Skalér online coaching uden at brænde ud: fordoblingstesten

Hvordan skalerer du online coaching uden at brænde ud?

Find ud af, hvilke dele af at skaffe og coache klienter der virkelig kræver dig, og standardisér, automatisér eller overdrag resten, før flere klienter kommer. Den hurtigste måde at se det på er en enkel test: forestil dig, at antallet af gode potentielle klienter blev fordoblet næste måned, og gå igennem, hvad der ville bryde sammen først.

Flere interesserede burde være en god nyhed. Men hvis hver besked, hvert opkald, hvert program og hver check-in går gennem dig, bliver det til længere aftener, langsommere svar og coaching, der bliver tyndere og tyndere. Verdenssundhedsorganisationen WHO beskriver udbrændthed som resultatet af kronisk stress på arbejdspladsen, der ikke er blevet håndteret, med udmattelse, mental afstand til arbejdet og nedsat effektivitet. For en coach er det sidste den del, klienterne lægger mærke til: generiske svar på check-ins, programmer kopieret uden omtanke, beskeder besvaret flere dage for sent.

Hvor meget forretningen afhænger af dig, er et af seks områder, der afgør, om online coaching vokser, og overblikket over, hvorfor din online coaching ikke vokser, gennemgår alle seks. Hvis du ikke er sikker på, at det er dit område, kan du på under 3 minutter finde ud af, hvilket område der kræver opmærksomhed først, med den gratis CoachScan. Den stiller 8 spørgsmål, hvoraf det ene netop er fordoblingsspørgsmålet nedenfor, giver ingen score og fortæller dig, hvilket område du skal arbejde med først, og hvad du skal gøre først. Den er bygget af Advencio, Traineras vækstpartner for coaches, der vil have flere online klienter.

Hvad er testen "hvad nu hvis de potentielle klienter blev fordoblet"?

Det er en tankeøvelse: forestil dig dobbelt så mange seriøse og egnede mennesker, der henvender sig næste måned, og skriv ærligt ned, hvad der ville ske med dine svar, opkald, programmer og check-ins.

Gør det på papir, ikke i hovedet. Det er nemt at svare "fedt, flere klienter" og først se problemet, når du forestiller dig en tirsdag aften med dobbelt så mange beskeder. Dit svar falder som regel ind under et af disse mønstre.

Hvis det ærlige svar er "det ved jeg ikke", så start med hvordan du holder styr på coachinghenvendelser uden et CRM. Du kan ikke beslutte, hvad du skal overdrage, før du kan se, hvad du faktisk laver.

Hvordan kortlægger du vejen fra første interesse til ny klient?

Skriv hvert skridt ned, som en person går igennem, fra den første besked til de første uger som klient, og notér ved hvert skridt, hvem der gør det, og hvor lang tid det tager dig.

Et typisk kort for en online coach ser nogenlunde sådan ud:

1. Nogen kommenterer, svarer på en story eller sender en besked.
2. Du sender det første svar.
3. Du stiller et par spørgsmål for at se, om personen passer.
4. Du booker et opkald.
5. Du har salgssamtalen.
6. Du følger op på dem, der ikke besluttede sig under opkaldet.
7. De betaler, og du sender information om opstarten.
8. De udfylder dine indledende spørgsmål.
9. Du bygger det første træningsprogram og kostvejledningen.
10. Ugentlige check-ins, programændringer og daglige beskeder går i gang.

Skriv ved hvert skridt, hvor mange minutter du reelt bruger per person, ikke hvor mange du gerne ville bruge. Læg derefter det tilbagevendende arbejde for dine nuværende klienter per uge til. Den side er som regel ubehagelig at se på, og det er netop pointen. Den viser dig, hvor timerne bliver af.

Hvilke skridt kræver virkelig dig?

Som regel kun de skridt, hvor din vurdering ændrer resultatet: salgssamtalen, at læse check-ins og justere programmer, og de svære øjeblikke med en klient.

Alt andet kan gøres ens hver gang, sendes automatisk eller klares af en anden. Gå dit kort igennem med denne tabel.

I salgssamtalen er det en fast struktur, der gør, at du kan tage flere samtaler uden at blive dårligere til dem. Manuskriptet til salgssamtaler for fitnesscoaches er et godt sted at starte.

Standardisér først, automatisér derefter, overdrag til sidst

Rækkefølgen betyder noget. Hvis du automatiserer et rodet skridt, får du bare rod hurtigere, og ingen kan overtage en opgave, der kun findes i dit hoved. Skriv først hvert skridt som en kort tjekliste. Lav de dele, du gentager ord for ord, om til skabeloner. Automatisér det, der sendes på et forudsigeligt tidspunkt. Først derefter giver du resten videre til en person, sammen med tjeklisten.

Hvad kan du automatisere uden at miste det personlige præg?

