Verkkovalmennuksen kasvattaminen ilman uupumista: tuplaustesti

Miten verkkovalmennuksen kasvattaminen onnistuu ilman uupumista?

Verkkovalmennuksen kasvattaminen alkaa siitä, että selvität, mitkä asiakashankinnan ja valmentamisen tehtävät todella tarvitsevat sinua. Yhtenäistä, automatisoi tai delegoi muut tehtävät ennen asiakasmäärän kasvua. Nopeimmin tilanteen hahmottaa yksinkertaisella testillä: kuvittele, että sopivien potentiaalisten asiakkaiden määrä kaksinkertaistuisi ensi kuussa, ja käy läpi, mikä pettäisi ensimmäisenä.

Kiinnostuneiden määrän kasvun pitäisi olla hyvä uutinen. Jos jokainen viesti, puhelu, ohjelma ja seurantakysely kulkee sinun kauttasi, seurauksena ovat pidemmät työillat, hitaammat vastaukset ja pinnallisempi valmennus. Maailman terveysjärjestö WHO kuvaa työuupumusta seuraukseksi pitkittyneestä työstressistä, jota ei ole onnistuttu hallitsemaan. Siihen liittyvät uupumusasteinen väsymys, henkinen etääntyminen työstä ja heikentynyt ammatillinen pystyvyys. Valmentajan työssä asiakkaat huomaavat erityisesti viimeisen: ympäripyöreät vastaukset seurantakyselyihin, ajattelematta kopioidut ohjelmat ja viestit, joihin vastataan päiviä myöhässä.

Se, kuinka riippuvainen yritys on sinusta, on yksi kuudesta verkkovalmennuksen kasvuun vaikuttavasta osa-alueesta. Katsaus siihen, miksi verkkovalmennuksesi ei kasva, käy läpi kaikki kuusi. Jos et ole varma, onko juuri tämä sinun haasteesi, maksuton CoachScan auttaa selvittämään alle 3 minuutissa, mikä osa-alue kaipaa huomiota ensin. Se esittää 8 kysymystä, joista yksi on juuri alla oleva tuplaamiskysymys. Se ei anna pistemäärää, vaan kertoo, mihin osa-alueeseen kannattaa tarttua ensin ja mikä on ensimmäinen toimenpide. Sen on kehittänyt Advencio, Traineran kasvukumppani valmentajille, jotka haluavat lisää verkkovalmennusasiakkaita.

Mikä on potentiaalisten asiakkaiden tuplaustesti?

Kyseessä on ajatusharjoitus: kuvittele, että ensi kuussa yhteyttä ottaisi kaksi kertaa enemmän vakavissaan olevia, palveluusi sopivia ihmisiä. Kirjoita rehellisesti, mitä vastauksillesi, puheluillesi, ohjelmillesi ja asiakasseurannallesi tapahtuisi.

Tee harjoitus paperilla, älä vain mielessäsi. On helppoa vastata ”hienoa, lisää asiakkaita” ja huomata ongelma vasta, kun kuvittelet tiistai-illan, jolloin viestejä on kaksinkertainen määrä. Vastauksesi muistuttaa yleensä jotakin seuraavista.

Jos rehellinen vastauksesi on ”en tiedä”, aloita ohjeesta, miten seuraat valmennuksen yhteydenottoja ilman CRM-järjestelmää. Et voi päättää, mitä delegoit, ennen kuin näet, mitä oikeasti teet.

Miten kartoitat polun ensimmäisestä kiinnostuksenosoituksesta uudeksi asiakkaaksi?

Kirjoita ylös jokainen vaihe, jonka ihminen käy läpi ensimmäisestä viestistään ensimmäisiin asiakasviikkoihinsa. Merkitse kunkin vaiheen viereen, kuka sen hoitaa ja kuinka paljon aikaa siihen sinulta kuluu.

Verkkovalmentajan tyypillinen prosessi näyttää suunnilleen tältä:

1. Joku kommentoi, vastaa tarinaan tai lähettää viestin.
2. Lähetät ensimmäisen vastauksen.
3. Esität muutaman kysymyksen selvittääksesi, sopiiko palvelusi hänelle.
4. Sovit puheluajan.
5. Käyt myyntikeskustelun.
6. Palaat niiden ihmisten asiaan, jotka eivät tehneet päätöstä puhelun aikana.
7. Asiakas maksaa, ja lähetät aloitusohjeet.
8. Asiakas vastaa alkukartoituksen kysymyksiin.
9. Laadit ensimmäisen treeniohjelman ja ravitsemusohjeet.
10. Viikoittainen seuranta, ohjelmamuutokset ja arjen viestittely alkavat.

