Mensagens automáticas de check-in para clientes: 10 exemplos

O que devem dizer as mensagens automáticas de check-in para clientes, e quando devem ser enviadas?

Uma boa mensagem automática de check-in é curta, parece ter sido escrita por si, pede apenas uma coisa e chega num momento previsível: uma boas-vindas no dia 1, uma pergunta rápida no dia 3, um lembrete no dia do check-in, um aviso no dia seguinte a um check-in em falta e um aviso antes de o plano terminar. O cliente nunca deve conseguir distinguir quais escreveu você e quais foram enviadas sozinhas, até responder e ser atendido por si.

Abaixo estão 10 mensagens que pode copiar e adaptar, cada uma com um gatilho, um momento e um canal sugeridos. Depois disso: como personalizá-las, como evitar que pareçam de um robô, e os momentos em que deve responder você mesmo.

As 10 mensagens de check-in num olhar

Use esta tabela para decidir de quais mensagens realmente precisa. A maioria dos coaches começa com três ou quatro (boas-vindas, lembrete semanal, check-in em falta, fim do plano) e adiciona o resto mais tarde.

Os momentos evitam o final da noite de propósito. Um lembrete às 22:30 é a forma mais rápida de ser silenciado.

Dez mensagens que pode adaptar

Os marcadores de posição estão entre parênteses retos. Substitua-os pelas variáveis que o seu software oferecer, ou por uma frase fixa se não oferecer nenhuma.

1. Dia 1: boas-vindas e data do primeiro check-in

Quando: logo que o cliente se junta. Canal: chat na app, com o mesmo texto por email para ser fácil de encontrar mais tarde.

"Olá [first name], bem-vindo(a). O seu primeiro check-in é a [check-in day]. Demora cerca de cinco minutos: peso, algumas fotos se se sentir confortável com isso, e como foi a semana. Eu leio cada um pessoalmente. Se algo não ficar claro antes disso, basta responder aqui."

A frase "Eu leio cada um pessoalmente" é importante. Diz ao cliente que o check-in vai para uma pessoa, que é a principal razão pela qual ele o preenche com sinceridade.

2. O plano está pronto

Quando: logo após atribuir o primeiro plano de treino ou nutrição. Canal: push mais chat na app.

"[First name], o seu plano já está na app. Comece com [first workout name] quando lhe for conveniente esta semana. Registe os seus pesos à medida que avança, mesmo que sejam aproximados, para eu ter algo com que trabalhar no seu primeiro check-in."

3. Dia 3: como está a correr

Quando: dia 3, de manhã. Canal: chat na app.

"Uma rápida, [first name]: como correram as primeiras sessões? Demasiado fáceis, demasiado difíceis ou mais ou menos bem? Uma palavra já serve."

Esta é, na minha experiência, a mensagem que recebe mais respostas, porque é fácil de responder. O que quer que digam, responda pessoalmente.

4. Lembrete semanal de check-in

Quando: no dia do check-in, por volta das 09:00 no fuso horário do cliente. Canal: push, já que abre diretamente no formulário.

"Dia de check-in, [first name]. Cinco minutos agora poupam-nos a adivinhar na próxima semana. [Link or button to the check-in]."

Mantenha esta como a mais curta de todas. Os clientes veem-na todas as semanas, por isso qualquer coisa mais longa é apenas percorrida por alto.

5. Check-in em falta: primeiro aviso

Quando: na manhã seguinte à data em que o check-in era devido. Canal: chat na app.

"Olá [first name], não recebi o seu check-in ontem. Sem stress, envie-o hoje se puder. Se a semana foi difícil, diga-me isso em vez disso. Isso também é informação útil."

Note a saída: o cliente pode responder com uma frase em vez de um formulário completo. Um check-in em falta é muitas vezes um cliente que sente que não tem nada de bom a relatar.

6. Check-in em falta: segundo aviso

Quando: 2-3 dias após a data limite, apenas se o check-in continuar em falta. Canal: WhatsApp ou SMS, porque claramente a app não está a ser aberta.

"[First name], é o(a) [your name]. Não o(a) vi na app esta semana e queria saber se está bem. Quer fazer uma chamada rápida ou apenas enviar-me uma mensagem sobre como estão as coisas?"

Depois desta, pare a automação e coloque uma tarefa na sua própria lista. Um terceiro aviso automático parece cobrança de dívidas.

7. Check-in recebido, análise a caminho

Quando: algumas horas depois de o cliente enviar, se ainda não o tiver analisado. Canal: chat na app.

"Recebi o seu check-in, [first name], obrigado(a). Vou analisá-lo com atenção até [day] e envio-lhe as minhas notas."

Só prometa um dia que consiga cumprir. No mesmo fluxo, adicione uma tarefa ou lembrete para si mesmo para que a análise realmente aconteça. A mensagem dá-lhe tempo; não substitui a análise.

8. Semana parada

Quando: após 5-7 dias sem treinos registados. Canal: chat na app.

"[First name], notei que o registo tem estado parado esta semana. O plano não está a encaixar na sua agenda agora? Se for esse o caso, posso encurtar as sessões durante algumas semanas."

Oferecer um plano mais reduzido funciona melhor do que repetir o objetivo original. O cliente já sabe que está atrasado.

9. De volta após uma pausa

Quando: no mesmo dia em que o cliente termina o primeiro treino após o período parado. Canal: chat na app.

"Bom ver [workout name] no registo, [first name]. Faça as próximas duas sessões um pouco mais leves do que antes da pausa e diga-me como se sentiu."

Num criador de fluxos, isto é muitas vezes um passo de espera: depois da mensagem de semana parada, esperar até ao próximo treino concluído e só depois enviar esta.

