Automatisk uppföljning av leads för personliga tränare

Hur ska en personlig tränare följa upp en ny lead?

Svara på varje ny förfrågan om coachning inom några minuter med ett kort autosvar. Om personen sedan blir tyst skickar du tre uppföljningar utspridda över veckan som kommer (dag 1, dag 3 och dag 7), och så fort hen svarar tar du över själv. Automatisera påminnelserna, aldrig samtalet.

Resten av inlägget är detaljerna: meddelandena, frågeformuläret, kanalerna och samtycket.

Varför svarstiden avgör så många leads

Den som skickar en förfrågan om coachning är motiverad i dag. Något fick hen att skriva just nu: ett foto hen inte gillade, en kommentar från läkaren, ett bröllop om fyra månader. Den motivationen avtar, och snabbare när ingen svarar.

Folk frågar också sällan bara en coach. De skriver till två eller tre och pratar sedan med den som svarar först och låter som en människa. Jag tänker inte ge dig någon procentsats, för jag har inte sett en ärlig siffra som gäller för alla coacher. Det jag ser hos tränare är enkelt: de som svarar inom en timme får fler av de här samtalen till ett möte än de som svarar nästa kväll.

Problemet är tajmingen. Förfrågningar kommer när du är upptagen: mitt i ett pass, ute på gymgolvet, klockan 23:00 när du sover. Ett autosvar svarar inom några minuter och ger dig tid att skriva ordentligt senare samma dag.

Uppföljning är inte kvalificering. Uppföljningen tar personen till ett samtal. Kvalificeringen avgör i samtalet om ni passar ihop, och det går vi igenom i hur du kvalificerar leads för coachning.

Autosvaret på en ny förfrågan om coachning

Det första meddelandet har tre uppgifter: bekräfta att du har fått förfrågan, säga när en människa svarar och ge ett litet nästa steg. Det ska inte sälja.

Ett exempel du kan anpassa:

"Hej [förnamn], tack för ditt meddelande om coachning. Jag är med en klient just nu och svarar dig personligen i dag. Så att jag kan förbereda mig: kan du med en mening berätta vad du helst vill förändra de närmaste tre månaderna?"

Varför det fungerar:

• Ett riktigt namn längst ner. Folk svarar en person, inte "teamet".
• En fråga, inte tio. Ett långt formulär i första meddelandet ger tystnad.

I Trainera är "ny förfrågan om coachning" en av utlösarna, och den färdiga mallen för autosvar på förfrågan och välkomstvecka täcker det första svaret. Det kan gå ut som chatt i appen och push-notis, eftersom den som skickar en förfrågan om coachning redan har ett Trainera-konto. Du skriver texten med dina egna ord, mallen ger dig bara strukturen. Automatiska meddelanden respekterar som standard tysta timmar mellan 21:00 och 08:00, och svar på ett meddelande som personen precis har skickat går ut direkt.

En uppföljning på dag 1, dag 3 och dag 7

För leads som blir tysta håller en kort sekvens dörren öppen utan att du jagar. Tre meddelanden under en vecka räcker. Fler känns som press.

Några kommentarer. Meddelandet på dag 1 tar bort ett beslut: en länk, ett alternativ och en enkel väg ut för den som hellre skriver. Meddelandet på dag 3 är det som flest coacher gör fel. "Ville bara höra hur det går" ger personen ingenting, en praktisk idé ger hen en anledning att svara. Avskedet på dag 7 är ofta det meddelande folk till slut svarar på, eftersom det tar bort pressen.

Efter dag 7 slutar du. Om personen bad dig höra av dig senare, lägg in en påminnelse till dig själv, inte ännu ett automatiskt meddelande.

Samma sekvens som ett flöde

1. Utlösare: ny förfrågan om coachning.
2. Skicka autosvaret.
3. Vänta 1 dag.
4. If/Else: har personen svarat i det här flödet? Om ja: stoppa och skapa en uppgift åt dig. Om nej: skicka meddelandet för dag 1.
5. Vänta 2 dagar, samma kontroll, sedan meddelandet för dag 3.
6. Vänta 4 dagar, samma kontroll, sedan meddelandet för dag 7.
7. Teamsteg: ändra leadens status och skapa en uppföljning åt dig om en månad, om personen bad om det.

Ett bokat samtal är inget villkor i flödet: du ser bokningen och hanterar den själv, och när ni väl pratar håller svarskontrollen påminnelserna borta. I Trainera är väntetider, If/Else-grenar och teamsteg (uppgift, uppföljning, leadstatus) en del av den visuella byggaren, som ingår i tränarplanerna Business och Enterprise. På Starter och Pro arbetar du utifrån de färdiga mallarna. Automatiseringar finns på alla betalda tränarplaner, med 1 aktiv automatisering på Starter, 3 på Pro, 10 på Business och obegränsat på Enterprise. Den större bilden av vad mer som går att automatisera hittar du i vårt huvudinlägg om automatisering för personliga tränare.

När en människa tar över

Regeln är kort: så fort leaden skriver tillbaka kliver automatiseringen åt sidan och du svarar. Konkret tar du över när personen:

• svarar vad som helst, även "inte nu" eller en enda emoji;
• bokar ett samtal eller ber om ett;
• frågar om pris, delbetalning eller rabatt;
• nämner smärta, en skada, graviditet, ett medicinskt tillstånd eller en historia av ätstörningar (det kräver ditt omdöme, och ibland en läkare först);
• ställer en fråga som din mall inte svarar på;
• säger nej. Då tackar du och slutar, och inget mer skickas.

