Skala onlinecoaching utan att bli utbränd: dubbeltestet

Hur skalar du onlinecoaching utan att bli utbränd?

Ta reda på vilka delar av att hitta och coacha klienter som verkligen kräver dig, och standardisera, automatisera eller lämna över resten innan fler klienter kommer. Det snabbaste sättet att se det är ett enkelt test: tänk dig att antalet bra potentiella klienter fördubblades nästa månad, och gå igenom vad som skulle gå sönder först.

Fler intresserade borde vara goda nyheter. Men om varje meddelande, samtal, program och check-in går genom dig blir det längre kvällar, långsammare svar och coaching som blir allt tunnare. Världshälsoorganisationen WHO beskriver utbrändhet som resultatet av kronisk stress på arbetsplatsen som inte har hanterats framgångsrikt, med utmattning, mental distans till arbetet och sämre effektivitet. För en coach är det sista den del som klienterna märker: generiska svar på check-ins, program som kopieras utan eftertanke, meddelanden som besvaras flera dagar för sent.

Hur mycket verksamheten hänger på dig är ett av sex områden som avgör om onlinecoaching växer, och översikten varför din onlinecoaching inte växer går igenom alla sex. Om du inte är säker på att det här är ditt område kan du på under 3 minuter se vilket område som behöver uppmärksamhet först med det kostnadsfria CoachScan. Det ställer 8 frågor, en av dem är just dubbelfrågan nedan, ger ingen poäng och säger vilket område du ska börja med och vad du ska göra först. Det är byggt av Advencio, Traineras tillväxtpartner för coacher som vill ha fler klienter online.

Vad är testet "tänk om de potentiella klienterna fördubblades"?

Det är en tankeövning: föreställ dig dubbelt så många seriösa och lämpliga personer som hör av sig nästa månad, och skriv ärligt ner vad som skulle hända med dina svar, samtal, program och check-ins.

Gör det på papper, inte i huvudet. Det är lätt att svara "toppen, fler klienter" och se problemet först när du föreställer dig en tisdagskväll med dubbelt så många meddelanden. Ditt svar hamnar oftast i något av de här mönstren.

Om det ärliga svaret är "jag vet inte", börja med hur du håller koll på coachingförfrågningar utan ett CRM. Du kan inte bestämma vad du ska lämna över förrän du ser vad du faktiskt gör.

Hur kartlägger du vägen från första intresse till ny klient?

Skriv ner varje steg en person går igenom, från det första meddelandet till de första veckorna som klient, och anteckna bredvid varje steg vem som gör det och hur lång tid det tar dig.

En typisk karta för en onlinecoach ser ungefär ut så här:

1. Någon kommenterar, svarar på en story eller skickar ett meddelande.
2. Du skickar det första svaret.
3. Du ställer några frågor för att se om personen passar.
4. Du bokar ett samtal.
5. Du har säljsamtalet.
6. Du följer upp dem som inte bestämde sig under samtalet.
7. De betalar och du skickar information om uppstarten.
8. De fyller i dina inledande frågor.
9. Du bygger det första träningsprogrammet och kostråden.
10. Veckovisa check-ins, programändringar och vardagliga meddelanden börjar.

Skriv bredvid varje steg hur många minuter du verkligen lägger per person, inte hur många du önskar att du lade. Lägg sedan till det återkommande arbetet för dina nuvarande klienter per vecka. Den här sidan är oftast obekväm att titta på, och det är hela poängen. Den visar vart timmarna tar vägen.

Vilka steg kräver verkligen dig?

Oftast bara de steg där ditt omdöme ändrar resultatet: säljsamtalet, att läsa check-ins och justera program, och de svåra stunderna med en klient.

Allt annat kan göras likadant varje gång, skickas automatiskt eller göras av någon annan. Gå igenom din karta med den här tabellen.

I säljsamtalet är det en fast struktur som gör att du kan ta fler samtal utan att bli sämre på dem. Manuset för säljsamtal för träningscoacher är en bra startpunkt.

Standardisera först, automatisera sedan, lämna över sist

Ordningen spelar roll. Att automatisera ett rörigt steg ger bara röra snabbare, och ingen kan ta över en uppgift som bara finns i ditt huvud. Skriv först varje steg som en kort checklista. Gör om de delar du upprepar ord för ord till mallar. Automatisera det som skickas vid en förutsägbar tidpunkt. Först därefter lämnar du över resten till en person, tillsammans med checklistan.

Vad kan du automatisera utan att det blir opersonligt?

Automatisera påminnelser och rutinmeddelanden. Behåll omdöme, feedback och riktiga samtal personliga.

