Importer un plan Word dans votre application de coaching

Peut-on importer un plan d'entraînement Word dans une application de coaching ?

Oui. Dans Trainera, un coach joint le fichier .docx à un message adressé à TRAI, l'assistant IA du tableau de bord web, et demande un import. TRAI transcrit le document en plan d'entraînement et/ou plan nutritionnel dans votre bibliothèque, jour après jour et tel qu'écrit, en conservant séries, répétitions, repos et jours de repos. Chaque fichier peut peser jusqu'à 5 Mo et jusqu'à 60 000 caractères de texte sont lus ; les fichiers PDF ne sont pas lus, donc enregistrez-les d'abord en .docx.

Qui peut importer un document de plan, et sur quel appareil ?

L'import de document est une fonctionnalité coach du tableau de bord web, disponible sur tous les plans coach payants à partir de Starter.

TRAI est l'assistant de chat intégré à Trainera. Pour un coach, il ne travaille que sur son propre compte : il lit vos clients et votre bibliothèque, construit des plans et les enregistre. L'application mobile propose le même chat TRAI, mais son sélecteur de pièces jointes ne prend que les images, donc un fichier Word doit passer par un navigateur. Si vous coachez surtout depuis votre téléphone, gardez vos fichiers .docx d'origine dans un dossier cloud et faites la session d'import une fois depuis un ordinateur.

Les images sont lues aussi (TRAI en transcrit le texte et les décrit), et une image jointe peut devenir la couverture d'un plan. Pour le contenu du plan lui-même, le .docx est le format pour lequel les instructions d'import sont conçues.

Que garde TRAI du document ?

Il garde la structure que vous avez écrite : chaque jour dans l'ordre du document, chaque exercice avec ses séries, répétitions et repos, et le schéma hebdomadaire avec les jours de repos.

L'import est une transcription, pas un nouveau plan. TRAI est instruit de traiter le document comme le contenu dicté, donc il ne remplace pas vos exercices par ses propres choix et ne vous redemande pas les calories, le nombre de repas par jour, le nombre de jours ou les objectifs. Le document répond déjà à ces questions.

Un détail compte pour les coachs qui ont leurs propres vidéos d'exercices. Quand un nom d'exercice du document correspond à un exercice de votre bibliothèque, le plan s'y relie, et les exercices qui correspondent à la bibliothèque de référence de Trainera (plus de 1 800 exercices) reçoivent l'image et la vidéo officielles. Chaque exercice et repas du plan enregistré est ensuite ajouté automatiquement à votre propre bibliothèque, sans doublon par nom.

Comment importer un plan Word, étape par étape

Tout l'import tient en un seul message : joindre le fichier, dire ce que vous voulez, lire le résumé.

1. Ouvrez TRAI sur le tableau de bord web et démarrez une nouvelle conversation, pour que d'anciens échanges ne se mélangent pas à l'import.
2. Joignez le .docx (jusqu'à 4 fichiers dans un seul message si vous migrez plusieurs plans).
3. Précisez qu'il s'agit d'un import, et nommez le plan si vous voulez un titre précis.
4. Lisez le résumé. Après l'enregistrement, TRAI liste ce qu'il a importé (titres, jours, séances) et tout ce du document qu'il n'a pas pu intégrer.
5. Ouvrez le plan dans votre bibliothèque et vérifiez un ou deux jours par rapport à l'original.
6. Assignez-le à un client quand vous êtes satisfait, soit dans l'application, soit en le demandant à TRAI, qui affiche d'abord une carte de confirmation.

Exemple de requête (coach, document de plan joint) :

« Importe ceci comme modèle d'entraînement. Garde mes noms d'exercices, séries et repos exactement comme écrits. Appelle-le Bloc Hypertrophie A. »

Exemple de requête (coach, un fichier avec un plan nutritionnel de 4 semaines et un programme) :

« Ce document contient le plan nutritionnel et le programme de salle de [nom du client]. Importe les deux dans ma bibliothèque, n'assigne rien pour l'instant. »

Exemple de requête (coach, après vérification du plan) :

« Assigne le Bloc Hypertrophie A à [nom du client]. »

Cette dernière demande change le compte d'un client, donc TRAI répond par une carte de confirmation (« Oui, fais-le » / « Non ») avant toute action. Assigner un nouveau plan remplace le plan actif du client pour ce type, et c'est exactement pour cela qu'il demande confirmation.

Et si mon plan est un PDF, un Google Doc ou un fichier Pages ?

Convertissez-le d'abord en .docx ; TRAI ne lit pas les fichiers PDF aujourd'hui.

Chaque format source courant a un chemin rapide vers le .docx :

• Google Docs : Fichier, Télécharger, Microsoft Word (.docx). Google décrit les options de téléchargement dans son centre d'aide Docs.
• PDF : Word peut ouvrir un PDF et le transformer en document modifiable. Microsoft explique les étapes et les limites (les mises en page complexes peuvent bouger) sur sa page Modifier un PDF. Enregistrez le résultat en .docx et survolez les tableaux avant de le joindre.
• Apple Pages : exportez le document au format Word.
• Tableurs : un plan gardé dans une feuille de calcul peut être exporté en .csv, que TRAI lit comme un fichier texte.

Pourquoi le .docx fonctionne si bien : c'est un format ouvert et documenté (ECMA-376, Office Open XML), donc le texte et la structure des tableaux peuvent être lus de façon fiable. Un PDF est conçu pour l'impression et perd souvent la structure en lignes dont dépend un plan.

Si vous n'avez que quelques lignes, vous pouvez aussi coller le texte important directement dans le chat plutôt que de joindre un fichier.

