איך לעקוב אחרי פניות לאימון בלי CRM

איך עוקבים אחרי פניות לאימון בלי CRM?

מכניסים כל אדם שמתעניין לרשימה אחת עם שש עמודות: שם, מקור, סטטוס, הצעד הבא, תאריך מעקב ותוצאה. מוסיפים כל פונה באותו יום שבו הוא יוצר קשר, עוברים על הרשימה 15 דקות פעם בשבוע, ואחרי 30 יום רואים איפה אנשים מפסיקים להתקדם לשיחה, במקום לנחש. גיליון אלקטרוני חינמי מספיק לגמרי. ההרגל חשוב יותר מהכלי.

מה שאני רואה אצל מאמנים שמרגישים תקועים הוא כמעט אף פעם לא אימון חלש. לרוב השיחות מפוזרות בין הודעות פרטיות באינסטגרם, WhatsApp, מייל ופתק בטלפון, ואף אחד, כולל המאמן עצמו, לא יכול להגיד מה קרה עם כל פונה. כאן תמצאו דרך פשוטה לסדר את זה עם גיליון אחד שאפשר להקים כבר הערב.

למה איבוד המעקב אחרי פניות עולה לכם בלקוחות?

כשהמתעניינים לא נמצאים במקום אחד, המעקבים נשמטים ואתם מתחילים לשפוט את העסק לפי הזיכרון. הזיכרון שומר את השיחות הרועשות ושוכח את השקטות.

בפועל זה נראה כך:

• אתם זוכרים שמישהו שאל על אימון לפני כמה שבועות, אבל לא מוצאים את הצ'אט.
• אתם חוזרים רק למי שכותב לכם שוב קודם.
• אתם לא יודעים להגיד כמה אנשים שאלו על אימון בחודש שעבר, או איפה הם מצאו אתכם.
• אתם מרגישים עסוקים בהודעות כל השבוע, אבל לקוחות חדשים מגיעים בגלים אקראיים.
• הבטחתם למישהו "אשלח לך את הפרטים מחר", ומחר הפך לשבועיים.

גם למהירות יש משקל. מחקר על פניות מכירה מקוונות שפורסם ב-Harvard Business Review מצא שרוב החברות עונות לאט מדי, ושתשובה מהירה משפיעה באמת על השאלה אם השיחה תוביל למשהו. אי אפשר לענות מהר לאנשים ששכחתם מהם.

מעקב וסדר הם אחד משישה מקומות שבהם הצמיחה של אימון אונליין בדרך כלל נתקעת, והסקירה למה האימון האונליין שלכם לא צומח עוברת על חמשת האחרים. אם אתם לא בטוחים שזו באמת נקודת התורפה שלכם, אפשר לגלות באיזה תחום מדובר בפחות מ-3 דקות עם CoachScan החינמי. הוא שואל 8 שאלות קצרות, לא נותן ציון, ומראה איזה חלק בדרך שלכם ללקוחות אונליין חדשים צריך תשומת לב קודם ומה לעשות קודם. הוא נבנה על ידי Advencio, שותפת הצמיחה של Trainera למאמנים שרוצים יותר לקוחות אונליין.

אילו שש עמודות צריכות להיות בכל רשימת פניות?

שש עמודות מספיקות, כי כל אחת עונה על שאלה שאחרת הייתם צריכים לענות עליה מהזיכרון בהמשך.

שמרו על רשימת סטטוסים קבועה. אם תרשו לעצמכם לכתוב "אולי", "חם", "מתעניין?" ו"לחזור אליו" כסטטוסים, העמודה תפסיק להגיד משהו. רשימה נפתחת עוזרת, וב-Google Sheets אפשר למיין ולסנן את הנתונים כך שכל מי שצריך לחזור אליו היום יופיע למעלה.

אם אתם רוצים עמודה שביעית, שתהיה שדה הערות קצר לשורה אחת של הקשר, כמו "רוצה להתאמן בבית, עובד במשמרות לילה". כל מה שארוך יותר שייך לשיחה עצמה.

