Automatisering för personliga tränare: vad bör automatiseras

Vad ska en personlig tränare automatisera, och vad ska vara personligt?

Automatisera de meddelanden du skickar på samma sätt till alla klienter: välkomstmeddelandet, beskedet "ditt program är klart", påminnelser om ett missat pass eller en missad check-in, program som håller på att ta slut, förfallna fakturor, födelsedagar och förfrågningar om omdömen. Behåll allt som kräver omdöme personligt: smärta, skador, ändringar i programmet, dåliga nyheter och klagomål.

Min regel är enkel. Om jag skulle kopiera och klistra in meddelandet kan det automatiseras. Om jag måste tänka efter innan jag svarar, svarar en människa.

Det här är en praktisk guide till automatisering för personliga tränare, skriven från coachens sida: vad du ska automatisera, ett exempelflöde med en If/Else-gren, reglerna som hindrar dig från att spamma folk och vad varje Trainera-plan tillåter.

Varför automatisering betyder mer när klientlistan växer

Med fem klienter minns du allt. Du vet vem som hoppade över tisdagen, vems program tar slut på fredag och vem som fyller år nästa vecka. Efter en viss punkt räcker minnet inte längre, och det första som glider är de små uppföljningarna.

Det är precis de små uppföljningarna som klienter lägger märke till. En missad check-in utan svar säger till klienten att ingen håller koll. I praktiken har många uppsägningar jag har sett börjat med två eller tre tysta veckor, inte med ett stort klagomål. Vill du se helheten går vårt inlägg om att behålla klienter som coach igenom vanorna som gör att klienter stannar längre.

Automatisering ersätter inte din uppmärksamhet. Den ser till att de rutinmässiga kontakterna sker i tid, så att tiden du har går till de samtal som behöver dig.

Åtta klientögonblick som är värda att automatisera

Det här är de ögonblick som Traineras coachningsmallar är byggda kring. Tabellen visar vad som startar varje ögonblick och vad som oftast skickas.

Två av dem förtjänar en kommentar. Den missade check-in är den jag skulle slå på först, eftersom en check-in som ingen följer upp sakta lär klienten att hoppa över den. Formuleringar och tidpunkter hittar du i vår guide om automatiska check-in-meddelanden till klienter. Den andra är autosvaret på nya förfrågningar: den som frågar om coachning frågar ofta två eller tre coacher samtidigt, och det första svaret spelar roll. Hela sekvensen finns i vårt inlägg om automatisk uppföljning av leads för personliga tränare.

Det här ska du aldrig automatisera

Vissa meddelanden ser rutinmässiga ut men är det inte. De här stannar hos dig:

• Svar om smärta eller skador. "Mitt knä gör ont efter knäböj" kräver en motfråga, kanske en ändring i programmet, kanske en remiss. En mall kan inte göra det på ett säkert sätt.
• Programändringar utan granskning. En automatisering kan tilldela ett förberett program när ett block tar slut, men bara ett som du redan har gått igenom för just den klienten. Låt aldrig ett flöde välja belastning eller övningar på egen hand.
• Dåliga nyheter. En prishöjning, ett inställt pass för att du är sjuk, slutet på ett coachningssamarbete. Skriv dem själv.
• Klagomål och frustration. Om en klient är missnöjd gör ett automatiskt "tack för din feedback" bara saken värre.
• Allt efter en lång tystnad när du inte vet varför. En klient som har varit borta i en månad kan ha det tufft med sjukdom eller något i familjen. Ett glatt meddelande som ska vinna tillbaka klienten kan landa fel. Skapa hellre en uppgift åt dig själv.

Ett användbart skydd i Trainera: mjuka påminnelsesteg hoppas över om du eller din personal själva har skrivit till personen under de senaste 24 timmarna. Har du precis haft ett riktigt samtal med en klient backar alltså den automatiska knuffen.

Ett exempelflöde med en If/Else-gren

Här är ett flöde för en missad veckovis check-in, så som jag skulle ställa in det. Det använder en väntan, en gren och ett teamsteg.

1. Trigger: check-in missad.
2. Skicka i chatten i appen och som push: "Hej [förnamn], din veckovisa check-in är fortfarande öppen. Två minuter räcker, även om veckan var rörig." (Namnet hämtas från en variabel.)
3. Vänta 2 dagar.
4. If/Else: har check-in skickats in?
   • Ja: stopp. Du ser check-in och svarar som vanligt.
   • Nej: skapa en uppgift åt dig: "Skriv personligt till [förnamn] om veckan." Ingen andra automatisk påminnelse.

Grenen är det viktiga. Automatiseringen tar hand om det enkla fallet, där klienten bara glömde. Det svåra fallet, där något pågår, hamnar hos dig som en uppgift och inte som ännu en påminnelse. Det är den balansen du vill ha: systemet jagar, du coachar.

Andra steg du kan använda i ett flöde: vänta till ett datum eller till en händelse som ett avslutat pass, tilldela ett program, en check-in, en vana eller ett frågeformulär, lägga till klienten i en grupp eller skapa en uppföljning. Flödet kan starta på fler än 70 triggers, och du kan spara egna triggers, till exempel "startdatum plus 30 dagar", och använda dem igen.