Kirjoita jokaisen vaiheen viereen, montako minuuttia käytät siihen oikeasti henkilöä kohden, älä sitä aikaa, jonka toivoisit käyttäväsi. Lisää sitten nykyisten asiakkaiden toistuvat viikoittaiset tehtävät. Tätä sivua on yleensä epämukava katsoa, ja juuri se on tarkoituskin. Se näyttää, mihin tunnit kuluvat.

Mitkä vaiheet todella tarvitsevat sinua?

Yleensä vain ne vaiheet, joissa oma harkintasi vaikuttaa lopputulokseen: myyntikeskustelu, seurantavastausten lukeminen ja ohjelmien muokkaaminen sekä asiakkaan haastavat tilanteet.

Kaikki muu voidaan tehdä joka kerta samalla tavalla, lähettää automaattisesti tai antaa jonkun muun hoidettavaksi. Käy prosessikarttasi läpi tämän taulukon avulla.

Myyntikeskusteluissa yhtenäinen rakenne auttaa käymään enemmän puheluita ilman, että niiden laatu kärsii. Valmentajan myyntipuhelun käsikirjoitus on hyvä lähtökohta.

Yhtenäistä ensin, automatisoi sitten ja delegoi lopuksi

Järjestyksellä on väliä. Sekavan vaiheen automatisointi tuottaa vain sekasotkua nopeammin, eikä kukaan voi ottaa vastuulleen tehtävää, joka on olemassa vain päässäsi. Kirjoita jokaisesta vaiheesta ensin lyhyt tarkistuslista. Tee pohjat niistä osuuksista, jotka toistat sanasta sanaan. Automatisoi lähetykset, joiden ajankohta on ennakoitavissa. Anna vasta sitten loput toiselle ihmiselle tarkistuslistan kanssa.

Mitä voit automatisoida ilman, että henkilökohtaisuus kärsii?

Automatisoi muistutukset ja rutiiniviestit. Pidä harkintaa vaativat asiat, palaute ja aidot keskustelut henkilökohtaisina.

Käytännössä muistutus tuntuu asiakkaasta harvoin persoonattomalta. Kopioitu vakiovastaus hänen seurantaraporttiinsa tuntuu. Tässä muutama viesti, jonka voi huoletta automatisoida tällaisenaan:

• Seurantamuistutus: ”Tänään on viikkoseurannan päivä. Lähetä painosi, kuvat ja kuulumiset viikon sujumisesta tähän iltaan mennessä, niin vastaan huomenna ja kerron mahdollisista muutoksista.”
• Tervetuloviesti maksun jälkeen: ”Tervetuloa mukaan. Vastaa ensin sovelluksen alkukartoituskysymyksiin. Kun olet vastannut, suunnittelen ensimmäisen viikkosi.”
• Muistutus hiljaiselle asiakkaalle: ”En ole nähnyt tältä viikolta treenimerkintöjä. Onko kaikki hyvin? Lyhytkin vastaus auttaa minua muokkaamaan ohjelmaasi.”

Lisää esimerkkejä ja ohjeita viestien ajoittamiseen on artikkeleissa automaatio personal trainereille ja esimerkkejä automaattisista asiakasseurannan viesteistä.

Jos valmennat Trainerassa, automaatiot kuuluvat valmentajapaketteihin Starterista alkaen: Starterissa on 1 automaatio, Prossa 3, Businessissa 10 ja visuaalinen automaatiotyökalu sekä Enterprisessa rajattomasti automaatioita. Niillä voi lähettää WhatsApp-viestejä omasta numerostasi, joka yhdistetään Traineran sisällä Metan rekisteröitymisprosessin kautta. Jos asiakas vastaa STOP, lähettämäsi automaattiviestit loppuvat. Oletuksena viestejä ei lähetetä kello 21:n ja 8:n välillä, ja yksi henkilö saa sinulta enintään 2 automaattiviestiä päivässä ja 6 viikossa. Molempia määrärajoja voi muuttaa.

