WhatsApp para ginásios e personal trainers: lembretes que funcionam

Como devem os ginásios e personal trainers usar o WhatsApp para lembretes?

Use o WhatsApp para mensagens curtas que as pessoas esperam e aceitaram receber: lembretes de sessão, toques de treino perdido, pedidos de check-in, renovações de mensalidade. Para algumas mensagens por dia, a app WhatsApp Business no seu telefone é suficiente. Quando os lembretes devem sair por si sós, ligue um número WhatsApp Business através da Meta, obtenha os seus modelos de mensagem aprovados e trate cada resposta STOP como final.

Esta é a versão curta. O resto aborda como as duas configurações diferem, o que significa a janela de 24 horas, o que a Meta cobra, o opt-in, a privacidade, exemplos de mensagens e quando não deve usar o WhatsApp de todo.

Porque é que o WhatsApp funciona tão bem para coaches e ginásios

Os seus clientes já o têm aberto. Em muitos países, o WhatsApp é onde as pessoas falam com o seu dentista, o treinador de futebol do filho e o senhorio, por isso um lembrete aí é visto.

Essa força é também o risco. O WhatsApp fica ao lado de mensagens de família e amigos. Um lembrete útil parece bom serviço. Uma promoção de dois em dois dias parece que alguém entrou na sala de estar. O que vejo com os treinadores é que os clientes perdoam muito mais rapidamente um lembrete perdido do que um insistente.

App WhatsApp Business vs um número ligado através da Meta

Há duas formas de usar o WhatsApp como negócio, e resolvem problemas diferentes.

A app WhatsApp Business é a app gratuita que instala num telefone. Obtém um perfil de negócio, respostas rápidas, uma mensagem de saudação e de ausência, e etiquetas para organizar conversas. Cada mensagem continua a ser escrita ou enviada por uma pessoa. É perfeita para um treinador individual que responde pessoalmente aos clientes.

Um número WhatsApp Business ligado através da Meta (a WhatsApp Business Platform, muitas vezes chamada API) permite que o software envie e receba mensagens por si. É isso que precisa quando um lembrete deve saber às 18:00 no dia anterior a uma sessão, esteja ou não com o telefone na mão. Precisa de uma conta de negócio Meta, um número de telefone para a ligação e modelos de mensagem aprovados para tudo o que envia primeiro.

Muitos negócios usam um número separado para a configuração ligada. Antes de ligar um número que já usa na app, leia as regras atuais da Meta para esse caso, porque mudaram ao longo do tempo.

A janela de 24 horas e os modelos de mensagem

Quando um cliente envia mensagem ao seu negócio, abre-se uma janela de atendimento ao cliente de 24 horas. Dentro dela pode responder com mensagens livres normais. Depois de fechar, só pode iniciar uma conversa com um modelo de mensagem que a Meta aprovou.

Um modelo é um texto fixo com marcadores, por exemplo: "Olá [nome], lembrete da sua sessão de amanhã às [hora]." Escreve-o, submete-o, e a Meta revisa-o. Os modelos pertencem a categorias, como utilidade (sobre algo que a pessoa marcou ou comprou) e marketing (ofertas, promoções, mensagens de recuperação). Um lembrete com uma oferta inserida é provavelmente tratado como marketing.

Na prática, isto significa que planeia os seus lembretes com antecipação. Escreva um pequeno conjunto de modelos para os momentos que importam, obtenha a sua aprovação, e deixe que a resposta do cliente abra a janela para uma conversa normal.

Quanto custam as mensagens de WhatsApp

A app WhatsApp Business em si é gratuita. Na configuração ligada, a Meta cobra ao negócio por mensagem, e a tarifa depende da categoria do modelo e do país da pessoa que a recebe. A Meta publica e atualiza estas tarifas, por isso verifique a página de preços deles em vez de confiar num número num artigo de blog, incluindo este.

Se usa a Trainera, a ligação WhatsApp é o seu próprio número na sua própria conta Meta. A Trainera não acrescenta nenhuma taxa por mensagem; aplicam-se as tarifas próprias da Meta. O chat dentro da app e as notificações push, que funcionam na Trainera desde o primeiro dia, não custam nada por mensagem, por isso muitas vezes faz sentido enviar toques de rotina aí e manter o WhatsApp para as mensagens onde realmente ajuda.

Opt-in: obtenha um sim claro antes de enviar mensagem a alguém

As regras de negócio do WhatsApp esperam que as pessoas concordem em receber mensagens do seu negócio no WhatsApp antes de as enviar. Ter o número de alguém não é a mesma coisa.

Boas formas de o obter:

• Uma caixa de verificação no seu formulário de inscrição ou admissão: "Enviar-me lembretes de sessão no WhatsApp."
• Uma linha no contrato de mensalidade, com uma marcação separada, não escondida nos termos.
• Perguntar pessoalmente e anotar no perfil do cliente, com a data.
• O cliente enviar mensagem primeiro e pedir lembretes aí.

Mantenha um registo de quando e como cada pessoa disse sim. Se alguém só concordou com lembretes, não use esse sim para promoções.

STOP significa parar

Qualquer pessoa a quem envie mensagens automaticamente deve conseguir desativá-las, e deve funcionar à primeira. Adicione uma linha curta aos modelos de lembrete, como "Responda STOP para parar estes lembretes", pelo menos na primeira mensagem e onde encaixar.