Regler mot spam som varje coach bör behålla

Automatisering går fel när en klient får fyra meddelanden på en kväll från tre olika flöden. Trainera tillämpar de här reglerna som standard:

• Tysta timmar från 21.00 till 08.00, som du kan ändra, liksom vilka dagar det skickas. Svar på ett meddelande som personen precis har skickat går ut direkt.
• Högst 2 automatiska meddelanden per dag och 6 per vecka per person från samma avsändare.
• Ett marknadsföringsmeddelande väntar om personen fick ett under de senaste 12 timmarna.
• STOP-svar respekteras i chatt, WhatsApp, SMS och Viber, och e-post har en länk för att avregistrera sig. Man kan välja bort alla automatiska meddelanden eller bara marknadsföring.
• Ägaren kan pausa allt med ett klick eller använda nödstoppet. Personalen kan inte det.
• Valfritt godkännande före utskick: aldrig, bara marknadsföring eller varje meddelande.
• Nya konton skickar högst 50 automatiska meddelanden per dag under de första 7 dagarna.

Utöver dem har jag egna regler: en automatisering per ögonblick, aldrig två flöden som reagerar på samma trigger. Skriv varje meddelande så att det fortfarande går att förstå om klienten läser det vid ett dåligt tillfälle. Och läs aktivitetsloggen en gång i veckan. Den visar varje körning och varför varje steg skickades, hoppades över eller försenades, plus en daglig sammanfattning klockan 08.00.

Vilken kanal du ska använda

Chatt i appen och push fungerar från första dagen utan att du behöver koppla något, och för de flesta coachningspåminnelser räcker de. E-post går via din egen SMTP-server eller e-postleverantör, SMS via ditt eget Twilio-konto, Viber via ett Viber Business-konto och WhatsApp via ditt eget WhatsApp Business-nummer som kopplas via Meta, eller som förberedda meddelanden som du skickar med ett tryck. Trainera tar ingen avgift per meddelande; leverantörens egna priser gäller. Är du osäker på vilken kanal som passar vilket meddelande kan du läsa push, SMS, e-post eller WhatsApp för klientpåminnelser.

Gränser för automatisering per Trainera-plan

Automatiseringar ingår i alla betalda tränarplaner. Priserna nedan är de amerikanska månadspriserna på trainera.fit/pricing. Sverige hör till den zon som ser priser i US-dollar, så det är samma priser som du ser här; vissa andra länder har egna fasta priser.

"Aktiva automatiseringar" betyder sekvenser som är igång; engångsbekräftelser räknas inte. Om du byter till en lägre plan pausas de sekvenser som ligger över den nya gränsen, de raderas inte. TRAI, den inbyggda assistenten, kan skriva utkast till hela flöden och deras meddelanden direkt i Automatiseringar på Enterprise. Alla detaljer finns på prissidan.

Som jämförelse säljer Everfit sina Autoflow-automatiseringar som ett betalt tillägg, från $29 i månaden för 30 klienter, och Trainerize har automatiska meddelanden i sina planer. Kolla deras prissidor för aktuella detaljer.

Trainera kör också livesändningar för dina klienter på Pro och uppåt: lägg till en YouTube-länk och ett veckoschema, klienterna ansluter från appen från 15 minuter före varje pass, får påminnelser 24 timmar, 1 timme och 15 minuter innan, och du ser vem som var med. På Business och Enterprise kan du bygga kurser med videolektioner, quiz och certifikat och tilldela eller sälja dem till dina klienter.

Så kommer du igång med mallar på en vecka

Misstaget jag ser oftast är att slå på allt första dagen. Börja i liten skala:

1. Välj en mall. På Starter är det din enda aktiva automatisering, så välj det ögonblick som skaver mest. För de flesta coacher är det den missade check-in eller välkomstveckan.
2. Skriv om varje meddelande med dina egna ord. Läs det högt. Låter det som en bank, ändra det.
3. Slå på godkännande för varje meddelande den första veckan. Du ser varje meddelande innan det går ut och kan justera ton eller tidpunkt.
4. Kolla loggen efter några dagar. Titta på vad som hoppades över och varför. Steg som hoppas över för att du redan har skrivit till klienten är ett gott tecken.
5. Lägg till nästa ögonblick först när det första rullar på utan problem. På Pro är välkomstvecka, missad check-in och programslut en bra trio.
6. Gå över till byggaren på Business när en mall nästan passar men du behöver en gren, till exempel en annan väg för klienter som har gjort klart sitt pass.

Dina tre första automatiseringar, i ordning

Om du bara tar med dig en sak från det här inlägget: automatisera välkomstmeddelandet, sedan den missade check-in med en gren som lämnar tillbaka de svåra fallen till dig, och därefter programslutet. Håll smärta, programändringar och dåliga nyheter personliga. Låt tysta timmar och gränserna per person vara påslagna. Den uppsättningen täcker de uppföljningar som glider först, utan att klienterna känner att en bot sköter dem. För gymmets sida av samma problem, läs hur du minskar medlemstappet på gymmet.

Se mallarna, byggaren och säkerhetsreglerna på Traineras sida om automatiseringar, eller skapa ett tränarkonto.