Software de Pagamentos para Ginásios: Taxas, a Sua Própria Conta Stripe e Dinheiro na Recepção
Subscrições, acessos, equipa e pagamentos num só lugar
Quanto custa realmente o software de pagamentos para ginásios por cada pagamento: taxas de processador, plataforma, por membro e de adesão, porque importa a sua própria conta Stripe, como registar dinheiro na recepção, acompanhar quem está em dívida e o que perguntar a qualquer fornecedor.
O que faz realmente o software de pagamentos para ginásios?
O software de pagamentos para ginásios recebe dinheiro dos membros, por cartão online ou em dinheiro na recepção, liga cada pagamento à assinatura certa e mostra-lhe quem pagou, quem deve e cuja assinatura expira em breve. O preço da subscrição é apenas parte do custo: o que o software retira de cada pagamento, e em qual conta o dinheiro cai, importam tanto quanto isso.
Subscrições, acessos, equipa e pagamentos num só lugar
Que taxas pagam os ginásios sobre os pagamentos dos membros?
Existem quatro camadas de taxas, e somam-se. Só a primeira é inevitável quando os membros pagam por cartão; as outras três dependem inteiramente do software que escolhe.
| Camada de taxa | Quem a cobra | Como cresce | O que perguntar |
|---|---|---|---|
| Taxa de processamento de cartão | O processador de pagamentos, por exemplo a Stripe | Com cada pagamento por cartão | A taxa do processador é repassada sem alterações? |
| Taxa de plataforma ou transação | O fornecedor do software, acima do processamento | Com a sua receita | Cobra uma percentagem dos pagamentos dos membros? |
| Taxa por membro | O fornecedor do software | Com o número de membros | Existe uma cobrança por membro ativo? |
| Taxa de adesão | O fornecedor do software | Única | Existe uma cobrança de integração ou migração? |
Um exemplo hipotético mostra porque a segunda camada merece atenção. Um ginásio com 250 membros a pagar $50 por mês recebe $12.500 por mês. Uma taxa de plataforma de 1% acima do processamento custa $125 por mês, ou $1.500 por ano, exatamente pelos mesmos pagamentos por cartão. A 3% são $4.500 por ano. Uma taxa de $1 por membro adiciona $3.000 por ano e sobe com cada nova adesão.
Na Trainera, as vendas online por cartão passam pela sua própria conta Stripe com uma taxa de plataforma de 0%. As taxas de processamento da própria Stripe continuam a aplicar-se e são cobradas separadamente, como em qualquer pagamento por cartão. Os planos de ginásio têm membros ilimitados, sem taxa por membro e sem taxa de adesão. Os modelos de preços de subscrição são comparados no nosso guia sobre quanto custa o software de gestão de ginásios.
Porque importa em que conta Stripe o dinheiro cai?
Porque o titular da conta controla a relação de pagamento, o histórico de transações e, mais tarde, quão fácil é sair. Existem duas configurações comuns:
- A sua própria conta de processador. Abre uma conta Stripe em nome do seu ginásio e liga-a ao software. Vê cada cobrança, reembolso e taxa você mesmo, e a conta permanece sua se mudar de software.
- Uma conta controlada pelo fornecedor. Os pagamentos passam por um processamento que a empresa de software configurou e definiu o preço. A integração é rápida, mas o fornecedor define a taxa, pode incluir uma margem que nunca vê detalhada, e mantém a relação de pagamento. Pergunte o que acontece aos cartões guardados se sair, porque movê-los é frequentemente difícil.
Nenhuma das duas está automaticamente errada, e uma configuração gerida pelo fornecedor pode servir um ginásio que nunca quer abrir um painel de processador. Mas se quer saber o que cada transação custa e manter uma saída limpa, a sua própria conta é a opção mais segura por defeito. A Stripe funciona apenas nos países que suporta, por isso verifique primeiro se o seu ginásio pode abrir uma conta onde está registado.
Como tratar pagamentos por cartão e dinheiro na recepção num só sistema?
