Automatische check-in berichten: 10 voorbeelden voor coaches

Wat zeggen automatische check-in berichten, en wanneer gaan ze de deur uit?

Een goed automatisch check-in bericht is kort, klinkt als jij, vraagt om precies één ding en komt op een vast moment: een welkom op dag 1, een korte vraag op dag 3, een herinnering op de check-in dag, een duwtje de dag na een gemiste check-in en een seintje voor het einde van het schema. Welk bericht je zelf hebt getypt en welk automatisch kwam, merkt de klant pas als hij antwoordt en jou aan de lijn krijgt.

Hieronder vind je 10 sjablonen met trigger, timing en kanaal, daarna personalisatie, tips tegen een robottoon en de momenten waarop je zelf antwoordt.

De 10 berichten in één overzicht

De meeste coaches beginnen met drie of vier (welkom, wekelijkse herinnering, gemiste check-in, einde schema) en vullen later aan.

Late avonden zijn bewust overgeslagen. Een herinnering om 22:30 wordt al snel op stil gezet.

Tien sjablonen om aan te passen

Placeholders staan tussen vierkante haken. Vervang ze door de variabelen van jouw software of door een vaste tekst.

1. Dag 1: welkom en eerste check-in

Wanneer: zodra de klant start. Kanaal: in-app chat, dezelfde tekst per e-mail.

"Hoi [voornaam], welkom! Je eerste check-in is op [check-in dag]. Dat kost ongeveer vijf minuten: gewicht, een paar foto's als je dat prima vindt, en hoe je week was. Ik lees elke check-in zelf. Is er voor die tijd iets onduidelijk, stuur dan gewoon hier een bericht."

"Ik lees elke check-in zelf" is de belangrijkste zin. Wie weet dat er een mens meeleest, vult eerlijker in.

2. Schema staat klaar

Wanneer: direct na het eerste trainings- of voedingsschema. Kanaal: push en chat.

"[Voornaam], je schema staat in de app. Begin deze week met [eerste training], wanneer het jou uitkomt. Vul de gewichten in, ook als het grof is, dan hebben we bij de eerste check-in iets om mee te werken."

3. Dag 3: hoe gaat het?

Wanneer: dag 3, 's ochtends. Kanaal: chat.

"Korte vraag, [voornaam]: hoe gingen de eerste trainingen? Te licht, te zwaar of precies goed? Eén woord is genoeg."

Hierop reageren klanten het makkelijkst. Wat er ook terugkomt: antwoord persoonlijk.

4. Wekelijkse check-in herinnering

Wanneer: op de check-in dag rond 09:00 lokale tijd van de klant. Kanaal: push, die direct het formulier opent.

"Check-in dag, [voornaam]. Nu vijf minuten, dan hoeven we volgende week niet te gokken. [link naar check-in]"

Het kortste bericht van allemaal, want het komt elke week.

5. Check-in gemist: eerste herinnering

Wanneer: de ochtend na de deadline. Kanaal: chat.

"Hey [voornaam], ik mis je check-in van gisteren nog. Geen stress, stuur hem vandaag als het lukt. Was het een lastige week, laat me dat dan gewoon weten. Daar heb ik ook wat aan."

Die uitweg is bewust: één zin in plaats van een heel formulier. Vaak ontbreekt de check-in omdat de klant denkt niets goeds te melden te hebben.

6. Check-in gemist: tweede herinnering

Wanneer: 2-3 dagen na de deadline, alleen als hij nog steeds ontbreekt. Kanaal: WhatsApp of sms, want de app wordt nu niet geopend.

"[Voornaam], met [jouw naam]. Ik heb je deze week niet in de app gezien en wilde even vragen of alles goed gaat. Kort bellen of liever een berichtje?"

Daarna stopt de automatisering en zet je een taak voor jezelf. Een derde automatische herinnering voelt als een aanmaning.

7. Check-in ontvangen, feedback volgt

Wanneer: een paar uur na het insturen, als je hem nog niet hebt bekeken. Kanaal: chat.

"Je check-in is binnen, [voornaam], dank je. Ik neem hem uiterlijk [dag] rustig door en stuur je mijn notities."

Beloof alleen een dag die je waarmaakt en maak in dezelfde flow een taak voor jezelf aan. Het bericht koopt tijd, het vervangt de beoordeling niet.

8. Stille week

Wanneer: na 5-7 dagen zonder gelogde training. Kanaal: chat.

"[Voornaam], je log was deze week leeg. Past het schema nu niet in je dagelijks leven? Dan maak ik de trainingen een paar weken korter."

9. Terug na de pauze

Wanneer: op de dag van de eerste afgeronde training na de pauze. Kanaal: chat.