10. Fim do plano

Quando: 7 dias antes do fim do plano. Canal: chat na app, mais email para clientes que planeiam as coisas a partir da caixa de entrada.

"[First name], o seu plano atual termina a [end date]. No seu próximo check-in, diga-me o que quer para o próximo bloco: mais força, mais condicionamento, ou continuar como estamos. Vou construí-lo com base nisso."

Isto apresenta a renovação como o planeamento do próximo bloco, não como uma mensagem de venda. Também dá ao próximo check-in um propósito claro.

Como personalizar mensagens automáticas com variáveis

A maioria das ferramentas de coaching permite inserir campos numa mensagem. Os nomes e a sintaxe variam, por isso verifique a sua. Os marcadores de posição que vale a pena usar:

• [first name], sempre. Nunca o nome completo, parece uma fatura.
• [check-in day] ou [due date], para que o lembrete seja concreto.
• [plan name] ou [first workout name], que prova que a mensagem é sobre o plano dele.
• [end date] para fins de plano.
• [your name], especialmente no WhatsApp ou SMS, onde o cliente pode não ter o seu número guardado.

Um valor de reserva também importa. Se um campo estiver vazio, "Olá ," parece algo quebrado. Ou preencha com um valor predefinido, ou escreva a frase de forma a que funcione sem a variável.

Além das variáveis, a personalização mais forte é a ramificação. Se um cliente perdeu um check-in mas treinou três vezes esta semana, a mensagem não deve dar a impressão de que desapareceu. Um simples If/Else sobre "registou um treino nos últimos 7 dias" dá-lhe duas versões da mensagem 5: uma para "ocupado mas a treinar", outra para "desapareceu de vez".

Como evitar que os check-ins automáticos pareçam de um robô

• Escreva-as na sua voz normal. Leia cada mensagem em voz alta. Se não a diria a um cliente no ginásio, reescreva-a.
• Elimine as frases corporativas. "Reparámos que não completou a sua avaliação semanal" é um robô. "Não recebi o seu check-in ontem" é você.
• Um pedido por mensagem. Um lembrete que também promove um novo programa não consegue nenhum dos dois.
• Varie o que se repete. Para o lembrete semanal, escreva três ou quatro versões e alterne entre elas se a sua ferramenta permitir, ou reescreva-o de dois em dois meses.
• Pare quando já falaram. Se enviou uma mensagem ao cliente pessoalmente hoje, o aviso automático deve recuar.
• Responda rapidamente quando eles respondem. A automação é julgada pelo que acontece depois de o cliente responder.

O que vejo com os clientes: ninguém se importa que um lembrete seja automático. Importam-se quando a sua resposta desaparece sem destino.

Quando um humano deve responder em vez disso

Automatize o lembrete, nunca o julgamento. Assuma pessoalmente quando um check-in ou resposta mencionar:

• dor, uma lesão, doença ou uma consulta médica;
• uma semana difícil em casa ou no trabalho, humor em baixo, ou qualquer coisa sobre alimentação que o preocupe;
• uma reclamação, uma pergunta sobre preço ou um desejo de pausar ou cancelar;
• grande progresso. Uma linha pessoal sobre uma primeira domináda vale mais do que qualquer modelo.

Veja também o check-in do cliente você mesmo antes de qualquer alteração ao plano ser enviada. Um "o seu plano foi atualizado" automático depois de um check-in que nunca leu é como a confiança se quebra.

Algumas regras de segurança para manter em vigor

Os fluxos de check-in enviam mais mensagens do que qualquer outra automação, por isso os limites importam. No Trainera, as horas de silêncio (21:00 às 08:00 por defeito), um limite por pessoa (por defeito 2 mensagens automáticas por dia e 6 por semana de um só remetente), a omissão de avisos suaves quando escreveu ao cliente nas últimas 24 horas, e as respostas STOP já vêm incorporadas. O artigo principal sobre automação para personal trainers cobre estas regras em detalhe, e o artigo sobre push, SMS, email ou WhatsApp para lembretes explica qual o canal certo para cada mensagem.

Como configurar isto no Trainera

Trainera Automations têm modelos de coaching para a semana de boas-vindas, primeiro treino e plano pronto, treino em falta e check-in em falta, inatividade e fim do plano. Os gatilhos incluem check-in enviado, em falta ou não analisado, e um fluxo pode esperar um tempo definido, até uma data ou até um evento como um treino concluído. O chat na app e o push funcionam desde o primeiro dia. Email, SMS, WhatsApp e Viber passam pelas suas próprias contas, e o Trainera não cobra qualquer taxa por mensagem.

As automações estão em todos os planos pagos para trainers: Starter ($19.99 por mês nos EUA) executa 1 automação ativa, Pro 3, Business 10 e acrescenta o criador visual com ramificações If/Else. Com faturação anual, o Starter custa $199.99 por ano (dois meses grátis). No Starter, comece com o modelo de check-in em falta, já que é aí que os clientes falham primeiro.

Para a visão mais ampla sobre manter clientes, leia retenção de clientes para coaches. Para ver o que um novo cliente espera das suas primeiras semanas, o seu primeiro mês de coaching online está escrito do lado dele.

O seu conjunto inicial para esta semana

Escolha as mensagens 1, 4, 5 e 10. Reescreva-as com as suas próprias palavras, adicione [first name] e uma data real, defina-as para o período da manhã e ative-as primeiro para novos clientes. Depois de um mês, leia as respostas que produziram e adicione as mensagens do dia 3 e da semana parada.

Pronto para colocar os seus check-ins em piloto automático sem perder o toque pessoal? Veja como funcionam as Trainera Automations.