WhatsApp-muistutukset kuntosaleille ja valmentajille: näin ne toimivat

Miten kuntosalit ja valmentajat voivat käyttää WhatsApp-muistutuksia?

WhatsApp-muistutukset sopivat lyhyisiin viesteihin, joita asiakkaat odottavat ja joihin he ovat antaneet luvan: tapaamismuistutuksiin, väliin jääneen treenin jälkeisiin viesteihin, kuulumiskyselyihin ja jäsenyyden uusimiseen. Jos lähetät vain muutaman viestin päivässä, puhelimen WhatsApp Business -sovellus riittää. Kun muistutusten pitää lähteä automaattisesti, yhdistä WhatsApp Business -numero Metan kautta, hyväksytä viestipohjasi ja lopeta viestit heti, kun asiakas vastaa STOP.

Siinä lyhyt vastaus. Seuraavaksi käydään läpi lähetysvaihtoehtojen erot, 24 tunnin viesti-ikkuna, Metan veloitukset, suostumus, tietosuoja, esimerkkiviestit ja tilanteet, joissa WhatsAppia ei kannata käyttää.

Miksi WhatsApp toimii valmentajille ja kuntosaleille

Asiakkaasi käyttävät sitä jo. Monissa maissa ihmiset viestivät WhatsAppissa hammaslääkärilleen, lapsensa jalkapallovalmentajalle ja vuokranantajalleen, joten siellä lähetetty muistutus huomataan.

Sama läheisyys on myös riski. WhatsAppissa viestisi näkyy perheen ja ystävien viestien vieressä. Hyödyllinen muistutus tuntuu hyvältä palvelulta. Joka toinen päivä tuleva tarjous tuntuu tunkeilevalta. Valmentajan asiakas antaa unohtuneen muistutuksen yleensä helpommin anteeksi kuin liian päällekäyvän viestin.

WhatsApp Business -sovellus vai Metan kautta yhdistetty numero?

Yritys voi käyttää WhatsAppia kahdella tavalla, jotka sopivat eri tarpeisiin.

WhatsApp Business -sovellus on maksuton puhelimeen asennettava sovellus. Saat yritysprofiilin, pikavastaukset, tervehdys- ja poissaoloviestin sekä tunnisteet keskustelujen järjestämiseen. Jokaisen viestin kirjoittaa tai lähettää silti ihminen. Se sopii yksin toimivalle valmentajalle, joka vastaa asiakkailleen itse.

Metan kautta yhdistetty WhatsApp Business -numero eli WhatsApp Business Platform, jota kutsutaan usein rajapinnaksi, antaa ohjelmiston lähettää ja vastaanottaa viestejä puolestasi. Sitä tarvitset, jos muistutuksen pitää lähteä treeniä edeltävänä päivänä klo 18.00 riippumatta siitä, onko puhelin kädessäsi. Käyttöönotto vaatii Meta-yritystilin, yhdistettävän puhelinnumeron ja hyväksytyt viestipohjat viesteille, joiden lähettämisen aloitat itse.

Moni yritys käyttää yhdistetylle ratkaisulle erillistä numeroa. Jos aiot yhdistää numeron, jota käytät jo sovelluksessa, tarkista ensin Metan ajantasaiset säännöt. Ne ovat muuttuneet ajan mittaan.

24 tunnin viesti-ikkuna ja viestipohjat

Kun asiakas lähettää yrityksellesi viestin, avautuu 24 tunnin asiakaspalveluikkuna. Sen aikana voit vastata tavallisilla, vapaasti kirjoitetuilla viesteillä. Kun ikkuna sulkeutuu, voit aloittaa uuden keskustelun vain Metan hyväksymällä viestipohjalla.

Viestipohja on valmis teksti, jossa on täytettäviä kenttiä. Esimerkiksi: "Hei [nimi], muistutus huomisesta treenistäsi klo [aika]." Kirjoitat pohjan ja lähetät sen Metan arvioitavaksi. Pohjat jaetaan luokkiin, kuten asiakkaan varausta tai ostosta koskeviin asiointiviesteihin sekä markkinointiviesteihin, joihin kuuluvat tarjoukset, kampanjat ja asiakkaiden houkuttelu takaisin. Jos lisäät muistutukseen tarjouksen, viesti tulkitaan todennäköisesti markkinoinniksi.

Käytännössä muistutukset kannattaa suunnitella etukäteen. Kirjoita muutama pohja tärkeimpiin tilanteisiin, hyväksytä ne ja anna asiakkaan vastauksen avata mahdollisuus tavalliseen keskusteluun.

Mitä WhatsApp-viestit maksavat?

WhatsApp Business -sovellus on maksuton. Metan kautta yhdistetyssä ratkaisussa Meta veloittaa yritystä viestikohtaisesti. Hinta riippuu viestin luokasta ja vastaanottajan maasta. Meta julkaisee hinnat ja päivittää niitä, joten tarkista sen hinnasto sen sijaan, että luottaisit blogikirjoituksessa mainittuun summaan, myös tässä kirjoituksessa.

