אוטומציה למאמנים אישיים: מה כדאי להפוך לאוטומטי

מה מאמן אישי צריך להפוך לאוטומטי, ומה חייב להישאר אישי?

הודעות שאתם שולחים באותו נוסח לכל הלקוחות אפשר להפוך לאוטומטיות: הודעת הפתיחה, ההודעה "התוכנית שלך מוכנה", תזכורות על אימון או צ׳ק-אין שהוחמצו, תוכנית שעומדת להסתיים, חשבוניות שלא שולמו בזמן, ימי הולדת ובקשות לביקורת. כל מה שדורש שיקול דעת נשאר אישי: כאב, פציעות, שינויים בתוכנית, בשורות רעות ותלונות.

הכלל פשוט. אם את ההודעה פשוט מעתיקים ומדביקים, אפשר להפוך אותה לאוטומטית. אם צריך לחשוב לפני שעונים, עונה בן אדם.

זה מדריך מעשי לאוטומציה למאמנים אישיים, שנכתב מהצד של המאמן: מה להפוך לאוטומטי, דוגמה לתהליך עם הסתעפות If/Else, הכללים שמונעים מכם להציף אנשים בהודעות, ומה כל תוכנית של Trainera מאפשרת.

למה אוטומציה חשובה יותר ככל שרשימת הלקוחות גדלה

עם חמישה לקוחות זוכרים הכול. יודעים מי דילג על יום שלישי, של מי התוכנית נגמרת ביום שישי ולמי יש יום הולדת בשבוע הבא. מנקודה מסוימת הזיכרון כבר לא מספיק, והדבר הראשון שנופל בין הכיסאות הוא המעקבים הקטנים.

ודווקא את המעקבים הקטנים האלה הלקוחות מרגישים. צ׳ק-אין שהוחמץ ואף אחד לא הגיב עליו אומר ללקוח שאף אחד לא שם לב. בפועל, הרבה ביטולים שראיתי התחילו בשבועיים או שלושה של שקט, ולא בתלונה גדולה. לתמונה הרחבה, הפוסט שלנו על שימור לקוחות למאמנים עוסק בהרגלים שגורמים ללקוחות להישאר לאורך זמן.

אוטומציה לא מחליפה את תשומת הלב שלכם. היא דואגת שנקודות המגע השגרתיות יקרו בזמן, כך שהזמן שיש לכם הולך לשיחות שבאמת צריכות אתכם.

שמונה רגעים בעבודה עם לקוחות שכדאי להפוך לאוטומטיים

אלה הרגעים שסביבם בנויות תבניות האוטומציה לאימון אישי של Trainera. הטבלה מראה מה מפעיל כל רגע ומה בדרך כלל נשלח.

שניים מהם ראויים להערה. הצ׳ק-אין שהוחמץ הוא הראשון שכדאי להפעיל, כי צ׳ק-אין שאף אחד לא רודף אחריו מלמד את הלקוח לאט לאט לדלג עליו. לנוסחים ולתזמון, ראו את המדריך שלנו להודעות צ׳ק-אין אוטומטיות ללקוחות. השני הוא המענה האוטומטי לפנייה חדשה: מי שמתעניין באימון אישי פונה לא פעם לשניים או שלושה מאמנים בבת אחת, והתשובה הראשונה חשובה. הרצף המלא מופיע בפוסט שלנו על מעקב אוטומטי אחרי לידים למאמנים אישיים.

מה אסור להפוך לאוטומטי

יש הודעות שנראות שגרתיות, אבל הן לא. אלה נשארות אצלכם:

• תשובות על כאב או פציעה. "הברך כואבת לי אחרי סקוואט" דורש שאלה בחזרה, אולי שינוי בתוכנית, אולי הפניה לגורם מקצועי. תבנית לא יכולה לעשות את זה בצורה בטוחה.
• שינויים בתוכנית בלי בדיקה. אוטומציה יכולה לשייך תוכנית מוכנה כשבלוק מסתיים, אבל רק תוכנית שכבר בדקתם עבור הלקוח הספציפי. לעולם אל תתנו לתהליך לבחור עומס או תרגילים בעצמו.
• בשורות רעות. העלאת מחיר, אימון שבוטל כי חליתם, סיום של קשר אימון. את אלה כותבים בעצמכם.
• תלונות ותסכול. אם לקוח לא מרוצה, "תודה על המשוב" אוטומטי רק מחמיר את המצב.
• כל דבר אחרי שתיקה ארוכה שאתם לא יודעים מה הסיבה לה. לקוח שנעלם לחודש אולי מתמודד עם מחלה או עם משהו במשפחה. הודעה עליזה שמנסה להחזיר אותו יכולה להתקבל רע. עדיף ליצור לעצמכם משימה.

