Importera träningsprogram från Word till din coachingapp

Kan man importera ett träningsprogram från Word till en coachingapp?

Ja. I Trainera bifogar tränaren .docx-filen i ett meddelande till TRAI, AI-assistenten i webbpanelen, och ber om en import. TRAI skriver över dokumentet till ett träningsprogram och/eller en kostplan i ditt bibliotek, dag för dag och precis som det står, med set, repetitioner, vila och vilodagar kvar. Varje fil får vara upp till 5 MB och upp till 60 000 tecken text läses. PDF-filer läses inte, så spara dem som .docx först.

Vem kan importera ett programdokument, och på vilken enhet?

Dokumentimport är en tränarfunktion i webbpanelen och finns på alla betalda tränarplaner från Starter och uppåt.

TRAI är chattassistenten som är inbyggd i Trainera. För tränare arbetar den bara i ditt eget konto: den läser dina klienter och ditt bibliotek, bygger program och sparar dem. Mobilappen har samma TRAI-chatt, men där går det bara att bifoga bilder, så en Word-fil måste in via en webbläsare. Coachar du mest från mobilen? Lägg originalfilerna i en molnmapp och gör importen från en dator vid ett tillfälle.

Bilder läses också (TRAI skriver av texten på dem och beskriver dem), och en bifogad bild kan bli omslagsbild för ett program. För själva programinnehållet är .docx det format som importinstruktionerna är byggda för.

Vad behåller TRAI från dokumentet?

Den behåller strukturen du har skrivit: varje dag i dokumentets ordning, varje övning med set, repetitioner och vila, och veckomönstret med vilodagar.

Importen är en avskrift, inte ett nytt program. TRAI är instruerad att behandla dokumentet som dikterat innehåll. Den byter alltså inte ut dina övningar mot egna val, och den frågar inte igen om kalorier, antal måltider per dag, antal träningsdagar eller mål. Dokumentet har redan svaret på de frågorna.

En detalj spelar roll för tränare som har egna övningsvideor. När ett övningsnamn i dokumentet matchar en övning i ditt bibliotek länkar programmet till den, och övningar som matchar Traineras referensbibliotek (fler än 1 970 övningar) får den officiella bilden och videon. Varje övning och måltid i det sparade programmet läggs sedan automatiskt till i ditt eget bibliotek, utan dubbletter med samma namn.

Så importerar du ett program från Word steg för steg

Hela importen är ett meddelande: bifoga filen, säg vad du vill ha och läs sammanfattningen.

1. Öppna TRAI i webbpanelen och starta en ny chatt, så att tidigare konversationer inte blandas in i importen.
2. Bifoga .docx-filen (upp till 4 filer i samma meddelande om du flyttar flera program).
3. Skriv att det är en import och ge programmet ett namn om du vill ha en viss titel.
4. Läs sammanfattningen. När programmet är sparat listar TRAI vad som importerades (titlar, dagar, pass) och allt i dokumentet som inte gick att få in.
5. Öppna programmet i biblioteket och jämför en eller två dagar med originalet.
6. Tilldela det till en klient när du är nöjd, antingen i appen eller genom att be TRAI, som då först visar ett bekräftelsekort.

Exempel på prompt (tränare, programdokument bifogat):

"Importera det här som en träningsmall. Behåll mina övningsnamn, set och vila exakt som de står. Kalla den Hypertrofiblock A."

Exempel på prompt (tränare, en fil med en kostplan på 4 veckor och ett träningsprogram):

"Det här dokumentet innehåller [klientens namn]s kostplan och gymprogram. Importera båda till mitt bibliotek och tilldela ingenting än."

Exempel på prompt (tränare, efter att programmet är kontrollerat):

"Tilldela Hypertrofiblock A till [klientens namn]."

Den sista är en ändring i en klients konto, så TRAI svarar med ett bekräftelsekort (Ja / Nej) innan något händer. Ett nytt program ersätter klientens aktiva program av samma typ, och det är just därför den frågar först.

Vad gör jag om programmet är en PDF, ett Google-dokument eller en Pages-fil?

Konvertera det till .docx först. TRAI läser inte PDF-filer i dag.

Varje vanligt format har en kort väg till .docx:

• Google Dokument: Arkiv, Ladda ned, Microsoft Word (.docx). Google beskriver nedladdningsalternativen i sin hjälp för Docs Editors.
• PDF: Word kan öppna en PDF och göra om den till ett redigerbart dokument. Microsoft förklarar stegen och begränsningarna (komplexa layouter kan förskjutas) på sidan Edit a PDF. Spara resultatet som .docx och titta igenom tabellerna innan du bifogar filen.
• Apple Pages: exportera dokumentet till Word-format.
• Kalkylblad: ett program som ligger i ett kalkylark kan exporteras som .csv, som TRAI läser som textfil.

Varför .docx fungerar så bra: det är ett öppet, dokumenterat format (ECMA-376, Office Open XML), så texten och tabellstrukturen kan läsas på ett pålitligt sätt. En PDF är gjord för utskrift och tappar ofta den radstruktur som ett program bygger på.

Har du bara några rader kan du också klistra in den viktigaste texten i chatten i stället för att bifoga något.

