Påminnelser till klienter: push, sms, e-post eller WhatsApp?

Vilket är bästa sättet att skicka påminnelser till klienter: push, sms, e-post eller WhatsApp?

För de flesta coacher och gym är det bästa standardvalet chatt i appen eller push först. Det kostar ingenting per meddelande och hamnar i samma app som klienten tränar i. Använd e-post för allt som har detaljer, länkar eller kvitton, och sms, WhatsApp eller Viber för de få meddelanden som verkligen måste bli sedda: en försenad betalning, en uppföljning efter ett missat pass eller en schemaändring samma dag.

Nedan hittar du en jämförelsetabell, ett val för varje typ av meddelande och en reservordning.

De fem kanalerna sida vid sida

Varje kanal har en kostnad för dig som avsändare, en kostnad i tid för att komma igång och en fråga om samtycke.

Jag har medvetet utelämnat leverantörernas priser. De ändras ofta och skiljer sig mellan länder, så kolla prissidan hos din sms-, e-post- och WhatsApp-leverantör innan du planerar ett utskick till 500 medlemmar.

Vilken kanal du ska använda för varje typ av påminnelse

Det misstag jag ser oftast är att man väljer en kanal för allt. En bokningspåminnelse och ett erbjudande för att vinna tillbaka en klient är olika meddelanden med olika insatser, så de förtjänar olika kanaler.

Påminnelse om bokning eller pass

Push först, chatten som dokumentation. En påminnelse några timmar före passet räcker, eller kvällen innan för tidiga morgonpass. För coacher som tränar klienter på plats och vars klienter inte använder någon app fungerar ett WhatsApp-meddelande eller sms dagen innan bättre än ett mejl som öppnas först efter passet.

Missat pass eller missad avstämning

Chatt i appen. Det här är ett coachande meddelande, inte ett formellt utskick. Det ska låta som du, bjuda in till ett svar och ligga bredvid träningshistoriken. Om klienten fortfarande är tyst två eller tre dagar senare är ett andra meddelande på WhatsApp eller sms rimligt. Sedan slutar du automatisera och skriver själv. Våra exempel på automatiska avstämningsmeddelanden visar hur du formulerar dem utan att låta som en robot.

Betalning, förnyelse och misslyckad dragning

E-post plus push eller chatt. Mejlet innehåller beloppet, datumet och betalningslänken, och det är där folk letar efter kvitton. En kort push eller ett chattmeddelande ser till att det inte drunknar. Om betalningen fortfarande är försenad efter en eller två påminnelser går du över till sms eller WhatsApp, och på ett gym lämnar du också över det till receptionen som en uppgift.

Marknadsföring och återvinning av klienter

E-post, eller WhatsApp och sms bara med samtycke. E-post med en avregistreringslänk är det säkra standardvalet. Om någon uttryckligen har sagt ja till erbjudanden på WhatsApp kan du använda det, men sprid ut dem: ett meddelande för att vinna tillbaka någon med några veckors mellanrum räcker gott, och ingen ska få en kampanj samma dag som en betalningspåminnelse.

Akut schemaändring

Sms eller WhatsApp, plus push. Ett gruppass som ställs in en timme före start är det enda fallet där räckvidden betyder mer än kostnaden. Skicka det genom den kanal som fungerar utan att man öppnar en app, och lägg ut det i appen också så att de som kollar där ser det. Händer det tidigt på morgonen skickar du det själv i stället för att vänta på en automatisering.

Använd en reservordning, inte alla kanaler på en gång

Att skicka samma påminnelse via push, e-post, sms och WhatsApp i samma ögonblick känns som att bli utskälld. En reservordning är lugnare och billigare:

1. Skicka i chatten eller som push först. Det är gratis och det är där klienten redan finns.
2. Vänta på det du faktiskt vill ha: bokningen bekräftad, avstämningen inskickad, fakturan betald.
3. Om det inte har hänt efter en rimlig väntetid skickar du ett meddelande genom en ansluten kanal, till exempel WhatsApp, sms eller e-post.
4. Om det fortfarande inte händer något tar en människa över: du, en coach i ditt team eller receptionen.

