant niets te doen op de andere vijf dagen.
• Contant geld buiten de boeken. Leg de betaling dezelfde dag vast. Aan het eind van de maand weet je wie achterloopt, zonder ongemakkelijk gegok.
• Dezelfde week je prijzen verhogen. Introduceer de app eerst als onderdeel van je dienst. Over tarieven denk je apart na, bijvoorbeeld met wat een personal trainer kost per stad.

Een eerste week die je kunt overnemen

1. Maak je account aan en bouw één In-Person-schema voor je meest voorkomende type klant.
2. Stuur je intakevragenlijst naar twee bestaande klanten.
3. Wijs hun schema's toe en zet Training access op Scheduled only, of op All workouts unlocked als ze veel reizen.
4. Voeg een of twee huiswerktrainingen toe voor de dagen tussen de sessies.
5. Kies per klant een betaalmodel: Cash payments voor wie na de sessie betaalt, Monthly subscription voor wie met de kaart betaalt.
6. Vraag na twee weken aan beiden wat ze echt hebben gebruikt. Zet daarna de rest over.

Staat de zakelijke kant nog niet, dan helpt de checklist voor starten als personal trainer. Wil je naast klanten op locatie ook online begeleiden, lees dan over het hybride personal training-model.

Wat je beslist voordat je een app kiest

Schrijf op hoeveel klanten je ziet, waar je ze traint, hoe ze betalen en wat ze tussen de sessies doen. Zijn de antwoorden 1-op-1, gemengde betalingen en huiswerk, dan heb je een trainer-app met een goede klantkant nodig. Zijn ze groepslessen, lidmaatschappen en een balie, dan heb je studiosoftware nodig. De meeste zelfstandige trainers horen bij de eerste groep en betalen voor de tweede.

Bekijk hoe schema's, contante betalingen en de gratis klant-app samenwerken op de pagina Trainera voor personal trainers.