Påminnelser til klienter: push, sms, e-post eller WhatsApp?

Hva er den beste måten å sende påminnelser til klienter på: push, sms, e-post eller WhatsApp?

For de fleste coacher og treningssentre er det beste utgangspunktet chat i appen eller push først. Det koster ingenting per melding og havner i den samme appen som klienten trener i. Bruk e-post til alt med detaljer, lenker eller kvitteringer, og sms, WhatsApp eller Viber til de få meldingene som virkelig må bli sett: en betaling som er forfalt, en oppfølging etter en uteblitt økt eller en endring i timeplanen samme dag.

Nedenfor finner du en sammenligningstabell, et valg for hver type melding og en rekkefølge å falle tilbake på.

De fem kanalene side om side

Hver kanal har en kostnad for deg som avsender, en innsats for å komme i gang og et spørsmål om samtykke.

Jeg har bevisst latt være å ta med leverandørenes priser. De endrer seg ofte og er ulike fra land til land, så sjekk prissiden til sms-, e-post- og WhatsApp-leverandøren din før du planlegger en utsendelse til 500 medlemmer.

Hvilken kanal du bør bruke til hver type påminnelse

Feilen jeg ser oftest, er å velge én kanal til alt. En bookingpåminnelse og et tilbud for å vinne tilbake en tidligere klient er ulike meldinger med ulik tyngde, så de fortjener ulike kanaler.

Påminnelse om booking eller økt

Push først, chatten som dokumentasjon. En påminnelse noen timer før økten holder, eller kvelden før for tidlige morgentimer. For coacher som trener klienter fysisk og der klientene ikke bruker en app, fungerer en WhatsApp-melding eller en sms dagen før bedre enn en e-post de åpner først etter økten.

Glemt økt eller manglende innsjekk

Chat i appen. Dette er en coachingmelding, ikke et formelt varsel. Den skal høres ut som deg, invitere til et svar og ligge ved siden av treningshistorikken. Hvis klienten fortsatt er stille to eller tre dager senere, er en ny melding på WhatsApp eller sms rimelig. Etter det slutter du å automatisere og skriver selv. Våre eksempler på automatiske innsjekkmeldinger viser hvordan du formulerer dem uten å høres ut som en robot.

Betaling, fornyelse og avvist trekk

E-post pluss push eller chat. E-posten inneholder beløpet, datoen og betalingslenken, og det er der folk leter etter kvitteringer. Et kort pushvarsel eller en chatmelding sørger for at den ikke drukner. Hvis betalingen fortsatt er forfalt etter en påminnelse eller to, går du over til sms eller WhatsApp, og på et treningssenter gir du den også videre til resepsjonen som en oppgave.

Markedsføring og å vinne tilbake klienter

E-post, eller WhatsApp og sms bare med samtykke. E-post med en avmeldingslenke er det trygge utgangspunktet. Hvis noen uttrykkelig har sagt ja til å høre om tilbud på WhatsApp, kan du bruke det, men spre meldingene utover: én melding for å vinne noen tilbake med noen ukers mellomrom er nok, og ingen bør få en kampanje samme dag som en betalingspåminnelse.

Akutt endring i timeplanen

Sms eller WhatsApp, pluss push. En gruppetime som avlyses en time før start, er det eneste tilfellet der rekkevidden betyr mer enn kostnaden. Send den gjennom kanalen som fungerer uten at man åpner en app, og legg den ut i appen også, så de som sjekker der, ser den. Skjer det tidlig om morgenen, sender du den selv i stedet for å vente på en automatisering.

Bruk en fast rekkefølge, ikke alle kanaler samtidig

Å sende den samme påminnelsen på push, e-post, sms og WhatsApp i samme øyeblikk føles som å bli kjeftet på. En fast rekkefølge er roligere og billigere:

1. Send i chatten eller som push først. Det er gratis, og det er der klienten allerede er.
2. Vent på det du faktisk vil ha: bookingen bekreftet, innsjekken sendt, fakturaen betalt.
3. Hvis det ikke har skjedd etter en rimelig ventetid, sender du én melding gjennom en tilkoblet kanal, for eksempel WhatsApp, sms eller e-post.
4. Hvis det fortsatt ikke skjer noe, tar et menneske over: deg, en coach på teamet ditt eller resepsjonen.