I praktiken känns en påminnelse sällan opersonlig för en klient. Ett kopierat standardsvar på deras check-in gör det. Några meddelanden som går bra att automatisera, ord för ord:

• Påminnelse om check-in: "I dag är det check-in. Skicka vikt, bilder och hur veckan kändes senast i kväll, så svarar jag med ändringar i morgon."
• Välkommen efter betalning: "Välkommen in. Ditt första steg är de inledande frågorna i appen. När de är klara bygger jag din första vecka."
• Påstötning till en tyst klient: "Jag har inte sett något pass loggat den här veckan. Är allt okej? Även ett kort svar hjälper mig att justera ditt upplägg."

Fler exempel och reglerna för när de ska skickas finns i automatisering för personliga tränare och exempel på automatiska check-in-meddelanden till klienter.

Om du coachar med Trainera ingår Automations i tränarplanerna från Starter: 1 automation på Starter, 3 på Pro, 10 på Business med den visuella byggaren och obegränsat på Enterprise. De kan skicka via WhatsApp från ditt eget nummer, som du kopplar via Metas registreringsflöde inne i Trainera. Om en klient svarar STOP slutar dina automatiska meddelanden till den personen. Som standard skickas inget mellan 21.00 och 08.00, och en person får högst 2 automatiska meddelanden om dagen och 6 i veckan från dig. Båda gränserna går att ändra.

När ska du lämna över arbete till en annan person?

När en uppgift finns nedskriven som en checklista, återkommer varje vecka och inte kräver ditt omdöme är den redo att lämnas över.

Vanliga första kandidater är att sortera inkorgen och svara på enkla frågor med dina sparade svar, att redigera och publicera innehåll, och administration som uppföljning av betalningar. Skriv en överlämningsanteckning på en sida för varje uppgift:

• Vad uppgiften är och när den görs.
• Hur "klart" ser ut.
• Vilka sparade svar eller mallar som ska användas.
• Vad som måste komma tillbaka till dig, till exempel varje meddelande om smärta, skador, medicinska frågor eller att någon vill avsluta.

Ge personen tillgång bara till det som uppgiften kräver. Om du betalar någon i USA förklarar IRS hur man skiljer en självständig uppdragstagare från en anställd, och SBA:s guide om att driva ditt företag tar upp rekrytering och personalledning. Anlitar du någon i Sverige gäller svenska regler, så kontrollera dem på samma sätt. Gör det före den första betalningen, inte efter.

Vanliga misstag när coacher försöker skala

• Att ta in fler klienter innan leveransen fungerar. Om check-ins redan halkar efter med dina nuvarande klienter blir det värre med fler, och det blir svårare att behålla klienter. Att behålla klienter som coach börjar med en jämn leverans.
• Att automatisera säljsamtalet. Påminnelser ja, samtalet där beslutet fattas nej.
• Att starta ett gruppupplägg som en flyktväg. En grupp behöver sin egen struktur och sina egna människor. Testa med några klienter innan du flyttar över alla.
• Att ta in hjälp utan en nedskriven process. Det slutar med att du kontrollerar allt, och det tar längre tid än att göra det själv.
• Att svara på meddelanden när som helst på dygnet. Bestäm svarstider och säg det rakt ut till klienterna: "Jag svarar på meddelanden måndag till fredag dagtid. Check-ins får ett fullständigt svar inom en arbetsdag."

En plan på en vecka för att göra din coaching mindre beroende av dig

1. Dag 1: gör dubbeltestet på papper och skriv ner ditt ärliga svar.
2. Dag 2: kartlägg varje steg från första meddelandet till klientens första veckor, med dina verkliga minuter.
3. Dag 3: märk varje steg som kräver mig, standardisera, automatisera eller lämna över.
4. Dag 4: skriv ditt sparade första svar, ditt check-in-formulär och ditt välkomstmeddelande.
5. Dag 5: sätt upp en automation. Påminnelsen om check-in är en bra första.
6. Nästa vecka: välj en uppgift, skriv dess överlämningsanteckning och bestäm vem som skulle kunna ta den.

Gör dubbeltestet igen efter en månad. Om ditt svar har ändrats från "saker skulle gå sönder" till "jag skulle behöva några fler samtalstider" kan verksamheten ta emot fler människor utan att ta mer av dig.

Vill du veta om beroendet av dig verkligen är det första du ska åtgärda? Gör det kostnadsfria CoachScan: 8 frågor, under 3 minuter, och det visar vilket område på vägen till nya klienter online som behöver uppmärksamhet först.