Liidien automaattinen seuranta personal trainerille

Miten personal trainer hoitaa liidien automaattisen seurannan?

Liidien automaattinen seuranta alkaa siitä, että vastaat jokaiseen uuteen valmennuskyselyyn muutamassa minuutissa lyhyellä automaattivastauksella. Jos kysyjä ei vastaa, lähetä seuraavan viikon aikana kolme sopivin välein ajoitettua jatkoviestiä (päivinä 1, 3 ja 7). Ota keskustelu itse hoitaaksesi heti, kun hän vastaa. Automatisoi muistutukset, mutta käy keskustelu itse.

Tässä artikkelissa käydään tarkemmin läpi viestit, kyselylomake, viestikanavat ja suostumus.

Miksi vastausnopeus ratkaisee monen valmennusliidin kohdalla

Valmennuskyselyn lähettänyt ihminen on motivoitunut juuri nyt. Jokin sai hänet kirjoittamaan: kuva, josta hän ei pitänyt, lääkärin kommentti tai neljän kuukauden päästä pidettävät häät. Motivaatio hiipuu, etenkin jos kukaan ei vastaa.

Harva kysyy vain yhdeltä valmentajalta. Ihmiset lähettävät viestin kahdelle tai kolmelle ja jatkavat keskustelua sen kanssa, joka vastaa ensimmäisenä ja kuulostaa ihmiseltä. En anna prosenttilukua, sillä en ole nähnyt rehellistä lukua, joka pätee jokaiseen valmentajaan. Valmentajien työssä näkyy kuitenkin yksinkertainen ero: tunnin sisällä vastaavat saavat useamman keskustelun etenemään puheluun kuin ne, jotka vastaavat seuraavana iltana.

Haaste on ajoitus. Kyselyitä tulee, kun olet kiireinen: kesken asiakastapaamisen, kuntosalilla tai kello 23.00, kun nukut. Automaattivastaus lähtee muutamassa minuutissa ja antaa sinulle aikaa kirjoittaa kunnollinen vastaus myöhemmin samana päivänä.

Jatkoviestintä ja liidin soveltuvuuden arviointi ovat eri vaiheita. Jatkoviestit avaavat keskustelun; keskustelussa selvität, sovitteko yhteistyöhön. Siitä kerrotaan artikkelissa miten arvioit valmennusliidin soveltuvuutta.

Automaattivastaus uuteen valmennuskyselyyn

Ensimmäisellä viestillä on kolme tehtävää: vahvistaa, että sait kyselyn, kertoa, milloin vastaat henkilökohtaisesti, ja tarjota yksi pieni seuraava askel. Sen ei tarvitse myydä mitään.

Esimerkki, jota voit muokata:

"Hei [etunimi], kiitos viestistäsi ja kiinnostuksestasi valmennukseen. Olen juuri nyt asiakkaan kanssa, mutta vastaan sinulle henkilökohtaisesti vielä tänään. Jotta osaan valmistautua, kerrotko yhdellä lauseella, mitä haluaisit eniten muuttaa seuraavan kolmen kuukauden aikana?"

Miksi tämä toimii:

• Viestin lopussa on oikea nimi. Ihmiset vastaavat ihmiselle, eivät "tiimille".
• Yksi kysymys, ei kymmentä. Pitkä lomake ensimmäisessä viestissä jää helposti täyttämättä.

Trainerassa "uusi valmennuskysely" on yksi automaation käynnistävistä tapahtumista, ja valmis "Kyselyn automaattivastaus ja tervetuloviikko" -malli kattaa tämän ensimmäisen vastauksen. Se voidaan lähettää sovelluksen chatissa ja push-ilmoituksena, koska valmennuskyselyn lähettäjällä on jo Trainera-tili. Kirjoitat viestin omin sanoin; malli antaa vain rakenteen. Automaattiset viestit noudattavat oletusarvoisesti hiljaisia tunteja kello 21.00-08.00, mutta vastaus henkilön juuri lähettämään viestiin lähtee heti.

Jatkoviestit päivinä 1, 3 ja 7

Kun liidi ei vastaa, lyhyt jatkoviestisarja pitää keskustelun mahdollisena ilman painostusta. Kolme viestiä viikon aikana riittää; useampi voi tuntua tyrkyttämiseltä.

Muutama huomio viesteistä. Päivän 1 viesti tekee päätöksestä helpon: yksi linkki, yksi vaihtoehto ja mahdollisuus jatkaa tekstillä. Päivän 3 viesti menee monelta valmentajalta pieleen. "Kyselen vain kuulumisia" ei anna vastaanottajalle mitään; käytännöllinen ajatus antaa syyn vastata. Päivän 7 lopetus saa usein vastauksen, koska se poistaa paineen.

Lopeta viestisarja päivän 7 jälkeen. Jos henkilö pyysi ottamaan yhteyttä myöhemmin, aseta muistutus itsellesi äläkä lähetä uutta automaattiviestiä.