Trainera hjälper till här på två sätt. Mjuka påminnelsesteg hoppas över när du eller din personal själva har skrivit till personen de senaste 24 timmarna, så att en påminnelse inte landar precis efter ditt personliga meddelande. Och du kan kräva att du godkänner meddelanden innan de skickas: aldrig, bara för marknadsföringsmeddelanden eller för alla meddelanden.

Ett kort frågeformulär före samtalet

Med ett frågeformulär kan samtalet handla om personen i stället för om att fylla i uppgifter. Sex eller sju frågor räcker:

1. Vad vill du förändra de närmaste tre månaderna?
2. Hur tränar du just nu, om du tränar alls?
3. Vilka dagar och tider kan du realistiskt träna?
4. Var kommer du att träna: på gym, hemma, utomhus?
5. Har du skador, smärta eller hälsotillstånd som jag bör känna till?
6. Vad har du testat tidigare, och vad fick dig att sluta?
7. Hur vill du helst bli kontaktad?

Tajmingen är viktigare än frågorna. Skicka frågeformuläret efter att personen har bokat ett samtal, inte i det första autosvaret. Vilka svar som tyder på att ni passar ihop är en kvalificeringsfråga, och även där går vårt inlägg om att kvalificera leads för coachning djupare.

I Trainera är att tilldela ett frågeformulär ett av de coachningssteg som ett flöde kan innehålla, och TRAI, den inbyggda assistenten, kan skriva ett utkast till frågorna som du sedan redigerar. Ett flöde kan också kontrollera "frågeformulär inskickat" innan det skickar en påminnelse.

E-post, WhatsApp eller chatt i appen?

Den bästa kanalen är oftast den som personen använde för att nå dig. Skrev hen på WhatsApp, svara på WhatsApp. Fyllde hen i ett formulär med en e-postadress, börja med e-post.

Trainera lägger inte på någon avgift per meddelande i någon kanal, leverantörens egna priser gäller. WhatsApp har flest regler av de fyra, så vi har skrivit en separat guide: WhatsApp för gym och personliga tränare.

Regler för samtycke: opt-in för marknadsföring och STOP

Jag är coach, inte jurist, och reglerna skiljer sig mellan länder (GDPR i EU, andra lagar på andra håll), så kontrollera vad som gäller för dig. De praktiska principerna är desamma nästan överallt:

• Att svara på en förfrågan är inte samma sak som marknadsföring. När någon frågar dig om coachning förväntas ett svar och några uppföljningar om just den förfrågan. Nyhetsbrev, kampanjer och meddelanden om ett "vårerbjudande" är marknadsföring och kräver ett separat samtycke.
• Be tydligt om samtycke till marknadsföring. Använd en kryssruta som inte är förifylld för nyheter och erbjudanden i ditt förfrågningsformulär. Anteckna när och hur personen gav sitt samtycke.
• WhatsApp kräver opt-in. Meta kräver att folk har gått med på att ta emot företagsmeddelanden från dig på WhatsApp.
• STOP måste fungera. I Trainera respekteras STOP-svar i chatten, på WhatsApp, via SMS och på Viber, och folk kan välja mellan att stoppa alla automatiska meddelanden eller bara marknadsföring.
• Gränser skyddar dig också. Som standard får en person högst 2 automatiska meddelanden om dagen och 6 i veckan från dig, ett marknadsföringsmeddelande väntar om personen fick ett under de senaste 12 timmarna, och nya konton skickar högst 50 automatiska meddelanden om dagen under sina första 7 dagar.

Misstag som kostar tränare leads

• Ett autosvar som låter som en bank. "Din förfrågan har mottagits" säger till personen att ingen finns där.
• Sekvensen fortsätter efter att personen har svarat. Oftast saknas en gren, eller så reagerar två automatiseringar på samma utlösare. Ett flöde per tillfälle.
• Priset i första meddelandet. Utan sammanhang är en siffra bara en anledning att gå. Skicka den när personen frågar, tillsammans med en förklaring.
• Du stänger aldrig loopen. En lead som för alltid står som "ny" skräpar ner listan och döljer de leads som spelar roll.

Uppföljning fungerar bara om det kommer in leads. Är det där flaskhalsen sitter, börja med marknadsföringsstrategier för att hitta klienter.

Osäker på vilken del av vägen till nya klienter som håller dig tillbaka? Det kostnadsfria CoachScan från Advencio ställer 8 frågor och visar på under 3 minuter vilket område som behöver uppmärksamhet först och vad du ska göra först, utan poäng.

Din uppföljning av leads, klar på en eftermiddag

Skriv autosvaret först: bekräfta, lova en tid, ställ en fråga och skriv under med ditt namn. Skriv sedan meddelandena för dag 1, dag 3 och dag 7 med din egen röst, med regeln att alla svar stoppar flödet och lämnar över personen till dig. Skicka frågeformuläret först när ett samtal är bokat. Svara i den kanal som folk använde, och håll marknadsföring åtskild från svaren på deras förfrågan, med ett fungerande STOP i varje kanal.

Trainera kör också livesändningar för dina klienter på Pro och uppåt: lägg till en YouTube-länk och ett veckoschema, klienterna ansluter från appen från 15 minuter före varje pass, får påminnelser 24 timmar, 1 timme och 15 minuter innan, och du ser vem som var med. På Business och Enterprise kan du bygga kurser med videolektioner, quiz och certifikat och tilldela eller sälja dem till dina klienter.

Se mallen för autosvar på förfrågningar, byggaren och säkerhetsreglerna på Traineras sida om automatisering.