Håll koll på coachingförfrågningar utan CRM

Hur håller du koll på coachingförfrågningar utan ett CRM?

Samla alla intresserade i en enda lista med sex kolumner: namn, källa, status, nästa steg, uppföljningsdatum och utfall. Lägg in varje person samma dag som hen hör av sig, gå igenom listan i 15 minuter en gång i veckan, och efter 30 dagar ser du var folk slutar röra sig mot ett samtal i stället för att gissa. Ett gratis kalkylark räcker. Vanan betyder mer än verktyget.

Det jag ser hos coacher som känner sig fast är sällan dålig coaching. Oftare är samtalen utspridda i Instagram-DM, WhatsApp, mejl och en anteckning i mobilen, och ingen, inte ens coachen själv, kan säga vad som hände med varje person. Här får du ett enkelt sätt att lösa det med ett kalkylark som du kan sätta upp redan i kväll.

Varför kostar det dig klienter när du tappar bort förfrågningar?

När intresserade personer inte finns på ett ställe glider uppföljningarna iväg, och du bedömer din verksamhet ur minnet. Minnet sparar de högljudda samtalen och glömmer de tysta.

I praktiken ser det ut så här:

• Du minns att någon frågade om coaching för några veckor sedan, men du hittar inte chatten.
• Du följer bara upp med dem som skriver till dig igen först.
• Du kan inte säga hur många som frågade om coaching förra månaden, eller var de hittade dig.
• Du känner dig upptagen med meddelanden hela veckan, men nya klienter kommer i slumpmässiga skurar.
• Du lovade någon "jag skickar detaljerna i morgon" och i morgon blev två veckor.

Snabbhet spelar också roll. Forskning om förfrågningar via nätet som publicerats i Harvard Business Review visade att de flesta företag svarar alldeles för långsamt, och att ett snabbt svar gör verklig skillnad för om ett samtal leder någonstans. Du kan inte svara snabbt till människor du har glömt bort.

Uppföljning och ordning är ett av sex ställen där tillväxten i onlinecoaching brukar stanna av, och genomgången av varför din onlinecoaching inte växer tar upp de andra fem. Om du inte är säker på att just det här är din svaga punkt kan du ta reda på vilket område det gäller på under 3 minuter med det kostnadsfria CoachScan. Det ställer 8 korta frågor, ger ingen poäng och visar vilken del av din väg till nya onlineklienter som behöver uppmärksamhet först och vad du ska göra först. Det är byggt av Advencio, Traineras tillväxtpartner för coacher som vill ha fler onlineklienter.

Vilka sex kolumner behöver varje lista över förfrågningar?

Sex kolumner räcker, eftersom var och en besvarar en fråga som du annars hade fått besvara ur minnet senare.

Håll statuslistan fast. Om du tillåter dig själv att skriva "kanske", "varm", "intresserad?" och "följ upp" som status slutar kolumnen betyda något. En rullgardinsmeny hjälper, och i Google Kalkylark kan du sortera och filtrera dina data så att alla som ska följas upp i dag hamnar överst.

Vill du ha en sjunde kolumn kan den vara ett kort anteckningsfält för en rad sammanhang, som "vill träna hemma, jobbar natt". Allt längre hör hemma i själva samtalet.

Hur lägger du in personer utan att det blir ett slit?

Lägg till en rad i samma stund som någon visar verkligt intresse, inte i slutet av veckan när halva detaljerna redan är borta.

Verkligt intresse betyder att personen frågade om priset, frågade hur din coaching fungerar eller sa att hen vill ha hjälp med ett mål. En like, en eld-reaktion på en story eller kommentaren "snyggt!" är ännu ingen förfrågan.

1. Ha kalkylarket ett tryck bort i mobilen, bredvid apparna där folk skriver till dig.
2. Lägg till raden innan du svarar. Det tar mindre än en minut.
3. Fyll i nästa steg och uppföljningsdatum innan du stänger chatten.
4. När något ändras, som ett bokat samtal eller ett tydligt nej, uppdaterar du statusen samma dag.

Dina svar kan sätta nästa steg åt dig. Några meningar som du kan skicka precis som de är:

• "Tack för att du hörde av dig. Får jag ställa två snabba frågor så att jag ärligt kan säga om min coaching passar dig? Vad är ditt viktigaste mål de närmaste tre månaderna, och vad har stått i vägen hittills?"
• "Det låter som att vi borde prata. Passar tisdag eller onsdag kväll för ett kort samtal? Välj en dag så skickar jag länken."
• "Jag sa att jag skulle höra av mig i dag. Funderar du fortfarande på att börja den här månaden, eller är det inte rätt tid nu? Båda svaren är helt okej."