איך מוסיפים אנשים בלי שזה יהפוך לעול?

מוסיפים שורה ברגע שמישהו מראה עניין אמיתי, לא בסוף השבוע כשחצי מהפרטים כבר נשכחו.

עניין אמיתי פירושו ששאלו על המחיר, שאלו איך האימון שלכם עובד, או אמרו שהם רוצים עזרה עם מטרה. לייק, אימוג'י של אש על סטורי או תגובה כמו "יפה!" הם עדיין לא פנייה.

1. שמרו את הגיליון במרחק נגיעה אחת בטלפון, ליד האפליקציות שבהן כותבים לכם.
2. הוסיפו את השורה לפני שאתם עונים. זה לוקח פחות מדקה.
3. לפני שאתם סוגרים את הצ'אט, מלאו את הצעד הבא ואת תאריך המעקב.
4. כשמשהו משתנה, כמו שיחה שנקבעה או "לא" ברור, עדכנו את הסטטוס באותו יום.

התשובות שלכם יכולות לקבוע את הצעד הבא בשבילכם. כמה משפטים שאפשר לשלוח כמו שהם:

• "תודה על הפנייה. אפשר לשאול שתי שאלות קצרות, כדי שאוכל להגיד בכנות אם האימון שלי מתאים? מה המטרה העיקרית שלך לשלושת החודשים הקרובים, ומה עצר אותך עד עכשיו?"
• "נשמע שכדאי שנדבר. מה מתאים יותר לשיחה קצרה, שלישי או רביעי בערב? אחרי שנבחר יום אשלח קישור."
• "אמרתי שאחזור היום. עדיין רלוונטי להתחיל החודש, או שזה לא הזמן הנכון? כל תשובה בסדר גמור."

השאלות שאתם שואלים בתשובה הראשונה חשובות מאוד, והמדריך איך לסנן לידים לאימון מעמיק באילו שאלות כדאי להשתמש. אם אנשים נעלמים מיד אחרי התשובה הראשונה שלכם, קראו למה מתעניינים מפסיקים לענות לפני השיחה.

איך נראית סקירה שבועית של 15 דקות?

פעם בשבוע ממיינים לפי תאריך מעקב, מטפלים בכל מי שהגיע זמנו או שהזמן שלו כבר עבר, ורושמים דבר אחד ששמתם לב אליו.

1. סננו החוצה שורות בסטטוס לקוח או לא, ואז מיינו לפי תאריך מעקב.
2. כל מי שהתאריך שלו עבר: שלחו את הודעת המעקב עכשיו, או סגרו את השורה כ"אין תשובה" עם התאריך של היום.
3. כל מי שהצעד הבא שלו ריק: תנו לו צעד, גם אם זה רק "בדיקה אחרונה ב-20 לחודש".
4. ספרו את השורות החדשות של השבוע ורשמו מאיפה הן הגיעו.
5. קראו בעמודת התוצאה את הסיבות שאנשים נתנו לכך שלא התחילו.
6. כתבו משפט אחד בראש הגיליון: "השבוע שמתי לב ש..."

הכניסו את הסקירה ליומן כמו אימון עם לקוח. מוצאי שבת או יום ראשון בבוקר הם זמן טוב, כי הם מכינים את השבוע. אם המעקבים ממשיכים להיערם גם עם הסקירה, אפשר להפוך חלק מהתזכורות לאוטומטיות, והמדריך אוטומציה למעקב אחרי לידים למאמנים אישיים מראה מה כדאי להפוך לאוטומטי ומה כדאי להשאיר אישי.

מה יראו לכם 30 יום של תיעוד?

אחרי חודש הגיליון מפסיק להיות רשימת משימות והופך לראיה: הוא מראה איפה מתעניינים מפסיקים להתקדם לשיחה או להחלטה.

