Klantschema maken uit intakevragenlijst met AI

Hoe bouw je het schema van een klant uit zijn intakevragenlijst met AI?

In Trainera vraag je TRAI, de AI-assistent die in de app zit ingebouwd, om het schema te bouwen voor een met naam genoemde klant. Hij leest de antwoorden van die klant op de intakevragenlijst en zijn profiel (ervaringsniveau, doel, medische aandoeningen, allergieën, voedingsvoorkeuren en lichaamsgegevens), en bouwt het schema dan met dezelfde engine als de Genereren-knoppen van de app. Het klare schema wordt opgeslagen in je bibliotheek en gaat pas naar de klant als je TRAI vraagt om toe te wijzen. TRAI zit op elk betaald trainerabonnement, met 20 tot 200 verzoeken per maand.

Dit artikel doorloopt één onboardingworkflow van begin tot eind: wat je in de vragenlijst zet, wat TRAI met de antwoorden doet, hoe je het verzoek formuleert en wat je controleert voordat de klant iets ziet.

Wat leest TRAI voordat hij een klantschema bouwt?

Hij combineert vier bronnen, en elke beperking uit het profiel en de intakeantwoorden wordt meegenomen in de build.

Twee regels in de instructies van TRAI zijn hier belangrijk. Ten eerste worden allergieën en medische aandoeningen uit het profiel altijd toegevoegd aan de klantschema-build en nooit weggelaten. Ten tweede krijgt TRAI de instructie om elke beperking die hij vindt in het profiel en de intakeantwoorden over te nemen in het blessureveld (training) of de velden allergieën en voedingsbeperkingen (voeding). Een knieprobleem dat de klant alleen in de vragenlijst noemde, bereikt zo toch de engine.

Hoe zet je de intakevragenlijst goed op?

Stel de vragen die de schema-engine echt gebruikt, in formaten die weinig ruimte laten voor gokwerk.

Wat achtergrond over hoe vragenlijsten in Trainera werken: vragenlijsten (intakeformulieren) zitten in elk trainerabonnement, inclusief Free. Een vragenlijst wordt eenmalig beantwoord, als een nieuwe klant zich aansluit, en er kan er maar één tegelijk actief zijn; een nieuwe activeren zet de andere uit. Terugkerende wekelijkse of maandelijkse voortgangsformulieren zijn een andere functie, check-ins genaamd. Heb je nog geen intakeformulier gebouwd, dan kan TRAI er een met je opstellen; lees het concept en pas de vragen aan voordat je het naar klanten stuurt.

Elke vraag heeft een type: korte tekst, lange tekst, getal, schaal, enkele keuze (radio), meerdere keuze (checkbox), dropdown, ja/nee of datum. De tabel hieronder koppelt nuttige intakevragen aan die types en aan de schema-invoer die ze voeden.

Voor gezondheidsscreening voegen veel trainers de vragen toe van een erkend pre-exercise screeningsinstrument zoals de PAR-Q+ en verwijzen ze de klant naar een arts als een antwoord daarom vraagt. TRAI vervangt die stap niet. Hij past het schema aan wat de klant meldt; hij geeft niemand groen licht om te sporten.

Stap voor stap: van vragenlijstantwoorden naar een opgeslagen schema

De hele workflow is één chatbericht van jou plus één klik op een bevestigingskaart.

1. De klant beantwoordt de actieve vragenlijst bij aansluiting bij jou in de app.
2. Jij opent TRAI (web of de iOS- en Android-app) en vraagt om het schema met de naam van de klant.
3. TRAI vindt de klant, leest zijn profiel en, als je een intakevragenlijst gebruikt, zijn antwoorden.
4. Hij toont een bevestigingskaart die zegt wat er gemaakt wordt: de titel (of dat de engine er een kiest), hoeveel dagen en voor welke klant. De eerste keer in een chat zegt hij ook dat oefeningen en maaltijden die in je bibliotheek ontbreken, uit de referentiebibliotheek van Trainera komen en aan je bibliotheek worden toegevoegd. Er wordt niets opgeslagen voordat je op "Ja, doe het" klikt.
5. De engine bouwt en slaat het schema op, wat tot een halve minuut kan duren.
6. Jij bekijkt het schema in je bibliotheek en maakt aanpassingen.
7. Jij vraagt TRAI om het toe te wijzen (of wijst het zelf toe). Toewijzen vervangt het huidige actieve schema van dat type bij de klant, en TRAI bevestigt dat eerst.

Voorbeeldprompts die je bij stap 2 zou kunnen sturen (dit zijn voorbeelden, pas ze aan je klant aan):

• Voorbeeld: "Bouw een trainingsschema voor Klant A uit haar intakeantwoorden. 3 dagen per week, fullbody, 45 minuten, start elke sessie met 5 minuten op de fiets."
• Voorbeeld: "Lees de vragenlijst van Klant B en maak er een voedingsschema van 7 dagen van. Hij schreef dat hij een hekel heeft aan vis, dus laat die helemaal weg."
• Voorbeeld: "Maak een 4-daags upper/lower-schema voor Klant C uit haar antwoorden en haar profiel. Gebruik mijn eigen oefeningen waar mogelijk. Wijs het aan haar toe als het klaar is."

Het derde voorbeeld vraagt in hetzelfde verzoek om toewijzing. In dat geval zet TRAI aanmaken en toewijzen op één bevestigingskaart, en wordt het schema in één stap aangemaakt en toegewezen.

Welke schema-invoer accepteert de engine?