Quando alguém responde STOP, remova-o das mensagens automatizadas de WhatsApp de imediato. Não envie "Tem a certeza?". As pessoas que se sentem presas bloqueiam o número, e se pessoas suficientes bloquearem ou denunciarem um número de negócio, a Meta pode limitar o que esse número pode enviar.

Na Trainera, as respostas STOP são respeitadas no chat, WhatsApp, SMS e Viber, os emails têm uma hiperligação de cancelamento de subscrição, e os clientes escolhem entre todas as mensagens automatizadas ou apenas marketing.

Privacidade e RGPD: uma breve nota para leitores da UE

Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico. Se treina clientes na UE, o RGPD aplica-se aos números de telefone e mensagens que gere, seja qual for a app que usa. Alguns hábitos mantêm-no em terreno mais seguro:

• Saiba porque tem cada número e o que a pessoa aceitou.
• Mantenha detalhes de saúde, lesões, peso e fotos fora dos lembretes de WhatsApp. Coloque-os na sua app de coaching, onde o acesso é controlado.
• Diga aos clientes no seu aviso de privacidade que usa o WhatsApp e para quê.
• Elimine ou deixe de usar números de pessoas que saíram, quando já não precisar deles.

As regras e a sua interpretação diferem entre países, por isso verifique a sua configuração com alguém que conheça a proteção de dados onde trabalha.

A opção intermediária: uma mensagem preparada que envia com um toque

Muitos treinadores não querem uma conta de negócio Meta, modelos e faturação por mensagem. Querem que os lembretes sejam lembrados por eles, não enviados por eles.

É isso que o WhatsApp assist da Trainera faz. Uma automação prepara a mensagem com o nome e os detalhes do cliente e coloca-a nas suas tarefas. Abre-a, verifica-a e envia-a do seu próprio WhatsApp no seu telefone com um toque. Para ginásios, a tarefa pode ir para a equipa.

Mantém a sensação pessoal, nada sai sem si, e não há configuração de API. O compromisso é óbvio: se não tocar, nada é enviado. Para um coach com vinte clientes isso geralmente está bem. Para um ginásio com centenas de renovações por mês, o número ligado faz mais sentido.

Exemplos de mensagens de WhatsApp para treinadores e ginásios

Curtas, específicas, fáceis de responder. Substitua os parênteses por campos reais.

Duas coisas que estas têm em comum: cada uma pede uma resposta simples, e nenhuma parece uma newsletter. Para mais pormenores de timing e redação sobre novos pedidos, veja automação de seguimento de leads para personal trainers.

Quando o WhatsApp é o canal errado

O WhatsApp não é a resposta para todas as mensagens. Escolha outra coisa quando:

• O tópico é dor, lesão ou uma preocupação de saúde. Ligue, ou fale pessoalmente. Um modelo não consegue lidar com isso.
• A mensagem é longa. Um novo bloco de treino ou uma mudança de nutrição pertence à app, onde o plano vive.
• É um documento. Faturas e contratos vão por email para as pessoas os encontrarem mais tarde.
• A pessoa nunca concordou. Uma lista fria de números não é uma audiência.
• É tarde. Lembretes às 22:30 fazem as pessoas silenciá-lo.
• O cliente prefere outra coisa. Algumas pessoas mantêm o WhatsApp só para a família. Respeite isso.

Se ainda está a escolher entre push, SMS, email e WhatsApp para cada tipo de lembrete, a comparação em a melhor forma de enviar lembretes a clientes aborda canal a canal.

Como isto funciona nas Automations da Trainera

As Automations da Trainera enviam boas-vindas, lembretes e acompanhamentos a clientes e membros de ginásio por si só. O chat dentro da app e as notificações push funcionam desde o primeiro dia, sem nada a ligar. O WhatsApp passa pelo seu próprio número WhatsApp Business ligado através da Meta, ou pelo WhatsApp assist se preferir enviar você mesmo.

As regras de segurança aplicam-se ao WhatsApp como a qualquer outro canal: horário de silêncio das 21:00 às 08:00 por defeito, no máximo 2 mensagens automatizadas por dia e 6 por semana por pessoa a partir de um remetente por defeito, e os passos mais suaves são ignorados quando escreveu à pessoa pessoalmente nas últimas 24 horas. Também pode exigir aprovação antes de as mensagens saírem: nunca, apenas marketing, ou todas as mensagens.

Para treinadores, as Automations estão incluídas em todos os planos pagos, a partir do Starter por $19,99 por mês nos EUA. Os ginásios adicionam-nas ao Core e White Label por $29 por mês (preços dos EUA), e o Enterprise já as inclui. Com faturação anual, o Starter custa $199,99 por ano (dois meses gratuitos). O número de sequências ativas e mensagens diárias depende do plano.

Os lembretes são uma parte de manter as pessoas. O panorama mais amplo está em retenção de clientes para coaches e, para ginásios, como reduzir o churn de membros de ginásio.

Uma configuração de WhatsApp que pode comecar esta semana

1. Adicione uma caixa de verificação de opt-in de WhatsApp ao seu formulário de admissão ou mensalidade.
2. Escreva três mensagens: um lembrete de sessão, um toque de sessão perdida e um aviso de renovação.
3. Decida quem envia: você com um toque, ou um número ligado com modelos aprovados.
4. Adicione uma linha STOP e respeite-a de imediato.
5. Mantenha detalhes de saúde e explicações longas na sua app, não no WhatsApp.

Comece pequeno. Três boas mensagens a que as pessoas realmente respondem superam uma dúzia automatizadas que silenciam.

Veja como os lembretes, os canais e as regras STOP funcionam juntos na página das Automations da Trainera.