הסתכלו על מספרים פשוטים, לא על אחוזים: כמה אנשים יצרו קשר, כמה התאימו, כמה קבעו שיחה, כמה הגיעו לשיחה וכמה הפכו ללקוחות. אחר כך השוו את מה שאתם רואים לדפוסים שבטבלה.

אם השיחות הן המקום שבו הדברים נתקעים, המדריך מה לעשות כשמתעניין אומר "אני אחשוב על זה" עוסק גם בשיחה וגם במעקב. אם אתם רוצים להעמיק במספרים, מה למדוד מהפנייה הראשונה ועד ללקוח מסביר כל מספר ואיך לקרוא אותו לאורך זמן. ואם הרבה אנשים לא מתאימים, ייתכן שהבעיה נמצאת באיך בנויה ההצעה שלכם לאימון אונליין.

גיליון או תוכנה לאימון: במה כדאי להשתמש?

לאנשים שרק מתעניינים, גיליון בדרך כלל מספיק. תוכנה לאימון מצדיקה את מקומה ברגע שאנשים הופכים ללקוחות.

גיליון הוא חינמי, עובד בטלפון, ואפשר לשתף אותו עם עוזר בהמשך. הוא מתחיל להתקשות כשכמה אנשים עונים להודעות שלכם, או כשאתם צריכים תזכורות שלא תלויות בכך שתפתחו את הקובץ.

אם אתם מאמנים עם Trainera, כל מה שקורה אחרי שמישהו אומר כן יכול לשבת בחשבון אחד: תוכניות אימון ותזונה, צ'ק-אינים, צ'אט ותשלומים, ושאלוני פתיחה כלולים בכל תוכנית, כולל Free. חלוקה פשוטה היא להשאיר את גיליון הפניות למי שמתעניין, ולהעביר אדם ל-Trainera ביום שבו הוא מתחיל.

בכל כלי שתבחרו, אתם מחזיקים פרטי קשר של אנשים אחרים. המדריך Protecting Personal Information של נציבות הסחר הפדרלית בארה״ב (FTC) מסתכם בלדעת מה אתם מחזיקים, לשמור רק את מה שצריך ולהגן עליו. לגיליון פניות זה אומר בלי פרטים רפואיים, סיסמה חזקה לחשבון ושיתוף רק עם מי שצריך.

טעויות נפוצות שהופכות את הגיליון לחסר תועלת

• יותר מדי עמודות. גיל, משקל, מטרות ותזונה שייכים לשאלון הפתיחה, לא לרשימת פניות שצריך לסרוק בשניות.
• לתעד רק את מי שנראה מבטיח. אלה שאמרו לא או נעלמו מלמדים הכי הרבה.
• "אחר כך" במקום תאריך. כל שורה פתוחה צריכה תאריך מעקב אמיתי.
• מחיקת שורות. במקום זה סגרו את השורה עם תוצאה. מי שאמר "לא עכשיו" באביב יכול להיות מוכן בסתיו.
• סקירה רק כשיש שקט. הסקירה הכי שימושית בשבועות העמוסים, כשאנשים נופלים בין הכיסאות.
• שינוי העמודות כל חודש. שמרו על אותו מבנה לפחות 30 יום כדי שתוכלו להשוות.

הקימו את רשימת הפניות שלכם בערב אחד

פתחו גיליון חדש והוסיפו את שש העמודות. אחר כך עברו על ההודעות הפרטיות, WhatsApp והמיילים מהחודשיים או שלושה האחרונים, והוסיפו כל מי ששאל על אימון, עם תוצאה כנה לכל אחד. אם אתם לא מצליחים למלא מה קרה עם כמה מהם, זו התשובה שלכם לגבי מעקב, והסקירה השבועית מתחילה כבר במוצאי השבת הקרובה.

לא בטוחים שהמעקב הוא הפער הגדול ביותר שלכם? עשו את CoachScan החינמי: 8 שאלות, פחות מ-3 דקות, והוא מראה איזה תחום בדרך שלכם ללקוחות אונליין חדשים צריך תשומת לב קודם.