Automatiske check-in-meldinger: 10 eksempler

Hva bør automatiske check-in-meldinger til klienter si, og når bør de sendes?

En god automatisk check-in-melding er kort, høres ut som deg, ber om én ting og kommer til et forutsigbart tidspunkt: en velkomst på dag 1, et kjapt spørsmål på dag 3, en påminnelse på check-in-dagen, en liten dytt dagen etter en glemt check-in og et varsel før programmet slutter. Klienten skal aldri kunne se hvilke meldinger du skrev selv og hvilke som gikk ut av seg selv, før de svarer og får deg i andre enden.

Under finner du 10 meldinger du kan kopiere og tilpasse, hver med forslag til utløser, tidspunkt og kanal. Etter det: hvordan du gjør dem personlige, hvordan du unngår at de høres ut som en bot, og situasjonene der du må svare selv.

De 10 check-in-meldingene i oversikt

Bruk tabellen til å avgjøre hvilke meldinger du faktisk trenger. De fleste trenere starter med tre eller fire (velkomst, ukentlig påminnelse, glemt check-in, program som slutter) og legger til resten senere.

Tidspunktene unngår sene kvelder med vilje. En påminnelse klokka 22:30 er den raskeste veien til å få varslene dine slått av.

Ti meldinger du kan tilpasse

Plassholdere står i hakeparentes. Bytt dem ut med variablene programvaren din tilbyr, eller med en fast formulering hvis den ikke har noen.

1. Dag 1: velkomst og første check-in-dato

Når: så snart klienten er med. Kanal: chat i appen, med samme tekst på e-post så den er lett å finne igjen senere.

"Hei [fornavn], velkommen. Første check-in er på [check-in-dag]. Den tar omtrent fem minutter: vekt, noen bilder hvis du er komfortabel med det, og hvordan uka føltes. Jeg leser hver eneste en selv. Hvis noe er uklart før det, er det bare å svare her."

Linjen "Jeg leser hver eneste en selv" betyr noe. Den forteller klienten at check-in går til et menneske, og det er hovedgrunnen til at de fyller den ut ærlig.

2. Programmet er klart

Når: rett etter at du har tildelt det første trenings- eller kostholdsprogrammet. Kanal: push pluss chat i appen.

"[Fornavn], programmet ditt ligger i appen. Start med [navn på første økt] når det passer deg denne uka. Logg vektene underveis, også omtrentlige, så jeg har noe å jobbe med på første check-in."

3. Dag 3: hvordan går det

Når: dag 3, formiddag. Kanal: chat i appen.

"Kjapt spørsmål, [fornavn]: hvordan føltes de første øktene? For lette, for tunge eller passe? Ett ord holder."

Etter min erfaring er det denne meldingen som får flest svar, fordi den er så lett å svare på. Uansett hva klienten skriver, svar personlig.

4. Ukentlig check-in-påminnelse

Når: på check-in-dagen, rundt kl. 09:00 i klientens tidssone. Kanal: push, siden den åpner rett i skjemaet.

"Check-in-dag, [fornavn]. Fem minutter nå sparer oss for gjetting neste uke. [Lenke eller knapp til check-in]."

Hold denne meldingen kortest av alle. Klientene ser den hver uke, så alt som er lengre, blir bare skumlest.

5. Glemt check-in: første dytt

Når: morgenen etter dagen da check-in skulle vært levert. Kanal: chat i appen.

"Hei [fornavn], jeg fikk ikke check-in fra deg i går. Ikke noe stress, send den i dag hvis du kan. Hvis uka var tung, fortell meg det i stedet. Det er også nyttig informasjon."

Legg merke til utveien: klienten kan svare med én setning i stedet for et helt skjema. Bak en glemt check-in står det ofte en klient som føler at de ikke har noe bra å rapportere.

6. Glemt check-in: andre dytt

Når: 2-3 dager etter fristen, bare hvis check-in fortsatt mangler. Kanal: WhatsApp eller SMS, fordi appen tydeligvis ikke blir åpnet.

"[Fornavn], det er [navnet ditt]. Jeg har ikke sett deg i appen denne uka og ville høre om alt er greit. Vil du ta en kort samtale, eller bare sende meg en melding om hvordan det går?"

Etter denne stopper du automatiseringen og setter en oppgave på din egen liste. En tredje automatisk dytt føles som inkasso.

7. Check-in mottatt, gjennomgang kommer

Når: noen timer etter at klienten har sendt inn, hvis du ikke har gått gjennom den ennå. Kanal: chat i appen.

"Takk for check-in, [fornavn]. Jeg går grundig gjennom den innen [dag] og sender deg notatene mine."

Lov bare en dag du kan holde. Legg i samme flyt inn en oppgave eller påminnelse til deg selv, så gjennomgangen faktisk blir gjort. Meldingen kjøper deg tid; den erstatter ikke gjennomgangen.

8. Stille uke

Når: etter 5-7 dager uten loggede økter. Kanal: chat i appen.

"[Fornavn], jeg ser at loggen har vært stille denne uka. Passer ikke programmet inn i hverdagen din akkurat nå? I så fall kan jeg korte ned øktene et par uker."

Å tilby et mindre program fungerer bedre enn å gjenta det opprinnelige målet. Klienten vet allerede at de ligger etter.

9. Tilbake etter en pause

Når: samme dag som klienten fullfører sin første økt etter den stille perioden. Kanal: chat i appen.

"Godt å se [øktens navn] i loggen, [fornavn]. Ta de to neste øktene litt lettere enn før pausen, og si fra hvordan de kjennes."

I en flytbygger er dette ofte et ventesteg: etter meldingen om den stille uka venter flyten til neste fullførte økt og sender så denne.

