Hold oversikt over coachinghenvendelser uten CRM

Hvordan holder du oversikt over coachinghenvendelser uten et CRM?

Samle alle interesserte i én liste med seks kolonner: navn, kilde, status, neste steg, oppfølgingsdato og utfall. Legg inn hver person samme dag som de tar kontakt, gå gjennom listen i 15 minutter én gang i uka, og etter 30 dager ser du hvor folk slutter å bevege seg mot en samtale, i stedet for å gjette. Et gratis regneark er nok. Vanen betyr mer enn verktøyet.

Det jeg ser hos coacher som føler at de står fast, er sjelden dårlig coaching. Oftere er samtalene spredt på Instagram-DM, WhatsApp, e-post og et notat på telefonen, og ingen, heller ikke coachen selv, kan si hva som skjedde med hver enkelt. Her får du en enkel måte å løse det på med et regneark du kan sette opp allerede i kveld.

Hvorfor koster det deg klienter når du mister oversikten over henvendelser?

Når interesserte ikke står på ett sted, glipper oppfølgingene, og du ender med å vurdere bedriften din etter hukommelsen. Hukommelsen tar vare på de høylytte samtalene og glemmer de stille.

I praksis ser det slik ut:

• Du husker at noen spurte om coaching for noen uker siden, men du finner ikke chatten.
• Du følger bare opp dem som skriver til deg igjen først.
• Du kan ikke si hvor mange som spurte om coaching forrige måned, eller hvor de fant deg.
• Du føler deg opptatt med meldinger hele uka, men nye klienter kommer i tilfeldige rykk.
• Du lovet noen "jeg sender deg detaljene i morgen", og i morgen ble til to uker.

Hastighet betyr også noe. Forskning på nettbaserte henvendelser publisert i Harvard Business Review fant at de fleste bedrifter svarer altfor sakte, og at et raskt svar gjør en reell forskjell for om en samtale fører noe sted. Du kan ikke svare raskt til folk du har glemt.

Oversikt og oppfølging er ett av seks steder der veksten i nettcoaching vanligvis stopper opp, og gjennomgangen av hvorfor nettcoachingen din ikke vokser tar for seg de fem andre. Hvis du ikke er sikker på at akkurat dette er det svake punktet ditt, kan du finne ut hvilket område det er på under 3 minutter med den gratis CoachScan. Den stiller 8 korte spørsmål, gir ingen poengsum og viser hvilken del av veien din til nye nettklienter som trenger oppmerksomhet først, og hva du bør gjøre først. Den er laget av Advencio, Traineras vekstpartner for coacher som vil ha flere nettklienter.

Hvilke seks kolonner trenger en liste over henvendelser?

Seks kolonner er nok, fordi hver av dem svarer på et spørsmål du ellers måtte ha svart på etter hukommelsen senere.

Hold statuslisten fast. Hvis du lar deg selv skrive "kanskje", "varm", "interessert?" og "følg opp" som status, slutter kolonnen å bety noe. En nedtrekksmeny hjelper, og i Google Regneark kan du sortere og filtrere dataene dine slik at alle som skal følges opp i dag, havner øverst.

Vil du ha en sjuende kolonne, kan den være et kort notatfelt med én linje kontekst, som "vil trene hjemme, jobber nattskift". Alt lengre hører hjemme i selve samtalen.

Hvordan legger du inn folk uten at det blir et ork?

Legg til en rad i det øyeblikket noen viser ekte interesse, ikke på slutten av uka når halvparten av detaljene er borte.

Ekte interesse betyr at personen spurte om prisen, spurte hvordan coachingen din fungerer, eller sa at de vil ha hjelp med et mål. En like, en flamme-reaksjon på en story eller en "rått!"-kommentar er ennå ikke en henvendelse.

1. Ha regnearket ett trykk unna på telefonen, ved siden av appene der folk skriver til deg.
2. Legg til raden før du svarer. Det tar under ett minutt.
3. Fyll inn neste steg og oppfølgingsdato før du lukker chatten.
4. Når noe endrer seg, som en booket samtale eller et klart nei, oppdaterer du statusen samme dag.

Svarene dine kan sette neste steg for deg. Noen setninger du kan sende som de er:

• "Takk for at du tok kontakt. Kan jeg stille to raske spørsmål, så jeg kan si ærlig om coachingen min passer for deg? Hva er det viktigste målet ditt de neste tre månedene, og hva har stått i veien så langt?"
• "Det høres ut som vi bør snakke sammen. Passer tirsdag eller onsdag kveld for en kort samtale? Velg én, så sender jeg lenken."
• "Jeg sa at jeg skulle høre fra meg i dag. Tenker du fortsatt på å starte denne måneden, eller er det ikke riktig tidspunkt nå? Begge svarene er helt i orden."

