Software de Receção de Ginásio: Como a Receção Gere Check-In, Pagamentos e Vendas

O que é software de receção de ginásio?

Software de receção de ginásio é a visão de receção de um sistema de gestão de ginásio: um feed de check-in em tempo real, procura de membros, estado de adesão e pagamento, e uma forma de registar pagamentos em dinheiro, cartão e transferência durante um turno. A ferramenta certa permite que uma pessoa na receção trate da entrada, das renovações e das perguntas dos membros sem alternar entre folhas de cálculo, um registo de terminal de cartão e uma app de reservas separada. É para ginásios e estúdios com um balcão com equipa pelo menos parte do dia.

Ainda está a escolher o sistema completo? Comece com o nosso guia de software de gestão de ginásio; esta página cobre o balcão.

O que faz realmente a receção durante um turno?

A receção faz cinco tarefas vezes sem conta: deixar os membros entrar, parar os que não devem entrar, receber dinheiro, vender ou renovar adesões, e responder a perguntas. Cada uma dessas tarefas depende do mesmo registo de membro, por isso o software de receção não devia ser um produto separado.

O feed de check-in em tempo real: o ecrã principal da receção

Um feed de check-in em tempo real é uma lista que se atualiza à medida que os membros entram, mostrando quem entrou e quando. A receção mantém-no aberto todo o dia porque responde às perguntas comuns rapidamente: esta pessoa está dentro, a leitura funcionou, quão movimentado está o espaço.

O que torna um feed útil ao balcão:

• Todas as origens de entrada numa só lista. As leituras QR ao balcão e as entradas por torniquete devem aparecer juntas, para que a equipa não verifique dois ecrãs.
• As entradas recusadas são visíveis. Se uma leitura é recusada porque uma adesão expirou ou o membro está fora das suas horas de acesso, a receção deve ver porquê.
• Uma alternativa para quando o telemóvel está sem bateria. Um número de membro que a equipa pode escrever mantém a fila a andar quando o código QR não pode ser mostrado.

Para o lado do hardware (torniquetes, portões rápidos, leitores, tablets ao balcão) veja o nosso guia de hardware de controlo de acesso de ginásio, e para as regras de software por detrás de cada leitura leia software de check-in e controlo de acesso de ginásio.

Como deve a receção tratar um membro expirado?

O sistema deve detetar a adesão expirada na leitura, não a pessoa na receção. Depois a conversa começa a partir de um facto no ecrã, não da memória, e mantém-se curta e simpática.

Um guião simples de balcão que funciona:

1. Mostre o estado. "A sua adesão terminou no dia 3. Quer renovar hoje?"
2. Ofereça o caminho mais rápido. Pagar em dinheiro ao balcão, registado pela receção, ou renovar por cartão na app do membro.
3. Registe o pagamento contra o membro, para que a próxima leitura passe.
4. Escale a dívida, não a negoceie ao balcão. Se houver um saldo em dívida mais antigo, registe-o e passe-o ao gestor.

Prevenir vence o momento incómodo. Uma lista de adesões a expirar nos próximos 14 dias permite à receção recordar os membros uma semana antes, enquanto eles estão de qualquer forma ao balcão.

Receber pagamentos ao balcão: dinheiro, cartão e transferência

O software de receção tem de registar cada método de pagamento que o seu ginásio aceita no mesmo livro, incluindo dinheiro. Se o dinheiro vive num caderno e os cartões num dashboard de pagamentos, a dívida passa despercebida.

• Dinheiro e transferência: registados contra o membro com data e valor.
• Cartão: idealmente pago na própria conta de pagamentos do ginásio, não detido pelo fornecedor.
• Exportação: um CSV do livro para o seu contabilista.

As taxas diferem bastante entre fornecedores, e a diferença entre uma taxa de plataforma e uma taxa de processamento de cartão importa. O nosso guia sobre software de pagamentos para ginásios explica ambas.

Vender uma adesão ao balcão

Uma venda ao balcão deve demorar dois minutos: escolher o pacote, criar o membro, receber ou registar o pagamento, e entregar o acesso. Isso só funciona se os pacotes já estiverem configurados com o seu preço, ciclo de faturação, horas de acesso e limites de entrada, para que a receção não invente termos ao balcão.

Mantenha a lista de pacotes curta o suficiente para explicar numa só respiração, e faça o novo membro instalar a app antes de sair do balcão, para que o seu cartão QR esteja pronto. Como estruturar pacotes está coberto no nosso guia de gestão de adesões de ginásio.

Responder a perguntas de membros sem sair do balcão

A maioria das perguntas ao balcão são sobre reservas, o cartão de membro, um treinador ou a app. Se as reservas, o estado e o treinador do membro estão visíveis numa só visão, a receção responde em segundos em vez de enviar as pessoas para outro lado.

