Automatisering for personlige trenere: hva bør automatiseres

Hva bør en personlig trener automatisere, og hva bør være personlig?

Automatiser meldingene du sender likt til alle klienter: velkomsten, beskjeden "programmet ditt er klart", påminnelser om en glemt økt eller en glemt check-in, programmer som nærmer seg slutten, forfalte fakturaer, bursdager og forespørsler om omtaler. Hold alt som krever skjønn, personlig: smerter, skader, endringer i programmet, dårlige nyheter og klager.

Regelen min er enkel. Hvis jeg ville kopiert og limt inn meldingen, kan den automatiseres. Hvis jeg må tenke før jeg svarer, svarer et menneske.

Dette er en praktisk guide til automatisering for personlige trenere, skrevet fra trenerens side: hva du bør automatisere, et eksempel på en flyt med en If/Else-forgreining, reglene som hindrer deg i å spamme folk, og hva hver Trainera-plan gir deg.

Hvorfor automatisering betyr mer når klientlisten vokser

Med fem klienter husker du alt. Du vet hvem som droppet tirsdagen, hvem sitt program slutter på fredag og hvem som har bursdag neste uke. Etter et visst punkt holder ikke hukommelsen lenger, og det første som glipper, er de små oppfølgingene.

Det er nettopp de små oppfølgingene klientene legger merke til. En glemt check-in uten svar forteller klienten at ingen følger med. I praksis har mange av oppsigelsene jeg har sett, startet med to eller tre stille uker, ikke med en stor klage. Vil du ha det store bildet, går innlegget vårt om å beholde klienter som coach gjennom vanene som får klienter til å bli lenger.

Automatisering erstatter ikke oppmerksomheten din. Den sørger for at de faste kontaktpunktene skjer i tide, slik at tiden du har, går til samtalene som trenger deg.

Åtte klientøyeblikk som er verdt å automatisere

Dette er øyeblikkene Traineras coachingmaler er bygget rundt. Tabellen viser hva som starter hvert av dem og hva som vanligvis blir sendt.

To av dem fortjener en kommentar. Den glemte check-in er den jeg ville slått på først, fordi en check-in som ingen følger opp, sakte lærer klienten å hoppe over den. Ordlyd og timing finner du i guiden vår om automatiske check-in-meldinger til klienter. Den andre er autosvaret på nye forespørsler: folk som spør om coaching, spør ofte to eller tre coacher samtidig, og det første svaret betyr noe. Hele sekvensen står i innlegget vårt om automatisk oppfølging av leads for personlige trenere.

Dette bør du aldri automatisere

Noen meldinger ser ut som rutine, men er det ikke. Disse blir hos deg:

• Svar om smerter eller skader. "Kneet mitt gjør vondt etter knebøy" krever et spørsmål tilbake, kanskje en endring i programmet, kanskje en henvisning. En mal kan ikke gjøre det på en trygg måte.
• Programendringer uten gjennomgang. En automatisering kan tildele et ferdig program når en blokk slutter, men bare et du allerede har sett på for akkurat den klienten. La aldri en flyt velge belastning eller øvelser på egen hånd.
• Dårlige nyheter. En prisøkning, en avlyst økt fordi du er syk, slutten på et coachingforløp. Skriv disse selv.
• Klager og frustrasjon. Hvis en klient er misfornøyd, gjør et automatisk "takk for tilbakemeldingen" det bare verre.
• Alt etter en lang stillhet når du ikke vet hvorfor. En klient som har vært borte i en måned, kan slite med sykdom eller noe i familien. En munter melding som skal vinne klienten tilbake, kan treffe dårlig. Lag heller en oppgave til deg selv.

En nyttig sikring i Trainera: myke påminnelsessteg hoppes over når du eller de ansatte selv har skrevet til personen i løpet av de siste 24 timene. Har du nettopp hatt en ordentlig samtale med en klient, trekker altså den automatiske påminnelsen seg tilbake.

Et eksempel på en flyt med en If/Else-forgreining

Her er en flyt for en glemt ukentlig check-in, slik jeg ville satt den opp. Den bruker en ventetid, en forgreining og et teamsteg.

1. Trigger: check-in ikke levert.
2. Send i chatten i appen og som push: "Hei [fornavn], den ukentlige check-in-en din er fortsatt åpen. To minutter holder, selv om uka var rotete." (Navnet hentes fra en variabel.)
3. Vent 2 dager.
4. If/Else: er check-in levert?
   • Ja: stopp. Du ser check-in og svarer som vanlig.
   • Nei: lag en oppgave til deg: "Skriv personlig til [fornavn] om uka." Ingen ny automatisk påminnelse.

Forgreiningen er det viktige. Automatiseringen tar seg av det enkle tilfellet, der klienten bare glemte det. Det vanskelige tilfellet, der noe skjer, havner hos deg som en oppgave og ikke som enda en påminnelse. Det er den balansen du vil ha: systemet purrer, du coacher.

Andre steg du kan bruke i en flyt: vente til en dato eller til en hendelse som en fullført økt, tildele et program, en check-in, en vane eller et spørreskjema, legge klienten til i en gruppe eller lage en oppfølging. Flyten kan starte på mer enn 70 triggere, og du kan lagre egne triggere, for eksempel "startdato pluss 30 dager", og bruke dem igjen.