Sama viestisarja automaation kulkuna

1. Käynnistävä tapahtuma: uusi valmennuskysely.
2. Lähetä automaattivastaus.
3. Odota 1 päivä.
4. Jos/muuten: onko henkilö vastannut tämän automaation viestiin? Jos on, pysäytä automaatio ja luo itsellesi tehtävä. Jos ei, lähetä päivän 1 viesti.
5. Odota 2 päivää, tee sama tarkistus ja lähetä sitten päivän 3 viesti.
6. Odota 4 päivää, tee sama tarkistus ja lähetä sitten päivän 7 viesti.
7. Tiimin vaihe: muuta liidin tilaa ja luo itsellesi muistutus kuukauden päähän, jos henkilö pyysi yhteydenottoa.

Varattu puhelu ei ole automaation ehto: näet varauksen ja hoidat sen itse. Kun keskustelette, vastausten tarkistus estää muistutusten lähettämisen. Trainerassa odotukset, jos/muuten-haarat ja tiimin vaiheet (tehtävä, yhteydenottomuistutus ja liidin tila) kuuluvat visuaaliseen automaatiotyökaluun, joka sisältyy valmentajien Business- ja Enterprise-tilauksiin. Starter- ja Pro-tilauksissa käytät valmiita malleja. Automaatioita on kaikissa maksullisissa valmentajatilauksissa: Starterissa 1 aktiivinen automaatio, Prossa 3, Businessissa 10 ja Enterprisessa rajattomasti. Muita automatisoitavia tehtäviä käsitellään artikkelissamme automaatio personal trainereille.

Milloin valmentaja ottaa keskustelun hoitaakseen

Sääntö on yksinkertainen: heti kun liidi vastaa, automaatio väistyy ja sinä vastaat henkilökohtaisesti. Ota keskustelu hoitaaksesi, kun henkilö:

• vastaa jotakin, vaikka vain "ei nyt" tai yhdellä emojilla;
• varaa puhelun tai pyytää sitä;
• kysyy hinnasta, maksusuunnitelmasta tai alennuksesta;
• mainitsee kivun, vamman, raskauden, sairauden tai syömishäiriötaustan (nämä vaativat omaa harkintaasi ja joskus ensin lääkärin arviota);
• esittää kysymyksen, johon viestimallisi ei vastaa;
• sanoo ei. Kiitä häntä ja lopeta yhteydenotto, eikä muita viestejä enää lähetetä.

Trainera auttaa tässä kahdella tavalla. Kevyet yhteydenottoviestit ohitetaan, jos sinä tai työntekijäsi on kirjoittanut henkilölle viimeisen 24 tunnin aikana, joten muistutus ei saavu heti henkilökohtaisen viestisi jälkeen. Voit myös edellyttää hyväksyntääsi ennen lähetystä: ei koskaan, vain markkinointiviesteissä tai jokaisessa viestissä.

Lyhyt kyselylomake ennen puhelua

Kyselylomakkeen avulla puhelussa voidaan keskittyä ihmiseen lomakkeen täyttämisen sijaan. Kuusi tai seitsemän kysymystä riittää:

1. Mitä haluaisit muuttaa seuraavan kolmen kuukauden aikana?
2. Miten treenaat tällä hetkellä, jos treenaat?
3. Minä päivinä ja mihin aikaan pystyt realistisesti treenaamaan?
4. Missä aiot treenata: kuntosalilla, kotona vai ulkona?
5. Onko sinulla vammoja, kipuja tai terveydentilaan liittyviä asioita, joista minun olisi hyvä tietää?
6. Mitä olet kokeillut aiemmin, ja mikä sai sinut lopettamaan?
7. Miten haluat, että sinuun otetaan yhteyttä?

Ajoitus on kysymyksiä tärkeämpi. Lähetä lomake vasta, kun henkilö on varannut puhelun, älä ensimmäisessä automaattivastauksessa. Se, mitkä vastaukset kertovat yhteistyön sopivuudesta, kuuluu liidin arviointiin. Sitä käsitellään tarkemmin artikkelissamme valmennusliidien soveltuvuuden arvioinnista.

Trainerassa kyselylomakkeen lähettäminen voi olla yksi automaation valmennusvaiheista, ja sovelluksen sisäinen avustaja TRAI voi luonnostella kysymykset muokattaviksesi. Automaatio voi myös tarkistaa, onko "kyselylomake lähetetty", ennen muistutuksen lähettämistä.

Sähköposti, WhatsApp vai sovelluksen chat?

Paras kanava on yleensä se, jonka kautta henkilö otti yhteyttä. Jos hän kirjoitti WhatsAppissa, vastaa WhatsAppissa. Jos hän täytti lomakkeen ja antoi sähköpostiosoitteensa, aloita sähköpostilla.