"Leuk om [naam training] in je log te zien, [voornaam]. Doe de volgende twee trainingen iets lichter dan voor de pauze en laat me weten hoe ze voelen."

In de builder is dit meestal een wachtstap: na het bericht over de stille week wachten op de volgende afgeronde training en dan versturen.

10. Einde schema

Wanneer: 7 dagen voor het einde. Kanaal: chat, plus e-mail.

"[Voornaam], je huidige schema loopt af op [einddatum]. Laat me bij de volgende check-in weten wat je van het volgende blok wilt: meer kracht, meer conditie of zo doorgaan. Daar bouw ik het op."

Zo klinkt verlengen als planning, niet als verkoop.

Personaliseren met variabelen

Namen en schrijfwijze van de velden verschillen per tool. Deze placeholders zijn de moeite waard:

• [voornaam], altijd. Voor- en achternaam klinkt als een factuur.
• [check-in dag] of [deadline], zodat de herinnering concreet is.
• [naam schema] of [eerste training], dat laat zien dat het om zijn of haar schema gaat.
• [einddatum] bij het einde van het schema.
• [jouw naam] bij WhatsApp en sms, waar je nummer misschien niet is opgeslagen.

Denk aan lege velden: "Hoi ," ziet er kapot uit. Stel een standaardwaarde in of formuleer de zin zo dat hij ook zonder variabele werkt.

Het sterkst personaliseer je met een vertakking. Heeft de klant de check-in gemist maar wel drie keer getraind, dan mag bericht 5 niet klinken alsof hij verdwenen is. Een If/Else op "training in de afgelopen 7 dagen" geeft je twee versies.

Zo klinken automatische berichten niet als een bot

• Schrijf zoals je praat. Lees het hardop voor. Zou je dit in de sportschool zo zeggen?
• Geen ambtelijke taal. "Wij hebben geconstateerd dat uw wekelijkse evaluatie nog openstaat" is een bot. "Ik mis je check-in nog" ben jij.
• Eén vraag per bericht, geen reclame in een herinnering.
• Wissel de wekelijkse herinnering af of herschrijf hem om de paar maanden.
• Heb je vandaag zelf al een bericht gestuurd, dan stapt de automatisering opzij.
• Antwoord snel als de klant terugschrijft.

In de praktijk stoort niemand zich eraan dat een herinnering automatisch is. Het stoort wel als een antwoord in het niets verdwijnt.

Wanneer een mens moet antwoorden

Automatiseer de herinnering, nooit het oordeel. Neem het zelf over bij:

• pijn, een blessure, ziekte of doktersbezoeken;
• een zware week, een slecht humeur of eetgedrag waar je je zorgen over maakt;
• klachten, vragen over de prijs, een wens om te pauzeren of op te zeggen;
• grote vooruitgang. Eén persoonlijke zin over de eerste pull-up telt meer dan welk sjabloon ook.

Kort over de veiligheidsregels

Check-in flows versturen meer berichten dan elke andere automatisering. In Trainera zijn ingebouwd: rusttijden (standaard 21:00 tot 08:00), een limiet per persoon (standaard maximaal 2 automatische berichten per dag en 6 per week van één afzender), het overslaan van zachte herinneringen als je in de afgelopen 24 uur zelf hebt geschreven, en STOP-antwoorden. Details lees je in het artikel Automatisering voor personal trainers, welk kanaal waarvoor past in het artikel Push, sms, e-mail of WhatsApp.

Zo zet je het op in Trainera

Trainera Automatisering heeft coachingsjablonen voor de welkomstweek, de eerste training, een gemiste training en een gemiste check-in, inactiviteit en het einde van een schema. Triggers zijn onder meer check-in ingestuurd, gemist of niet bekeken. In-app chat en push werken meteen, e-mail, sms, WhatsApp en Viber lopen via je eigen accounts, zonder kosten per bericht van Trainera.

Automatisering zit in elk betaald trainersabonnement: Starter (€ 19,99 per maand in Nederland) met 1 actieve automatisering, Pro met 3, Business met 10 plus de visuele builder met If/Else. Op Starter begin je het best met de gemiste check-in.

Meer over klantbinding lees je in Klantbinding voor coaches, het perspectief van nieuwe klanten in je eerste maand online coaching.

Je startpakket voor deze week

Neem de berichten 1, 4, 5 en 10, schrijf ze in je eigen woorden, vul [voornaam] en een echte datum in, plan ze voor de ochtend en zet ze eerst aan voor nieuwe klanten. Na een maand lees je de antwoorden en vul je dag 3 en de stille week aan.

Check-ins automatisch, maar toch persoonlijk? Zo werkt Trainera Automatisering.