De engine neemt een vaste set velden aan, dus hoe dichter je vragenlijstantwoorden daarbij aansluiten, hoe minder TRAI hoeft af te leiden.

Elke sessie in een trainingsschema is geordend: opwarming, hoofdwerk, cardio en stretching, met optionele cardio aan het begin. Meer over het formuleren hiervan in type dagen en sessievolgorde, en over voedingsregels in een voedingsschema dat je regels respecteert.

Waarom blijft het schema in je bibliotheek tot je toewijst?

Omdat jij de coach bent: TRAI bouwt een concept voor een specifieke klant, en jij beslist wanneer het eruit gaat.

Een schema dat voor een klant gebouwd is, is gekoppeld aan de gegevens van die klant, maar wordt eerst in je bibliotheek opgeslagen. Dat geeft je een venster om te checken wat de engine koos. In de praktijk zijn de dingen die het checken waard zijn dezelfde als bij een schema dat je zelf schreef: past het volume bij iemand die schreef "ik heb twee jaar niet getraind", werd de knienotitie knievriendelijke keuzes, en past de sessie in de minuten die de klant echt heeft.

De oefeningen en maaltijden in een opgeslagen schema worden automatisch toegevoegd aan je eigen bibliotheek, met beelden en zonder duplicaten, zodat het volgende schema dat je bouwt ze kan hergebruiken.

Wat kost dit aan TRAI-verzoeken?

Eén verzoek per bericht dat je stuurt; de bevestigingsklik is gratis en een mislukte run wordt teruggegeven.

Prijzen zijn de Amerikaanse lijstprijzen en verschillen per land; check trainera.fit/pricing voor die van jou. Een schema dat binnen TRAI gebouwd wordt, gebruikt niet het aparte AI-schemaquotum van de Genereren-knoppen. De limiet wordt elke kalendermaand gereset, en de koptekst van de chat toont hoeveel verzoeken je gebruikt hebt. Een volledig overzicht staat in TRAI-aanvraaglimieten uitgelegd.

Met 20 verzoeken per maand op Starter is onboarding een realistisch gebruik: één bericht per schema van een nieuwe klant, plus een paar opvolgvragen. Let op dat beheerders functies per account kunnen instellen, dus een individueel account kan afwijken van deze tabel.

Veelgemaakte fouten bij schema's bouwen uit intakeformulieren

De meeste problemen komen van vage antwoorden of van dingen op de verkeerde plek vragen.

• Open vragen waar een keuze zou volstaan. "Vertel over je training" levert een alinea op; "Hoeveel dagen per week kun je trainen?" met een dropdown levert een getal op dat de engine kan gebruiken.
• Allergieën alleen in chat genoemd. Zet ze in de vragenlijst of het profiel. Allergieën uit het profiel worden altijd toegevoegd aan een klantvoedingsbuild.
• De intakeform gebruiken voor wekelijkse voortgang. De intakevragenlijst wordt eenmalig beantwoord. Gebruik check-ins voor terugkerende formulieren; zie automatische check-inberichten voor coaches.
• Een oud PDF-schema bijvoegen. TRAI leest geen PDF's. Sla het bestand eerst op als .docx of .txt; de import staat in een Word-schema importeren.
• Toewijzen zonder te lezen. De voettekst van de chat zegt het ronduit: "AI kan fouten maken. Controleer belangrijke resultaten."

Wat TRAI niet doet in deze workflow

Hij maakt concepten en slaat op; hij diagnosticeert, verwijdert of verstuurt niets op eigen initiatief.

• Hij handelt niet zonder jouw bevestiging. Elke gegevenswijzigende stap loopt via een bevestigingskaart, en het vervangen van het actieve schema van een klant wordt eerst bevestigd.
• Hij verwijdert nooit iets in de app. Moet een oud schema weg, dan haal jij het zelf weg.
• Hij past schema's aan blessures, zwangerschap en beperkingen van een arts aan door werk met lagere belasting te kiezen, maar hij vervangt geen arts of fysiotherapeut. Een screeningantwoord dat je zorgen baart, is een doorverwijzing, geen prompt.
• Hij werkt alleen op jouw eigen account en jouw eigen klanten.

Voor hoe de engine oefeningen kiest, zie hoe AI je trainings- en voedingsschema maakt, en voor het bredere gebruik van een assistent door trainers, hoe een AI-assistent klantschema's sneller maakt.

Je checklist van intake tot schema voor de volgende nieuwe klant

Gebruik dit als werkvolgorde telkens als iemand zich aansluit.

1. Eén actieve intakevragenlijst met keuzevragen voor dagen, uitrusting, maaltijden en kooktijd, en open vragen voor doelen, blessures en voedingsregels.
2. Allergieën en aandoeningen ook vastgelegd in het klantprofiel.
3. Eén TRAI-bericht per schema, met de naam van de klant, de splitsing of het aantal dagen, de sessielengte en alles wat je wel of niet wilt.
4. Lees de bevestigingskaart: juiste klant, juist aantal dagen.
5. Bekijk het opgeslagen schema in je bibliotheek, wijs het dan toe.

Beweegrichtlijnen zijn een nuttige check voor het wekelijkse totaal; de WHO-aanbevelingen voor lichaamsbeweging vragen om spierversterkende training op 2 of meer dagen per week voor volwassenen, naast aerobe activiteit.

Bekijk hoe schema's, vragenlijsten en TRAI samenwerken op het Trainera-trainerplatform, of maak een trainersaccount aan.