Aceite ambos, mas registe ambos no mesmo lugar. Cartões online e dinheiro na recepção sem nada a ligá-los acabam num caderno, numa folha de cálculo e numa lista de membros que nunca coincidem.
| Questão | Cartão online | Dinheiro na recepção |
|---|---|---|
| Quem trata disso | O membro, a partir do seu telefone | A recepção |
| Custo por pagamento | Taxa do processador, mais qualquer taxa de plataforma | Sem taxa de processador |
| Principal risco | Taxas de plataforma escondidas | Pagamentos não registados e dívidas esquecidas |
| O que o software deve fazer | Ligar o pagamento ao pacote certo | Permitir que a recepção o registe contra o membro |
Na Trainera, os membros compram a sua assinatura na aplicação através da sua própria conta Stripe ou pagam em dinheiro na recepção, que a recepção regista, para que cartão e dinheiro caiam num só registo de transações. Cada pacote tem o seu preço, moeda, ciclo de faturação, horários de acesso e limites de entrada, por isso o que um membro pagou é também o que o sistema aplica. Mais sobre pacotes no nosso guia sobre software de gestão de assinaturas de ginásio. Em boa parte dos Balcãs, Europa de Leste e do Golfo, pagar na recepção ainda é normal, e software que só entende assinaturas por cartão empurra a equipa de volta para o papel.
Como saber quem pagou e quem está em dívida?
Precisa de três coisas: uma lista de quem deve dinheiro, uma lista de assinaturas a expirar em breve e uma porta que trava os membros expirados. Sem elas, a dívida surge semanas atrasada e os membros expirados treinam de graça.
A Trainera mostra o estado de pagamento, a dívida e as assinaturas que expiram nos próximos 14 dias. Na porta, as assinaturas expiradas e os limites de entrada esgotados são verificados em cada leitura QR, na recepção ou num torniquete conectado (até 10 dispositivos no Core). Uma rotina semanal simples:
- Percorra a lista de dívidas e resolva ou cobre cada valor em aberto.
- Contacte todos os membros cuja assinatura expira nos próximos 14 dias, antes de expirar em vez de depois.
- Deixe que a porta trate do resto, para que a recepção não seja quem diz não.
As regras da porta estão explicadas no nosso guia de check-in e controlo de acesso para ginásios, e a conversa de renovação é parte de qualquer plano para reduzir a saída de membros de ginásio.
Uma porta que trava membros expirados precisa de equipamento que pergunte ao software, não de uma lista impressa. A Trainera também pode organizar essa parte: recomenda um torniquete de tripé, uma cancela rápida ou um fecho elétrico na porta existente, um instalador local instala-o, e a Trainera liga-o à conta do ginásio e testa-o com cartões de membro reais. A ligação está incluída em todos os planos de ginásio, enquanto o equipamento e a instalação são cotados por entrada; ver torniquetes e controlo de acesso às portas.
O que deve o seu contabilista receber todos os meses?
Uma exportação limpa de cada transação, cartão e dinheiro, mais os documentos que as sustentam. Se o seu contabilista tiver de reconstruir o mês a partir de extratos bancários e um livro de caixa, paga duas vezes pela mesma contabilidade.
A Trainera mantém um registo de transações com exportação para CSV, para que o mês chegue ao seu contabilista como um só ficheiro. Também armazena contratos, faturas e ficheiros de equipa: 10 GB de armazenamento de documentos no Core e 50 GB no White Label.
O que deve verificar que a Trainera não cobre?
Alguns requisitos de pagamento dependem do seu mercado, por isso confirme-os com qualquer fornecedor, incluindo a Trainera. As funcionalidades de ginásio publicadas pela Trainera cobrem vendas por cartão através da sua própria conta Stripe e dinheiro registado na recepção. Não estão listadas:
- Débito direto, como o SEPA na zona euro, que muitos ginásios europeus usam para contratos mensais.
- Novas tentativas automáticas e cobrança, ou seja, tentativas repetidas num cartão falhado mais emails de lembrete.
Se o seu ginásio funciona com contratos de débito direto ou depende de novas tentativas automáticas, levante a questão numa demonstração e obtenha a resposta por escrito. Onde os membros pagam por cartão na aplicação ou em dinheiro na recepção, a configuração acima cobre o dia a dia. Para o panorama mais amplo, ver como escolher software para um ginásio pequeno ou boutique.
Checklist: perguntas a fazer a qualquer fornecedor de software de pagamentos para ginásios
Faça as mesmas oito perguntas a cada fornecedor antes de assinar, e compare as respostas escritas lado a lado.
- Cobra uma taxa de plataforma ou transação sobre os pagamentos dos membros, e quanto?
- O dinheiro é pago para a minha própria conta de processador, com a taxa visível em cada transação?
- A recepção pode registar dinheiro contra um membro, no mesmo registo que os pagamentos por cartão?
