אוטומציה לתזכורות חידוש מנוי בחדר כושר: מדריך מעשי

איך עושים אוטומציה לתזכורות חידוש מנוי בחדר כושר?

שלחו סדרה קצרה וידידותית של הודעות שמבוססת על תאריך סיום המנוי: הודעה מקדימה 14 יום לפני, תזכורת 7 ימים לפני, דחיפה אחרונה יום אחד לפני, והודעה אחת אחרי שהמנוי פג. להקפאות, ליתרות פתוחות ולתקופות ניסיון שמסתיימות יש תהליכים נפרדים, וכל מה שדורש שיחה הופך למשימה לדלפק הקבלה במקום עוד הודעה.

המטרה היא לא לרדוף אחרי אנשים. המטרה היא שאף אחד לא יאבד את הגישה למכון בטעות, ושהמתאמנים ששוקלים בשקט לעזוב יקבלו שיחה עם בן אדם כל עוד יש זמן.

למה תזכורות חידוש חשובות יותר מרוב השיווק של המכון

מתאמנים שהמנוי שלהם מסתיים בלי מילה מצדכם צריכים להחליט לבד אם לחזור. חלקם חוזרים. רבים פשוט מתרחקים, לא כי היו לא מרוצים, אלא כי הכרטיס בכניסה הפסיק לעבוד בשבוע עמוס והם אף פעם לא הגיעו לסדר את זה.

חידוש הוא גם המקום הזול ביותר לשמור על הכנסות. אתם לא קונים ליד חדש; אתם מזכירים למישהו שכבר מכיר את המכון, את הצוות ואת מערכת השיעורים. אם תרצו את התמונה הרחבה של למה מתאמנים עוזבים, המדריך שלנו לצמצום נטישת מנויים בחדר כושר עובר על הסימנים שמופיעים שבועות לפני ביטול.

ציר הזמן של החידוש במבט אחד

זו ברירת מחדל הגיונית למנוי חודשי או ארוך יותר. התאימו את הימים לאופן החיוב שלכם: מכון עם חידוש אוטומטי בכרטיס אשראי צריך פחות תזכורות ממכון שבו המתאמנים משלמים בדלפק.

כל תהליך צריך להיעצר ברגע שהמתאמן מחדש, משלם או קובע פגישת ייעוץ. שום דבר לא פוגע באמון מהר יותר מתזכורת לחדש שמגיעה יום אחרי שמישהו בדיוק שילם בדלפק.

איזה ערוץ לאיזו הודעה

הערוץ קובע איך ההודעה מרגישה. התראת פוש היא קלילה. אימייל נראה רשמי. SMS בערב שלפני מרגיש דחוף. התאימו את המשקל של הערוץ למשקל של ההודעה.

בפועל, רוב המכונים צריכים שני ערוצים, לא חמישה: האפליקציה לדחיפות היומיומיות וערוץ חיצוני אחד לרגע שבאמת חשוב. אנחנו משווים עלויות, מסירה והסכמה לכל ערוץ במדריך פוש, SMS, אימייל או WhatsApp לתזכורות ללקוחות.

נוסחים לדוגמה שאפשר להתאים

כתבו אותם בקול שהצוות שלכם באמת משתמש בו בדלפק. החליפו את הסוגריים המרובעים בשם המתאמן, בתאריך ובפרטי המכון.

המנוי עומד להסתיים

• 14 יום, אימייל: היי [שם], המנוי שלך ב[מכון] בתוקף עד [תאריך]. כדי להמשיך, אפשר לחדש אונליין או בדלפק הקבלה. אם התוכניות השתנו, אפשר גם לעבור לחבילה אחרת או להקפיא את המנוי לזמן מה. מספיק להשיב למייל הזה ונסדר את זה.
• 7 ימים, פוש: המנוי שלך מסתיים ב-[תאריך]. אפשר לחדש אונליין או בדלפק הקבלה כדי שהכניסה תמשיך לעבוד.
• יום אחד, SMS: היי [שם], תזכורת קצרה מ[מכון]: המנוי שלך מסתיים מחר. אפשר לחדש אונליין או בדלפק, והכול מסודר.

המנוי פג

• יום אחרי, צ׳אט: היי [שם], המנוי שלך הסתיים אתמול. היסטוריית האימונים והתוכניות שלך עדיין כאן. כשמתאים, אפשר לחדש אונליין או בדלפק, ואם משהו לא עבד, נשמח לשמוע. אנחנו קוראים כל תשובה.