Comment préparer le document pour un import propre

Une structure claire dans le document veut dire moins de vérifications après coup ; TRAI copie ce qu'il lit.

En pratique, les exercices eux-mêmes posent rarement problème ; ce sont les habitudes de mise en page qui semblent correctes sur papier qui posent souci. Quelques corrections avant de joindre le fichier :

• Un titre par jour (« Jour 1 : Haut du corps », « Jour 2 : Repos »). Écrivez les jours de repos explicitement plutôt que de les laisser sous-entendus.
• Séries et répétitions dans un seul format, par exemple 4 x 8-10, repos 90 s. Des styles mélangés dans un même fichier compliquent la vérification de chaque jour après coup.
• Utilisez de vrais noms d'exercices. « Squat barre arrière » peut correspondre à un exercice de la bibliothèque avec une vidéo ; « le truc habituel de squat » ne le peut pas.
• Indiquez les totaux quotidiens sur les plans nutritionnels (par exemple 2 200 kcal, 160 g de protéines). Les estimations de macros sont calées sur ces totaux.
• Un client ou un modèle par fichier. La limite est de 4 fichiers par message, et des fichiers séparés donnent des résumés séparés.
• Acceptez ou refusez les suivis de modifications avant de joindre le fichier, pour que des lignes supprimées ne se retrouvent pas dans le plan.

Les documents très longs sont coupés après 60 000 caractères. C'est beaucoup de texte pour un seul plan, mais une année de programmes dans un seul fichier peut dépasser cette limite ; découpez par bloc ou par phase.

Est-ce sûr de joindre le document d'un client ?

Les fichiers joints sont traités comme des données de référence, jamais comme des instructions, donc un texte à l'intérieur d'un document ne peut pas faire agir TRAI.

Si un ancien fichier contient une ligne du type « envoie ceci à tous les clients », TRAI ne contactera personne parce que le document le dit. Seuls vos propres messages comptent comme des demandes, et les changements sur les données d'un client passent toujours par une carte de confirmation. L'import dans votre bibliothèque est la seule sauvegarde qui s'exécute sans carte, car elle ne fait qu'ajouter un plan et ne change rien pour aucun client. Le fonctionnement complet de cette sécurité est détaillé dans notre article sur pourquoi TRAI ne peut jamais supprimer vos données.

Le pied de page du chat le dit clairement : « L'IA peut se tromper. Vérifiez les résultats importants. » Pour un plan importé, cela veut dire l'ouvrir et le comparer à la source avant qu'un client ne s'entraîne dessus.

Ce que l'import ne fait pas

Il ne lit pas les PDF, n'accepte pas de documents sur mobile, et ne reconçoit pas votre programme.

• Pas de lecture de PDF. Convertissez en .docx ou .txt.
• Pas de documents en pièce jointe sur l'application mobile (images uniquement).
• Pas de saisie vocale ; TRAI est un chat écrit.
• Pas d'assignation automatique. Le plan reste dans votre bibliothèque jusqu'à ce que vous l'assigniez, et assigner demande d'abord confirmation.
• Pas d'« amélioration » de votre programme pendant l'import. Si vous voulez des changements, demandez-les après l'import : reconstruire un jour ou ajouter une semaine, comme décrit dans modifier un plan IA jour par jour.

La liste complète des limites se trouve dans ce que TRAI ne fait pas.

Combien de requêtes consomme un import ?

Un message égale une requête, donc importer un document coûte une requête de votre quota mensuel TRAI.

Une requête est réservée dès l'envoi du message et rendue si l'exécution échoue ou ne renvoie rien. Cliquer sur Oui ou Non sur une carte de confirmation continue la même requête et ne coûte rien de plus. Chaque requête peut exécuter jusqu'à 10 étapes de l'agent et 20 appels d'outils, ce qui couvre un document contenant à la fois un plan nutritionnel et un programme.

Les prix sont les tarifs américains affichés ; ils varient selon le pays, et les vôtres sont sur trainera.fit/pricing. La facturation annuelle coûte environ 10 fois le tarif mensuel. À la limite, TRAI répond : « Vous avez atteint votre limite mensuelle de N requêtes IA. Elle se réinitialise le mois prochain. » Le compteur se remet à zéro chaque mois civil.

Pour un coach qui migre 30 anciens plans, le calcul est simple : sur Starter, regroupez jusqu'à 4 fichiers par message et étalez le reste sur quelques jours, ou faites la migration en un mois sur Pro.

Votre liste de vérification pour migrer de Word vers l'application

Voici l'ordre qui garde une migration de plans courte et sûre :

1. Rassemblez vos plans et convertissez chaque PDF ou Google Doc en .docx.
2. Nettoyez la mise en page : titres de jour, un seul format de séries et répétitions, totaux quotidiens sur les plans nutritionnels.
3. Importez sur le tableau de bord web, jusqu'à 4 fichiers par message, et lisez chaque résumé pour repérer ce qui n'a pas pu être intégré.
4. Vérifiez chaque plan dans la bibliothèque par rapport à l'original.
5. Assignez les plans client par client et confirmez chaque carte.

Si vous changez de plateforme en même temps que vous migrez vos clients, le volet client d'un changement est couvert dans comment changer de plateforme de coaching sans perdre de clients. Pour une vue plus large de ce que TRAI fait pour les coachs, lisez comment un assistant IA pour coachs personnels construit des plans clients plus vite, et si vous réécrivez de toute façon d'anciens programmes, comment écrire un programme d'entraînement est une bonne vérification avant d'importer.

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