WhatsApp för gym och personliga tränare: påminnelser

Hur ska gym och personliga tränare använda WhatsApp för påminnelser?

Använd WhatsApp till korta meddelanden som folk väntar sig och har sagt ja till att få där: påminnelser om pass, en knuff efter ett missat pass, check-in, förnyelse av medlemskapet. För några meddelanden om dagen räcker WhatsApp Business-appen i mobilen. När påminnelserna ska gå ut av sig själva kopplar du ett WhatsApp Business-nummer via Meta, får dina meddelandemallar godkända och behandlar varje STOP-svar som slutgiltigt.

Det är den korta versionen. Resten handlar om hur de två uppläggen skiljer sig åt, vad 24-timmarsfönstret betyder, vad Meta tar betalt för, samtycke, integritet, exempelmeddelanden och när du inte ska använda WhatsApp alls.

Varför WhatsApp fungerar så bra för tränare och gym

Dina kunder har redan appen öppen. I många länder är WhatsApp platsen där folk pratar med tandläkaren, barnens fotbollstränare och hyresvärden, så en påminnelse där blir sedd.

Just den styrkan är också risken. WhatsApp ligger bredvid meddelanden från familj och vänner. En påminnelse som är till nytta känns som bra service. Ett erbjudande varannan dag känns som att någon klev rakt in i vardagsrummet. Det jag ser hos tränare är att kunder förlåter en missad påminnelse mycket snabbare än en påträngande.

WhatsApp Business-appen eller ett nummer kopplat via Meta

Det finns två sätt att använda WhatsApp som företag, och de löser olika problem.

WhatsApp Business-appen är den kostnadsfria appen du installerar i en telefon. Du får en företagsprofil, snabbsvar, hälsnings- och frånvaromeddelande och etiketter för att sortera chattar. Varje meddelande skrivs eller skickas fortfarande av en människa. Den passar perfekt för en tränare som jobbar ensam och svarar kunderna personligen.

Ett WhatsApp Business-nummer kopplat via Meta (WhatsApp Business Platform, ofta kallat API:t) låter ett program skicka och ta emot meddelanden åt dig. Det är det du behöver när en påminnelse ska gå ut klockan 18:00 dagen före ett pass, oavsett om du har telefonen i handen eller inte. Det kräver ett företagskonto hos Meta, ett telefonnummer för kopplingen och godkända meddelandemallar för allt du skickar först.

Många företag använder ett separat nummer för det kopplade upplägget. Innan du kopplar ett nummer som du redan använder i appen, läs Metas aktuella regler för just det fallet, eftersom de har ändrats över tid.

24-timmarsfönstret och meddelandemallar

När en kund skriver till ditt företag öppnas ett 24-timmars kundtjänstfönster. Inom det kan du svara med vanliga meddelanden i fri text. När fönstret har stängts kan du bara starta en konversation med en meddelandemall som Meta har godkänt.

En mall är en fast text med platshållare, till exempel: "Hej [namn], påminnelse om ditt pass i morgon kl. [tid]." Du skriver den, skickar in den och Meta granskar den. Mallar hör till kategorier, till exempel utility (om något personen har bokat eller köpt) och marketing (erbjudanden, kampanjer, meddelanden för att vinna tillbaka kunder). En påminnelse med ett erbjudande inklämt riskerar att räknas som marknadsföring.

I praktiken betyder det att du planerar dina påminnelser i förväg. Skriv ett litet antal mallar för de tillfällen du bryr dig om, få dem godkända och låt kundens svar öppna fönstret för ett vanligt samtal.

Vad WhatsApp-meddelanden kostar

Själva WhatsApp Business-appen är gratis. I det kopplade upplägget fakturerar Meta företaget per meddelande, och priset beror på mallens kategori och på landet där mottagaren finns. Meta publicerar och uppdaterar priserna, så kolla deras prissida i stället för att lita på en siffra i ett blogginlägg, det här inräknat.

Om du använder Trainera är WhatsApp-kopplingen ditt eget nummer på ditt eget Meta-konto. Trainera lägger inte till någon avgift per meddelande, det är Metas egna priser som gäller. Chatten i appen och pushnotiser, som fungerar i Trainera från första dagen, kostar inget per meddelande. Därför är det ofta vettigt att skicka vardagliga knuffar där och spara WhatsApp till de meddelanden där det verkligen gör skillnad.

Samtycke: få ett tydligt ja innan du skriver till någon

WhatsApps regler för företag utgår från att folk har sagt ja till att få meddelanden från ditt företag på WhatsApp innan du skickar dem. Att du har någons nummer är inte samma sak.

Bra sätt att samla in samtycket:

• En kryssruta i registrerings- eller intagsformuläret: "Skicka påminnelser om mina pass på WhatsApp."
• En rad i medlemsavtalet med en egen kryssruta, inte gömd i villkoren.
• Att fråga på plats och anteckna det i kundprofilen, med datum.
• Att kunden skriver till dig först och ber om påminnelser där.

Spara när och hur varje person sa ja. Om någon bara har sagt ja till påminnelser ska du inte använda det ja:et till kampanjer.

STOP betyder stopp

Alla som får automatiska meddelanden från dig ska kunna stänga av dem, och det ska fungera första gången. Lägg till en kort rad i påminnelsemallarna, till exempel "Svara STOP för att stoppa påminnelserna", åtminstone i det första meddelandet och där det passar.