Automatisér påmindelser og rutinebeskeder. Hold vurderinger, feedback og rigtige samtaler personlige.

I praksis føles en påmindelse sjældent upersonlig for en klient. Et kopieret standardsvar på deres check-in gør. Et par beskeder, der er trygge at automatisere, ord for ord:

• Påmindelse om check-in: "I dag er det check-in. Send din vægt, billeder og hvordan ugen føltes, senest i aften, så svarer jeg med ændringer i morgen."
• Velkomst efter betaling: "Velkommen indenfor. Dit første skridt er de indledende spørgsmål i appen. Når de er udfyldt, bygger jeg din første uge."
• Puf til en stille klient: "Jeg har ikke set et træningspas logget i denne uge. Er alt okay? Selv et kort svar hjælper mig med at justere din plan."

Flere eksempler og reglerne for, hvornår de skal sendes, finder du i automatisering for personlige trænere og eksempler på automatiske check-in-beskeder til klienter.

Hvis du coacher med Trainera, er Automations en del af trænerplanerne fra Starter: 1 automation på Starter, 3 på Pro, 10 på Business med den visuelle builder og ubegrænset på Enterprise. De kan sende via WhatsApp fra dit eget nummer, som du forbinder gennem Metas tilmeldingsforløb inde i Trainera. Hvis en klient svarer STOP, stopper dine automatiske beskeder til den person. Som standard sendes der intet mellem kl. 21 og kl. 8, og en person får højst 2 automatiske beskeder om dagen og 6 om ugen fra dig. Begge grænser kan justeres.

Hvornår skal du give arbejde videre til en anden?

Når en opgave er skrevet ned som en tjekliste, gentager sig hver uge og ikke kræver din vurdering, er den klar til at blive overdraget.

Typiske første kandidater er at sortere indbakken og svare på enkle spørgsmål med dine gemte svar, at redigere og poste indhold, og administration som opfølgning på betalinger. Skriv en overdragelsesnote på én side for hver opgave:

• Hvad opgaven er, og hvornår den skal laves.
• Hvordan "færdig" ser ud.
• Hvilke gemte svar eller skabeloner der skal bruges.
• Hvad der skal tilbage til dig, for eksempel enhver besked om smerter, skader, medicinske spørgsmål eller ønske om at stoppe.

Giv kun personen adgang til det, opgaven kræver. Hvis du betaler nogen i USA, forklarer IRS, hvordan man skelner mellem en selvstændig kontraktør og en ansat, og SBA's guide til at drive din virksomhed handler om at ansætte og lede medarbejdere. Hyrer du nogen i Danmark, gælder de danske regler, så tjek dem på samme måde. Gør det før den første betaling, ikke bagefter.

Typiske fejl, når coaches prøver at skalere

• At tage flere klienter ind, før leverancen er på plads. Hvis check-ins allerede glider med dine nuværende klienter, bliver det værre med flere, og det bliver sværere at fastholde klienter. Fastholdelse af klienter for coaches starter med en stabil leverance.
• At automatisere salgssamtalen. Påmindelser ja, samtalen hvor beslutningen tages nej.
• At lancere et gruppeforløb som en flugtvej. En gruppe kræver sin egen struktur og sine egne folk. Test den med et par klienter, før du flytter alle over.
• At hyre hjælp uden en nedskrevet proces. Du ender med at tjekke alt, og det tager længere tid end at gøre det selv.
• At svare på beskeder på alle tider af døgnet. Sæt faste svartider, og sig det ligeud til klienterne: "Jeg svarer på beskeder mandag til fredag i dagtimerne. Check-ins får et fuldt svar inden for én arbejdsdag."

En plan på én uge, der gør din coaching mindre afhængig af dig

1. Dag 1: tag fordoblingstesten på papir og skriv dit ærlige svar ned.
2. Dag 2: kortlæg hvert skridt fra første besked til klientens første uger, med dine reelle minutter.
3. Dag 3: markér hvert skridt som kræver mig, standardisér, automatisér eller overdrag.
4. Dag 4: skriv dit gemte første svar, din check-in-formular og din velkomstbesked.
5. Dag 5: sæt én automation op. Påmindelsen om check-in er en god første.
6. Næste uge: vælg én opgave, skriv overdragelsesnoten til den, og beslut, hvem der kunne tage den.

Tag fordoblingstesten igen efter en måned. Hvis dit svar er gået fra "tingene ville bryde sammen" til "jeg ville have brug for et par flere tider til opkald", kan forretningen tage imod flere mennesker uden at tage mere af dig.

Vil du vide, om afhængigheden af dig virkelig er det første, der skal løses? Tag den gratis CoachScan: 8 spørgsmål, under 3 minutter, og den viser, hvilket område på vejen til nye online klienter der kræver opmærksomhed først.