Jos käytät Traineraa, WhatsApp-yhteys käyttää omaa numeroasi omalla Meta-tililläsi. Trainera ei lisää viestikohtaista maksua, mutta Metan hinnat ovat voimassa. Traineraan sisältyvät sovelluksen sisäinen keskustelu ja push-ilmoitukset toimivat heti käyttöönotosta alkaen ilman viestikohtaista maksua. Siksi tavalliset muistutukset kannattaa usein lähettää niiden kautta ja käyttää WhatsAppia viesteihin, joissa siitä on erityistä hyötyä.

Suostumus: pyydä selkeä lupa ennen viestien lähettämistä

WhatsAppin yrityskäytön säännöt edellyttävät, että henkilö suostuu vastaanottamaan yrityksesi viestejä WhatsAppissa ennen kuin lähetät niitä. Pelkkä puhelinnumeron hallussapito ei ole suostumus.

Hyviä tapoja pyytää lupa:

• Valintaruutu ilmoittautumis- tai esitietolomakkeessa: "Haluan treenimuistutukset WhatsAppissa."
• Erillinen valinta jäsenyyssopimuksessa, ei yleisten ehtojen sekaan piilotettuna.
• Luvan pyytäminen kasvotusten ja sen kirjaaminen päivämäärineen asiakasprofiiliin.
• Asiakas lähettää sinulle ensin viestin ja pyytää muistutuksia WhatsAppissa.

Kirjaa, milloin ja miten kukin asiakas antoi luvan. Jos asiakas suostui vain muistutuksiin, älä käytä suostumusta markkinointiin.

STOP tarkoittaa viestien loppumista

Jokaisen automaattisia viestejä saavan pitää voida kytkeä ne pois päältä, ja pyynnön pitää toimia heti. Lisää muistutuspohjiin lyhyt ohje, kuten "Vastaa STOP, jos et halua enää näitä muistutuksia", ainakin ensimmäiseen viestiin ja muualle, missä se sopii.

Kun joku vastaa STOP, poista hänet heti automaattisten WhatsApp-viestien vastaanottajista. Älä lähetä viestiä "Oletko varma?". Jos ihminen kokee, ettei viesteistä pääse eroon, hän voi estää numerosi. Jos riittävän moni estää yrityksen numeron tai tekee siitä ilmoituksen, Meta voi rajoittaa numerosta lähetettäviä viestejä.

Trainera noudattaa STOP-pyyntöjä keskustelussa, WhatsAppissa, tekstiviesteissä ja Viberissä. Sähköposteissa on tilauksen perumislinkki, ja asiakkaat voivat estää joko kaikki automaattiset viestit tai vain markkinointiviestit.

Tietosuoja ja GDPR: lyhyt huomio EU:ssa toimiville

Tämä on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Jos valmennat asiakkaita EU:ssa, GDPR koskee käsittelemiäsi puhelinnumeroita ja viestejä käyttämästäsi sovelluksesta riippumatta. Muutama käytäntö auttaa toimimaan huolellisesti:

• Tiedä, miksi säilytät kunkin numeron ja mihin sen omistaja on suostunut.
• Älä lisää terveystietoja, vammoja, painotietoja tai valokuvia WhatsApp-muistutuksiin. Säilytä ne valmennussovelluksessa, jossa pääsy tietoihin on hallittu.
• Kerro tietosuojaselosteessasi asiakkaille, että käytät WhatsAppia ja mihin tarkoitukseen.
• Poista lähteneiden asiakkaiden numerot tai lopeta niiden käyttö, kun et enää tarvitse niitä.

Säännöt ja niiden tulkinta vaihtelevat maittain. Tarkistuta toimintatapasi paikallisen tietosuojan asiantuntijalla.

Välimuoto: valmis viesti, jonka lähetät yhdellä napautuksella

Moni valmentaja ei halua Meta-yritystiliä, viestipohjia ja viestikohtaista laskutusta. Hän haluaa apua muistutusten muistamiseen, mutta lähettää viestit itse.

Siihen Trainera tarjoaa WhatsApp assist -toiminnon. Automaatio valmistelee viestin asiakkaan nimellä ja tiedoilla ja lisää sen tehtäviisi. Avaat viestin, tarkistat sen ja lähetät sen yhdellä napautuksella oman puhelimesi WhatsAppista. Kuntosalilla tehtävä voidaan osoittaa työntekijälle.

Viestit tuntuvat henkilökohtaisilta, mitään ei lähde ilman sinua, eikä rajapintaa tarvitse ottaa käyttöön. Vastapainona on se, ettei viesti lähde, ellet napauta sitä. Kahdenkymmenen asiakkaan valmentajalle tämä sopii yleensä hyvin. Kuntosalille, jolla on satoja jäsenyyden uusimisia kuukaudessa, yhdistetty numero on järkevämpi.