När någon svarar STOP tar du genast bort personen från automatiska WhatsApp-meddelanden. Skicka inte "Är du säker?". Den som känner sig fast blockerar numret, och om tillräckligt många blockerar eller anmäler ett företagsnummer kan Meta begränsa vad det numret får skicka.

I Trainera respekteras STOP-svar i chatten, på WhatsApp, SMS och Viber, mejl har en länk för att avregistrera sig och kunderna väljer mellan att stänga av alla automatiska meddelanden eller bara marknadsföring.

Integritet och GDPR: en kort notis för dig i EU

Det här är allmän information, inte juridisk rådgivning. Om du coachar kunder i EU gäller GDPR för de telefonnummer och meddelanden du hanterar, oavsett vilken app du använder. Några vanor håller dig på säkrare mark:

• Vet varför du har varje nummer och vad personen har sagt ja till.
• Håll hälsouppgifter, skador, vikt och bilder borta från påminnelser på WhatsApp. Lägg dem i din coachningsapp, där åtkomsten är styrd.
• Berätta i din integritetspolicy att du använder WhatsApp och till vad.
• Radera eller sluta använda nummer till personer som har slutat, när du inte längre behöver dem.

Reglerna och hur de tolkas skiljer sig mellan länder, så gå igenom ditt upplägg med någon som kan dataskydd där du arbetar.

Mellanvägen: ett förberett meddelande som du skickar med ett tryck

Många tränare vill inte ha ett företagskonto hos Meta, mallar och betalning per meddelande. De vill att någon kommer ihåg påminnelserna åt dem, inte att någon skickar dem åt dem.

Det är vad WhatsApp assist i Trainera gör. En automatisering förbereder meddelandet med kundens namn och uppgifter och lägger det bland dina uppgifter. Du öppnar det, kollar det och skickar det från din egen WhatsApp i mobilen med ett tryck. På gym kan uppgiften gå till personalen.

Du behåller den personliga tonen, inget går ut utan dig och det finns ingen API-uppsättning. Nackdelen är uppenbar: om du inte trycker skickas ingenting. För en coach med tjugo kunder brukar det vara helt okej. För ett gym med hundratals förnyelser i månaden är ett kopplat nummer mer logiskt.

Exempel på WhatsApp-meddelanden för tränare och gym

Korta, konkreta och lätta att svara på. Byt ut hakparenteserna mot riktiga fält.

Två saker har de gemensamt: alla ber om ett enkelt svar, och inget av dem låter som ett nyhetsbrev. Mer om tajming och formuleringar för nya förfrågningar hittar du i automatisk uppföljning av leads för personliga tränare.

När WhatsApp är fel kanal

WhatsApp är inte svaret på alla meddelanden. Välj något annat när:

• Det handlar om smärta, en skada eller en hälsooro. Ring eller prata ansikte mot ansikte. En mall klarar inte det.
• Meddelandet är långt. Ett nytt träningsblock eller en ändring i kosten hör hemma i appen, där planen finns.
• Det är ett dokument. Fakturor och avtal skickas med mejl så att folk hittar dem senare.
• Personen har aldrig sagt ja. En kall lista med nummer är ingen publik.
• Det är sent. Påminnelser klockan 22:30 får folk att stänga av ljudet för dig.
• Kunden föredrar något annat. En del använder WhatsApp bara till familjen. Respektera det.

Om du fortfarande väljer mellan push, SMS, mejl och WhatsApp för varje typ av påminnelse går jämförelsen i det bästa sättet att skicka påminnelser till kunder igenom kanal för kanal.

Så fungerar det i Trainera Automations

Trainera Automations skickar välkomstmeddelanden, påminnelser och uppföljningar till kunder och gymmedlemmar av sig själva. Chatten i appen och push fungerar från första dagen utan att du behöver koppla något. WhatsApp går via ditt eget WhatsApp Business-nummer kopplat via Meta, eller via WhatsApp assist om du hellre skickar själv.

Säkerhetsreglerna gäller för WhatsApp som för alla andra kanaler: tysta timmar från 21:00 till 08:00 som standard, högst 2 automatiska meddelanden om dagen och 6 i veckan per person från en avsändare som standard, och mjuka påminnelsesteg hoppas över om du själv har skrivit till personen de senaste 24 timmarna. Du kan också kräva godkännande innan meddelanden går ut: aldrig, bara för marknadsföring eller för varje meddelande.

För tränare ingår Automations i alla betalplaner, från Starter för $19.99 i månaden. Gym får dem i Studio-planen eller kan lägga till dem i Core och White Label för $29 i månaden. Priserna är i amerikanska dollar, som också gäller i Sverige. Hur många aktiva sekvenser och dagliga meddelanden du får beror på planen.

Påminnelser är en del av att behålla folk. Helheten finns i att behålla kunder som coach och, för gym, i hur du minskar medlemsbortfallet på gymmet.

Ett WhatsApp-upplägg du kan börja med den här veckan

1. Lägg till en kryssruta för samtycke till WhatsApp i ditt intags- eller medlemsformulär.
2. Skriv tre meddelanden: en påminnelse om pass, en knuff efter ett missat pass och en påminnelse om förnyelse.
3. Bestäm vem som skickar: du med ett tryck, eller ett kopplat nummer med godkända mallar.
4. Lägg till en STOP-rad och respektera den direkt.
5. Håll hälsouppgifter och långa förklaringar i din app, inte på WhatsApp.

Börja i liten skala. Tre bra meddelanden som folk faktiskt svarar på slår ett dussin automatiska som de stänger av ljudet för.

Se hur påminnelser, kanaler och STOP-regler fungerar tillsammans på sidan Trainera Automations.