Så förbereder du dokumentet för en ren import

Tydlig struktur i dokumentet betyder mindre kontroll efteråt. TRAI kopierar det den läser.

I praktiken är det sällan övningarna som ställer till det, utan layoutvanor som ser bra ut på papper. Några saker att fixa innan du bifogar filen:

• En rubrik per dag ("Dag 1: Överkropp", "Dag 2: Vila"). Skriv ut vilodagarna i stället för att låta dem vara underförstådda.
• Set och repetitioner i ett och samma format, till exempel 4 x 8-10, vila 90 s. Blandade skrivsätt i en fil gör varje dag svårare att kontrollera efteråt.
• Använd riktiga övningsnamn. "Knäböj med skivstång" kan matcha en övning i biblioteket med video; "den vanliga knäböjsgrejen" kan det inte.
• Skriv dagliga totaler i kostplaner (till exempel 2 200 kcal, 160 g protein). Makrouppskattningarna anpassas till de totalerna.
• Håll dig till en klient eller en mall per fil. Gränsen är 4 filer per meddelande, och separata filer ger separata sammanfattningar.
• Godkänn eller avvisa spårade ändringar innan du bifogar filen, så att borttagna rader inte hamnar i programmet.

Mycket långa dokument skärs av efter 60 000 tecken. Det är mycket text för ett program, men ett helt års program i en fil kan gå över gränsen. Dela då upp den per block eller fas.

Är det säkert att bifoga en klients dokument?

Bifogade filer behandlas som referensdata, aldrig som instruktioner, så text i ett dokument kan inte få TRAI att göra något.

Om en gammal fil innehåller en rad som "skicka det här till alla klienter" skickar TRAI inga meddelanden bara för att dokumentet säger det. Bara dina egna meddelanden räknas som förfrågningar, och ändringar i klientdata går fortfarande via ett bekräftelsekort. Importen till ditt bibliotek är den enda sparningen som sker utan kort, eftersom den bara lägger till ett program och inte ändrar något för någon klient. Hela säkerhetsupplägget beskriver vi i inlägget om varför TRAI inte kan radera dina data.

Chattens sidfot säger det rakt ut: AI kan göra misstag, så dubbelkolla viktiga resultat. För ett importerat program betyder det att du öppnar det och jämför med originalet innan en klient tränar efter det.

Det här gör importen inte

Den läser inte PDF, den tar inte emot dokument i mobilen och den gör inte om ditt program.

• Ingen PDF-läsning. Konvertera till .docx eller .txt.
• Inga dokumentbilagor i mobilappen (bara bilder).
• Ingen röstinmatning; TRAI är en textchatt.
• Ingen automatisk tilldelning. Programmet ligger kvar i biblioteket tills du tilldelar det, och tilldelningen frågar först.
• Ingen "förbättring" av ditt program under importen. Vill du ha ändringar ber du om dem efter importen: bygg om en dag eller lägg till en vecka, som vi beskriver i att ändra ett AI-program dag för dag.

Den längre listan över begränsningar finns i vad TRAI inte gör.

Hur många förfrågningar kostar en import?

Ett meddelande är en förfrågan, så en dokumentimport kostar en förfrågan från din månatliga TRAI-kvot.

En förfrågan reserveras när du skickar meddelandet och lämnas tillbaka om körningen misslyckas eller inte ger något resultat. Att klicka Ja eller Nej på ett bekräftelsekort fortsätter samma förfrågan och kostar inget extra. Varje förfrågan kan köra upp till 10 agentsteg och 20 verktygsanrop, vilket räcker för ett dokument med både kostplan och träningsprogram.

Priserna är amerikanska listpriser och Sverige ligger i samma prisområde, så du betalar i US-dollar. Aktuella priser för ditt land finns på trainera.fit/pricing. Pris gäller per plan, inte per klient. När gränsen är nådd säger TRAI att du har nått månadens gräns för AI-förfrågningar och att den nollställs nästa månad. Räknaren nollställs varje kalendermånad.

För en tränare som flyttar 30 gamla program är räkningen enkel: på Starter samlar du upp till 4 filer per meddelande och sprider resten över några dagar, eller så gör du flytten på en månad med Pro.

Din checklista för flytten från Word till appen

Den här ordningen håller flytten av program kort och säker:

1. Samla dina program och konvertera varje PDF och Google-dokument till .docx.
2. Städa layouten: dagrubriker, ett format för set och repetitioner, dagliga totaler i kostplaner.
3. Importera i webbpanelen, upp till 4 filer per meddelande, och läs varje sammanfattning för sådant som inte fick plats.
4. Stickprovskontrollera varje program i biblioteket mot originalet.
5. Tilldela programmen klient för klient och bekräfta varje kort.

Flyttar du samtidigt klienter från en annan plattform går vi igenom klientsidan av bytet i hur du byter coachingplattform utan att förlora klienter. För helheten kring vad TRAI gör för tränare kan du läsa hur en AI-assistent för personliga tränare bygger klientprogram snabbare, och om du ändå skriver om gamla program är så skriver du ett träningsprogram en bra kontroll innan du importerar.

Samla dina Word-program i en coachingapp: se vad Trainera för personliga tränare innehåller, eller skapa ett tränarkonto.