WhatsApp-viestien esimerkkejä valmentajille ja kuntosaleille

Pidä viestit lyhyinä, täsmällisinä ja helppoina vastata. Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat oikeilla tiedoilla.

Näissä viesteissä on kaksi yhteistä piirrettä: jokaiseen voi vastata helposti, eikä yksikään kuulosta uutiskirjeeltä. Lisää vinkkejä uusien yhteydenottojen ajoitukseen ja sanamuotoihin löydät artikkelista yhteydenottojen automaattinen jatkoseuranta valmentajille.

Milloin WhatsApp on väärä kanava?

WhatsApp ei sovi jokaiseen viestiin. Valitse toinen tapa, kun:

• Aiheena on kipu, vamma tai terveyteen liittyvä huoli. Soita tai keskustele kasvotusten. Viestipohja ei riitä tähän.
• Viesti on pitkä. Uusi treenijakso tai ravintosuunnitelman muutos kuuluu sovellukseen, jossa suunnitelma on.
• Kyse on asiakirjasta. Lähetä laskut ja sopimukset sähköpostilla, jotta ne löytyvät myöhemmin.
• Henkilö ei ole antanut lupaa. Kylmä numerolista ei ole luvan antanut yleisö.
• On myöhä. Klo 22.30 saapuvat muistutukset saavat ihmiset hiljentämään viestisi.
• Asiakas haluaa käyttää toista kanavaa. Osa pitää WhatsAppin vain perheviestejä varten. Kunnioita sitä.

Jos pohdit vielä push-ilmoitusten, tekstiviestien, sähköpostin ja WhatsAppin välillä eri muistutuksille, artikkeli paras tapa lähettää muistutuksia asiakkaille vertaa kanavia yksitellen.

Miten WhatsApp-muistutukset toimivat Traineran automaatioissa?

Traineran automaatiot lähettävät tervetuloviestejä, muistutuksia ja jatkoviestejä asiakkaille ja kuntosalin jäsenille automaattisesti. Sovelluksen sisäinen keskustelu ja push-ilmoitukset toimivat heti ilman erillisiä yhteyksiä. WhatsApp-viestit kulkevat joko oman, Metan kautta yhdistetyn WhatsApp Business -numerosi kautta tai WhatsApp assist -toiminnolla, jos haluat lähettää viestit itse.

Samat lähetysrajoitukset koskevat WhatsAppia kuin muitakin kanavia: oletuksena viestejä ei lähetetä klo 21.00-08.00, yhdeltä lähettäjältä lähtee samalle henkilölle enintään 2 automaattista viestiä päivässä ja 6 viikossa, ja kevyet yhteydenotot ohitetaan, jos olet itse kirjoittanut henkilölle viimeisen 24 tunnin aikana. Voit myös määrittää, vaativatko viestit hyväksyntäsi ennen lähettämistä: ei koskaan, vain markkinointiviestit tai jokainen viesti.

Valmentajille automaatiot sisältyvät kaikkiin maksullisiin tilauksiin, alkaen Starterista, jonka hinta Suomessa on 19,99 € kuukaudessa. Kuntosalit saavat automaatiot Studio-tilauksessa tai voivat lisätä ne Core- ja White Label -tilauksiin hintaan 27,99 € kuukaudessa Suomessa. Aktiivisten viestisarjojen ja päivittäisten viestien määrä riippuu tilauksesta. Tarkista Suomen hinnat osoitteesta trainera.fit/pricing.

Muistutukset ovat yksi osa asiakkaiden sitouttamista. Laajemman kokonaisuuden löydät artikkelista asiakkaiden pitäminen valmennuksessa ja kuntosaleille suunnatusta artikkelista miten vähentää kuntosalin jäsenten lähtöä.

WhatsApp-muistutusten käyttöönotto tällä viikolla

1. Lisää WhatsApp-suostumuksen valintaruutu esitieto- tai jäsenyyslomakkeeseen.
2. Kirjoita kolme viestiä: treenimuistutus, väliin jääneen treenin jälkeinen viesti ja ilmoitus jäsenyyden uusimisesta.
3. Päätä lähettäjä: sinä yhdellä napautuksella vai yhdistetty numero hyväksytyillä viestipohjilla.
4. Lisää STOP-ohje ja noudata pyyntöä heti.
5. Pidä terveystiedot ja pitkät selitykset sovelluksessasi, älä WhatsAppissa.

Aloita pienestä. Kolme hyvää viestiä, joihin ihmiset vastaavat, toimii paremmin kuin tusina automaattista viestiä, jotka he hiljentävät.

Katso Traineran automaatioiden sivulta, miten muistutukset, kanavat ja STOP-pyynnöt toimivat yhdessä.