Trainera ei lisää viestikohtaista maksua millään kanavalla; palveluntarjoajan omat hinnat ovat voimassa. WhatsAppissa on näistä neljästä eniten sääntöjä, joten kirjoitimme siitä erillisen oppaan: WhatsApp kuntosaleille ja personal trainereille.

Suostumussäännöt: markkinointilupa ja STOP

Olen valmentaja, en juristi, ja säännöt vaihtelevat maittain (EU:ssa sovelletaan GDPR:ää, muualla muita lakeja), joten tarkista omaan toimintaasi sovellettavat vaatimukset. Käytännön periaatteet ovat lähes kaikkialla samat:

• Kyselyyn vastaaminen on eri asia kuin markkinointi. Kun joku kysyy valmennuksesta, vastausta ja muutamaa kyselyyn liittyvää jatkoviestiä voi odottaa. Uutiskirjeet, kampanjat ja "kevättarjous"-viestit ovat markkinointia ja vaativat erillisen suostumuksen.
• Pyydä markkinointisuostumus selkeästi. Käytä yhteydenottolomakkeessa valmiiksi rastittamatonta valintaruutua uutisille ja tarjouksille. Kirjaa, milloin ja miten henkilö antoi suostumuksensa.
• WhatsApp edellyttää suostumusta. Meta vaatii, että henkilö suostuu vastaanottamaan yrityksesi viestejä WhatsAppissa.
• STOP-komennon on toimittava. Trainera noudattaa STOP-vastauksia chatissa, WhatsAppissa, tekstiviesteissä ja Viberissä. Henkilö voi estää joko kaikki automaattiviestit tai pelkät markkinointiviestit.
• Rajat suojaavat myös sinua. Yksi henkilö saa sinulta oletusarvoisesti enintään 2 automaattiviestiä päivässä ja 6 viikossa. Markkinointiviestiä lykätään, jos hän on saanut sellaisen viimeisen 12 tunnin aikana. Uudet tilit lähettävät ensimmäisten 7 päivän aikana enintään 50 automaattiviestiä päivässä.

Virheet, joiden vuoksi valmentajat menettävät liidejä

• Automaattivastaus kuulostaa pankin ilmoitukselta. "Pyyntösi on vastaanotettu" antaa vaikutelman, ettei kukaan ole paikalla.
• Viestisarja jatkuu, vaikka henkilö vastasi. Syynä on yleensä puuttuva haara tai kaksi samaan tapahtumaan reagoivaa automaatiota. Käytä yhtä automaatiota kuhunkin tilanteeseen.
• Hinta lähetetään ensimmäisessä viestissä. Ilman asiayhteyttä pelkkä luku antaa syyn poistua. Kerro hinta, kun sitä kysytään, ja selitä, mitä siihen sisältyy.
• Yhteydenottoa ei koskaan päätetä. Liidi, jonka tila pysyy ikuisesti "uutena", täyttää listasi ja peittää tärkeät yhteydenotot.

Jatkoviestit toimivat vain, jos liidejä tulee. Jos se on pullonkaula, aloita artikkelista markkinointikeinot uusien asiakkaiden löytämiseen.

Etkö ole varma, missä uusien asiakkaiden hankinta takkuaa? Advencion maksuton CoachScan esittää 8 kysymystä ja näyttää alle 3 minuutissa, mihin kannattaa tarttua ensin ja mitä tehdä ensimmäiseksi, ilman pisteytystä.

Liidien automaattinen seuranta käyttöön yhdessä iltapäivässä

Kirjoita ensin automaattivastaus: vahvista kyselyn saapuminen, kerro milloin vastaat, kysy yksi kysymys ja allekirjoita omalla nimelläsi. Kirjoita sitten päivien 1, 3 ja 7 viestit omalla äänelläsi. Aseta sääntö, jonka mukaan mikä tahansa vastaus pysäyttää automaation ja siirtää keskustelun sinulle. Lähetä kyselylomake vasta puhelun varaamisen jälkeen. Vastaa samassa kanavassa, jota henkilö käytti, ja pidä markkinointi erillään hänen kyselyynsä vastaamisesta. Varmista, että STOP toimii jokaisessa kanavassa.

Trainerassa voit järjestää asiakkaillesi myös live-lähetyksiä Pro-tilauksesta alkaen: lisää YouTube-linkki ja viikoittainen aikataulu. Asiakkaat voivat liittyä lähetykseen sovelluksesta 15 minuuttia ennen sen alkua, saavat muistutukset 24 tuntia, 1 tunnin ja 15 minuuttia ennen lähetystä, ja näet, ketkä osallistuivat. Business- ja Enterprise-tilauksissa voit rakentaa videoleksioita, tietovisoja ja todistuksia sisältäviä kursseja sekä antaa tai myydä niitä asiakkaillesi.

Tutustu kyselyn automaattivastausmalliin, automaatiotyökaluun ja viestien turvarajoihin Traineran automaatiosivulla.