- Existe uma taxa por membro, um limite de membros ou uma taxa de adesão?
- Posso ver dívidas e expirações próximas, e a porta trava automaticamente os membros expirados?
- Posso exportar cada transação para CSV?
- Suporta débito direto, novas tentativas e cobrança, se o meu mercado precisar deles?
- Se eu sair, o que acontece aos detalhes de pagamento guardados e ao histórico?
Pagamentos de ginásios no Reino Unido, Austrália e Canadá: Bacs, BECS e PAD
Nestes três países, a questão do débito direto acima tem nomes específicos: Bacs Direct Debit no Reino Unido, BECS na Austrália e Pre-Authorized Debit (PAD) no Canadá. Cada um tem as suas próprias regras de aviso e dá aos membros direitos fortes para contestar um débito, e a Stripe suporta os três com limites diferentes.
| País | Esquema de débito | Aviso aos membros | Janela de contestação (Stripe) | Imposto sobre assinaturas |
|---|---|---|---|---|
| Reino Unido | Bacs Direct Debit, GBP, conta bancária no Reino Unido | Alterações ao valor ou data com antecedência, normalmente 10 dias úteis | Sem limite de tempo; não pode ser contestado | IVA 20% |
| Austrália | BECS direct debit, AUD, apenas contas Stripe australianas | Definido pelo acordo Direct Debit Request; as diretrizes do esquema sugerem 14 dias antes de um débito | Até 7 anos; final | GST 10% |
| Canadá | PAD (Stripe ACSS Debit), CAD ou USD | Pelo menos 10 dias de calendário antes de cada débito, salvo dispensa (Payments Canada) | 90 dias para contas pessoais; não pode ser contestado | GST 5%, HST 13-15%, QST 9,975% no Quebeque |
Dois detalhes apanham os ginásios desprevenidos. O PAD canadiano da Stripe funciona com Subscriptions e Invoicing mas não com o Checkout em modo de subscrição ou Payment Links, por isso software construído sobre o Checkout não o pode simplesmente ativar. E o software de ginásio no Reino Unido que cobra Bacs frequentemente cobra por cobrança: a ClubRight, por exemplo, lista 40-45p na sua página de preços.
Para ser claro sobre a Trainera aqui: as vendas por cartão em GBP, AUD ou CAD passam pela sua própria conta Stripe com 0% de taxa de plataforma, e os pagamentos em dinheiro ou na recepção são registados. Não tem débito direto integrado, por isso um ginásio que queira Bacs, BECS ou PAD trata disso através do seu próprio fornecedor ou banco e regista essas assinaturas na Trainera. A comparação completa, com regras de aviso e cancelamento, está em débito direto para ginásios no Reino Unido, Austrália e Canadá; guias por país para o Reino Unido, Austrália e Canadá.
Quanto custa a Trainera para um ginásio?
Os planos de ginásio têm preços públicos, fixos por país e faturados mensalmente, com membros ilimitados e sem taxa por membro ou de adesão. O Core custa $119 por mês nos EUA, 109 € na Alemanha e na zona euro ocidental e 99 € em Espanha e na zona euro meridional, com um período de testes de 7 dias. Com faturação anual, o Core custa $1.190 por ano (dois meses gratuitos). O White Label adiciona a sua própria aplicação iOS e Android de marca própria, custa quase o dobro e é combinado numa chamada. Ver a página de preços para o seu país e a visão geral de funcionalidades de ginásio para ambos os planos. A mudar? Os membros, pacotes e datas de validade são importados gratuitamente a partir da sua exportação.
Receba pagamentos por cartão dos membros na sua própria conta Stripe com uma taxa de plataforma de 0% e registe dinheiro na recepção: veja a Trainera para ginásios ou comece o período de testes de 7 dias do Core.
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Perguntas frequentes
Existe software de ginásio sem taxas de transação nos pagamentos dos membros?
Como é que os ginásios recebem pagamentos de assinaturas online?
Um ginásio deve usar a sua própria conta Stripe ou o processamento de pagamentos do fornecedor do software?
O software de ginásio pode tratar de pagamentos em dinheiro na recepção?
A Trainera suporta débito direto SEPA, novas tentativas automáticas ou emails de cobrança?
Quanto custa a Trainera para um ginásio?
Posso cobrar Bacs Direct Debit para assinaturas de ginásio através da Stripe no Reino Unido?
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Subscrições, acessos, equipa e pagamentos num só lugar
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