מנגנון הגנה שימושי ב-Trainera: שלבי תזכורת רכים מדולגים כשאתם או הצוות שלכם כתבתם לאותו אדם בעצמכם ב-24 השעות האחרונות. כך שאם בדיוק הייתה לכם שיחה אמיתית עם לקוח, התזכורת האוטומטית נסוגה.

דוגמה לתהליך עם הסתעפות If/Else

הנה תהליך לצ׳ק-אין שבועי שהוחמץ, כפי שכדאי להגדיר אותו. יש בו המתנה, הסתעפות ושלב לצוות.

1. טריגר: צ׳ק-אין לא הוגש.
2. שליחה בצ׳אט באפליקציה ובהתראת פוש: "היי [שם פרטי], הצ׳ק-אין השבועי שלך עדיין פתוח. שתי דקות מספיקות, גם אם השבוע היה מבולגן." (השם מגיע ממשתנה.)
3. המתנה של יומיים.
4. If/Else: האם הצ׳ק-אין הוגש?
   • כן: עצירה. תראו את הצ׳ק-אין ותגיבו כרגיל.
   • לא: יצירת משימה עבורכם: "לכתוב ל[שם פרטי] באופן אישי על השבוע." בלי תזכורת אוטומטית שנייה.

ההסתעפות היא החלק החשוב. האוטומציה מטפלת במקרה הקל, שבו הלקוח פשוט שכח. המקרה הקשה, שבו משהו קורה, מגיע אליכם כמשימה ולא כעוד תזכורת. זה האיזון שאתם רוצים: המערכת רודפת, אתם מאמנים.

שלבים נוספים שאפשר להשתמש בהם בתהליך: המתנה עד תאריך או עד אירוע כמו אימון שהושלם, שיוך של תוכנית, צ׳ק-אין, הרגל או שאלון, הוספת הלקוח לקבוצה, או יצירת משימת מעקב. התהליך יכול לפעול על יותר מ-70 טריגרים, ואפשר לשמור טריגרים מותאמים אישית, למשל "תאריך התחלה ועוד 30 יום", ולהשתמש בהם שוב.

כללים נגד ספאם שכל מאמן צריך לשמור

אוטומציה משתבשת כשלקוח מקבל ארבע הודעות בערב אחד משלושה תהליכים שונים. Trainera מפעילה את הכללים האלה כברירת מחדל:

• שעות שקטות מ-21:00 עד 08:00, שאפשר לשנות, וכך גם את ימי השליחה. תשובות להודעה שהאדם שלח זה עתה יוצאות מיד.
• לכל היותר 2 הודעות אוטומטיות ביום ו-6 בשבוע לאדם, מאותו שולח.
• הודעה שיווקית ממתינה אם האדם קיבל הודעה כזו ב-12 השעות האחרונות.
• תשובות STOP מכובדות בצ׳אט, ב-WhatsApp, ב-SMS וב-Viber, ובמיילים יש קישור להסרה מרשימת התפוצה. אפשר לבטל את כל ההודעות האוטומטיות או רק את ההודעות השיווקיות.
• הבעלים יכולים להשהות הכול בלחיצה אחת או להפעיל את עצירת החירום. אנשי הצוות לא יכולים.
• אישור אופציונלי לפני שליחה: אף פעם, רק להודעות שיווקיות, או לכל הודעה.
• חשבונות חדשים שולחים לכל היותר 50 הודעות אוטומטיות ביום ב-7 הימים הראשונים.

מעבר לזה, יש לי כללים משלי: אוטומציה אחת לכל רגע, אף פעם לא שני תהליכים שמגיבים לאותו טריגר. לכתוב כל הודעה כך שתהיה הגיונית גם אם הלקוח קורא אותה ברגע לא טוב. ולקרוא את יומן הפעילות פעם בשבוע. הוא מראה כל הרצה ואת הסיבה שכל שלב נשלח, דולג או נדחה, ובנוסף מגיע תקציר יומי ב-08:00.