Regler mot spam som alle coacher bør beholde

Automatisering går galt når en klient får fire meldinger på én kveld fra tre forskjellige flyter. Trainera bruker disse reglene som standard:

• Stille timer fra kl. 21.00 til 08.00, som du kan endre, i tillegg til hvilke dager det sendes. Svar på en melding personen nettopp har sendt, går ut med en gang.
• Maks 2 automatiske meldinger om dagen og 6 i uka per person fra samme avsender.
• En markedsføringsmelding venter hvis personen har fått en i løpet av de siste 12 timene.
• STOP-svar respekteres i chat, WhatsApp, SMS og Viber, og e-poster har en lenke for å melde seg av. Folk kan reservere seg mot alle automatiske meldinger eller bare mot markedsføring.
• Eieren kan pause alt med ett klikk eller bruke nødstoppen. De ansatte kan ikke det.
• Valgfri godkjenning før utsending: aldri, bare markedsføring eller hver melding.
• Nye kontoer sender maks 50 automatiske meldinger om dagen de første 7 dagene.

I tillegg har jeg egne regler: én automatisering per øyeblikk, aldri to flyter som reagerer på samme trigger. Skriv hver melding slik at den fortsatt gir mening hvis klienten leser den i et dårlig øyeblikk. Og les aktivitetsloggen én gang i uka. Den viser hver kjøring og grunnen til at hvert steg ble sendt, hoppet over eller utsatt, pluss en daglig oppsummering kl. 08.00.

Hvilken kanal du bør bruke

Chat i appen og push fungerer fra første dag uten at du trenger å koble til noe, og for de fleste coachingpåminnelser holder de. E-post går gjennom din egen SMTP-server eller e-postleverandør, SMS gjennom din egen Twilio-konto, Viber gjennom en Viber Business-konto og WhatsApp gjennom ditt eget WhatsApp Business-nummer koblet til via Meta, eller som ferdige meldinger du sender med ett trykk. Trainera tar ikke noe gebyr per melding; leverandørens egne priser gjelder. Er du usikker på hvilken kanal som passer til hvilken melding, kan du lese push, SMS, e-post eller WhatsApp for klientpåminnelser.

Grenser for automatisering på hver Trainera-plan

Automatiseringer er inkludert i alle betalte trenerplaner. Prisene nedenfor er de amerikanske månedsprisene på trainera.fit/pricing. Norge ligger i sonen som ser priser i amerikanske dollar, så det er også disse prisene du ser her; noen andre land har egne faste priser.

"Aktive automatiseringer" betyr sekvenser som kjører; engangsbekreftelser teller ikke. Hvis du bytter til en lavere plan, blir sekvensene over den nye grensen satt på pause, ikke slettet. TRAI, den innebygde assistenten, kan lage utkast til hele flyter og meldingene i dem direkte i Automatiseringer på Enterprise. Alle detaljer står på prissiden.

Til sammenligning selger Everfit Autoflow-automatiseringene sine som et betalt tillegg, fra $29 i måneden for 30 klienter, og Trainerize har automatiske meldinger med i planene sine. Sjekk prissidene deres for oppdaterte detaljer.

Trainera har også direktesendinger for klientene dine på Pro og oppover: legg inn en YouTube-lenke og en ukentlig timeplan, klientene blir med fra appen fra 15 minutter før hver økt, får påminnelser 24 timer, 1 time og 15 minutter før, og du ser hvem som var med. På Business og Enterprise kan du lage kurs med videoleksjoner, quizer og sertifikater og tildele eller selge dem til klientene dine.

Slik kommer du i gang med maler på en uke

Feilen jeg ser oftest, er at alt blir slått på første dag. Start i det små:

1. Velg én mal. På Starter er det den ene aktive automatiseringen din, så velg det øyeblikket som skaper mest trøbbel. For de fleste coacher er det den glemte check-in eller velkomstuka.
2. Skriv om hver melding med dine egne ord. Les den høyt. Høres den ut som en bank, endrer du den.
3. Slå på godkjenning av hver melding den første uka. Du ser hver melding før den går ut, og kan justere tone eller timing.
4. Sjekk loggen etter noen dager. Se hva som ble hoppet over og hvorfor. Steg som hoppes over fordi du allerede har skrevet til klienten, er et godt tegn.
5. Legg til neste øyeblikk først når det første går av seg selv uten problemer. På Pro er velkomstuke, glemt check-in og programslutt en god trio.
6. Gå over til flytbyggeren på Business når en mal nesten passer, men du trenger en forgreining, for eksempel en annen vei for klienter som har fullført økta si.

Dine tre første automatiseringer, i rekkefølge

Hvis du bare tar med deg én ting fra dette innlegget: automatiser velkomsten, deretter den glemte check-in med en forgreining som sender de vanskelige tilfellene tilbake til deg, og så programslutten. Hold smerter, programendringer og dårlige nyheter personlige. La stille timer og grensene per person være på. Det oppsettet dekker oppfølgingene som glipper først, uten at klientene føler at en bot styrer dem. For treningssenterets side av det samme problemet, se hvordan du reduserer medlemsfrafallet på treningssenteret.

Se malene, flytbyggeren og sikkerhetsreglene på Traineras side om automatiseringer, eller opprett en trenerkonto.