Det viktigste er steg 2. Du venter ikke på å se om meldingen ble lest, du venter på resultatet. En klient som betalte etter pushvarselet, trenger ikke sms-en.

I verktøy med betingelser og ventetid er dette én gren: "hvis innsjekken fortsatt mangler etter 2 dager, send WhatsApp-versjonen, ellers gjør ingenting".

Samtykke, stille timer og hyppighet

Valget av kanal er bare den ene halvdelen. Den andre halvdelen er å ikke irritere folk:

• Stille timer. Ingenting automatisk sent på kvelden eller før frokost. En påminnelse klokken 22:00 får folk til å slå av varslene.
• Et tak per dag og per uke for hver person. Flere automatiseringer kan treffe den samme klienten samme dag: glemt økt, innsjekk som skal sendes, fornyelse. Uten et tak hoper de seg opp.
• Trekk deg tilbake når et menneske har skrevet. Hvis du skrev til klienten i morges, skal ikke det automatiske "hvordan går det?" gå ut i ettermiddag.
• Respekter STOPP overalt. På sms, WhatsApp og Viber må et svar med STOPP stanse de automatiske meldingene, og hver e-post trenger en lenke for å melde seg av.
• Hold markedsføring og service atskilt. Noen klienter vil ha påminnelser, men ingen tilbud. La dem velge.

For WhatsApp gjelder det ekstra regler om bedriftsnumre, maler og samtykke. Dem går vi gjennom i WhatsApp for treningssentre og personlige trenere.

Slik fungerer det i Trainera

I Trainera Automations fungerer chat i appen og push fra første dag, uten at du trenger å koble til noe. E-post går gjennom din egen SMTP eller e-postleverandør, sms gjennom din egen Twilio-konto, Viber gjennom din egen Viber Business-konto, og WhatsApp gjennom ditt eget WhatsApp Business-nummer koblet til via Meta, eller som ferdige meldinger du sender selv med ett trykk. Trainera legger ikke på noe gebyr per melding; leverandørens egne priser gjelder.

Sikkerhetsreglene over er innebygd: stille timer fra 21:00 til 08:00 som standard (kan endres, og svar på en melding personen nettopp sendte, går ut med en gang), maks 2 automatiske meldinger per dag og 6 per uke per person fra én avsender som standard, 12 timer mellom markedsføringsmeldinger, og myke påminnelsessteg hoppes over når du eller de ansatte har skrevet til personen i løpet av de siste 24 timene. Svar med STOPP respekteres i chat, WhatsApp, sms og Viber, og folk kan reservere seg mot alle automatiske meldinger eller bare mot markedsføring.

Push hjelper bare hvis klientene åpner appen, så det er verdt å lese hva du bør sende som pushvarsler, og hvor ofte. Og påminnelser er bare én del av å beholde folk; helheten finner du i å beholde klienter som coach.

Livestrømmer bruker påminnelser helt uten oppsett: klienter som er tildelt en strøm, får påminnelser 24 timer, 1 time og 15 minutter før hver økt og et varsel når coachen går live (trenerabonnementer fra Pro). Automatiseringer finnes på alle betalte trenerabonnementer (1 aktiv sekvens på Starter, 3 på Pro, 10 med If/Else-byggeren på Business, ubegrenset på Enterprise) og for treningssentre på Studio og Enterprise, eller som tillegget Automations på Core og White Label.

Et oppsett du kan kopiere denne uken

• Påminnelser om økter og innsjekk: push, med en chatmelding som dokumentasjon.
• Glemte økter: chat med din egen stemme, én oppfølging på WhatsApp eller sms, deretter deg.
• Betalinger og fornyelser: e-post med detaljene, et pushvarsel som peker på den, deretter en oppgave til de ansatte.
• Å vinne tilbake klienter: e-post, eller WhatsApp bare for dem som har sagt ja.
• Akutte endringer: sms eller WhatsApp pluss et innlegg i appen.

Start med chat og push, koble til en ekstra kanal først når du har en melding som trenger den, og sørg for at det alltid står et menneske i enden av hver kjede.

Sett opp påminnelser med stille timer og grenser per person i Trainera Automations.