Com o tempo, passe as perguntas rotineiras para a app do membro: quando os membros veem as suas reservas, cartão e plano no telemóvel, o balcão passa menos tempo a ouvir "estou reservado para quinta-feira?".

Permissões de equipa: o que deve a receção ver?

Permissões ao nível da página significam que o dono decide, página a página, o que cada membro da equipa pode abrir. A receção normalmente precisa de check-ins, membros, reservas e registo de pagamentos, e normalmente não precisa de relatórios de receita ou definições do ginásio.

Dê a cada pessoa o seu próprio login (sem conta "receção" partilhada, para que saiba quem registou cada pagamento) e reveja as permissões quando as funções mudam. O nosso guia de gestão de equipa de ginásio cobre funções além do balcão.

Checklist: escolher software de receção de ginásio

Use estas perguntas em qualquer demonstração. Uma ferramenta que falhe as primeiras quatro vai criar trabalho extra ao balcão todos os dias.

Uma API de check-in é uma ligação que permite a um torniquete, barreira ou leitor perguntar ao software do ginásio se um membro pode entrar, e registar a entrada quando o faz.

Como a Trainera trata a receção

Na Trainera, a receção é uma função de equipa dentro do mesmo sistema que o dono, os treinadores e os membros usam. A equipa é convidada por email e vê apenas as páginas que o dono permite; a receção regista pagamentos em dinheiro; o feed de check-in em tempo real mostra quem entrou à medida que acontece.

• Entrada: cada membro tem um cartão QR na app mais um número de membro; os torniquetes e leitores ligam-se através da API de check-in (até 10 dispositivos no Core).
• Regras: adesões expiradas, suspensas ou inativas e limites de entrada esgotados são recusados em cada leitura.
• Pagamentos: cartão através da própria conta Stripe do ginásio com 0% de taxa de plataforma, PayPal, dinheiro, transferência bancária, Multibanco ou MB WAY, tudo num livro de transações com exportação CSV.
• Visão do dono: membros, receita, check-ins, equipa, leads, estado de pagamento, dívida e adesões a expirar nos próximos 14 dias.
• Preço: o Core tem um preço público por país (por exemplo, 119 USD por mês nos EUA) com membros ilimitados, sem taxa por membro e sem taxa de configuração, e começa com um período experimental de 7 dias. Com faturação anual, o Core custa 1.190 USD por ano (dois meses grátis). O White Label é quase o dobro do Core e adiciona a própria app iOS e Android do ginásio para membros.

O que cada função recebe em cada plano está indicado em Trainera para ginásios: Core vs White Label, e os preços atuais para o seu país estão na página de preços.

Quando a receção está vazia: torniquetes e portas

Para horas tranquilas, a Trainera também pode organizar a entrada. Recomenda um torniquete tripé, um portão rápido, um portão de batente com uma via larga acessível, ou um trinco elétrico ou fechadura magnética na porta existente com um leitor QR de parede, manda instalá-lo, liga-o à conta do ginásio e testa-o com cartões de membro reais.

Cada leitura no portão fica no mesmo feed de check-in em tempo real que o balcão, com a foto do membro, o pacote, a data de validade e qualquer saldo em dívida. A própria receção faz o check-in de membros com um leitor USB 2D, por número de membro, nome ou email, e continua a funcionar offline contra a lista de membros guardada, sincronizando depois. O portão precisa de internet, por isso o ginásio decide antes da instalação se abre ou fica fechado se a ligação cair.

A ligação cobre até 10 portões, leitores ou portas por ginásio em todos os planos de ginásio; o hardware e a instalação têm preço mediante consulta por entrada. Veja torniquetes e controlo de acesso por porta.

Melhor para, e quando a Trainera não é a opção certa

Melhor para: ginásios e estúdios com um balcão com equipa (a tempo inteiro ou parcial) que querem check-in, adesões, pagamentos em dinheiro e cartão, reservas e a app do membro num só sistema, com a receção limitada às páginas que precisa.

Não é a opção certa se:

• o seu balcão é principalmente uma loja de retalho ou café e precisa de um sistema de ponto de venda com gestão de stock; a Trainera não lista isso, por isso planeie uma ferramenta separada;
• precisa de um terminal de cartão no balcão ligado ao software do ginásio; os pagamentos por cartão na Trainera passam pela conta Stripe do ginásio, por isso verifique isto numa demonstração;
• quer um plano gratuito de ginásio; os planos de ginásio da Trainera são pagos, com um período experimental de 7 dias no Core.

Veja como o balcão, o dashboard do dono e a app do membro se encaixam na página Trainera para ginásios, ou comece o período experimental de 7 dias do Core.

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