Sportschoolsoftware in België: regels, betalen en prijzen

Wat heeft een fitnesscentrum in België nodig van zijn software?

Een Belgisch fitnesscentrum heeft software nodig die leden en abonnementen beheert en past bij vier lokale regels: domiciliëring mag voor online abonnementen alleen met uitdrukkelijke toestemming en een getekende machtiging, contant betalen ter plaatse moet mogelijk blijven, de verlengingsclausule staat vetgedrukt op pagina 1, en sporttoegang valt voorlopig onder 6% btw. Gepubliceerde prijzen voor sportschoolsoftware lopen van ongeveer € 79 tot € 599 per maand, en een deel van de aanbieders werkt alleen met een offerte.

Deze gids is geschreven voor uitbaters in Vlaanderen en Brussel. Je leest wat de regels betekenen voor je softwarekeuze, welke opties Belgische clubs vergelijken en waar Trainera past. Het is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies: leg je eigen situatie voor aan je boekhouder.

De Belgische regels in één overzicht

Btw: 6%, maar let op het woord "voorlopig"

Het federale begrotingsakkoord van november 2025 voorzag een stijging van 6% naar 12% voor sport. Die werd eerst uitgesteld naar 1 maart 2026. Na een negatief advies van de Raad van State besliste de regering op 13 februari 2026 om de verhoging niet toe te passen op sportactiviteiten. De VRT beschreef het wel als uitstel, met de mogelijkheid van een nieuwe poging. Volg het dus op via Fitness.be, de sectororganisatie die de btw-campagne voerde.

Voor je software betekent dat: je moet prijzen en btw-tarief per abonnement kunnen aanpassen zonder alle leden opnieuw te laten tekenen. Bied je ook personal training aan, dan is de vraag of die bij de toegang hoort (6%) of zelfstandig staat (21%). Een PT-studio waar klanten alleen tijdens hun sessie binnen mogen, valt volgens de circulaire onder 21%.

Verlenging en opzegging: waar inspecteurs op letten

De FOD Economie controleerde sinds 2022 51 fitnesscentra, en 31 daarvan waren niet in orde. Dat is meer dan de helft. De meeste punten zijn administratief en dus met je software en je contracten op te lossen:

• De verlengingsclausule staat vetgedrukt op de eerste pagina van het contract.
• Na de eerste automatische verlenging kan een lid op elk moment opzeggen, zonder boete, met maximaal 2 maanden opzegtermijn.
• Je toont prijzen voordat je om naam of e-mail vraagt.
• Verkoop je online, dan heb je een herroepknop voor de eerste 14 dagen.

Wat ik in de praktijk mis bij kleinere clubs: een duidelijke datum van de eerste verlenging per lid. Zonder die datum weet je balie niet of de 2 maanden opzegtermijn al geldt of dat het lid nog in zijn eerste looptijd zit.

Domiciliëring, Bancontact en kaart: hoe innen?

Voor maandelijkse lidgelden heb je in België een handvol opties, maar niet allemaal werken ze automatisch. Zo werken ze bij een provider als Stripe:

Payconiq by Bancontact krijgt in 2026 de naam "Wero and Bancontact"; bestaande QR-codes blijven werken, aldus BNP Paribas Fortis. Voor maandelijkse abonnementen helpt dat je nog niet: zowel Bancontact als Wero zijn op Stripe niet bedoeld voor terugkerende betalingen. Domiciliëring of kaart blijven dus de twee routes voor automatische inning.

Welke software vergelijken Belgische clubs?

Hieronder de systemen die je in Vlaanderen en Brussel vaak tegenkomt, met de prijs zoals de aanbieder hem publiceert (opgevraagd in oktober 2026). Check altijd de pagina zelf, want prijzen veranderen.

Ter context: het gemiddelde maandabonnement voor een fitnesscentrum ligt volgens crowdsourced cijfers van Numbeo (oktober 2026) op € 29,41 in Brussel, € 33,31 in Antwerpen en € 31,50 in Gent. Bij zulke bedragen per lid weegt een softwarefactuur van € 200 per maand zwaar voor een kleine club. Reken dus altijd uit hoeveel leden je software kost.

Zo maak je de keuze

• Je leden betalen via domiciliëring: kies software met ingebouwde SEPA-inning, of laat de domiciliëring via je bank lopen en registreer de status per lid.
• Je hebt Nederlandstalige en Franstalige leden: controleer of de ledenapp in beide talen werkt, niet alleen het dashboard.
• Je bent een PT-studio: let op het 21%-tarief en op hoe je sessiepakketten verkoopt.
• Je groeit: vraag de prijs bij je huidige aantal leden én bij het dubbele.

Voor een bredere vergelijking voor de hele Benelux, zie sportschoolsoftware voor Nederland en België.

Waar Trainera past in België

• Prijs: op trainera.fit/pricing voor België kost Core € 109 per maand (zelf starten, betalen per kaart), White Label € 199 en Studio € 239 (via een gesprek, op factuur). De eerste 3 trainers zijn inbegrepen; elke extra trainer kost € 14,99 per maand. Een jaar kost 10 keer de maandprijs.
• Abonnementen in euro: je maakt eigen pakketten met eigen prijs en periode en verkoopt ze online per kaart via je eigen Stripe-account, met 0% platformfee voor Trainera. De transactiekosten van Stripe betaal je rechtstreeks aan Stripe.
• Geen domiciliëring of Bancontact in Trainera. De online checkout werkt met kaarten. Domiciliëring loopt via je eigen bank of provider, en je registreert het abonnement in Trainera. Contante betalingen of overschrijvingen aan de balie leg je ook in Trainera vast.
• Check-in met een digitale lidkaart en QR-code in de app, of manueel vanuit het overzicht. Meer in QR-check-in in de sportschool.
• Talen: de app werkt in 26 talen, waaronder Nederlands en Frans.
• In Core: leads-CRM met 7 fases, lesrooster met terugkerende reeksen, websitebouwer met eigen domein, communityfeed voor leden en de AI-assistent TRAI (200 vragen per maand). Op White Label en Studio krijg je eigen iOS- en Android-apps onder je merk.

Trainera levert geen kant-en-klare opzegknop of herroepingsfunctie: die richt je zelf in op je website, en in Trainera houd je de einddatum per lid bij. Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de ledengegevens onder de GDPR. Meer over betalen via Stripe en aan de balie lees je in betaalsoftware voor de sportschool.

Wat je vóór de demo op papier zet

1. Welke inning wil je: domiciliëring, kaart, contant, of een mix?
2. Staat je verlengingsclausule vetgedrukt op pagina 1, en kan de software de datum van de eerste verlenging per lid tonen?
3. Kan een lid na die verlenging zelf opzeggen met maximaal 2 maanden opzegtermijn?
4. Kun je het btw-tarief per pakket wijzigen als de 6% ooit toch verandert?
5. Wat kost het eerste jaar in totaal bij je huidige aantal leden?

Heb je ook een vestiging in Nederland, dan helpt de gids over ledenadministratie voor de sportschool met de Nederlandse regels.

Bekijk hoe lidkaarten, QR-check-in en kaartbetaling werken op Trainera voor sportscholen.