Milloin työ kannattaa antaa toiselle ihmiselle?

Kun tehtävästä on kirjallinen tarkistuslista, se toistuu viikoittain eikä vaadi omaa harkintaasi, sen voi delegoida.

Tyypillisiä ensimmäisiä delegoitavia tehtäviä ovat saapuvien viestien lajittelu ja peruskysymyksiin vastaaminen valmiilla vastauksillasi, sisällön editointi ja julkaiseminen sekä hallinnolliset tehtävät, kuten maksujen seuranta. Kirjoita jokaisesta tehtävästä yhden sivun ohje:

• Mikä tehtävä on ja milloin se tehdään.
• Milloin tehtävä on valmis.
• Mitä valmiita vastauksia tai pohjia käytetään.
• Mitkä asiat on tuotava takaisin sinulle, esimerkiksi kaikki kipuun, vammaan, lääketieteellisiin kysymyksiin tai lopettamistoiveisiin liittyvät viestit.

Anna henkilölle pääsy vain niihin tietoihin ja työkaluihin, joita tehtävä edellyttää. Jos maksat työstä jollekulle Yhdysvalloissa, IRS kertoo, miten itsenäinen toimeksisaaja erotetaan työntekijästä. SBA:n yrityksen johtamista käsittelevä opas puolestaan kattaa henkilöstön palkkaamisen ja johtamisen. Tarkista nämä asiat ennen ensimmäistä maksua.

Yleiset virheet verkkovalmennuksen kasvattamisessa

• Asiakasmäärän kasvattaminen ennen valmennusprosessin korjaamista. Jos seurantapalautteet myöhästyvät jo nykyisillä asiakkailla, lisäasiakkaat pahentavat tilannetta ja asiakkaiden pitäminen vaikeutuu. Asiakaspysyvyys valmennuksessa alkaa tasalaatuisesta palvelusta.
• Myyntikeskustelun automatisointi. Muistutukset voi automatisoida, päätöksentekoon liittyvän keskustelun ei.
• Ryhmävalmennuksen käynnistäminen pakotienä. Ryhmä tarvitsee oman rakenteensa ja sille sopivat osallistujat. Kokeile sitä muutamalla asiakkaalla ennen kuin siirrät kaikki mukaan.
• Avun palkkaaminen ilman kirjallista prosessia. Päädyt tarkistamaan kaiken, mikä vie enemmän aikaa kuin työn tekeminen itse.
• Viesteihin vastaaminen kaikkina vuorokaudenaikoina. Määritä vastausajat ja kerro ne asiakkaille selkeästi: ”Vastaan viesteihin maanantaista perjantaihin päiväsaikaan. Viikkoseurannasta saat kattavan palautteen yhden työpäivän kuluessa.”

Viikon suunnitelma, jolla vähennät valmennuksesi riippuvuutta itsestäsi

1. Päivä 1: tee tuplaustesti paperilla ja kirjoita rehellinen vastauksesi.
2. Päivä 2: kartoita jokainen vaihe ensimmäisestä viestistä asiakkaan ensimmäisiin viikkoihin ja merkitse todellinen ajankäyttösi minuutteina.
3. Päivä 3: merkitse jokainen vaihe johonkin luokkaan: tarvitsee minua, yhtenäistä, automatisoi tai delegoi.
4. Päivä 4: kirjoita valmis ensivastaus, seurantalomake ja tervetuloviesti.
5. Päivä 5: ota käyttöön yksi automaatio. Seurantamuistutus on hyvä ensimmäinen valinta.
6. Ensi viikolla: valitse yksi tehtävä, kirjoita sille delegointiohje ja päätä, kuka voisi ottaa sen hoitaakseen.

Tee tuplaustesti uudelleen kuukauden kuluttua. Jos vastauksesi on muuttunut ajatuksesta ”kaikki alkaisi pettää” ajatukseen ”tarvitsisin muutaman puheluajan lisää”, yrityksesi voi ottaa enemmän asiakkaita ilman, että se vie sinulta enemmän aikaa ja voimia.

Haluatko tietää, onko riippuvuus sinusta todella ensimmäinen korjattava asia? Tee maksuton CoachScan: 8 kysymystä ja alle 3 minuuttia. Se näyttää, mikä osa polustasi uusien verkkovalmennusasiakkaiden hankintaan kaipaa huomiota ensin.