באיזה ערוץ להשתמש

צ׳אט באפליקציה והתראות פוש עובדים מהיום הראשון בלי שום חיבור, ולרוב התזכורות באימון אישי הם מספיקים. מייל עובר דרך שרת ה-SMTP או ספק המייל שלכם, SMS דרך חשבון Twilio שלכם, Viber דרך חשבון Viber Business, ו-WhatsApp דרך מספר WhatsApp Business שלכם שמחובר דרך Meta, או כהודעות מוכנות מראש שנשלחות בלחיצה אחת. Trainera לא גובה עמלה על כל הודעה; חלים התעריפים של הספק עצמו. אם לא ברור לכם איזה ערוץ מתאים לאיזו הודעה, קראו את פוש, SMS, מייל או WhatsApp לתזכורות ללקוחות.

מגבלות האוטומציה בכל תוכנית של Trainera

אוטומציות כלולות בכל תוכנית בתשלום למאמנים. המחירים למטה הם המחירים החודשיים בארה״ב באתר trainera.fit/pricing. ישראל נמצאת באזור שבו המחירים מוצגים בדולר אמריקאי, כך שאלה גם המחירים שתראו כאן; בחלק מהמדינות האחרות יש מחירים קבועים משלהן.

"אוטומציות פעילות" הן רצפים שפועלים כרגע; אישורים חד פעמיים לא נספרים. אם עוברים לתוכנית נמוכה יותר, רצפים מעל המגבלה החדשה מושהים ולא נמחקים. TRAI, העוזר המובנה, יכול לנסח טיוטות של תהליכים שלמים ושל ההודעות שבהם ישירות בתוך האוטומציות ב-Enterprise. כל הפרטים נמצאים בעמוד המחירים.

לשם השוואה, Everfit מוכרת את האוטומציות של Autoflow כתוסף בתשלום, החל מ-$29 לחודש ל-30 לקוחות, ו-Trainerize כוללת הודעות אוטומטיות בתוכניות שלה. כדאי לבדוק בעמודי המחירים שלהן את הפרטים העדכניים.

Trainera מפעילה גם שידורים חיים ללקוחות שלכם מ-Pro ומעלה: מוסיפים קישור YouTube ולוח זמנים שבועי, הלקוחות מצטרפים מהאפליקציה החל מ-15 דקות לפני כל מפגש, מקבלים תזכורות 24 שעות, שעה ו-15 דקות לפני, ואתם רואים מי הצטרף. ב-Business וב-Enterprise אפשר לבנות קורסים עם שיעורי וידאו, בחנים ותעודות, ולשייך או למכור אותם ללקוחות שלכם.

איך מתחילים עם תבניות בתוך שבוע

הטעות הנפוצה ביותר שראיתי היא להפעיל הכול ביום הראשון. מתחילים בקטן:

1. בוחרים תבנית אחת. ב-Starter זו האוטומציה הפעילה היחידה שלכם, אז בחרו את הרגע שהכי כואב. אצל רוב המאמנים זה הצ׳ק-אין שהוחמץ או שבוע הפתיחה.
2. כותבים מחדש כל הודעה במילים שלכם. קראו אותה בקול. אם היא נשמעת כמו הודעה מהבנק, שנו אותה.
3. מפעילים אישור לכל הודעה בשבוע הראשון. כך תראו כל הודעה לפני שהיא יוצאת ותוכלו לתקן טון או תזמון.
4. בודקים את היומן אחרי כמה ימים. בדקו מה דולג ולמה. דילוגים שקרו כי כבר כתבתם ללקוח הם סימן טוב.
5. מוסיפים את הרגע השני רק כשהראשון רץ בשקט. ב-Pro, שלישייה טובה היא שבוע פתיחה, צ׳ק-אין שהוחמץ וסיום תוכנית.
6. עוברים לבונה התהליכים ב-Business כשתבנית כמעט מתאימה אבל צריך הסתעפות, למשל מסלול אחר ללקוחות שסיימו את האימון שלהם.

שלוש האוטומציות הראשונות שלכם, לפי הסדר

אם לוקחים מהפוסט הזה רק דבר אחד: הפכו לאוטומטית את הודעת הפתיחה, אחריה את הצ׳ק-אין שהוחמץ עם הסתעפות שמחזירה אליכם את המקרים הקשים, ואחריה את סיום התוכנית. השאירו כאב, שינויים בתוכנית ובשורות רעות אישיים. השאירו את השעות השקטות ואת המגבלות לכל אדם פעילות. ההגדרה הזו מכסה את המעקבים שנופלים ראשונים, בלי שהלקוחות ירגישו שבוט מנהל אותם. לצד של חדרי הכושר באותה בעיה, ראו איך להפחית נטישת מנויים בחדר כושר.

את התבניות, את בונה התהליכים ואת כללי הבטיחות אפשר לראות בעמוד האוטומציות של Trainera, או לפתוח חשבון מאמן.