Nyckeln är steg 2. Du väntar inte på att se om meddelandet blev läst, du väntar på resultatet. En klient som betalade efter pushen behöver inget sms.

I verktyg med villkor och väntetider är det här en enda gren: "om avstämningen fortfarande saknas efter 2 dagar, skicka WhatsApp-versionen, annars gör ingenting".

Samtycke, tysta timmar och frekvens

Valet av kanal är bara halva jobbet. Den andra halvan är att inte irritera folk:

• Tysta timmar. Inget automatiskt sent på kvällen eller före frukost. En påminnelse klockan 22:00 får folk att stänga av notiserna.
• Ett tak per dag och per vecka för varje person. Flera automatiseringar kan träffa samma klient samma dag: missat pass, avstämning som ska in, förnyelse. Utan ett tak staplas de på varandra.
• Backa när en människa har skrivit. Om du skrev till klienten i morse ska det automatiska "hur går det?" inte gå ut i eftermiddag.
• Respektera STOPP överallt. På sms, WhatsApp och Viber måste ett svar med STOPP stoppa de automatiska meddelandena, och varje mejl behöver en länk för att avregistrera sig.
• Håll isär marknadsföring och service. En del klienter vill ha påminnelser men inga erbjudanden. Låt dem välja.

För WhatsApp finns det också extra regler kring företagsnummer, mallar och samtycke. Dem går vi igenom i WhatsApp för gym och personliga tränare.

Så fungerar det i Trainera

I Trainera Automations fungerar chatt i appen och push från första dagen utan att du behöver koppla något. E-post går genom din egen SMTP eller e-postleverantör, sms genom ditt eget Twilio-konto, Viber genom ditt eget Viber Business-konto, och WhatsApp genom ditt eget WhatsApp Business-nummer kopplat via Meta, eller som färdiga meddelanden som du själv skickar med ett tryck. Trainera tar ingen avgift per meddelande; din leverantörs egna priser gäller.

Säkerhetsreglerna ovan är inbyggda: tysta timmar från 21:00 till 08:00 som standard (går att ändra, och svar på ett meddelande som personen just skickade går ut direkt), högst 2 automatiska meddelanden per dag och 6 per vecka för varje person från en och samma avsändare som standard, 12 timmar mellan marknadsföringsmeddelanden, och mjuka påminnelsesteg hoppas över när du eller din personal har skrivit till personen under de senaste 24 timmarna. Svar med STOPP respekteras i chatten, WhatsApp, sms och Viber, och man kan tacka nej till alla automatiska meddelanden eller bara till marknadsföring.

Push hjälper bara om klienterna öppnar appen, så det är värt att läsa vad du ska skicka som pushnotiser och hur ofta. Och påminnelser är bara en del av att behålla folk; helheten hittar du i att behålla klienter som coach.

Livesändningar använder påminnelser helt utan inställningar: klienter som är tilldelade en sändning får påminnelser 24 timmar, 1 timme och 15 minuter före varje pass och en notis när coachen går live (tränarplaner från Pro). Automatiseringar finns på alla betalda tränarplaner (1 aktiv sekvens på Starter, 3 på Pro, 10 med If/Else-byggaren på Business, obegränsat på Enterprise) och för gym på Studio och Enterprise, eller som tillägget Automations på Core och White Label.

Ett upplägg du kan kopiera den här veckan

• Påminnelser om pass och avstämningar: push, med ett chattmeddelande som dokumentation.
• Missade pass: chatt med din egen röst, en uppföljning på WhatsApp eller sms, sedan du.
• Betalningar och förnyelser: e-post med detaljerna, en push som pekar på mejlet, sedan en uppgift för personalen.
• Återvinning av klienter: e-post, eller WhatsApp bara för dem som har sagt ja.
• Akuta ändringar: sms eller WhatsApp plus ett inlägg i appen.

Börja med chatt och push, koppla en extra kanal först när du har ett meddelande som behöver den, och se till att det alltid finns en människa i slutet av varje kedja.

Sätt upp påminnelser med tysta timmar och gränser per person i Trainera Automations.