המנוי מוקפא

• תחילת ההקפאה: המנוי שלך מוקפא מ-[תאריך] עד [תאריך]. בינתיים לא יגיעו מאיתנו תזכורות. בריאות, ונתראה בקרוב.
• 3 ימים לפני סוף ההקפאה: ההקפאה מסתיימת ב-[תאריך] והכניסה חוזרת לפעול אוטומטית. רוצה לקבוע אימון עם מאמן לשבוע הראשון בחזרה?

יתרה פתוחה

• אימייל אחד: היי [שם], שמנו לב לסכום פתוח של [סכום] בחשבון שלך עבור [סיבה]. אפשר לשלם אונליין או בדלפק הקבלה. אם נראה שיש כאן טעות, מספיק להשיב ונבדוק את זה יחד.

תקופת הניסיון מסתיימת

• יומיים לפני, פוש: תקופת הניסיון שלך ב[מכון] מסתיימת ב-[תאריך]. אם נהנית, אפשר לבחור מנוי אונליין, או לקפוץ אלינו ונעזור לבחור.

שימו לב מה חסר: אין טקסט צועק, אין "התראה אחרונה", אין ספירות לאחור. המתאמנים הם לקוחות שאולי פשוט עסוקים.

מה צריך להיות משימה לדלפק הקבלה במקום הודעה

יש מצבים שדורשים בן אדם. אוטומציה טובה בלזהות אותם, וגרועה בטיפול בהם. צרו משימה לדלפק הקבלה או למאמן כאשר:

• מישהו נחסם בכניסה כי המנוי פג. הפגישה הבאה שלו צריכה להיות עם איש צוות חביב, לא עם הודעת SMS;
• מנוי פג לפני שבוע, והמתאמן לא חידש ולא הגיב;
• מתאמן ותיק לא מחדש. שיחה קצרה ממישהו שהוא מכיר עובדת טוב יותר מתזכורת רביעית;
• תשלום נכשל יותר מפעם אחת, או שיש מחלוקת על היתרה;
• בקשת הקפאה מזכירה פציעה, מחלה או הריון;
• מתאמן בתקופת ניסיון הגיע הרבה ועדיין לא קנה. זו שיחת מכירה חמה.

החלוקה הזו היא מה ששומר על האוטומציה מלהרגיש קרה. ההודעות מטפלות בשגרה, ודלפק הקבלה מטפל באנשים שצריכים יותר מתזכורת. איך דלפק הקבלה עובד ביומיום, מצ׳ק-אין ועד גביית תשלומים, מוסבר בפוסט שלנו על תוכנה לדלפק הקבלה בחדר כושר.

איך לשמור שהטון לא יישמע כמו גביית חובות

הודעות חידוש ותשלום הן המקום שבו מכונים הכי מהר מאבדים את הקול הידידותי שהם משתמשים בו בכל מקום אחר. כמה כללים עוזרים:

• פתחו במה שנשאר למתאמן. התוכנית, ההתקדמות, המקום בשיעור. התאריך מגיע אחר כך.
• הציעו תמיד דרך יציאה שאינה ביטול: חבילה קטנה יותר, הקפאה, שיחה עם הצוות.
• הודעה אחת על כסף לכל עניין. אחרי זה, בן אדם ממשיך את הטיפול. שלוש תזכורות אוטומטיות על אותה יתרה בשבוע אחד נקראות כמו לחץ, לא משנה הניסוח.
• השאירו סכומים מחוץ ל-SMS ולתצוגה המקדימה של הפוש במקומות שבהם אחרים יכולים לראות את המסך. שימו אותם באימייל או באפליקציה.
• חתמו בשם אמיתי או בשם הצוות, ודאגו שהתשובות מגיעות למקום שבו בן אדם קורא אותן.
• כבדו את השעה. תזכורת ב-22:30 מרגישה כמו אזהרה גם כשהטקסט נחמד.

אם הודעה הייתה מביכה אתכם כשמקריאים אותה בקול בדלפק הקבלה, כתבו אותה מחדש.

טעויות נפוצות באוטומציה של חידושים

• להזכיר למתאמנים עם חידוש אוטומטי כאילו הם צריכים לעשות משהו. ספרו להם שהמנוי מתחדש לבד ואיך אפשר לשנות את זה.
• לשלוח תזכורות חידוש למתאמנים במנוי מוקפא או לאנשים שכבר אמרו שהם עוברים לגור במקום אחר.
• אין תנאי עצירה, ולכן הסדרה ממשיכה גם אחרי התשלום.
• כל התהליכים ב-SMS, מה שיוצא יקר ומרגיש רועש.
• אין אחראי על התשובות. תזכורת שמזמינה תגובה צריכה מישהו שיענה עליה.