Frågorna du ställer i det första svaret betyder mycket, och hur du kvalificerar coachingleads går djupare in på vilka du ska använda. Om folk tystnar direkt efter ditt första svar, läs varför potentiella klienter slutar svara före samtalet.

Hur ser en veckogenomgång på 15 minuter ut?

En gång i veckan sorterar du efter uppföljningsdatum, tar hand om alla som är aktuella eller försenade och skriver ner en sak du har lagt märke till.

1. Filtrera bort rader med statusen klient eller nej och sortera sedan efter uppföljningsdatum.
2. Alla som är försenade: skicka uppföljningen nu, eller stäng raden som "inget svar" med dagens datum.
3. Alla med ett tomt nästa steg: ge dem ett, även om det bara är "sista avstämningen den 20:e".
4. Räkna veckans nya rader och notera var de kom ifrån.
5. Läs utfallskolumnen för att se vilka orsaker folk gav till att inte börja.
6. Skriv en mening högst upp i kalkylarket: "Den här veckan märkte jag att..."

Lägg in genomgången i kalendern som ett klientpass. Söndag kväll eller måndag morgon fungerar bra, eftersom det sätter upp veckan. Om uppföljningarna ändå fortsätter att hopa sig kan en del av påminnelserna automatiseras, och automatisk uppföljning av leads för personliga tränare visar vad du kan automatisera och vad du bör hålla personligt.

Vad visar 30 dagars loggning?

Efter en månad slutar kalkylarket vara en att göra-lista och blir underlag: det visar var intresserade personer slutar röra sig mot ett samtal eller ett beslut.

Titta på rena antal, inte andelar: hur många som hörde av sig, hur många som passade, hur många som bokade ett samtal, hur många som dök upp och hur många som blev klienter. Jämför sedan det du ser med mönstren nedan.

Om det är samtalen som stannar upp tar vad du gör när en potentiell klient säger "jag ska fundera på det" upp både samtalet och uppföljningen. Vill du gå längre med siffrorna förklarar vad du ska mäta från första förfrågan till klient varje antal och hur du läser det över tid. Och om många inte passar kan problemet ligga i hur ditt erbjudande för onlinecoaching är uppbyggt.

Kalkylark eller coachingprogram: vilket ska du använda?

För personer som bara är intresserade räcker oftast ett kalkylark. Ett coachingprogram gör nytta först när personerna blir klienter.

Ett kalkylark är gratis, fungerar i mobilen och du kan dela det med en assistent senare. Det börjar knaka när flera personer svarar på dina meddelanden, eller när du behöver påminnelser som inte hänger på att du öppnar filen.

Om du coachar med Trainera kan allt som händer efter att någon har sagt ja finnas i ett och samma konto: tränings- och kostprogram, avstämningar, chatt och betalningar, och startformulär ingår i alla planer, även Free. En enkel uppdelning är att behålla kalkylarket för dem som är intresserade och flytta in en person i Trainera samma dag som hen börjar.

Oavsett verktyg hanterar du andra människors kontaktuppgifter. Den amerikanska handelsmyndigheten FTC:s guide Protecting Personal Information handlar i grunden om att veta vad du har, bara spara det du behöver och skydda det. För en lista över förfrågningar betyder det inga hälsouppgifter, ett starkt lösenord på kontot och delning bara med dem som behöver den.

Vanliga misstag som gör kalkylarket värdelöst

• För många kolumner. Ålder, vikt, mål och kost hör hemma i dina startfrågor, inte i en lista över förfrågningar som du ska kunna skumma på några sekunder.
• Att bara logga lovande personer. De som sa nej eller tystnade lär dig mest.
• "Senare" i stället för ett datum. Varje öppen rad behöver ett riktigt uppföljningsdatum.
• Att radera rader. Stäng raden med ett utfall i stället. Den som sa "inte nu" på våren kan vara redo på hösten.
• Att bara gå igenom listan när det är lugnt. Genomgången gör mest nytta under stressiga veckor, när folk glider mellan fingrarna.
• Att byta kolumner varje månad. Behåll samma struktur i minst 30 dagar så att du kan jämföra.

Sätt upp din lista över förfrågningar på en kväll

Öppna ett nytt kalkylark och lägg till de sex kolumnerna. Gå sedan tillbaka genom dina DM, WhatsApp och mejl från de senaste två till tre månaderna och lägg in alla som frågade om coaching, med ett ärligt utfall för var och en. Om du inte kan fylla i vad som hände med flera av dem har du ditt svar om uppföljning och ordning, och veckogenomgången börjar nu på söndag.

Osäker på om uppföljningen är din största lucka? Gör det kostnadsfria CoachScan: 8 frågor, under 3 minuter, och det visar vilket område av din väg till nya onlineklienter som behöver uppmärksamhet först.