10. Programmet slutter

Når: 7 dager før programmet slutter. Kanal: chat i appen, pluss e-post for klienter som planlegger ut fra innboksen.

"[Fornavn], det nåværende programmet ditt slutter [sluttdato]. Fortell meg på neste check-in hva du vil ha ut av neste blokk: mer styrke, mer kondisjon eller fortsette som nå. Jeg bygger den rundt det."

Slik blir fornyelsen planlegging av neste blokk, ikke en salgsmelding. Det gir også neste check-in et tydelig formål.

Slik gjør du automatiske meldinger personlige med variabler

De fleste coachingverktøy lar deg sette inn felt i en melding. Navn og syntaks varierer, så sjekk hvordan ditt fungerer. Plassholderne som er verdt å bruke:

• [fornavn], alltid. Aldri fullt navn, det leses som en faktura.
• [check-in-dag] eller [frist], så påminnelsen blir konkret.
• [programnavn] eller [navn på første økt], som viser at meldingen handler om akkurat deres program.
• [sluttdato] når programmet slutter.
• [navnet ditt], særlig på WhatsApp eller SMS, der klienten kanskje ikke har lagret nummeret ditt.

En reservetekst er også viktig. Hvis et felt er tomt, ser "Hei ," ødelagt ut. Fyll enten inn en standardverdi, eller skriv setningen slik at den fungerer uten variabelen.

Utover variablene er forgreining den sterkeste formen for personalisering. Hvis en klient har glemt en check-in, men trent tre ganger denne uka, skal ikke meldingen høres ut som om de har forsvunnet. En enkel If/Else på "har logget en økt de siste 7 dagene" gir deg to versjoner av melding 5: én for "travel, men trener" og én for "har blitt stille".

Slik unngår du at automatiske check-ins høres ut som en bot

• Skriv dem med din vanlige stemme. Les hver melding høyt. Hvis du ikke ville sagt det til en klient på senteret, skriv den om.
• Dropp de stive bedriftsfrasene. "Vi har registrert at du ikke har fullført din ukentlige evaluering" er en bot. "Jeg fikk ikke check-in fra deg i går" er deg.
• Én forespørsel per melding. En påminnelse som samtidig reklamerer for et nytt program, får ingen av delene gjort.
• Varier det som gjentas. Skriv tre eller fire versjoner av den ukentlige påminnelsen og bytt mellom dem hvis verktøyet ditt tillater det, eller skriv den om annenhver måned.
• Hold igjen når dere allerede har snakket. Hvis du selv skrev til klienten i dag, skal den automatiske dytten tre til side.
• Svar raskt når de svarer. Automatiseringen blir bedømt etter hva som skjer når klienten skriver tilbake.

Det jeg ser hos klienter: ingen bryr seg om at en påminnelse er automatisk. Det de bryr seg om, er når svaret deres forsvinner ut i løse luften.

Når et menneske må svare i stedet

Automatiser påminnelsen, aldri vurderingen. Ta over selv når en check-in eller et svar nevner:

• smerter, en skade, sykdom eller en legetime;
• en tung uke hjemme eller på jobb, lavt humør eller noe rundt spising som bekymrer deg;
• en klage, et spørsmål om pris eller et ønske om å ta pause eller avslutte;
• stor fremgang. En personlig linje om den første pull-upen betyr mer enn noen mal.

Se også gjennom klientens check-in selv før en programendring går ut. En automatisk "programmet ditt er oppdatert" etter en check-in du aldri leste, er nøyaktig slik tilliten ryker.

Noen sikkerhetsregler du bør ha på plass

Check-in-flyter sender flere meldinger enn noen annen automatisering, så grenser betyr noe. I Trainera er dette innebygd: stille timer (21:00 til 08:00 som standard), et tak per person (som standard 2 automatiske meldinger om dagen og 6 i uka fra samme avsender), at myke dytt hoppes over når du har skrevet til klienten de siste 24 timene, og STOP-svar. Hovedinnlegget om automatisering for personlige trenere går gjennom reglene i detalj, og innlegget om push, SMS, e-post eller WhatsApp til påminnelser forklarer hvilken kanal som passer til hvilken melding.

Slik setter du opp dette i Trainera

Automatiseringer i Trainera har coachingmaler for velkomstuka, første økt og ferdig program, glemt økt og glemt check-in, inaktivitet og program som slutter. Utløserne omfatter check-in sendt inn, uteblitt eller ikke gjennomgått, og en flyt kan vente en bestemt tid, til en dato eller til en hendelse som en fullført økt. Chat i appen og push fungerer fra første dag. E-post, SMS, WhatsApp og Viber går gjennom dine egne kontoer, og Trainera legger ikke på noe gebyr per melding.

Automatiseringer finnes på alle betalte trenerplaner: Starter ($19.99 i måneden; i Norge vises prisene i amerikanske dollar) kjører 1 aktiv automatisering, Pro 3 og Business 10, og Business legger til den visuelle byggeren med If/Else-forgreininger. På Starter begynner du med malen for glemt check-in, siden det er der klienter glipper først.

For helheten rundt å beholde klienter, les hvordan trenere beholder klienter. Vil du se hva en ny klient forventer av de første ukene, er den første måneden med nettcoaching skrevet fra klientens side.

Startpakken din for denne uka

Velg melding 1, 4, 5 og 10. Skriv dem om med dine egne ord, legg til [fornavn] og en ekte dato, sett dem til formiddagen og slå dem på for nye klienter først. Etter en måned leser du svarene de har gitt, og legger til meldingene for dag 3 og den stille uka.

Klar til å automatisere check-ins uten å miste det personlige? Se hvordan automatiseringer i Trainera fungerer.