איך מגדירים את זה ב-Trainera

האוטומציות של Trainera שולחות הודעות קבלת פנים, תזכורות והודעות מעקב ללקוחות ולמתאמני המכון באופן עצמאי. מכונים מתחילים מתבניות מוכנות לחדרי כושר, ביניהן מנוי עומד להסתיים, פג ומוקפא וגם תקופת ניסיון מסתיימת ויתרה פתוחה, ומתאימים את זמני ההמתנה ואת הניסוח. טריגרים כמו מנוי שעומד להסתיים, פג או הוקפא, יתרה פתוחה, תקופת ניסיון שמסתיימת וחסימה בכניסה מפעילים את התהליכים, וטריגר מותאם אישית יכול להשתמש בשדה תאריך פלוס או מינוס מספר ימים, אם אתם רוצים בדיוק 14, 7 ו-1.

תהליכים יכולים להתפצל עם If/Else, להמתין זמן מוגדר, עד תאריך או עד אירוע, ולכלול שלבים לצוות: יצירת משימה או מעקב לאנשי הצוות, או שיוך מאמן. כך נוצרות משימות הדלפק שתוארו למעלה בלי שמישהו יצטרך לנהל גיליון אלקטרוני.

כללי הבטיחות פעילים כברירת מחדל: שעות שקטות בין 21:00 ל-08:00, לכל היותר 2 הודעות אוטומטיות ביום ו-6 בשבוע לכל אדם, שלבים רכים מדולגים אם הצוות כתב למתאמן ב-24 השעות האחרונות, ותשובות STOP מכובדות. יומן הפעילות מראה למה כל שלב נשלח, דולג או נדחה, ואפשר לדרוש אישור לפני שהודעות יוצאות.

צ׳אט ופוש באפליקציה עובדים מהיום הראשון. אימייל, SMS, WhatsApp ו-Viber עוברים דרך החשבונות שלכם, ו-Trainera לא גובה עמלה על הודעה. אוטומציות למכוני כושר מאפשרות עד 5,000 הודעות אוטומטיות ביום. האוטומציות כלולות בתוכנית Studio ($259 לחודש; מכונים בישראל רואים מחירים בדולר אמריקאי, ראו trainera.fit/pricing לישראל) והן תוסף לתוכניות Core ו-White Label ב-$29 לחודש. ראו את עמוד האוטומציות לתבניות ולערוצים, ואת סקירת התוכנה לחדרי כושר למנויים, צ׳ק-אין ותשלומים. אפשרויות תשלום למנויים מוסברות במדריך תוכנת תשלומים לחדר כושר, ושאר מחזור החיים של המתאמן, ממענה מהיר ללידים חדשים ועד בקשות לביקורות, במדריך אוטומציה שיווקית לחדר כושר.

הטריגר "חסימה בכניסה" הופך לשימושי במיוחד כשהדלת עצמה בודקת את המנויים. עם קרוסלה, שער מהיר או מנעול דלת עם קורא QR על הקיר שמחוברים ל-Trainera, מנוי שפג או הושעה נדחה כבר בסריקה, והדחייה הזו יכולה להפעיל תהליך חידוש במקום שיחה מביכה בדלפק. איך מתקינים ומגדירים כניסה כזו מתואר בעמוד של Trainera על קרוסלות ובקרת כניסה לחדרי כושר.

רשימת הבדיקה שלכם לתזכורות חידוש

• תזכורות 14 יום, 7 ימים ויום אחד לפני, ועוד אחת אחרי שהמנוי פג, וכולן נעצרות ברגע החידוש.
• תהליכים נפרדים להקפאות, ליתרות פתוחות ולתקופות ניסיון שמסתיימות.
• פוש וצ׳אט לדחיפות היומיומיות, אימייל לפרטים, וערוץ חיצוני אחד לתזכורת האחרונה.
• משימות לדלפק כשמישהו נחסם בדלת, לא מחדש אחרי שבוע או שיש לו בעיית תשלום.
• הודעות שפותחות במה שהמתאמן שומר ותמיד מציעות חלופה לעזיבה.

רוצים שהתהליכים יהיו מוכנים להפעלה? התחילו מתבניות חדרי הכושר בעמוד האוטומציות של Trainera.