Spørsmålene du stiller i det første svaret, betyr mye, og hvordan du kvalifiserer coachingleads går dypere inn på hvilke du bør bruke. Hvis folk blir stille rett etter det første svaret ditt, les hvorfor potensielle klienter slutter å svare før samtalen.

Hvordan ser en ukentlig gjennomgang på 15 minutter ut?

Én gang i uka sorterer du etter oppfølgingsdato, tar deg av alle som er aktuelle eller forsinket, og skriver ned én ting du la merke til.

1. Filtrer bort rader med status klient eller nei, og sorter deretter etter oppfølgingsdato.
2. Alle som er forsinket: send oppfølgingen nå, eller lukk raden som "ikke svar" med dagens dato.
3. Alle med tomt neste steg: gi dem et, selv om det bare er "siste oppfølging den 20."
4. Tell ukas nye rader, og noter hvor de kom fra.
5. Les utfallskolonnen for å se hvilke årsaker folk ga for ikke å starte.
6. Skriv én setning øverst i regnearket: "Denne uka la jeg merke til..."

Legg gjennomgangen inn i kalenderen som en klientøkt. Søndag kveld eller mandag morgen er et godt tidspunkt, fordi det setter opp uka. Hvis oppfølgingene fortsetter å hope seg opp selv med gjennomgangen, kan en del av påminnelsene automatiseres, og automatisk oppfølging av leads for personlige trenere viser hva du kan automatisere og hva du bør holde personlig.

Hva viser 30 dager med registrering?

Etter en måned slutter regnearket å være en gjøremålsliste og blir dokumentasjon: det viser hvor interesserte slutter å bevege seg mot en samtale eller en beslutning.

Se på rene antall, ikke andeler: hvor mange som tok kontakt, hvor mange som passet, hvor mange som booket en samtale, hvor mange som møtte opp og hvor mange som ble klienter. Sammenlign deretter det du ser, med mønstrene nedenfor.

Hvis det er samtalene som stopper opp, tar hva du gjør når en potensiell klient sier "jeg skal tenke på det" for seg både samtalen og oppfølgingen. Vil du gå lenger med tallene, forklarer hva du bør måle fra første henvendelse til klient hvert antall og hvordan du leser det over tid. Og hvis mange ikke passer, kan problemet ligge i hvordan tilbudet ditt for nettcoaching er bygget opp.

Regneark eller coachingprogramvare: hva bør du bruke?

For folk som bare er interessert, er et regneark som regel nok. Coachingprogramvare gjør seg fortjent til plassen sin når folk blir klienter.

Et regneark er gratis, fungerer på telefonen, og du kan dele det med en assistent senere. Det begynner å knake når flere personer svarer på meldingene dine, eller når du trenger påminnelser som ikke er avhengige av at du åpner filen.

Hvis du coacher med Trainera, kan alt som skjer etter at noen har sagt ja, ligge i én konto: trenings- og kostholdsplaner, check-ins, chat og betalinger, og oppstartsskjemaer er med på alle planer, også Free. En enkel løsning er å beholde regnearket for dem som er interessert, og flytte en person over i Trainera den dagen de starter.

Uansett verktøy har du andres kontaktopplysninger. Guiden Protecting Personal Information fra det amerikanske forbrukertilsynet FTC handler i bunn og grunn om å vite hva du har, bare beholde det du trenger og beskytte det. For en liste over henvendelser betyr det ingen helseopplysninger, et sterkt passord på kontoen og deling bare med dem som trenger den.

Vanlige feil som gjør regnearket ubrukelig

• For mange kolonner. Alder, vekt, mål og kosthold hører hjemme i oppstartsspørsmålene dine, ikke i en liste over henvendelser du skal kunne skumme på sekunder.
• Å bare legge inn de lovende. De som sa nei eller ble stille, lærer deg mest.
• "Senere" i stedet for en dato. Hver åpen rad trenger en ekte oppfølgingsdato.
• Å slette rader. Lukk heller raden med et utfall. Noen som sa "ikke nå" om våren, kan være klar om høsten.
• Å bare gå gjennom listen når det er rolig. Gjennomgangen er mest nyttig i travle uker, når folk glipper mellom fingrene.
• Å endre kolonnene hver måned. Behold den samme strukturen i minst 30 dager, slik at du kan sammenligne.

Sett opp listen over henvendelser på én kveld

Åpne et nytt regneark og legg til de seks kolonnene. Gå deretter gjennom DM-ene, WhatsApp og e-postene dine fra de siste to til tre månedene, og legg inn alle som spurte om coaching, med et ærlig utfall for hver enkelt. Hvis du ikke klarer å fylle inn hva som skjedde med flere av dem, har du svaret ditt om oversikt og oppfølging, og den ukentlige gjennomgangen starter på søndag.

Usikker på om oversikten er det største hullet ditt? Ta den gratis CoachScan: 8 spørsmål, under 3 minutter, og den viser hvilket område av veien din til nye nettklienter som trenger oppmerksomhet først.